高校院系辦公室行政精細化管理的方法研究

文/黃百靈（電子科技大學(xué)生命科學(xué)與技術(shù)學(xué)院 四川成都 610054）

一、精細化在高校院系辦公室管理中的重要性

近年來，隨著高校改革實施的深化，辦公室在高校院系管理運營中的作用也日益凸顯，辦公室肩負的協(xié)調(diào)高校院系各部門工作以及管理組織職能，在高校發(fā)展的新時期起著重要的樞紐作用[1]?；诟咝Ｔ合缔k公室的獨特地位和其重要性，在高校深化改革的大背景下，形成了辦公室管理精細化這一概念，使辦公室管理精細化在高校院系得到廣泛的普及和推廣。

辦公室職能的特殊性決定了高校院系辦公室工作的 特點:

1.工作任務(wù)重、事情多而雜。一方面，高校院系辦公室承擔(dān)著起草文案稿件、各部門工作和會議的統(tǒng)籌、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查、信息的上傳下達以及安排接待等大量的日常性工作任務(wù)；另一方面，辦公室還要承擔(dān)大部分的額外臨時性和應(yīng)急性的任務(wù)，常常需要“早到晚退”[2]。

2.工作要求高、難度大。由于高校院系辦公室人員長期忙于事務(wù)性工作，在深入實際、調(diào)查研究、素材掌握以及分析問題等方面缺乏實戰(zhàn)經(jīng)驗，常常導(dǎo)致調(diào)研工作脫離現(xiàn)實，無法及時提供全面準(zhǔn)確的調(diào)研材料，作為參謀助手的作用十分有限。

3.工作責(zé)任大、影響面廣。高校院系辦公室工作性質(zhì)和地位特殊，工作頭緒繁多、任務(wù)重，即使是小事處理不當(dāng)、把握不好也會變成大事，甚至?xí)绊懙綑C關(guān)其他各部門的正常運轉(zhuǎn)，有損領(lǐng)導(dǎo)的威信和單位的形象[3]。

綜合上述因素來看，辦公室管理科學(xué)化、規(guī)范化和精細化是高校院系辦公室長久深入發(fā)展的必由之路?？梢怨?jié)約行政成本支出，提高高校整體的工作效率和管理水平。

二、高校院系辦公室行政精細化管理的方法

1.明確崗位職責(zé)

由于辦公室工作性質(zhì)和地位的特殊性，其辦公室管理工作應(yīng)當(dāng)最具備時效性和針對性[4]。但是長期以來辦公室隨機的工作崗位設(shè)置導(dǎo)致其職責(zé)設(shè)置出現(xiàn)重疊或空缺的現(xiàn)象，通俗來講，一方面一些辦公室事務(wù)可能會出現(xiàn)兩個以上的工作崗位同時處理同一件事情，造成人力成本支出不必要的浪費。另一方面，一職多崗的情況下，還會出現(xiàn)一些辦公室事務(wù)銜接上的縫隙，一旦事務(wù)出現(xiàn)差錯或失誤造成負面影響，難以追究到具體某個人的責(zé)任，在一定程度上會影響辦公室人員工作的積極性，使之缺乏主動性，大大降低了辦公室管理工作的效率，拖慢了原本可以順利完成的工作進度。除了日常事務(wù)的意外重疊或空缺外，辦公室管理崗位的職能分工不清也會帶來不良影響[5]。綜合上述多方面因素，高校院系辦公室在設(shè)置崗位職責(zé)時，應(yīng)當(dāng)結(jié)合橫向和縱向上的需求，充分考慮到其他多方面因素的影響，根據(jù)不同工作崗位上的工作性質(zhì)和需要，明確制定詳細的崗位職責(zé)，同時指定辦公室專人負責(zé)為領(lǐng)導(dǎo)提供工作服務(wù)。通過明確詳細的崗位職責(zé)的設(shè)置，提高辦公室工作的時效性和針對性，提高辦公室管理水平和處理工作事務(wù)的效率，使辦公室工作實現(xiàn)由雜亂無章到有條不紊、由繁瑣復(fù)雜到簡單清晰的轉(zhuǎn)變。

2.人員各盡其職

若要使高校院系辦公室工作人員各盡其職，首先應(yīng)該提高他們的自身素質(zhì)，不斷強化每位工作人員的精細化 意識[6]。

實現(xiàn)高校院系辦公室工作人員辦公室管理精細化的前提是每個工作人員都具備良好的心態(tài)、認真的工作態(tài)度、足夠的知識儲備以及專業(yè)的辦公室技能。從根本上講，辦公室管理工作的精細化就是把辦公室每個工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能充分實踐到日常工作中。因此，實現(xiàn)高校院系辦公室管理工作的精細化，首先應(yīng)不斷提高在職工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，同時在此基礎(chǔ)上引進一批具備高職業(yè)素養(yǎng)和高專業(yè)技能的專業(yè)化人才。同時還要注重內(nèi)部細節(jié)的管理，可以對每個月的工作任務(wù)進行量化，將工作任務(wù)精細化分解，使辦公室管理工作中的每個環(huán)節(jié)和步驟都與相應(yīng)負責(zé)的工作人員一一對應(yīng)。通過這種專業(yè)化人才的培養(yǎng)、引進和內(nèi)部細節(jié)的管理實現(xiàn)真正意義上的辦公室管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和精細化。

3.為學(xué)校的中心工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

培養(yǎng)人才是高等學(xué)校的中心工作。高校院系辦公室人員應(yīng)該成為學(xué)校工作的熱心人，學(xué)校中心要學(xué)會培養(yǎng)優(yōu)秀人才，只有這樣，學(xué)校才能真正的發(fā)展成為人才學(xué)校。高校院系辦公室人員在教學(xué)、科研、學(xué)生工作、后勤服務(wù)等這些看似簡單的工作中，實現(xiàn)了為學(xué)校中心工作服務(wù)的指導(dǎo)思想。要經(jīng)常走到教師、學(xué)生、后勤工人中，傾聽他們的心聲，去了解他們的困難，幫助他們解決難題，將廣大師生和工人們的心聲整理反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，再由學(xué)校進行處理解決。辦公室人員在為師生、員工服務(wù)的同時，也在他們和校領(lǐng)導(dǎo)之間起到了橋梁紐帶作用，為他們提高了很大的方便，為學(xué)校中心工作起到了保駕護航的作用。辦公室人員應(yīng)在原有的工作上進行創(chuàng)新，要精心設(shè)計和組織體現(xiàn)高校院系特色、喜聞樂見的活動載體，吸引更多的員工參與，在參與過程中去學(xué)習(xí)更多的、新穎的知識，更多的去感染、教育，去調(diào)動職工們的積極性，挖掘他們創(chuàng)新的潛能，不斷豐富思想政治工作的內(nèi)涵。

4.完善高校的規(guī)章制度

正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，在實現(xiàn)高校院系辦公室管理精細化的過程中必須要制定和完善高校的規(guī)章制度。一個高校的規(guī)章制度不僅體現(xiàn)著該公司的經(jīng)營準(zhǔn)則還體現(xiàn)著其內(nèi)部的管理制度建設(shè)，因此，健全和完善高校的規(guī)章制度勢在必行。高校院系應(yīng)當(dāng)在做到辦公室管理精細化之前，對管理制度和標(biāo)準(zhǔn)進行細化精準(zhǔn)的處理，改變之前辦公室管理模糊和雷同化的局面，制定出具體流程和環(huán)節(jié)的管理制度，并明確出每一個具體的流程和環(huán)節(jié)的責(zé)任，責(zé)任到人，最終形成一套完善、科學(xué)合理的內(nèi)部規(guī)章制度，并以其為辦公室管理工作中的重要依據(jù)。

每一位工作人員都能在日常的工作中時刻遵循規(guī)章制度，依照單位的具體目標(biāo)和計劃進行統(tǒng)一規(guī)范的行動和工作。在高校形成內(nèi)部統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，能夠使辦公室管理對各個管理要點全面覆蓋，一改前期模糊的管理現(xiàn)象，形成權(quán)責(zé)明確的辦公室管理新局面。便于高校管理者分析辦公室管理中出現(xiàn)的問題，并在短時間內(nèi)找到問題的源頭，提高辦公室管理的時效性，有利于高校更好地實現(xiàn)自身的戰(zhàn)略目標(biāo)。

三、結(jié)語

近年來，隨著高校改革實施的深化，辦公室在高校管理運營中的作用也日益凸顯，辦公室肩負的協(xié)調(diào)各部門工作以及管理組織職能在高校發(fā)展的新時期起著重要的樞紐作用。基于辦公室的獨特地位和其重要性，在高校深化改革的大背景下，形成了辦公室管理精細化這一概念，使辦公室管理精細化在各個高校院系得到廣泛的普及和推廣。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，高校院系遇到了前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，在此背景下，高校若要搶占先機，必須最大限度發(fā)揮自己的優(yōu)勢，首先應(yīng)該從辦公室管理上做出革新，辦公室在高校院系辦公室管理中的職能和地位至關(guān)重要，辦公室管理精細化是高校院系管理發(fā)展的必然趨勢，只有實現(xiàn)辦公室管理的精細化，才有可能從根本上提高辦公室管理效率，降低辦公室管理成本支出，達到更好的辦公室管理成效。

但目前高校院系辦公室管理中存在辦公室管理人員思想觀念落后、人員職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能不高，導(dǎo)致辦公室管理效率得不到有效提高等問題。辦公室管理工作人員及行政組管理織道德失范，行政觀念落后，辦公室管理職能配置不科學(xué)，辦公室管理人員競爭和激勵機制發(fā)生扭曲，辦公室管理運行機制不暢。而出現(xiàn)這些問題的根本原因是辦公室管理相關(guān)的規(guī)章制度不完善。

要做到高校院系辦公室管理精細化應(yīng)該制定科學(xué)合理的辦公室管理崗位設(shè)置，明確細化崗位辦公室管理人員的職責(zé)和權(quán)力，通過明確詳細的崗位職責(zé)的設(shè)置，提高辦公室工作的時效性和針對性，提高高校院系辦公室管理水平和處理工作事務(wù)的效率，使辦公室工作實現(xiàn)由雜亂無章到有條不紊、由繁瑣復(fù)雜到簡單清晰的轉(zhuǎn)變。從培養(yǎng)和引進兩方面提高辦公室管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，提高高校院系辦公室管理人員整體素質(zhì)，增強每一位辦公室工作人員的精細化意識，通過增強每位辦公室工作人員的精細化意識，可以更好地創(chuàng)新和發(fā)展辦公室管理工作，實現(xiàn)辦公室管理工作的精細化、規(guī)范化、科學(xué)化和創(chuàng)新性。使每一個高校院系辦公室管理人員都能各盡其職，完善高校院系辦公室管理相關(guān)的規(guī)章制度，健全監(jiān)督機制，有效地提高高校院系辦公室管理效率，使高校院系辦公室管理做到科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和精細化。