制約高校干部人事檔案信息化管理現(xiàn)狀分析

解云菲 萬(wàn) 波

（1.武漢軟件工程職業(yè)學(xué)院，湖北 武漢 430000；2.武漢市公安局國(guó)內(nèi)安全保衛(wèi)支隊(duì)，湖北 武漢 430000）

一、思想觀念因素

1.領(lǐng)導(dǎo)者的思想觀念

領(lǐng)導(dǎo)者管理觀念是影響干部人事檔案前進(jìn)一個(gè)關(guān)鍵的因素，少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于檔案的了解僅停留在紙質(zhì)手工操作的模糊概念、缺乏對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)的基本了解和現(xiàn)代信息開(kāi)發(fā)的理念，對(duì)檔案工作缺少預(yù)見(jiàn)和規(guī)劃，認(rèn)為檔案能滿足日常的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、只要安排一個(gè)人能按時(shí)接收材料、完善保管、提供查借檔案就行了，因此對(duì)檔案工作經(jīng)費(fèi)的投入少之又少、檔案工作的硬件條件簡(jiǎn)陋變成了檔案工作的常態(tài)。

2.領(lǐng)導(dǎo)者的重視程度

2.1 規(guī)范的管理

領(lǐng)導(dǎo)者的重視首先體現(xiàn)在工作規(guī)范的管理上，人事檔案規(guī)范的管理是指根據(jù)組織、人事等上級(jí)管理機(jī)關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求對(duì)本單位的干部人事檔案進(jìn)行集中封閉管理，對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)地分類(lèi)使人事檔案盒有統(tǒng)一的規(guī)格、人事檔案目錄有統(tǒng)一的編號(hào)、人事檔案材料有統(tǒng)一的分類(lèi)、人事檔案分類(lèi)有統(tǒng)一的代碼等，在檔案日常管理活動(dòng)中實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程。

2.2 專(zhuān)業(yè)操作的規(guī)范

檔案是一門(mén)專(zhuān)業(yè)技術(shù)學(xué)科，檔案管理人員屬于專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，因此檔案學(xué)是一門(mén)專(zhuān)業(yè)類(lèi)的學(xué)科，檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)技工作。人事檔案的業(yè)務(wù)規(guī)范根據(jù)中共中央組織部《干部人事檔案工作目標(biāo)管理暫行辦法》、各省市委組織部《干部人事檔案管理辦法》、各單位《干部人事檔案管理規(guī)定》等制度規(guī)定，根據(jù)文件操作要求，檔案管理員對(duì)未整理過(guò)的原始檔案進(jìn)行去粗取精、去偽存真，去除重份或無(wú)價(jià)值的材料，再對(duì)檔案中經(jīng)過(guò)鑒別有利用價(jià)值的材料按照組卷的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序組卷從而達(dá)到方便長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的目的。

2.3 技術(shù)操作規(guī)范

技術(shù)操作規(guī)范包括檔案整理技術(shù)（破損檔案的修復(fù)）的操作規(guī)范和電子檔案的技術(shù)操作規(guī)范。檔案整理的操作規(guī)范主要指檔案紙介質(zhì)的操作包括檔案各類(lèi)材料的編排、裱糊、歸類(lèi)、整理等技巧；電子檔案主要包括電子文件格式、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)安全等程序的規(guī)范。

二、人事檔案管理模式因素

1.封閉的管理模式

高校人事檔案管理模式主要是傳統(tǒng)的封閉管理模式，主要是把本單位的組織、人事部門(mén)的專(zhuān)用檔案室實(shí)行集中管理，供上級(jí)及本單位領(lǐng)導(dǎo)或組織人事部門(mén)來(lái)使用，一般不對(duì)外開(kāi)放的管理模式。封閉式的管理模式主要是人事檔案的來(lái)源比較單一，一般只限于本單位在職在編人員的檔案，收集來(lái)源一般是單位的組織人事部門(mén)形成的材料，因此收集材料的方法是根據(jù)本單位形成材料時(shí)間的客觀規(guī)律來(lái)收集，對(duì)人事檔案的編排形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)排序，便于管理[1]。

2.重管理輕利用的管理模式

高校人事檔案管理側(cè)重于重視人事檔案保管上的保密、實(shí)體檔案的安全，而缺乏人事檔案內(nèi)容的開(kāi)發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新和社會(huì)服務(wù)意識(shí)[2]。高校人事檔案根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、各省市組織部門(mén)《干部人事檔案工作條例》《關(guān)于進(jìn)一步開(kāi)展干部人事檔案審核工作通知》等相關(guān)文件精神進(jìn)行管理，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)干部人事檔案的重要性和保密性。

三、管理人員的專(zhuān)業(yè)水平

1.檔案管理員的專(zhuān)業(yè)水平

人事檔案工作要實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)的管理目標(biāo)，就需要建立一支專(zhuān)業(yè)的管理隊(duì)伍，加強(qiáng)人事檔案的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，選拔專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)面廣、德才兼?zhèn)涞臋n案管理者充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。加強(qiáng)人事檔案工作人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，鼓勵(lì)她們不斷進(jìn)修，提高政治水平和業(yè)務(wù)能力，另外檔案領(lǐng)導(dǎo)者要留心那些政治素質(zhì)好、有責(zé)任心、有檔案專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)的同志充實(shí)到檔案管理的崗位上來(lái)。并且要保持檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性和連續(xù)性，保證懂專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)職檔案管理員來(lái)管理檔案，不要用兼職人員來(lái)管理檔案，更不要頻繁換人。

2.檔案管理員的創(chuàng)新意識(shí)

高校干部人事檔案信息化如何更快更平穩(wěn)的實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵在于人的管理，首先檔案管理員具有現(xiàn)代化的思想和管理水平，檔案管理員不僅應(yīng)具有較高的知識(shí)層次，還應(yīng)具有專(zhuān)業(yè)的科學(xué)技術(shù)水平和不斷的創(chuàng)新意識(shí)。不僅在檔案專(zhuān)業(yè)方面有發(fā)展構(gòu)想并且在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面有較多的研究，首先對(duì)于傳統(tǒng)的管理方法好的方面進(jìn)行延用和提煉，其次應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，滿足社會(huì)和利用者的需要，以新的管理方法從高校實(shí)際出發(fā)圍繞學(xué)校各項(xiàng)工作，實(shí)行人事檔案信息化的開(kāi)發(fā)[3]。

3.檔案管理員的敬業(yè)精神

隨著社會(huì)信息的快速發(fā)展，用戶(hù)對(duì)檔案的利用提出了更高的要求，檔案管理者不僅是應(yīng)具有專(zhuān)業(yè)能力的檔案專(zhuān)家，并且還要懂得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，而不是只會(huì)用一臺(tái)電腦而己。檔案管理者的敬業(yè)精神是行業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要因素，加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷增加責(zé)任心，培養(yǎng)一支能適應(yīng)時(shí)代變化要求的檔案管理隊(duì)伍，讓檔案管理員成為既是檔案的管理者又是檔案利用的專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)者。

四、大力發(fā)展高校人事檔案信息化管理水平

1.深化高校人事檔案管理變革

1.1 思想觀念的更新

目前，高校管理人員、教師科研人員基本為國(guó)家在職在編人員，因此高校與高校之間、地區(qū)與地區(qū)之間人員流動(dòng)較少，再加上管理方式、管理能力和人員配備等方面并沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度。因此作為一名檔案管理者在工作中應(yīng)思考如何轉(zhuǎn)變角色把自己變?yōu)楣芾矸?wù)者，如何順應(yīng)這個(gè)發(fā)展的時(shí)代大量使用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)，汲取傳統(tǒng)檔案管理工作的精華運(yùn)用科學(xué)管理手段建立電子檔案，并且將其做為查閱檔案的主要手段，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，采用具有檔案、計(jì)算機(jī)雙專(zhuān)業(yè)人才的專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的管理人員。

1.2 科學(xué)的管理制度

建立科學(xué)的管理制度是新時(shí)代檔案管理必不可少的環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)己不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)新型檔案管理工作模式，新時(shí)代的檔案管理制度應(yīng)是在紙質(zhì)檔案的管理思路上建立數(shù)字化檔案，實(shí)行紙質(zhì)化檔案與數(shù)字化檔案雙軌并用的新型檔案管理模式，讓紙介質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案各自發(fā)揮各自所長(zhǎng)，形成以檔案利用為核心的全新的檔案管理模式。因此檔案的保密性不應(yīng)是阻礙檔案發(fā)展前進(jìn)的攔路石，我們要重新思考找尋網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理制度的新標(biāo)準(zhǔn)使高校人事檔案管理制度不斷優(yōu)化，以滿足日益深化的人事制度改革需要。

1.3 管理技術(shù)的挑戰(zhàn)

高校的人事檔案管理缺乏充分的利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案的管理技術(shù)，首先通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、可視設(shè)備傳遞檔案信息達(dá)到快速利用的效果，從而高效的提高利用率，立足于實(shí)際滿足利用者的迫切查檔要求。其次建立大型的數(shù)據(jù)庫(kù)，檢索人事檔案數(shù)據(jù)信息，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，高效地利用人事檔案信息資源，從而達(dá)到資源整合的效果，讓各單位人事檔案不在是一座座孤島，再次拓展干部人事檔案管理軟件的識(shí)別功能，即計(jì)算機(jī)對(duì)索取材料部門(mén)上傳的電子檔案進(jìn)行初步的審核，沒(méi)有通過(guò)歸檔標(biāo)準(zhǔn)的材料直接退回，這樣既減輕了檔案工作者的工作壓力又提高了工作效率。

2.高校人事檔案數(shù)字化工作發(fā)展的重要性

2.1 積累和保護(hù)國(guó)家歷史史料

人事檔案屬于專(zhuān)門(mén)檔案，是黨和國(guó)家重要的歷史史料，屬于國(guó)家檔案資源的重要組成部分，其歸檔方法也有著其獨(dú)特的歸檔方式——以個(gè)人為歸檔的組卷方法。高校教師檔案具有高學(xué)歷、高職稱(chēng)、動(dòng)態(tài)性強(qiáng)、信息量大、科研價(jià)值較高、利用需求多等特點(diǎn)，從社會(huì)的效益來(lái)看，高校檔案較其他單位的檔案比較普遍具有高學(xué)歷、高職稱(chēng)、科研課題集中的特點(diǎn)，因此高校檔案中含有不可估量的科技人才信息，所以高校人事檔案具有較強(qiáng)的利用價(jià)值。

2.2 用戶(hù)的需求

高校教師長(zhǎng)年從事專(zhuān)業(yè)研究工作，具有很高的科研成就，高校學(xué)科不僅門(mén)類(lèi)齊全，各類(lèi)頂尖專(zhuān)業(yè)人才云集于此，因此高校人事檔案具有很高的使用和保存價(jià)值。高校人事檔案不僅是本單位的組織人事部門(mén)使用，個(gè)人利用需求的時(shí)候也很多，比如教師評(píng)職稱(chēng)、職務(wù)晉升、年度考核等材料每年都大量地利用量數(shù)。

2.3 時(shí)代發(fā)展的需求

檔案工作一直是以保密、原始記錄、孤本的形態(tài)出現(xiàn)的，利用時(shí)需要履行繁瑣的查借檔手續(xù)并且只能部分對(duì)外開(kāi)放，因此大多數(shù)人認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)比較神秘的工作，個(gè)人自己也不知道檔案里是什么內(nèi)容。但當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入到了信息化時(shí)代，人事檔案必須從復(fù)雜的利用程序中解放出來(lái)從而加入到信息時(shí)代的發(fā)展中來(lái)，因此我們需要重新思考檔案在新時(shí)代環(huán)境下應(yīng)遵循的規(guī)則。

3.以安全為前提建設(shè)高校人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

3.1 人事檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)

20世紀(jì)90年代一些大型機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理人事檔案，如利用計(jì)算機(jī)檢索檔案目錄、基本信息；20世紀(jì)末在計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)發(fā)展的大環(huán)境下，各軟件公司推出了各種人事檔案管理系統(tǒng)軟件，受到了廣大用戶(hù)的追捧，也取得了管理成效。但是各單位管理的軟件不統(tǒng)一，功能也參差不齊，檢索內(nèi)容單一，處理數(shù)據(jù)能力有限。2018年各市委組織部門(mén)出臺(tái)了《干部人事檔案數(shù)字化》的相關(guān)文件精神，對(duì)干部人事檔案數(shù)字化工作提出了詳細(xì)的要求，比如人事檔案的網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)格式、報(bào)送生成數(shù)據(jù)格式、掃描清晰度等做了嚴(yán)格的要求，理順了各單位對(duì)干部人事檔案管理軟件的選擇，強(qiáng)調(diào)了人事檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 人事檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的規(guī)范

傳統(tǒng)的紙介質(zhì)檔案已經(jīng)有了一套嚴(yán)格的管理制度，那么人事檔案在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)也應(yīng)該有一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?，人事檔案的管理原則是人事檔案數(shù)字化在管理中必須遵守的標(biāo)準(zhǔn)和基本準(zhǔn)則，主要包括：以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以高效為目標(biāo)，以安全為導(dǎo)向，以規(guī)范為方向，建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)人事檔案團(tuán)隊(duì)建設(shè)，重塑高校人事檔案管理理念，在發(fā)展方向上應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的以封閉安全為主導(dǎo)的管理理念，充分發(fā)揮檔案的利用和服務(wù)功能，因此高校人事檔案的發(fā)展方向應(yīng)以人為本和加大利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下干部人事檔案管理理念的更新與完善，以順應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)需求的改革趨勢(shì)轉(zhuǎn)變思想觀念，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的現(xiàn)代條件，重新規(guī)范人事檔案的管理理念和思維模式。

3.3 建立檔案信息化的檔案管理理念

人事檔案保密性的特點(diǎn)讓檔案管理者們不敢輕易考慮網(wǎng)絡(luò)辦公，好像涉及到檔案在網(wǎng)絡(luò)上傳播就是泄密了，但在網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的大環(huán)境推動(dòng)下，人事檔案數(shù)字化不得不被管理者們逐漸重視，各單位開(kāi)始開(kāi)發(fā)和運(yùn)用人事檔案軟件進(jìn)行檔案工作管理，使人事檔案信息化走上了普及之路，人事檔案軟件開(kāi)發(fā)越來(lái)越規(guī)范，人事檔案軟件從單機(jī)管理發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)管理，經(jīng)過(guò)二十年不斷的摸索表現(xiàn)為一個(gè)遞增動(dòng)態(tài)的過(guò)程?？偟膩?lái)說(shuō)各行各業(yè)未來(lái)的發(fā)展離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)，人事檔案信息化也是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下必然的產(chǎn)物，根據(jù)人事檔案工作的需求，在組織人事部門(mén)統(tǒng)一部署下，分階段、分進(jìn)度實(shí)現(xiàn)全面應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)，從而對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)的管理利用的過(guò)程。

五、高校人事檔案信息化管理理論突破

1.實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人事檔案管理的法制建設(shè)

要全面地推進(jìn)高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)，首先需要行政管理部門(mén)統(tǒng)一部署和管理支持，根據(jù)法律法規(guī)制定網(wǎng)絡(luò)環(huán)境數(shù)字化的相關(guān)法規(guī)。其次根據(jù)主管部門(mén)的相關(guān)法規(guī)政策，各單位人事檔案結(jié)合實(shí)際制定屬于自身情況的政策依據(jù)，高校人事檔案團(tuán)隊(duì)在保證依據(jù)法制政策、結(jié)合自身情況的前提下穩(wěn)步開(kāi)展工作；最后，干部人事檔案管理部門(mén)結(jié)合各單位實(shí)際情況制定的政策計(jì)劃和開(kāi)展的工作進(jìn)度進(jìn)行檢查和監(jiān)督。

2.實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人事檔案規(guī)范化現(xiàn)代化管理

檔案學(xué)者們?cè)诓粩嗵剿魅耸聶n案改革發(fā)展的方向，也一直在思考人事檔案管理是否有更合理更人性化的新模式，答案是肯定有的。人事檔案的產(chǎn)生雖然是服從和服務(wù)于組織人事工作，為組織人事工作提供可靠依據(jù)為基本出發(fā)點(diǎn)，但是時(shí)代的發(fā)展下也不能保持一成不變，應(yīng)建立以人為本的發(fā)展理念盡快順應(yīng)時(shí)代的需求和發(fā)展，在發(fā)展的道路上不斷地創(chuàng)新、不斷解決新的問(wèn)題，使人事檔案工作在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下越來(lái)越規(guī)范。

3.實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人事檔案的知情權(quán)

在人事檔案的知情權(quán)上本人認(rèn)為人事檔案是個(gè)人在不同時(shí)期形成的歷史材料，人事檔案的所有權(quán)雖為國(guó)家所有，但個(gè)人應(yīng)有權(quán)利獲得檔案的知情權(quán)。一是用人單位、當(dāng)事人自己應(yīng)有權(quán)力合法擁有人事檔案中客觀事實(shí)的知曉權(quán)，二是人事檔案中其實(shí)需要對(duì)本人保密的材料并不多，不用刻意人為地去把人事檔案蒙上神秘的面紗。三是明確人事檔案的歸屬，實(shí)現(xiàn)人事檔案的相對(duì)知情權(quán)是大眾所望，實(shí)現(xiàn)人事檔案的改革，不斷探索人事檔案管理創(chuàng)新，探討人事檔案管理的新模式。