江蘇省各檔案網(wǎng)站信息服務(wù)比較分析

馬經(jīng)緯

摘 要：本文以江蘇省13個市的檔案館門戶網(wǎng)站作為研究對象，目的在于比較館際之間門戶網(wǎng)站信息服務(wù)的現(xiàn)狀，闡述檔案館特色信息服務(wù)優(yōu)勢，從而能夠取長補短，優(yōu)勢互補，為其他檔案館的建設(shè)提供一定參考，也為“十四五”時期檔案館網(wǎng)站信息服務(wù)的建設(shè)提供新思路。文章主要從服務(wù)功能和服務(wù)水平兩方面進行對比，并分析差異產(chǎn)生的原因。研究表明，各檔案館門戶網(wǎng)站建設(shè)均取得了一定的發(fā)展成果，但與《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的發(fā)展要求還存在差距，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案館自身優(yōu)勢，采取實際對策，以期提升檔案管門戶網(wǎng)站信息服務(wù)的水平和能力。

關(guān)鍵詞：檔案館;信息服務(wù);門戶網(wǎng)站

我國檔案館門戶網(wǎng)站的建設(shè)從20世紀(jì)90年代開始，回望這20多年的建設(shè)歷程，檔案館的發(fā)展已經(jīng)從原有的實體本身開始轉(zhuǎn)向數(shù)字化、智慧化發(fā)展的新階段。以《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》為發(fā)展目標(biāo)，到2020年全國地級市以上國家綜合檔案館要全部建成數(shù)字檔案館。在2021年6月9日，針對新的“十四五”時期，中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》更加強調(diào)檔案館面向公眾的信息服務(wù)能力，本文以江蘇省各地市檔案館門戶網(wǎng)站作為主要研究對象，進行信息服務(wù)的介紹和比較，挖掘出具有地方特色的信息服務(wù)，找出其中的不足，提出針對性的優(yōu)化建議，以期更好地提升檔案館服務(wù)公民的能力和水平。

一、省內(nèi)檔案館門戶網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀

回顧江蘇省內(nèi)檔案網(wǎng)站的發(fā)展歷程，全省的檔案工作在“十三五”規(guī)劃的引領(lǐng)下，均取得了長足進步。以檔案信息化作為主要工作重點，把建立數(shù)字檔案館作為主要工作抓手，促進檔案現(xiàn)代化工作扎實推進，積極推動數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，擁有國家示范數(shù)字檔案館7家、國家示范數(shù)字檔案室3家，建成全國首個“雙示范”數(shù)字檔案館（室），數(shù)字檔案館（室）建設(shè)數(shù)量和質(zhì)量位居全國前列。此外，整個江蘇地區(qū)的數(shù)字檔案館發(fā)展迅速，截至2020年年底，省會南京的檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)加快發(fā)展，市、區(qū)館館藏檔案數(shù)字化率均達95%以上，市檔案館館藏檔案數(shù)字化累計達8700余萬頁，數(shù)字化率達到98%以上，信息化建設(shè)走在全省前列。

二、檔案館網(wǎng)站信息服務(wù)對比及差異分析

1.服務(wù)功能對比

檔案館網(wǎng)站所提供的信息服務(wù)主要以預(yù)約查檔、信息公開服務(wù)、檔案展覽服務(wù)作為主要的服務(wù)功能。

（1）預(yù)約查檔服務(wù)及在線咨詢。各個檔案館的門戶網(wǎng)站均具備基本的信息服務(wù)體系和內(nèi)容，在預(yù)約查檔這項用戶服務(wù)上，重視程度各有不同。例如，蘇南的各家檔案館網(wǎng)站（南京、無錫、常州）重視在線預(yù)約查檔，均要求填寫在線預(yù)約表單再進行查檔。無錫市的檔案館網(wǎng)站還提供開放檔案查閱，公開資料，開放工程檔案的在線查詢，十分便捷方便。蘇北的檔案館在預(yù)約查檔方面只提供書面的查檔注意事項，需要查檔人自行電話聯(lián)系或者赴館查詢。因此，在現(xiàn)行建立數(shù)字檔案館的要求上，顯然蘇南的檔案館要更達標(biāo)。

（2）信息公開服務(wù)。各館的門戶網(wǎng)站上均有關(guān)于信息公開的相關(guān)服務(wù)，以政府新聞和政務(wù)資訊為主要公開內(nèi)容，檔案專業(yè)相關(guān)的信息顯得比重不足，網(wǎng)站在大篇幅宣傳政府政策法規(guī)和公告通知的同時，削弱了檔案館網(wǎng)站的專業(yè)性。蘇南地區(qū)的檔案館中有不少側(cè)重于政府信息的發(fā)布，對信息服務(wù)的開發(fā)程度還不夠深入。泰州市檔案館和常州市檔案館網(wǎng)站則積極開展了其他形式的信息公開服務(wù)，泰州市檔案館注重檔案理論研究，及時進行檔案專業(yè)動態(tài)的更新。

（3）線上檔案展覽服務(wù)。在13個市的檔案館門戶網(wǎng)站中，每個網(wǎng)站的首頁都附有線上數(shù)字展廳的鏈接，以地方檔案為主要介紹內(nèi)容，形式豐富多彩。在蘇北地區(qū)的檔案館網(wǎng)站上，多以圖片和視頻作為網(wǎng)上展廳的內(nèi)容填充，同時運用Flash動畫重現(xiàn)檔案風(fēng)采，讓檔案文化“動”起來。此外，宿遷市和徐州市的網(wǎng)上展廳還定期增加線上虛擬實景展覽。在蘇南地區(qū)，常州市專門設(shè)立了一個新的網(wǎng)頁介紹常州工業(yè)的發(fā)展史，無錫市提供在線瀏覽檔案館的服務(wù)，泰州市雖然主要以圖片作為展覽形式，但是所有的照片都通過一定的分類篩選才進行展出，內(nèi)容具有層次邏輯感，條理清晰。

2.服務(wù)水平對比

檔案館網(wǎng)站的信息服務(wù)對比還需要從各項服務(wù)水平出發(fā)進行實質(zhì)性衡量，圍繞網(wǎng)站功能設(shè)計、館藏資源概況、服務(wù)對象細(xì)分情況這三部分進行展開。

（1）網(wǎng)站功能設(shè)計。檔案館網(wǎng)站的服務(wù)功能主要根據(jù)所提供的信息服務(wù)類型進行劃分，基本體現(xiàn)在查檔、信息公開、檔案展覽這三方面，在所涉及的13個檔案館網(wǎng)站中均有不同程度的體現(xiàn)，說明檔案館網(wǎng)站的基本服務(wù)功能較為完備。各個檔案館網(wǎng)站中還有區(qū)別于其他網(wǎng)站的服務(wù)功能，形成獨特的服務(wù)項目，如蘇中地區(qū)的檔案館網(wǎng)站均設(shè)立了地方檔案專欄，泰州市檔案館在“影像泰州”中集中介紹了當(dāng)?shù)氐膶ｎ}片、老照片、口述史;“記憶擷英”專欄介紹了泰州地區(qū)的歷史發(fā)展、紅色革命、家風(fēng)家訓(xùn)以及節(jié)選的志書;揚州檔案館網(wǎng)站從“揚州大事記” “揚州史志”“志書”“年鑒”介紹當(dāng)?shù)氐臋n案文化;南通市檔案館網(wǎng)站針對下屬的區(qū)縣檔案進行實時更新，并專門開通對公眾來信來訪的“解讀回應(yīng)”欄目，通過“南通名人”“記憶南通”展示地方特色檔案。這些服務(wù)功能的上線為檔案館網(wǎng)站更加全面地提供信息服務(wù)產(chǎn)生了積極影響，同時給其他還沒有形成特色功能的檔案網(wǎng)站提供參考和借鑒。

（2）館藏資源概況。各個檔案館的數(shù)字資源以多樣化的形式呈現(xiàn)，持續(xù)、及時的更新有利于數(shù)字資源的開發(fā)和利用，在蘇中地區(qū)的檔案館中，以揚州市檔案館網(wǎng)站為例，從年鑒、志書、揚州大事記和揚州史志四個模塊出發(fā)介紹揚州的地方文化檔案，并且每年都保持著穩(wěn)定更新的頻率;南通市檔案館主要針對國際檔案日進行定期宣傳，“地方文化”板塊的更新主要圍繞南通名人、歷史景點展開;連云港檔案館網(wǎng)站在保持穩(wěn)定更新檔案資源的同時，通過“專題檔案”“檔案文化”加強輸出地方文化，彰顯地方特色。此外，南京檔案的輸出內(nèi)容以“檔案故事”“編研成果”兩個板塊為主，集中年份進行更新;蘇州和鎮(zhèn)江的檔案館網(wǎng)站主要以圖片作為資源展示的形式。

（3）服務(wù)對象細(xì)分情況。用戶與檔案網(wǎng)站進行信息上的互動，同時也在接受信息服務(wù)。不同類型的用戶對檔案網(wǎng)站的信息服務(wù)有著多樣化需求，在此過程中對用戶的細(xì)分就顯得尤為重要。常州市檔案館網(wǎng)站的服務(wù)功能中添加了“無障礙瀏覽”，照顧到了瀏覽有困難的殘障人士。除此以外，網(wǎng)站還需要針對主要的用戶群體進行細(xì)分，以政府人員、檔案專業(yè)人員、高校師生、社會人士這四類群體作為主要的細(xì)分對象。在實際的信息服務(wù)中，蘇北地區(qū)的檔案館網(wǎng)站注重建設(shè)地方檔案學(xué)會，適時公開學(xué)會發(fā)展近況，便于高校師生進行檔案方向的研究交流。

在專業(yè)檔案人員的信息服務(wù)上，泰州市檔案館網(wǎng)站建立了“編研成果”欄目，供專業(yè)的檔案研究人員進行學(xué)術(shù)上的參考和探究，了解地方檔案文化和歷史。

3.信息服務(wù)差異分析

（1）建設(shè)思路各有特色。檔案館網(wǎng)站信息服務(wù)上的差異有一部分是建設(shè)思路不同導(dǎo)致的，各個檔案館響應(yīng)國家規(guī)劃進行網(wǎng)站的建設(shè)，如“十三五”時期要求全面建成數(shù)字化檔案館，在落實的過程中需要結(jié)合自身已經(jīng)發(fā)展的現(xiàn)狀進行轉(zhuǎn)變。檔案館網(wǎng)站提供信息服務(wù)的目的在于服務(wù)民眾，有的檔案館推出了在線咨詢服務(wù)窗口，有的還停留在電話咨詢服務(wù)階段，使得公眾在檔案館網(wǎng)站咨詢查檔過程中享受到的是不同水平的信息服務(wù)。南京市檔案館作為省會城市檔案館網(wǎng)站，綜合推出一系列線上咨詢服務(wù)，開通來訪信箱專欄回復(fù)公眾的問題，成立《金陵檔案》雜志介紹南京地區(qū)的檔案歷史文化;泰州市檔案館網(wǎng)站介紹和展示泰州當(dāng)?shù)氐奶厣珯n案文化，有助于泰州人民增強對地方檔案的學(xué)習(xí)和文化認(rèn)同;無錫市檔案館網(wǎng)站積極與群眾交流互動，專門設(shè)立來信辦理平臺，能夠從群眾的呼聲中提升網(wǎng)站信息服務(wù)能力和水平;常州市檔案館網(wǎng)站設(shè)立在線檔案博覽中心，展示常州的工業(yè)檔案，凸顯地方檔案特色;鹽城市檔案館從業(yè)務(wù)指導(dǎo)和新聞速遞兩方面成立專欄，以信息披露作為網(wǎng)站的職責(zé)。這些檔案館網(wǎng)站的建立思路，都說明了關(guān)注群眾需求，能夠更好地從用戶角度出發(fā)，提供有效便捷的信息服務(wù)。

（2）建設(shè)側(cè)重點各有不同。南通、淮安和無錫的檔案館網(wǎng)站注重政務(wù)信息公開;鹽城、連云港、揚州和鎮(zhèn)江的檔案館網(wǎng)站以檔案學(xué)術(shù)建設(shè)為主;宿遷、常州的檔案館網(wǎng)站將網(wǎng)上展廳作為主要發(fā)展的對象，其余的檔案館網(wǎng)站綜合性較強，各方面均有所涉獵。在網(wǎng)站服務(wù)功能的提供上，可以區(qū)分出網(wǎng)站的具體服務(wù)類別，比較各個網(wǎng)站的建設(shè)側(cè)重點，反映網(wǎng)站的建設(shè)情況。因此，以政務(wù)信息公開為主要建設(shè)重點的網(wǎng)站，往往會在服務(wù)模塊中包含“政府信息公開”“政務(wù)服務(wù)”“互動交流”等這樣與政府信息相關(guān)的功能，有助于更好地了解政府檔案信息和相關(guān)的政務(wù)信息。在重點建設(shè)檔案學(xué)會、展示檔案編研成果的檔案館網(wǎng)站中，通常會介紹當(dāng)?shù)貦n案學(xué)會的發(fā)展歷程和各項研究成果。例如，《無錫年鑒（2020）》和《蘇州年鑒（2020）》成功入選2020年度“江蘇精品年鑒”。上述優(yōu)秀的編研成果，彰顯了地區(qū)檔案人員的編研水平，在全省檔案館網(wǎng)站的發(fā)展中名列前茅。

（3）改進程度各有遲緩。在新的“十四五”時期，針對檔案館網(wǎng)站信息服務(wù)的規(guī)劃明確要求了檔案館需要在檔案的利用服務(wù)上下功夫，在檔案服務(wù)理念上要做到以人民為中心，把檔案的開放力度和共享程度進一步加大。因此，檔案館網(wǎng)站所提供的信息服務(wù)需要進行調(diào)整和升級，有的檔案館選擇固本不變，有的則轉(zhuǎn)變思路及時推陳出新，說明網(wǎng)站的優(yōu)化是拉開檔案館信息服務(wù)水平差距的又一因素。例如，無錫市檔案館就開放了許多檔案的在線查詢，用戶可以實時獲取相關(guān)的公開資料以及開放的工程檔案。蘇南地區(qū)檔案館已經(jīng)逐步完善數(shù)字檔案館進程，蘇北的檔案館網(wǎng)站普遍只提供電話預(yù)約，給查詢檔案的用戶帶來了一些不便，在改進服務(wù)方式的道路上有一定的快慢區(qū)別。

三、提升檔案館網(wǎng)站信息服務(wù)水平的優(yōu)化建議

（1）吸納相關(guān)專業(yè)人才。先進的科學(xué)技術(shù)確實能從某些方面解決檔案館網(wǎng)站在信息服務(wù)過程中所遇到的部分問題，但基于長久發(fā)展目標(biāo)，檔案館網(wǎng)站還需要聘用專業(yè)人才進行管理和維護，他們不僅是學(xué)習(xí)過檔案專業(yè)知識的理論家，還是具備一定計算機技術(shù)的復(fù)合型人才。既能幫助優(yōu)化檔案館網(wǎng)站的資源配置，也能從實踐中汲取經(jīng)驗拓寬檔案館網(wǎng)站的信息服務(wù)道路，使檔案館信息服務(wù)的類型和內(nèi)涵都隨著時代進步而不斷擴充，因此實施人才強檔工程，功在當(dāng)代，利在千秋。

（2）提高網(wǎng)站設(shè)計水平。首先，主頁作為整個網(wǎng)站的門面，需要明確總體風(fēng)格，找準(zhǔn)自身檔案館和所在城市的定位，將城市的文化底蘊作為整體設(shè)計的著色點，以地標(biāo)性建筑或著名景點作為主頁背景，既能達到宣傳城市的目的，又可以兼具美觀性。此外，網(wǎng)站的布局要具備實用性，主頁的導(dǎo)航欄不超過5個服務(wù)窗口，服務(wù)類型層次分明;其次，頁面用詞簡潔明了，從用戶的角度優(yōu)化內(nèi)容;最后，添加在線客服，幫助用戶高效查檔，提高檔案的利用效率。

（3）加快檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在“十三五”和“十四五”時期都重點提出加快檔案數(shù)字化進程的要求，數(shù)字資源作為檔案館網(wǎng)站服務(wù)的基礎(chǔ)，需要不斷進行更新和優(yōu)化，才能更好地為用戶提供全面的信息服務(wù)。在檔案數(shù)字化進程中，檔案館可以和相關(guān)的研究機構(gòu)進行合作，通過建立用戶畫像方式，總結(jié)出不同人群的信息服務(wù)需求，對主要人群進行細(xì)分。比如，針對專業(yè)的研究人員，可以邀請他們參與檔案數(shù)字化布局和建設(shè)，吸納他們提出的專業(yè)性建議，從而搭建貼切用戶需求的檔案數(shù)據(jù)庫。對于非專業(yè)人士，如學(xué)生、社會職員等普通查檔或?qū)W習(xí)檔案知識的用戶，針對此類用戶需求較大的檔案信息，可以優(yōu)先對相關(guān)檔案進行數(shù)字化，及時更新數(shù)據(jù)庫，使用戶有檔可查，提高檔案利用效率。

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（作者單位：黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院）