互聯(lián)網(wǎng)背景下城建檔案信息化管理探究

丁玉霞

（蘭州市城建檔案館 甘肅 蘭州 730000）

0 引言

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展大趨勢下，城建檔案信息化管理工作全面推進(jìn)。而在城建檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，滿足了電子政務(wù)建設(shè)總要求，為智慧城市建設(shè)帶來了有利發(fā)展契機(jī)。在不斷強(qiáng)化信息數(shù)據(jù)集中與共享機(jī)制建設(shè)過程中，城建檔案信息化管理工作也強(qiáng)化了信息集中與共享。在推動技術(shù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)融合過程中逐漸消除了信息化屏障，建立了數(shù)據(jù)接入統(tǒng)一性極高的共享信息平臺，提高了城建檔案信息化管理水平。

1 城建檔案信息化管理的基本理念與模式

1.1 城建檔案信息化管理的基本理念

在信息化時代，城建檔案信息化管理追求檔案電子文件真實(shí)、完整與安全可靠，它建立了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的共存發(fā)展機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了二者優(yōu)缺點(diǎn)的互補(bǔ)。城建檔案信息化管理追求電子檔案與紙質(zhì)檔案整合共存發(fā)展管理理念。目前，國內(nèi)各個企業(yè)單位都已經(jīng)建立了辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺，其中對現(xiàn)代城建檔案管理的電子信息化同步管理工作實(shí)施非常到位，它基本實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)城建檔案與電子城建檔案管理的4個同步，分別為同步歸檔、同步鑒定、同步整理以及同步利用，其具體信息化管理流程見圖1[1]。

結(jié)合圖1可以了解到，四大同步流程是基于傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)來實(shí)現(xiàn)對城建檔案的分階段管理的，如此就能實(shí)現(xiàn)城建檔案的電子化管理工作優(yōu)化。

1.2 城建檔案信息化管理的基本模式

城建檔案信息化管理的基本模式內(nèi)容豐富，但各級檔案館還未進(jìn)入實(shí)質(zhì)性管理階段，其中政府部門、事業(yè)單位依然采用檔案館集中管理模式，它主要基于機(jī)構(gòu)自行分散管理模式建立“雙套制”管理機(jī)制，將城建檔案重要憑證、電子檔案等內(nèi)容進(jìn)行歸檔保存，確保檔案文件始終處于良好儲存狀態(tài)。這里所提及的“雙套制”專門建立了兩個管理系統(tǒng)，其中電子檔案的管理也納入現(xiàn)代檔案管理體系中。就實(shí)際狀況而言，國內(nèi)地方希望對電子檔案與載體進(jìn)行集中妥善管理，例如基于分散式管理來管理非永久保存電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。另外，城建檔案信息化管理基于集中、分散式電子檔案管理模式適應(yīng)我國檔案管理體制，建立分級檔案管理機(jī)制。

2 城建檔案信息化管理案例分析

城建檔案信息化管理在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支持下發(fā)展水平不斷提升，下文結(jié)合蘭州市城建檔案館展開分析，以總結(jié)該檔案館在檔案信息化管理工作中的某些具體做法。

2.1 蘭州市城建檔案信息化管理平臺構(gòu)建技術(shù)

蘭州市城建檔案信息化管理采用了諸多平臺構(gòu)建技術(shù)，形成技術(shù)框架。例如蘭州市城建檔案館采用了主流信息化管理技術(shù)，建立B/S、C/S分布式系統(tǒng)框架，形成多層結(jié)構(gòu)組成系統(tǒng)總體框架。在操作系統(tǒng)最底層，建立相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備連接局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，由此形成城建檔案資源平臺。如此就實(shí)現(xiàn)了第三方互聯(lián)機(jī)制，最終形成終端應(yīng)用層與報建終端，確保提升系統(tǒng)可擴(kuò)展性與集成能力，最終形成蘭州市城建檔案信息一體化管理平臺系統(tǒng)。

2.2 蘭州市城建檔案信息化管理平臺技術(shù)框架

蘭州市城建檔案信息化管理平臺主要通過互聯(lián)網(wǎng)同步連接城市報建用戶，實(shí)現(xiàn)了對城建檔案的信息資源有機(jī)融匯，形成一套完整的網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)體系。換言之，它以數(shù)據(jù)中心為核心，形成了平臺的“四統(tǒng)一”，即數(shù)據(jù)名稱統(tǒng)一、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)統(tǒng)一、存儲結(jié)構(gòu)統(tǒng)一以及數(shù)據(jù)來源統(tǒng)一，見圖2[2]。

2.3 蘭州市城建檔案信息化管理平臺構(gòu)建具體內(nèi)容

蘭州市城建檔案在優(yōu)化平臺構(gòu)建內(nèi)容過程中建立了以數(shù)據(jù)中心為核心，搭建應(yīng)用服務(wù)平臺，最終形成一張數(shù)字地圖。

2.3.1 構(gòu)建城建檔案信息化管理平臺數(shù)據(jù)中心

蘭州市構(gòu)建了城建檔案信息化管理平臺的數(shù)據(jù)中心，其數(shù)據(jù)名稱、來源、存儲結(jié)構(gòu)都完全統(tǒng)一，其中主要以GIS、BIM作為技術(shù)基礎(chǔ)建立空間數(shù)據(jù)庫，大量囊括建筑信息數(shù)據(jù)、模型數(shù)據(jù)、矢量數(shù)據(jù)內(nèi)容。在蘭州市，基于城建檔案管理庫房存儲內(nèi)容，優(yōu)化各種結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，合理管理電子檔案、虛擬庫房信息數(shù)據(jù)檔案以及管線基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，全部以聲像形式建立城建檔案技術(shù)體系，形成建筑模型、全景照片以及航拍影像等諸多非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)內(nèi)容，這些數(shù)據(jù)內(nèi)容也被納入蘭州市城建檔案信息化管理平臺數(shù)據(jù)中心中。

2.3.2 搭載城建檔案信息化管理應(yīng)用服務(wù)平臺

蘭州市搭載了城建檔案信息化管理應(yīng)用豐富平臺，它其中收集、采集了大量基礎(chǔ)檔案信息資源內(nèi)容，它結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)、擴(kuò)展系統(tǒng)傳輸過程與對外窗口，形成平臺基本框架。在該平臺上構(gòu)建應(yīng)用服務(wù)平臺，它將城建檔案信息資源源頭數(shù)據(jù)采集過來，并建立了入庫接收機(jī)制，在信息管理、資源利用、對外服務(wù)方面實(shí)施全流程融通管理，保證建立第三方系統(tǒng)擴(kuò)展開發(fā)機(jī)制，有效對接信息資源數(shù)據(jù)，提高應(yīng)用服務(wù)平臺建設(shè)水平，見圖3[3]。

2.3.3 形成城建檔案信息化管理數(shù)字地圖

在形成城建檔案信息化管理數(shù)字地圖過程中，蘭州市大量采集了城建檔案信息資源。具體來說，這其中大量結(jié)合了無人機(jī)航拍技術(shù)、全景照片合成技術(shù)等，結(jié)合GIS地理信息模型構(gòu)建與BIM竣工模型來建立3D建模，構(gòu)建虛擬城建檔案館?；贕IS的城建檔案管理系統(tǒng)主要采用到了工作流來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的自動化流轉(zhuǎn)與監(jiān)控過程。首先做到流程定義模塊化，保證工作流系統(tǒng)管理模塊有效構(gòu)建，同時定義機(jī)構(gòu)組成內(nèi)容，為城建檔案管理系統(tǒng)有效建立事先奠定良好技術(shù)基礎(chǔ)。在實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)用戶管理功能，結(jié)合流程定義模塊對工作流程、辦事程序調(diào)整過程無需任何編程，要確保工作流控制模塊結(jié)合流程定義數(shù)據(jù)庫內(nèi)容進(jìn)行控制分析，滿足活動執(zhí)行技術(shù)要求，同時對執(zhí)行狀況中的工作流實(shí)例數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分析，調(diào)整控制流程活動，結(jié)合活動定義模塊自動調(diào)用應(yīng)用程序模塊，滿足工作流過程中應(yīng)用程序自動調(diào)用。另外，在流程監(jiān)控模塊應(yīng)用方面主要利用到工作流監(jiān)督與控制機(jī)制，確保結(jié)合流程實(shí)例數(shù)據(jù)庫對定義基準(zhǔn)內(nèi)容進(jìn)行分析，合理判斷工作超時情況，同時督辦工作內(nèi)容，確保信息發(fā)布系統(tǒng)對外發(fā)布內(nèi)容有效。在經(jīng)辦人進(jìn)行督辦過程中，主要結(jié)合觸摸查詢系統(tǒng)對業(yè)務(wù)辦理情況進(jìn)行分析，確保城建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用模塊與流程監(jiān)控模塊能夠融為一體，真正滿足圖文一體化集成技術(shù)要求。

在流程監(jiān)控模塊方面，主要圍繞城建檔案數(shù)據(jù)庫工作流程建立實(shí)例數(shù)據(jù)庫，確保流程定義內(nèi)容與基準(zhǔn)建設(shè)到位，判斷工作超時狀況，同時督辦工作機(jī)制，通過解模查詢系統(tǒng)來解決承建檔案管理工作中的業(yè)務(wù)問題，建立與工作流客戶端相同的應(yīng)用程序管理機(jī)制，確保應(yīng)用模塊渾然一體，實(shí)現(xiàn)真正的圖文一體化渠道集成構(gòu)建過程。在基于國內(nèi)承建檔案信息化管理這一進(jìn)程而言，還需要基于多層體系架構(gòu)建立工作流技術(shù)機(jī)制，形成組件式與GIS空間數(shù)據(jù)庫，配合檔案管理機(jī)制優(yōu)化系統(tǒng)技術(shù)方案，確保組織機(jī)構(gòu)管理工作到位，同時相應(yīng)定制業(yè)務(wù)流程。在承建檔案業(yè)務(wù)管理功能優(yōu)化過程中，也需要對組織管理功能內(nèi)容進(jìn)行分析，配合檔案管理業(yè)務(wù)流程監(jiān)控相關(guān)功能，確保承建檔信息發(fā)布與查詢工作全面實(shí)施。在電子檔案導(dǎo)入與瀏覽功能優(yōu)化過程中還建立了支持GIS的城建檔案輔助決策機(jī)制，合理運(yùn)用其中的分析技術(shù)保證系統(tǒng)投入試運(yùn)行過程中，同時優(yōu)化城建檔案管理系統(tǒng)安全可靠與穩(wěn)定數(shù)據(jù)量擴(kuò)大優(yōu)勢。在整個過程中，就要確保城建檔案海量數(shù)據(jù)與檔案內(nèi)容收集、等級、審核、查詢、利用操作到位，確保檔案實(shí)體安全問題得以有效解決。在這一過程中，就要充分體現(xiàn)城建檔案管理技術(shù)優(yōu)勢，結(jié)合GIS等先進(jìn)技術(shù)發(fā)揮其應(yīng)有技術(shù)優(yōu)勢，提高技術(shù)應(yīng)用整體水平，為城建檔案信息化管理工作不斷發(fā)展提供助力。

另外，蘭州市城建檔案信息化管理還采用AR增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)技術(shù)以及VR虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，圍繞地理信息熱點(diǎn)定位設(shè)計信息化管理數(shù)字地圖。這一檔案信息化管理數(shù)字地圖是建立在OA辦公子系統(tǒng)之上的，它同時也搭載建設(shè)了城建檔案管理子系統(tǒng)、高級查閱子系統(tǒng)、地下管網(wǎng)子系統(tǒng)等諸多子系統(tǒng)。這些子系統(tǒng)在促進(jìn)城市建設(shè)監(jiān)管現(xiàn)代化發(fā)展方面發(fā)揮了重大作用，形成了良好的基礎(chǔ)信息資源服務(wù)機(jī)制[4]。例如，在房屋建筑工程中的住宅小區(qū)項目建設(shè)匯總需要提出諸多保障性安居工程建設(shè)項目，并建立建設(shè)檔案，結(jié)合各類新區(qū)園區(qū)建設(shè)規(guī)劃拆遷檔案，做好村鎮(zhèn)規(guī)劃工作，建設(shè)檔案內(nèi)容。具體來講，就是要采取分期數(shù)字化管理機(jī)制，形成電子地圖，有效滿足使用者對于檔案資源信息的管理需求，即結(jié)合工程檔案分析房屋建筑工程檔案內(nèi)容，確保前期工程準(zhǔn)備階段中文件決策立項到位，結(jié)合勘察、測繪、設(shè)計文件內(nèi)容分析驗(yàn)收文件，形成竣工圖。如此檔案的利用效率更高，且實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化管理內(nèi)容的優(yōu)先考量，保證采取全部館藏工程檔案數(shù)字化來實(shí)現(xiàn)檔案資源轉(zhuǎn)變，滿足數(shù)字信息資源整合機(jī)制建設(shè)，嚴(yán)控信息管控內(nèi)容，確保檔案電子地圖、數(shù)字化質(zhì)量明顯提升。如果有條件，還需要滿足使用者對于電子檔案地圖的資源信息應(yīng)用需求，結(jié)合工程檔案內(nèi)容對房屋建筑工程檔案進(jìn)行分析，建立良好征遷、勘察、測繪、設(shè)計文件，確保做到優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化管理，形成全部館藏檔案數(shù)字化，將實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息資源，合理利用計算機(jī)為社會、政府提供檔案管理服務(wù)。

以網(wǎng)站子系統(tǒng)為例，蘭州市城建檔案館主要通過門戶網(wǎng)站，對不同用戶的權(quán)限審核進(jìn)行授權(quán)，結(jié)合培訓(xùn)計劃建立城建檔案管理交互系統(tǒng)。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支持下，城建檔案的目錄及公眾在線查閱服務(wù)機(jī)制也得以有效構(gòu)建，確保相關(guān)從業(yè)人員能夠在平臺上展開交流互動學(xué)習(xí)，通過軟件自行上傳分析城建檔案信息化平臺建設(shè)的互動功能，建立資料查詢、業(yè)務(wù)對接服務(wù)機(jī)制。在這一過程中，更新并擴(kuò)展了基于GIS地圖的行業(yè)數(shù)據(jù)分析機(jī)制，確保蘭州市城建檔案館檔案信息化管理工作實(shí)施到位。在網(wǎng)站子系統(tǒng)建設(shè)過程中，除權(quán)限審核技術(shù)內(nèi)容以外，還專門發(fā)布文字信息、流媒體信息、在線閱讀刊物、考試結(jié)果等。在網(wǎng)站管理工作中也基于各項城建檔案管理業(yè)務(wù)工作建立公眾查詢機(jī)制，保證交互系統(tǒng)信息同步[5]。

在目前眾多行業(yè)領(lǐng)域中，BIM技術(shù)并非僅僅是技術(shù)內(nèi)容，它的實(shí)踐應(yīng)用重要性不言而喻。就城建檔案管理工作而言，結(jié)合實(shí)物檔案展開管理工作頗有必要，它需要基于城建檔案管理工作對實(shí)物檔案進(jìn)行有效管理，確保管理過程中數(shù)據(jù)收集、整理、鑒定、保管、利用到位，有效正視工作內(nèi)容繁雜、勞動強(qiáng)度偏大等問題，同時查詢利用效率低等問題，并予以有效解決。近年來，承建檔案機(jī)構(gòu)主要參考了多個綱要與技術(shù)規(guī)范建立了數(shù)字檔案建設(shè)規(guī)劃技術(shù)體系，希望借此機(jī)會開展一系列的城建數(shù)字檔案管理機(jī)制，保證信息化工作機(jī)制有效暢通，利用滿足計算機(jī)技術(shù)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。在這一過程中就必須對原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、存儲，將原有實(shí)物檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息內(nèi)容，即電子圖片文件，如此就能減少庫存檔案損壞問題，從一定程度上提升城建檔案的整體壽命，建立相應(yīng)檔案保護(hù)機(jī)制。就城建檔案收集過程與部分?jǐn)?shù)字資料優(yōu)化過程而言，需要建立的專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，開發(fā)大量與城建檔案管理機(jī)制相關(guān)保護(hù)機(jī)制，形成全新的MIS系統(tǒng)。在初步實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中，還需要做到準(zhǔn)確、快捷面向社會提供可利用檔案數(shù)字化、信息化技術(shù)內(nèi)容。

目前伴隨社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展以及科技進(jìn)步，許多城市也引入了智慧城市建設(shè)這一設(shè)想，蘭州市也不例外，他們在豐富城市規(guī)劃、優(yōu)化建設(shè)管理等方面都充分利用到了智能化科學(xué)技術(shù)手段，借此機(jī)會更好從建筑物使用層面優(yōu)化城市建設(shè)。在這其中，城建檔案管理系統(tǒng)中也引入了智慧化、互聯(lián)化、相互協(xié)同化技術(shù)內(nèi)容，配合BIM技術(shù)希望營造一種全能技術(shù)產(chǎn)物，保證城建檔案管理機(jī)制中各種信息資料一應(yīng)俱全。與此同時，也將這些信息資料移交到城建檔案管中，確保社會共享相關(guān)資料內(nèi)容，利用BIM技術(shù)管理完善數(shù)據(jù)信息機(jī)制，保證數(shù)據(jù)信息與城建檔案管理收集范疇相互匹配，建立統(tǒng)一一致的數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)。換言之，就是利用BIM平臺建設(shè)系統(tǒng)，匯集大量數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，確保BIM技術(shù)管理與數(shù)據(jù)信息建設(shè)有效到位。在承建檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)過程中也希望優(yōu)化BIM平臺，不斷收集、匯集、更新相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容，確保BIM技術(shù)被合理有效納入城建檔案管理體系當(dāng)中，發(fā)揮其應(yīng)有價值作用。總體來講，目前采用BIM技術(shù)能夠有效促進(jìn)城建檔案管理有效建設(shè)，圍繞城建檔案信息化管理工作優(yōu)化相關(guān)技術(shù)內(nèi)容，確保城建檔案管理工作步入信息化渠道正軌，形成行之有效的管理工作機(jī)制。即在“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)大背景下建立良好管理工作機(jī)制，保證突破傳統(tǒng)城建管理工作機(jī)制，優(yōu)化管理系統(tǒng)內(nèi)容，確保BIM技術(shù)能夠在城建檔案管理系統(tǒng)中被合理有效運(yùn)用。

3 結(jié)語

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展大趨勢下，目前的城建檔案信息化管理工作追求信息化技術(shù)的有效多元化應(yīng)用，相關(guān)人員應(yīng)充分思考互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)背景下城建檔案管理工作的基本走向。信息化技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)式城建檔案管理工作與電子城建檔案管理工作的有機(jī)融合，為今后城建檔案館現(xiàn)代化管理工作水平的提高創(chuàng)造有利條件。