信息化時(shí)代背景下高校檔案館信息服務(wù)升級研究

邊媛

摘要：在信息化時(shí)代背景下，隨著新《檔案法》的頒布和“十四五”規(guī)劃的出臺，高校檔案館的功能定位與信息服務(wù)方式也將隨之改變。高校檔案館的功能定位從高校專屬向高校專屬和公共性兼容、個(gè)性需求與社會化增值相結(jié)合轉(zhuǎn)變，信息服務(wù)也由校內(nèi)單一性向多元化校內(nèi)外信息開發(fā)與利用的開放模式、個(gè)性需求開發(fā)與遠(yuǎn)程服務(wù)個(gè)性化信息服務(wù)轉(zhuǎn)變，高校檔案館服務(wù)制度體系將面臨全面升級。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代 高校檔案館 信息服務(wù) 升級研究

高校檔案館在高校各級行政管理部門中已經(jīng)占據(jù)重要的地位，檔案管理工作也成為高校各類管理工作的重要組成部分。在以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為標(biāo)志的信息化時(shí)代，隨著新《檔案法》的頒布和“十四五”開局，在高校檔案館功能定位轉(zhuǎn)型的前提下，其信息服務(wù)面臨升級擴(kuò)容問題。本文在闡述高校檔案館功能轉(zhuǎn)型的前提下，針對我國高校信息服務(wù)的現(xiàn)有狀況，提出信息化時(shí)代背景下，高校檔案館信息服務(wù)升級策略。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定了高校檔案館的各項(xiàng)職能，[1]可總結(jié)為行政管理、業(yè)務(wù)管理、檔案研究、檔案利用四個(gè)方面。上述功能是圍繞學(xué)校工作展開，具備自身的鮮明特點(diǎn)，服務(wù)于學(xué)校本體，展現(xiàn)出高校的專屬性。近年來，高校檔案館成為愛國愛校的教育基地，它既展現(xiàn)著學(xué)校的歷史沿革，又傳播著精神文化，展示出其公共屬性，在功能定位方面正在進(jìn)行轉(zhuǎn)型。

（一）高校專屬與公共性兼容

高校檔案記錄著學(xué)校的辦學(xué)歷史，承載著深厚的校園文化，具備自身的鮮明特征，同時(shí)又展現(xiàn)出高校的專屬性。在面向社會公眾提供檔案服務(wù)時(shí)，高校檔案館會受到專屬性的制約，但其專屬性與公共性必然同時(shí)存在，呈現(xiàn)兼容模式。高校檔案館發(fā)展既要服務(wù)于高?！笆奈濉卑l(fā)展的需要，做好專屬定位，同時(shí)也要考慮到高校的社會化公共性屬性。宋竹在實(shí)地調(diào)研的基礎(chǔ)上，從專屬化、一體化和公共化等三個(gè)方面提出了高校檔案信息化服務(wù)策略。[2]專屬化即個(gè)性化定制服務(wù)，指高校檔案館針對不同的個(gè)體需求打造專屬個(gè)人的服務(wù)，優(yōu)勢在于服務(wù)品質(zhì)上的大幅提升，可能產(chǎn)生的影響是在一定程度上增加時(shí)間消耗。公共化既包含服務(wù)對象的擴(kuò)大，也包含服務(wù)內(nèi)容的擴(kuò)展，讓高校檔案成為社會公共服務(wù)的一部分，推動(dòng)服務(wù)型社會的轉(zhuǎn)型。

（二）個(gè)性需求與社會化增值相結(jié)合

對于檔案利用服務(wù)，既有共性的需求，也有個(gè)性的需求。在發(fā)掘潛在用戶群的同時(shí)，高校檔案館要提前預(yù)測出不同類型的檔案用戶可能需要的相關(guān)服務(wù)，從所掌握的數(shù)據(jù)中分析用戶的個(gè)人習(xí)慣或檔案需求方向，積極主動(dòng)提出相關(guān)的檔案服務(wù)內(nèi)容供用戶自主選擇。將個(gè)性需求與社會化增值有效結(jié)合，改變傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式，這不僅是高校檔案館，還將是未來檔案服務(wù)行業(yè)的主流模式。

高校檔案館具備多元化的特性，集展覽館功能、資料室功能、研究室功能、倉庫保管功能、文化教育功能、學(xué)生實(shí)踐基地功能于一體。高校信息公開立法進(jìn)程相對滯后，法律制度供給不足，造成高校信息形式化、不規(guī)范化、封閉化、不對等化的現(xiàn)象較為嚴(yán)重。[3]2010年我國頒布了《高等學(xué)校信息公開辦法》，之后一系列規(guī)章制度的出臺盡量平衡了高校信息的不對等現(xiàn)狀。新《檔案法》增加了“檔案信息化建設(shè)”專章，對檔案工作數(shù)字化的轉(zhuǎn)型起到指導(dǎo)作用。目前，我國高校檔案館呈現(xiàn)出校內(nèi)信息開發(fā)與利用模式單一、校內(nèi)外信息互通與利用方式滯后、遠(yuǎn)程服務(wù)無法滿足個(gè)性化需求的現(xiàn)狀?？尚行?、操作性強(qiáng)的高校檔案信息服務(wù)策略并不多，且大多停留在表面。由此看來，兼具實(shí)用性、高效性、操作性的高校檔案信息服務(wù)模式亟須出現(xiàn)。

高校檔案館是高校重要信息的聚集地，金暢等[4]認(rèn)為高校數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)是根據(jù)用戶的需求提供數(shù)字檔案信息和檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)的工作模式。因此，有效開發(fā)與利用高校信息，加深社會對高校的理解，激發(fā)師生對校務(wù)活動(dòng)的積極性，都是高校檔案館信息服務(wù)的目標(biāo)。

（一）完善校內(nèi)信息開發(fā)與利用的高校專屬信息服務(wù)

1.優(yōu)化校內(nèi)信息資源結(jié)構(gòu)。高校檔案館以突出展現(xiàn)本校的辦校理念為基礎(chǔ)，開展多種方式的檔案征集工作，同時(shí)對海量的檔案資源進(jìn)行優(yōu)化整合，打破上下級數(shù)據(jù)不通的壁壘，增強(qiáng)館藏檔案的利用率。為展現(xiàn)高校專屬信息，除了收集校內(nèi)各部門在固定時(shí)間移交的部門檔案以外，高校檔案館還可以與招生就業(yè)部門聯(lián)合開展畢業(yè)生照片檔案收集活動(dòng)，與科研及學(xué)工部門開展高水平證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌征集活動(dòng)，與宣傳部門合作開展校內(nèi)重大活動(dòng)視頻、音頻照片檔案收集工作，與網(wǎng)絡(luò)管理部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，與人事部門實(shí)現(xiàn)人事數(shù)據(jù)端口對接以簡化人事檔案工作等。

2.打造特色檔案館、校史館。高校中保存著豐富的實(shí)物檔案，如光盤、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書、印章、牌匾、字畫、紀(jì)念品等，它們大小不一、形態(tài)各異，產(chǎn)生年代不同、保管條件也不相同。高校檔案館可以選取典型實(shí)物檔案，采用三維掃描技術(shù)，將實(shí)物檔案利用計(jì)算機(jī)技術(shù)制作出相應(yīng)的個(gè)體電子檔案，在互聯(lián)網(wǎng)上開放性展示。高校檔案館還可以利用三維掃描技術(shù)、VR技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、5G技術(shù)、虛擬三維動(dòng)畫及視頻、遙感技術(shù)等多種高科技技術(shù)打造特色展覽，同時(shí)使檔案數(shù)字化保護(hù)更加多元、立體與持久。

3.全方面開展檔案編撰工作。傳統(tǒng)的年鑒、校史、大事記的內(nèi)容大多以文字和表格展現(xiàn)出來，大篇幅的文字讓人讀起來疲憊又抓不到重點(diǎn)，更無法突出學(xué)校的個(gè)性化特點(diǎn)。在信息化時(shí)代背景下，高校檔案館可以改變檔案文獻(xiàn)的呈現(xiàn)方式，突破紙質(zhì)檔案的形式，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，增加彩色圖片、視頻、音頻等內(nèi)容；也可在網(wǎng)站上設(shè)置讀者意見板塊，及時(shí)獲取大眾的反饋，督促檔案編撰的質(zhì)量提升，擴(kuò)大服務(wù)人群。

（二）拓展校內(nèi)外信息開發(fā)與利用的開放性信息服務(wù)

1.高校數(shù)字檔案館建設(shè)。建設(shè)高校數(shù)字檔案館、校史館可以將文化遺產(chǎn)有序分類，對高校信息資源進(jìn)行有效保護(hù)，更有利于文化的傳承與利用?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[5]提出：加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級。建設(shè)高校數(shù)字檔案館不能盲目跟風(fēng)，首先必須認(rèn)真梳理本校的檔案類型及數(shù)量，結(jié)合平時(shí)檔案資源利用率，合理規(guī)劃設(shè)計(jì)出高校數(shù)字檔案館的基本功能板塊，摒棄華而不實(shí)的操作模塊。我們只有以科學(xué)技術(shù)為載體，以檔案資源為基礎(chǔ)，以社會大眾為對象，以開放性信息服務(wù)為目標(biāo)，才能創(chuàng)建出智能化的高校檔案館。程瑤[6]提出，隨著技術(shù)的發(fā)展和漏洞的彌補(bǔ)，高校檔案館的智慧體系建設(shè)將更加精細(xì)化、高效化、互聯(lián)化、智能化、人性化。

2.檔案微媒體服務(wù)管理?！皟晌⒁欢恕奔次⑿?、微博、客戶端的微媒體服務(wù)方式，是新型的、大眾接受度高且成熟的信息獲取方式。微媒體參與檔案服務(wù)，可以調(diào)動(dòng)檔案用戶的參與熱情，挖掘檔案用戶的潛在需求?！皟晌⒁欢恕敝形⑿殴娞柲壳霸诟咝n案館中的使用比例較高，兼具辦理業(yè)務(wù)、發(fā)布公告、宣傳教育、咨詢互動(dòng)、特色展覽等功能于一體。各高?？山Y(jié)合自身的實(shí)際情況，充分挖掘高校檔案的館藏資源、主動(dòng)公開校內(nèi)信息，將被動(dòng)的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變成主動(dòng)的推送模式。如不定期推送在線校園檔案展、檔案法律法規(guī)、檔案小知識、檔案小視頻、檔案專業(yè)術(shù)語、檔案編研成果等，在豐富校園文化的同時(shí)充分發(fā)揮檔案的文化育人功能，促進(jìn)高校檔案利用。

3.搭建高校與校友會互動(dòng)平臺。高校的發(fā)展離不開校友的支持，校友畢業(yè)后從事不同的行業(yè)，如何將散落的個(gè)人力量有效凝聚在一起，鑄造推動(dòng)高校發(fā)展的橋梁，也將成為高校檔案館的主要工作之一。2015年，國務(wù)院下發(fā)了《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》，羅志敏[7]發(fā)表觀點(diǎn)：世界一流大學(xué)建設(shè)需要培育“支持型校友”。在信息化時(shí)代的背景下，如何為校友設(shè)計(jì)個(gè)性化的活動(dòng)、增強(qiáng)校友間的凝聚力、提高校友的參與度、擴(kuò)大校友文化活動(dòng)的覆蓋面，已不再只是校友會的工作，同時(shí)也是高校檔案館的工作內(nèi)容。高校檔案館可以將不同層次、不同類別的校友群體聯(lián)系起來，不定期發(fā)布學(xué)?？蓪ν夤_的檔案信息以及即將開展的學(xué)術(shù)或文化活動(dòng)，激發(fā)他們深層次的愛校情結(jié)。輔助校友會，搭建高校互動(dòng)平臺，這將是高校檔案館一項(xiàng)長期而又艱巨的工作。

4.組織編寫本校信息公開目錄。高校檔案館具備整合校內(nèi)資源的優(yōu)勢，可聯(lián)合校辦等部門組織編寫本校信息公開目錄、年度信息公開報(bào)告、年度工作匯編等。高校檔案館可以根據(jù)信息內(nèi)容，制定公開的范圍與時(shí)長，剔除敏感信息、涉密信息，擴(kuò)大信息種類和數(shù)量，進(jìn)一步方便社會大眾獲取與學(xué)校相關(guān)的信息。

（三）實(shí)現(xiàn)個(gè)性需求的開發(fā)與遠(yuǎn)程服務(wù)的個(gè)性化信息服務(wù)

檔案信息的網(wǎng)絡(luò)呈現(xiàn)方式可以兼具趣味性、互動(dòng)性、美觀性、易讀性等，信息的可視化能夠從不同角度展現(xiàn)檔案的魅力。高校檔案館可以抓住不同個(gè)體的需求特點(diǎn)來進(jìn)行項(xiàng)目的開發(fā)，以用戶的需求為業(yè)務(wù)的核心內(nèi)容，開展針對性的服務(wù)。例如，高校檔案館可以上線高校檔案信息網(wǎng)、門戶網(wǎng)，開發(fā)以學(xué)生學(xué)籍檔案為主體的檔案利用系統(tǒng)，建立以科研信息為主體的數(shù)據(jù)庫或以校友信息為主體的數(shù)據(jù)庫，開設(shè)實(shí)物檔案、照片檔案展示模塊，針對不同的用戶群體制作不同類型的數(shù)據(jù)庫；還可以與不同部門相互配合，對接其他部門的數(shù)據(jù)端口，達(dá)到信息的共享，避免出現(xiàn)信息孤島。另外，各高校檔案館之間也要加強(qiáng)交流與合作，達(dá)到信息間的互通、互補(bǔ)。

在檔案利用的遠(yuǎn)程服務(wù)方面，除了滿足個(gè)性化定制需求以外，高校檔案館還可以開展交互式檔案信息服務(wù)，及時(shí)而準(zhǔn)確地獲取用戶建議，從而快速解答疑問和改進(jìn)不足，且不定期向用戶推送檔案服務(wù)的相關(guān)信息。此外，高校檔案館還可以根據(jù)用戶注冊時(shí)的個(gè)人信息如年齡、教育程度、畢業(yè)年份等進(jìn)行服務(wù)欄目的個(gè)性化推薦。

高校檔案信息服務(wù)是社會服務(wù)的重要環(huán)節(jié)。以信息化發(fā)展促使高校檔案管理部門建立多元化、立體化的服務(wù)體系，將“一站式”服務(wù)與個(gè)性化設(shè)置相結(jié)合，在彰顯高校檔案館服務(wù)特色的同時(shí)提升高校檔案館的社會服務(wù)水平，以滿足大眾的精神文化需求。

*本文系江西省高校人文社會科學(xué)研究項(xiàng)目“信息化時(shí)代背景下高校檔案館的定位與信息服務(wù)研究”（項(xiàng)目編號：TQ18114）研究成果之一。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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[2]宋竹.基于互聯(lián)網(wǎng)的高校檔案館信息服務(wù)策略研究[D].哈爾濱：哈爾濱工業(yè)大學(xué)，2017.

[3]韓彬彬.高校信息公開背景下高校檔案館職能轉(zhuǎn)型研究[J].檔案學(xué)通訊，2013（4）：94-97.

[4]金暢，倪西鈞，魏扣.高校數(shù)字檔案館信息服務(wù)策略研究[J].北京檔案，2021（10）：29-30；33.

[5]中華人民共和國國家檔案局.中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[EB/OL].[2021-06-08].https：//www.saac.gov.cn/ daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

[6]程瑤.智慧檔案館在高校檔案工作中的應(yīng)用[J].蘭臺世界，2018（9）：103-107.

[7]羅志敏.世界一流大學(xué)建設(shè)需要培育“支持型校友”.[EB/OL].[2015- 12- 01].https：//epaper.gmw.cn/gmrb/ht？ ml/2015-12/01/nw.D110000gmrb_20151201_1-14.htm.

作者單位：南昌大學(xué)人文學(xué)院