淺析水利工程聲像檔案管理工作

李肖男 常文娟 陳偉民

(山東省調(diào)水工程運(yùn)行維護(hù)中心東營分中心，山東 廣饒 257300)

水利工程聲像檔案是指在水利工程建設(shè)前期、實施過程及竣工驗收等各建設(shè)階段中形成的，以照片、磁帶、光盤等不同形式為載體，以聲像為主要內(nèi)容并輔以文字說明的具有保存價值的歷史記錄[1]。同傳統(tǒng)檔案相比，聲像檔案具有超強(qiáng)的時空感、形象直觀的紀(jì)實效果以及體積小、信息量大、便于攜傳、容易復(fù)制[2]、方便使用、受眾面廣等優(yōu)點，以及即時性、動態(tài)性、不可重復(fù)性等特點。然而，當(dāng)前水利工程聲像檔案管理工作卻嚴(yán)重滯后于水利工程檔案管理工作的整體水平，作為工程檔案信息化建設(shè)的重要一環(huán)，加強(qiáng)新形勢下水利工程聲像檔案收集、整理工作至關(guān)重要。

1 存在的問題

1.1 聲像檔案缺失

工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故，必須有完整的聲像材料歸檔[3]。當(dāng)前，聲像檔案的缺失現(xiàn)象依舊存在，主要表現(xiàn)為以下兩種形式：一種是沒有聲像檔案，近年來隨著檔案管理工作的逐步加強(qiáng)此類情況已較為少見，大部分水利工程或多或少都有聲像資料，但有些趕工期的應(yīng)急工程，仍會缺少聲像資料。另一種是聲像檔案“管理性缺失”，此類現(xiàn)象在當(dāng)前水利工程檔案管理工作中較為常見，如有些工程盡管在建設(shè)中拍攝了聲像資料，但散落于個人或不同部門，隨著工程建設(shè)人員的流動、部門的調(diào)整，聲像檔案無法及時有效歸檔。按規(guī)定歸檔的聲像材料必須是原版原件、底片正片相符，而有的現(xiàn)場人員卻只移交了照片，底片流失，底片與照片內(nèi)容不符的情況也時有發(fā)生。此外，聲像檔案的安全性也令人擔(dān)憂，有的影像資料未使用檔案級光盤進(jìn)行存儲，影響了保管期限；有的聲像檔案未及時備份，隨著計算機(jī)、存儲設(shè)備等的損壞、丟失而遺失；有的為方便編輯未使用不可擦除型光盤，使其內(nèi)容真實性存疑。

1.2 聲像檔案收集混亂

聲像檔案收集工作雜亂無章，檔案資料要么不全、要么“過全”。當(dāng)前，聲像檔案收集工作多側(cè)重于工程竣工后拍攝，而忽略了開工前的原貌拍攝、輕視了施工過程中的跟蹤拍攝，使得某些關(guān)鍵部位和重要環(huán)節(jié)的影像缺失，從而降低了聲像檔案的完整性，無法全面反映工程建設(shè)情況[4]。此外，聲像檔案的拍攝缺乏針對性，照片、錄像過多過雜，沒有代表性，聲像內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性和有機(jī)聯(lián)系，無法客觀全面地反映工程建設(shè)的全過程，給后期的篩選、剪輯增加了工作量。

1.3 聲像檔案質(zhì)量較差

歸檔的聲像資料必須圖像清晰[5]、聲音清楚，畫面完整、端正，能夠系統(tǒng)、客觀地反映主題內(nèi)容。然而，在現(xiàn)實工作中聲像檔案的質(zhì)量很多情況下仍舊達(dá)不到要求。一方面，缺少專業(yè)拍攝設(shè)備或設(shè)備過于陳舊，使拍攝的照片、錄像畫面清晰度太差；甚至有的參建單位為節(jié)省成本及便利，在工程中全程用手機(jī)拍攝，導(dǎo)致拍攝效果不佳。另一方面，拍攝人員不夠?qū)I(yè)、技術(shù)不高，拍攝位置與拍攝時間選取不到位，拍攝的內(nèi)容雖然基本齊全，但拍攝不夠深入細(xì)致。此外，有的現(xiàn)場拍攝人員工作態(tài)度不端正，拍攝前懈于調(diào)試設(shè)備，容易造成照片重影、畫面晃動等問題。這些問題都大大降低了聲像檔案的信息承載量與可用性，制約了其紀(jì)實效果的發(fā)揮。

1.4 聲像檔案整理不規(guī)范

一是聲像資料缺少必要的文字說明，時間、地點、內(nèi)容、人物、背景、攝影者等信息標(biāo)注不全甚至張冠李戴，在長周期工程中，若不及時標(biāo)注，極易遺忘、混淆其中的人物名稱及當(dāng)時所在單位與職務(wù)信息；二是聲像資料編輯不合理，在收集過程中為便于區(qū)分與篩選而進(jìn)行初期處理時直接在底片、原件上進(jìn)行水印標(biāo)注，破壞了其原始信息的完整性與真實性；三是后期技術(shù)處理中粗暴的剪輯手段也常使被拍攝主體出現(xiàn)失真變形，原真性受損；四是聲像檔案系統(tǒng)性不強(qiáng)，分類組卷混亂、主次不明，聲像內(nèi)容缺乏與其他載體檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，如照片互見號編寫混亂，有的甚至整冊照片采用了一個互見號，大大降低了照片的價值發(fā)揮。

2 原因分析

2.1 “檔案意識”不夠強(qiáng)

“重建設(shè)輕檔案”的思想由來已久，工程檔案管理對單位發(fā)展的推動效益不如工程建設(shè)顯著，單位多將其作為輔助性工作來對待。檔案管理人員的“聲像檔案意識”還比較低，聲像檔案工作起步較晚，很多檔案工作人員對聲像檔案概念模糊、標(biāo)準(zhǔn)不明、方法滯后，聲像檔案工作處于被動狀態(tài)[6]。加之聲像檔案要求較高、成本較大、在工程檔案中占比卻較小，“重紙質(zhì)輕聲像”的錯誤觀念隨之而生，聲像檔案管理工作和管理人員在單位也自然被邊緣化。

2.2 硬件建設(shè)難以保障，設(shè)備使用管理混亂

由于聲像檔案不能創(chuàng)造直接的效益，且投入較大，很多基層水利單位不愿在聲像檔案上投入過多人力、物力，硬件設(shè)備配置不足，設(shè)備使用缺乏制度保障。硬件建設(shè)上，一方面，聲像采集及技術(shù)處理設(shè)備配置不足、更新緩慢，制約了聲像資料的成像質(zhì)量和剪輯效果；另一方面，工程一線缺少移動硬盤等存儲設(shè)備，限制了聲像資料的采集數(shù)量與篩選余地。使用管理上，一方面，未建立相關(guān)設(shè)備的更新使用、維修養(yǎng)護(hù)制度，出入庫程序不完善，很多設(shè)備或封存于倉庫、或散落于個人之手、或因缺乏維護(hù)而損壞，無法有效使用；另一方面，未進(jìn)行相關(guān)使用規(guī)則與技術(shù)培訓(xùn)，設(shè)備無人會用時只能束之高閣。這些制度、程序上的建設(shè)不足都大大降低了設(shè)備使用率。

2.3 部門協(xié)調(diào)性差

當(dāng)前，水利工程建設(shè)中聲像檔案管理缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，責(zé)任分工不明確、人員配置不到位、檔案管理體系單一，更缺乏既懂工程又懂檔案的復(fù)合型人才和聲像編輯處理的專業(yè)人才[7]。與此同時，檔案管理人員與現(xiàn)場技術(shù)人員之間缺乏有效的工作互動和專業(yè)互補(bǔ)。而各參建單位聲像檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一，水平參差不齊，特別是在跨流域大型水利工程中，參建單位眾多、所涉專業(yè)領(lǐng)域及建設(shè)內(nèi)容不盡相同，無論是標(biāo)準(zhǔn)的制定還是執(zhí)行上都很難做到完全統(tǒng)一[8]。

2.4 管理模式落后

“補(bǔ)檔案”的錯誤觀念由來已久，聲像檔案管理還更多地停留在事后驗收把關(guān)上，聲像檔案的拍攝、收集、整理缺乏事前計劃，嚴(yán)重滯后于施工現(xiàn)場千變?nèi)f化的建設(shè)進(jìn)度，而聲像檔案的即時性和不可逆性更是徹底斷絕了后期“補(bǔ)檔案”的可能。聲像檔案的拍攝多由現(xiàn)場技術(shù)人員完成，而現(xiàn)場技術(shù)人員對檔案知識和聲像檔案歸檔要求模糊，又缺乏相應(yīng)的拍攝技術(shù)，導(dǎo)致了聲像檔案的拍攝質(zhì)量較低。同時，施工現(xiàn)場未明確拍攝分工，拍攝者多為臨時兼職協(xié)助，隨機(jī)性大，加之現(xiàn)場人員流動性強(qiáng)，給聲像檔案的收集工作帶來了很大困難。檔案管理人員缺乏必要的工程知識和建設(shè)經(jīng)驗，脫離施工一線，在后期編輯整理時對聲像檔案內(nèi)容與工程實際的信息對應(yīng)掌握不足。

3 對策與建議

3.1 提高檔案意識，增加硬件投入

基層水利單位要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，將“檔案管理”同 “工程建設(shè)”放在同等位置、將“聲像檔案”同 “紙質(zhì)檔案”放在同等位置，正確樹立“檔案意識”和職業(yè)意識。特別是單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)正確認(rèn)識聲像檔案管理工作的性質(zhì)和意義，加強(qiáng)對聲像檔案管理工作的支持度和領(lǐng)導(dǎo)力。加大資金投入，支持檔案室建設(shè)，配備移動硬盤、消磁柜等存儲設(shè)備，對照相機(jī)、攝影機(jī)等拍攝設(shè)備進(jìn)行必要的升級換代，筑牢聲像檔案管理的硬件基礎(chǔ)，營造良好的外部環(huán)境，從而充分調(diào)動從業(yè)人員的工作積極性和主動性。

3.2 完善工作制度，改進(jìn)工作方法

聲像檔案的拍攝、收集、整理、保存與利用是一個不可分割的連續(xù)過程，應(yīng)宏觀看待各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)閉環(huán)管理(見圖1)，徹底改變“補(bǔ)檔案”的錯誤觀念和事后驗收把關(guān)的工作方式。第一，做到事前計劃，在工程立項之初就制定工作計劃和聲像檔案管理辦法，明確收集范圍、技術(shù)要求、歸檔時限、移交程序等[9]。第二，做好過程控制，工程檢查時將工程檔案列入重要內(nèi)容同時進(jìn)行檢查，并形成備忘記錄，銷號處理。第三，建立動態(tài)協(xié)調(diào)機(jī)制，通過建立通信錄和微信工作群，加強(qiáng)各參建單位間聯(lián)系交流，及時解決新問題新困難。第四，同步跟蹤，檔案管理人員應(yīng)多深入工地一線，掌握工程進(jìn)展和建設(shè)信息，督促指導(dǎo)跟蹤拍攝，及時收集，確保聲像資料定期歸檔。第五，驗收把關(guān)，各類歸檔資料應(yīng)由所涉及的各個部門的經(jīng)辦人及負(fù)責(zé)人就歸檔內(nèi)容進(jìn)行全面審核，提出意見并簽字，方可辦理移交手續(xù)。第六，開發(fā)利用，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為工程建設(shè)服務(wù)。

圖1 聲像檔案管理工作模式

3.3 強(qiáng)化監(jiān)督檢查，加強(qiáng)過程管理

把聲像檔案管理納入工程的合同管理，在簽署每一份合同時，均明確提出聲像檔案管理的有關(guān)內(nèi)容與要求，從源頭上保證聲像檔案的管理。把檔案管理納入工程計量管理，把能否提供符合歸檔要求的、與工程進(jìn)度相對應(yīng)的檔案資料作為工程計量支付(撥款及結(jié)算)的條件之一[10]。同時，通過設(shè)計交底會議及歷次的工程大檢查等途徑進(jìn)一步具體落實檔案管理辦法，掌握聲像檔案工作的主動權(quán)。

3.4 明確責(zé)任分工，建設(shè)專業(yè)隊伍

明確各參建單位、參建人員責(zé)任分工與職責(zé)劃分，并簽訂責(zé)任書。構(gòu)建“專職檔案員、工地兼職檔案員、現(xiàn)場技術(shù)人員”三級管理體系(見圖2)，并根據(jù)職能劃分強(qiáng)化專業(yè)技能，培養(yǎng)專業(yè)隊伍。專職檔案員負(fù)責(zé)聲像檔案的編輯、整理與驗收把關(guān)工作，重點加強(qiáng)檔案專業(yè)知識與聲像編輯能力；工地兼職檔案員在現(xiàn)場管理人員中指定，負(fù)責(zé)聲像資料的收集匯總與優(yōu)選、重點部位與關(guān)鍵工序的聲像拍攝及對現(xiàn)場人員日常拍攝的指導(dǎo)工作，重點加強(qiáng)工程管理知識與聲像拍攝技能提升；現(xiàn)場技術(shù)人員流動性、隨機(jī)性大，指定專人負(fù)責(zé)拍攝并不現(xiàn)實，因此，現(xiàn)場技術(shù)人員負(fù)責(zé)根據(jù)工程進(jìn)展情況及時聯(lián)系工地兼職檔案員跟拍，避免因搶工、趕工等出現(xiàn)忘拍、漏拍情況。

圖2 聲像檔案管理體系

3.5 開發(fā)利用與創(chuàng)新，實現(xiàn)良性循環(huán)

以“圍繞工程建設(shè)，服務(wù)參建人員”為出發(fā)點，以“管用結(jié)合”為目標(biāo)，以信息化為抓手，努力提高聲像檔案資料的利用效率。編制照片、錄像等專題檔案檢索工具，開展多種形式的檔案咨詢服務(wù)，以管理平臺、借閱檔案等形式為利用者查閱、復(fù)制檔案資料提供便捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。圍繞水利工程的重點、熱點問題，充分結(jié)合聲像檔案超強(qiáng)時空感、形象直觀紀(jì)實效果和受眾面廣等優(yōu)勢做好水利工程在文明工地創(chuàng)建、宣傳教育、項目質(zhì)量評價、事故處置、難題攻堅、后期運(yùn)行管理和科學(xué)研究等方面的資源開發(fā)。充分挖掘聲像檔案潛在價值，盤活檔案資產(chǎn)，改變傳統(tǒng)檔案“重藏輕用”的局面。將聲像工程檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為激勵檔案管理人員的內(nèi)在驅(qū)動力，使聲像檔案工作逐步進(jìn)入良性發(fā)展軌道。

4 結(jié) 語

聲像檔案作為水利工程檔案的重要組成部分，與紙質(zhì)檔案、電子檔案相互聯(lián)系、互為補(bǔ)充，從不同形式、多種角度共同反映和印證著水利工程的建設(shè)情況。水利工程聲像檔案收集是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確，整理是否規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，將對工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)起著重要的憑證和依據(jù)作用，對其他相關(guān)工程也有著重要的借鑒與參考價值。因此，要正確認(rèn)識當(dāng)前水利工程聲像檔案管理工作中存在的問題與不足，以問題為導(dǎo)向，通過思想提升、方法轉(zhuǎn)變、強(qiáng)化監(jiān)督、體系完善和資源開發(fā)等方式，全力破解聲像檔案管理難題，推動水利工程聲像檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。