規(guī)范化記錄管理體系促進(jìn)醫(yī)院型生物樣本庫的運(yùn)行效能探討

張姝，徐艷，譚維維，樊萍，席佳蕾，王亞曦，胡迅，陳蕾，黃偉

人類遺傳資源是醫(yī)院、各研究機(jī)構(gòu)開展科學(xué)研究、臨床研究不可或缺的基礎(chǔ)性資源，2019年發(fā)布的《中華人民共和國人類遺傳資源管理?xiàng)l例》[1]提出材料（人類離體器官、組織、細(xì)胞、血液、體液、分泌物、排泄物及其生物大分子衍生物等）和信息（生物樣本捐贈(zèng)者的臨床診治、隨訪、實(shí)驗(yàn)研究等資料）均為重要的人類遺傳資源，并明確要求資源保藏單位應(yīng)當(dāng)完整記錄人類遺傳資源保藏情況，確保人類遺傳資源的信息真實(shí)完整，并形成可追溯的記錄體系。

醫(yī)院生物樣本庫是從事人類遺傳資源保藏的主要機(jī)構(gòu)平臺，在生物樣本的生命周期（標(biāo)準(zhǔn)化采集、登記、獲取、標(biāo)識、制備、保存、儲存、質(zhì)控、運(yùn)輸和棄用等）所有階段的活動(dòng)中應(yīng)建立并運(yùn)行規(guī)范化的記錄管理體系，如實(shí)記載并串聯(lián)質(zhì)量管理體系（quality management system，QMS）的每一要素、過程、活動(dòng)的運(yùn)行狀況和結(jié)果，保證所開展的工作均可追溯，以確保為研究者提供信息完整的高質(zhì)量研究資源，促進(jìn)信息和生物樣本資源有效利用，同時(shí)促進(jìn)生物樣本庫自身的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化可持續(xù)健康發(fā)展。本文將結(jié)合四川大學(xué)華西醫(yī)院生物樣本庫（West China biobanks，WCB）的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，針對其記錄管理體系的建立及規(guī)范化管理進(jìn)行探討。

1 記錄管理體系規(guī)范化構(gòu)建

1.1 功能要素為核心搭建體系框架

真實(shí)完整的記錄，能夠反映質(zhì)量管理體系是否滿足生物樣本庫的實(shí)際工作要求，并且能夠?yàn)榻鉀Q或預(yù)防運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題提供重要依據(jù)。WCB 已構(gòu)建符合 ISO 20387[2]要求的 QMS，該體系第四階文件即為完整的記錄文件體系，包括在樣本庫所有活動(dòng)中適用的表格、圖表、計(jì)劃、合同、報(bào)告等記錄文件，主要針對并應(yīng)用于資源配置、過程管理、質(zhì)量管理、安全管理四大模塊的各種功能要素，在管理體系中發(fā)揮關(guān)鍵作用（表1）。

1.1.1 資源配置模塊 設(shè)施與環(huán)境、人員、設(shè)備及外部供應(yīng)是開展生物樣本庫工作的基礎(chǔ)條件，WCB 根據(jù)建設(shè)目標(biāo)及樣本保藏計(jì)劃對樣本庫的空間（采集區(qū)/制備區(qū)/質(zhì)控區(qū)/儲存區(qū)/信息管理區(qū)/辦公區(qū)）、基礎(chǔ)設(shè)施及設(shè)備進(jìn)行合理規(guī)劃[3]，并通過應(yīng)用系列記錄表格（如溫濕度記錄表、設(shè)備使用登記表等）對環(huán)境和設(shè)備采購、安裝、驗(yàn)收及運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控管理；制訂合理的組織構(gòu)架，完整記錄員工的專業(yè)資質(zhì)及提升過程，建立員工檔案，明確職責(zé)與分工；對可能影響樣本質(zhì)量的產(chǎn)品（設(shè)備、試劑、耗材等）和服務(wù)的選擇、購買、接收、使用等進(jìn)行完整的記錄控制（如：供應(yīng)商評估表、設(shè)備計(jì)劃性維護(hù)記錄表等），確保工作的有序開展。管理者可通過查閱、分析與資源配置相關(guān)的各記錄文件，把握時(shí)機(jī)進(jìn)行協(xié)調(diào)優(yōu)化，提高資源的使用效能。

1.1.2 過程管理模塊 組織樣本熱缺血/體液樣本離體開始直至被分析使用前往往經(jīng)過一系列操作，可能出現(xiàn)多種影響樣本質(zhì)量并干擾研究結(jié)果的因素，尤其在樣本采集、制備、運(yùn)輸、儲存等各活動(dòng)過程中的溫度和時(shí)間是影響樣本質(zhì)量的關(guān)鍵因素[4]。應(yīng)結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)分析前代碼（standard PRE analytical code，SPREC）[5]編碼系統(tǒng)，嚴(yán)格真實(shí)記錄組織樣本的熱缺血時(shí)間，冷缺血時(shí)間，采集時(shí)間，固定劑（名稱、時(shí)間），長期儲存信息（開始時(shí)間、溫度、容器及凍融次數(shù)）等關(guān)鍵信息；體液樣本的采集時(shí)間，離心前（溫度、延遲時(shí)間），離心條件（速度、制動(dòng)、溫度、持續(xù)時(shí)間），長期儲存等關(guān)鍵信息。此外，運(yùn)輸溫度及方式、長期儲存溫度及凍融次數(shù)、樣本清理及銷毀方式、樣本質(zhì)量檢測等各個(gè)環(huán)節(jié)等信息記錄是對樣本質(zhì)量進(jìn)行評估的重要依據(jù)，可對樣本分析前變量進(jìn)行控制并增加其可追溯性。

1.1.3 質(zhì)量管理模塊 管理層制訂“內(nèi)部審核”和“管理評審”計(jì)劃，定期開展自我檢查、自我評價(jià)并形成報(bào)告，總結(jié)存在的問題，記錄工作中存在的不符合項(xiàng)，對各項(xiàng)活動(dòng)中可能發(fā)生的影響樣本質(zhì)量及信息安全、環(huán)境及人員安全等各方面的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分析評估，尋找原因，提出相應(yīng)的糾正和改進(jìn)建議，并跟蹤驗(yàn)證，降低或杜絕風(fēng)險(xiǎn)和不符合項(xiàng)的發(fā)生。質(zhì)量管理過程的完整記錄可以幫助管理層發(fā)現(xiàn)、分析并解決問題，確保質(zhì)量管理體系的適用性及持續(xù)改進(jìn)。

1.1.4 安全管理模塊 WCB 建立完善的安全管理體系及應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)用系列記錄文件對生物安全、消防安全、人員安全、化學(xué)安全、信息安全等全方位進(jìn)行管控，保障樣本庫的人、財(cái)、物、信息安全。其中，低溫儲存系統(tǒng)的安全管理是生物樣本庫能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證[6]，WCB 現(xiàn)階段配備超低溫冰箱 90 臺及大型氣相液氮系統(tǒng)，具備完善的安全設(shè)計(jì)，并在實(shí)際運(yùn)行時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全管理及記錄制度，例如：設(shè)置定時(shí)巡查低溫儲存區(qū)的輪值登記制度，人工紙質(zhì)記錄配合電子監(jiān)控系統(tǒng)對儲存設(shè)備的環(huán)境條件及運(yùn)行狀態(tài)（溫濕度、液位、氧濃度）進(jìn)行雙重監(jiān)管。依據(jù)《醫(yī)學(xué)生物安全二級實(shí)驗(yàn)室建筑技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》[7]及《病原微生物實(shí)驗(yàn)室生物安全通用準(zhǔn)則》[8]，WCB 已建立加強(qiáng)型醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室（BSL-2+），在操作潛在感染風(fēng)險(xiǎn)樣本時(shí)可有效保護(hù)人員健康、樣本完整性及環(huán)境安全。

與生物樣本相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)和注釋是生物醫(yī)學(xué)研究的重要資源，包括與生物樣本相關(guān)的臨床信息、工作流程信息、使用反饋信息、研究結(jié)果等。WCB 按照《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》[9]建立了健全的全流程信息安全管理制度，對信息的收集、儲存、更新及維護(hù)、傳輸、訪問、備份和恢復(fù)進(jìn)行記錄及控制，制訂信息故障應(yīng)急處理方式，保護(hù)樣本捐贈(zèng)者隱私，防止信息的丟失和損壞，保障信息安全和促進(jìn)其開發(fā)利用。

1.2 “規(guī)范 + 實(shí)用”為原則編制記錄文件模板

1.2.1 編號規(guī)則 WCB 的記錄文件編號采用WCB-QP/SOP-001-R-001 的編號方式，其中記錄文件模板的編制及應(yīng)用需對應(yīng)相關(guān)的程序文件（quality procedure，QP）和（或）標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程（standard operation procedure，SOP），因此記錄（record，R）編號須注明其來源的程序文件或標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程的編號（分類號），方便追溯和查閱。

1.2.2 設(shè)計(jì)規(guī)則 記錄文件模板的設(shè)計(jì)盡量表格化、實(shí)用有效，方便作業(yè)區(qū)人員現(xiàn)場填寫；記錄的格式及內(nèi)容應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作要求定期評審并及時(shí)更新；記錄編號、記錄流水號、日期、簽名等為必填內(nèi)容，當(dāng)審核發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或錄入信息管理軟件發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，可糾錯(cuò)溯源。圖1 以 WCB 目前在用的《樣本采集交接登記表》作為示例，說明過程管理模塊相關(guān)記錄文件的關(guān)鍵是詳細(xì)、真實(shí)地記錄每一環(huán)節(jié)的原始信息，以確保每個(gè)生物樣本在整個(gè)生命周期內(nèi)所經(jīng)歷的完整過程均可溯源。

圖1 WCB 記錄文件示例

1.3 思維導(dǎo)圖呈現(xiàn)系統(tǒng)化記錄網(wǎng)絡(luò)

在建立記錄管理體系的過程中，WCB 采用思維導(dǎo)圖的方式（圖2）將管理、技術(shù)、服務(wù)等分散的信息進(jìn)行整理及有效整合，以簡單直接的方式呈現(xiàn)出內(nèi)容的重點(diǎn)，展示了各模塊、各要素及對應(yīng)記錄文件的橫向及縱向聯(lián)系。同時(shí)，各崗位人員通過思維導(dǎo)圖這種形式也可更為直觀、清晰地理解及應(yīng)用整個(gè)質(zhì)量管理體系的記錄網(wǎng)絡(luò)，更為有效地開展并優(yōu)化工作。

圖2 記錄管理體系網(wǎng)絡(luò)

2 記錄管理體系規(guī)范化運(yùn)行

ISO 20387 明確規(guī)定“生物樣本庫應(yīng)實(shí)行對其記錄的識別、儲存、保護(hù)、備份、存檔、檢索、保留時(shí)間和啟用的控制”[2]，因此，WCB 制訂《記錄管理控制程序》，對記錄的編制、標(biāo)識、儲存、保護(hù)、檢索、保留時(shí)間和處置進(jìn)行控制；對記錄管理體系運(yùn)行的工作流程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定（圖3）；對記錄文件模板的適用性進(jìn)行審核并更新，確保各崗位人員均能使用有效的記錄文件。

圖3 記錄管理體系運(yùn)行流程圖

2.1 記錄應(yīng)用規(guī)范化

2.1.1 記錄填寫 必須按客觀事實(shí)書寫，記錄內(nèi)容既要簡潔清晰，又要保證信息的完整易懂；記錄書寫格式應(yīng)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化（如統(tǒng)一采用 YYYY-MM-DD 表示日期、hh:mm:ss表示時(shí)間），便于批量錄入信息軟件并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

2.1.2 記錄核查 檢查是否使用有效版本的記錄文件，記錄內(nèi)容是否完整有效。發(fā)現(xiàn)記錄存在遺漏或錯(cuò)誤時(shí)，根據(jù)簽名返還記錄表，并督促其及時(shí)完善。記錄糾正時(shí)應(yīng)使用正確的糾錯(cuò)方法（在錯(cuò)誤中間劃一條線并簽字、注明日期），禁止使用修正液、膠帶或其他涂改方法[10]。

2.1.3 記錄保存 記錄可存放于硬拷貝或電子媒體，要求必須安全可靠。硬拷貝記錄存放在防火、防潮、防塵、防盜的文件柜中，電子儲存設(shè)備必須加以保護(hù)，以防其老化、消磁、損壞，確保在記錄保存期限內(nèi)完好無損，隨時(shí)備查。記錄的保存期限應(yīng)符合法規(guī)，滿足服務(wù)對象和上級機(jī)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)要求。原始記錄、檢測報(bào)告、內(nèi)審、管理評審、糾正措施活動(dòng)相關(guān)記錄的保存期一般不少于 6年；個(gè)人技術(shù)檔案隨人員任職期限保存；儀器設(shè)備檔案保存至儀器設(shè)備報(bào)廢或永久轉(zhuǎn)出。

2.1.4 記錄查閱 所有記錄須保證其機(jī)密性，不允許外借。WCB 工作人員對已經(jīng)歸檔的記錄進(jìn)行查閱或復(fù)印時(shí)，必須實(shí)行權(quán)限管理和審批管理，且應(yīng)在檔案室現(xiàn)場進(jìn)行，防止泄密、丟失和損壞。

2.1.5 記錄銷毀 記錄不得隨意銷毀。保存期滿需要銷毀的記錄，由記錄管理人員填寫《記錄銷毀申請單》，經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。過期記錄作為參考資料需要保留的，需在記錄封面醒目處標(biāo)記“參考文件”標(biāo)識章，以防止誤用，并將其與有效記錄分開存放[11]。

2.2 加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高記錄質(zhì)量

目前國內(nèi)高等院校尚未設(shè)置生物樣本庫專業(yè)學(xué)科，僅有四川大學(xué)、中南大學(xué)等少數(shù)學(xué)校開設(shè)了本科和（或）研究生選修課，樣本庫專職人員主要通過入職前、后的行業(yè)內(nèi)短期培訓(xùn)獲得基礎(chǔ)知識。WCB 內(nèi)部常規(guī)開展全面的專業(yè)知識及技能培訓(xùn)，對所有員工的能力及任職資格條件進(jìn)行有計(jì)劃地提升及考核，以確保員工能夠?qū)I(yè)、高效并依照倫理法規(guī)來開展工作，并完整、真實(shí)記錄所有相關(guān)的活動(dòng)內(nèi)容。

WCB 加強(qiáng)對員工的誠信教育，制訂《公正性控制程序》并發(fā)布《公正性聲明》，全體員工接受培訓(xùn)并貫徹執(zhí)行，保證生物樣本與信息資源的記錄可靠、完整、可溯源。

2.3 結(jié)合信息管理系統(tǒng)形成可隨時(shí)查詢和追溯的記錄閉合鏈

截至 2021年 7月，WCB 已保藏超過 200 萬份的生物樣本及相關(guān)信息，包括組織、白膜層、血漿、血清、尿液、唾液、大便等多種樣本類型，全流程使用根據(jù)自身特點(diǎn)及需求定制的生物樣本庫信息管理系統(tǒng)（biobank information management system，BIMS）進(jìn)行電子化記錄管理（圖4）。BIMS 實(shí)行權(quán)限管理，僅信息管理員可操作，實(shí)時(shí)記錄生物樣本全生命周期的所有關(guān)鍵活動(dòng)（采集、處理、儲存、查詢、分發(fā)、運(yùn)輸、銷毀），并與捐贈(zèng)者的知情同意和樣本處理信息（體積、位置、濃度、純度）進(jìn)行有效關(guān)聯(lián)。BIMS 系統(tǒng)與醫(yī)院各信息系統(tǒng)及科研管理系統(tǒng)對接，獲得權(quán)限人員可提取捐贈(zèng)者人口統(tǒng)計(jì)學(xué)信息及病理信息、檢驗(yàn)信息等臨床信息及樣本使用信息。目前已實(shí)現(xiàn)樣本臨床信息、樣本采集到儲存流程信息、樣本衍生物信息的一體化整合，同時(shí)兼具智能化儲存空間管理及服務(wù)項(xiàng)目管理功能，目前正在開發(fā)基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備、人員、QMS 文件管理功能。

圖4 BIMS 全流程管理

電子化的記錄管理可極大提高工作效率，記錄并追溯對數(shù)據(jù)庫的所有訪問操作，包括信息的驗(yàn)證、修改和刪除、對信息變更的歷史記錄等，實(shí)現(xiàn)海量記錄的查詢、追溯、糾錯(cuò)功能，進(jìn)一步確保了記錄的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，結(jié)合現(xiàn)場操作時(shí)的紙質(zhì)原始記錄，可以形成完整的、可隨時(shí)查詢和追溯的記錄管理體系。

3 結(jié)語

記錄如實(shí)記載了 QMS 的每一要素、所有過程、活動(dòng)的運(yùn)行狀況和結(jié)果。建立完善的記錄管理體系，并執(zhí)行規(guī)范化管理可確保生物樣本庫所有活動(dòng)有記錄、管理可追溯、過程有監(jiān)控，從各個(gè)環(huán)節(jié)促進(jìn)生物樣本庫的運(yùn)行效能。例如：①制訂統(tǒng)一原則對記錄的編制、填寫、核查、保存、查閱、銷毀進(jìn)行規(guī)范化管理，可增強(qiáng)一線作業(yè)人員做事的嚴(yán)謹(jǐn)性，同時(shí)便于核查實(shí)際工作中遺漏的環(huán)節(jié)或?qū)ぷ鬟M(jìn)行糾錯(cuò)；②完整的記錄可以優(yōu)化空間設(shè)施配置，如生物樣本庫的超低溫冰箱存放區(qū)域的環(huán)境溫度要求保持在 15 ～ 25 ℃，濕度保持在 40% ～ 60%[3]，通過記錄超低溫冰箱工作時(shí)的環(huán)境溫濕度變化規(guī)律，可采取適當(dāng)?shù)拇胧?，如增加通風(fēng)設(shè)置或空調(diào)，以保證低溫儲存設(shè)備的正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)；③設(shè)備的購置、驗(yàn)收、使用、計(jì)劃性維護(hù)（如蒸汽高壓滅菌鍋的內(nèi)腔去污、排水是否通暢、壓力表是否準(zhǔn)確、電磁閥噪音檢測）等記錄，可為設(shè)備日常管理提供指導(dǎo)，減少故障或損壞的發(fā)生，確保設(shè)備性能得到最大程度發(fā)揮；④樣本從采集、接收、制備到保存全生命周期的記錄管理可對工作流程進(jìn)行優(yōu)化，確保人員高效分工和協(xié)作，不僅促進(jìn)工作效率，而且保證了樣本質(zhì)量，并可為樣本質(zhì)量糾紛等投訴提供重要調(diào)解依據(jù)；⑤優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，管理者可通過定期查閱員工的考核成績來制訂員工的培養(yǎng)計(jì)劃或進(jìn)行崗位調(diào)整，確保配備最適合的人員履行質(zhì)量管理體系各項(xiàng)職責(zé)。

因此，建立并運(yùn)行完善的記錄管理體系，是生物樣本庫規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要保證，高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)生物樣本的管理將進(jìn)一步促進(jìn)樣本資源共享和利用，進(jìn)而推進(jìn)醫(yī)院科研成果產(chǎn)出和臨床學(xué)科發(fā)展，進(jìn)一步推動(dòng)生命科學(xué)研究和健康事業(yè)發(fā)展。