高校維修改造項(xiàng)目工程檔案管理存在的問(wèn)題及優(yōu)化措施

徐超

摘要：高校在發(fā)展的過(guò)程中，校園設(shè)施的維修改造必不可少，其中在維修改造項(xiàng)目的管理過(guò)程中，檔案管理又是關(guān)鍵組成部分。完整的檔案可以清晰準(zhǔn)確地記錄項(xiàng)目的進(jìn)程，可以為后續(xù)的改擴(kuò)建工作提供重要的依據(jù)。在此背景下，本文對(duì)先進(jìn)維修改造項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行剖析并提出相應(yīng)的對(duì)策，旨在促進(jìn)高校檔案管理工作的科學(xué)性。

關(guān)鍵詞：維修改造;檔案;信息化;制度

高校維修改造項(xiàng)目工程檔案的整理范圍從工程前期規(guī)劃立項(xiàng)到完成竣工驗(yàn)收、交付使用整個(gè)過(guò)程的多種原始資料記錄、文件，具體包括項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)及批復(fù)文件、設(shè)計(jì)方案及設(shè)計(jì)圖、勘察設(shè)計(jì)資料、施工質(zhì)量造價(jià)進(jìn)度資料、竣工資料及招投標(biāo)資料、各類(lèi)合同文件[1]。由于工程檔案涉及的內(nèi)容多、期限長(zhǎng)，這給檔案整理的完善程度帶來(lái)一定的難度與挑戰(zhàn)。利用現(xiàn)代化檔案信息管理手段，對(duì)檔案進(jìn)行高質(zhì)量的歸檔與管理。做到紙質(zhì)與電子相結(jié)合，為后續(xù)項(xiàng)目的檢修、新建及時(shí)提供真實(shí)有效的原始資料，進(jìn)而提升高?；ü芾淼男逝c水平。

一、維修改造項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)

1、復(fù)雜性

高校維修改造項(xiàng)目檔案管理復(fù)雜性主要體現(xiàn)在內(nèi)部與外部?jī)蓚€(gè)方面，其中外部復(fù)雜性體現(xiàn)在改造工程從開(kāi)工到竣工，涉及到校方、設(shè)計(jì)、施工、代建、監(jiān)理、審計(jì)等多方主體，且各個(gè)單位的檔案管理人員素質(zhì)參差不一，給規(guī)范化整理檔案帶來(lái)難度[2]。工程項(xiàng)目通常周期較長(zhǎng)，過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料。內(nèi)部復(fù)雜性體現(xiàn)在高校改造項(xiàng)目校內(nèi)牽涉部門(mén)較多，項(xiàng)目的審批與流轉(zhuǎn)中也會(huì)形成諸多文字資料，也要?dú)w入項(xiàng)目檔案中。

2、專(zhuān)業(yè)性

工程項(xiàng)目的管理需要較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，檔案管理同樣需要具備一定的專(zhuān)業(yè)性。改造工程涉及土建、裝飾、給排水、強(qiáng)電、弱電、暖通等各個(gè)專(zhuān)業(yè)，則檔案也需要分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理。如土建檔案包含地質(zhì)情況、各類(lèi)檢測(cè)報(bào)告、過(guò)程檢查檢驗(yàn)資料及相關(guān)驗(yàn)收材料。項(xiàng)目從開(kāi)始到結(jié)束，涉及到的全過(guò)程資料，這要求檔案管理人員具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)施工過(guò)程較為熟悉，保證檔案不出現(xiàn)混亂。

二、維修改造項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題

1、思想認(rèn)識(shí)不足

工程檔案的管理是工程建設(shè)的重要一部分，是工程完整性的重要體現(xiàn)，也是隱蔽工程是否合格、工程質(zhì)量是否合格、施工實(shí)際情況的重要依據(jù)。但是實(shí)際情況中，工程建設(shè)受到多方主體尤其是業(yè)主單位的重視，卻對(duì)檔案管理忽視，也就造成了主抓施工安全、工期、造價(jià)質(zhì)量幾項(xiàng)目標(biāo)，而輕視過(guò)程資料管理。完全沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，嚴(yán)重影響到工程建設(shè)的完整性，為以后的檔案查閱存在較大的隱患[3]。

2、制度不夠完善

許多高?，F(xiàn)在存在對(duì)維修改造項(xiàng)目重視不夠，存在誤區(qū)。傳統(tǒng)的認(rèn)為維修改造項(xiàng)目技術(shù)難度低、重要程度差，而對(duì)項(xiàng)目的檔案就更為忽視。現(xiàn)在許多高校存在未配備專(zhuān)職基建檔案管理人員狀況，多數(shù)由兼職人員整理，基建項(xiàng)目從前期管理到施工管理到?jīng)Q算資料較為復(fù)雜，這類(lèi)人員往往缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，這就嚴(yán)重影響了檔案整理的質(zhì)量。

3、信息化管理程度弱

工程項(xiàng)目檔案查閱頻率較高，需要面對(duì)各方審計(jì)監(jiān)督、信息核對(duì)等內(nèi)容，查閱范圍也較廣。紙質(zhì)版的材料一般整理后集中分類(lèi)裝訂歸進(jìn)檔案室，由于材料多、年限久遠(yuǎn)，查找起來(lái)耗時(shí)繁瑣，很難及時(shí)查詢(xún)到所需材料[4]。比如，某高校接受紀(jì)委監(jiān)督，針對(duì)某幢樓的建設(shè)情況進(jìn)行了解，牽涉到其中重大變更的決策程序資料，由于大樓建成年份長(zhǎng)，經(jīng)歷人員也變動(dòng)，耗時(shí)很久才找到材料。

三、維修改造項(xiàng)目檔案管理優(yōu)化對(duì)策

1、強(qiáng)化檔案管理重要性意識(shí)

首先，應(yīng)該樹(shù)立起檔案管理重要性的意識(shí)，從頂層開(kāi)始重視，各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理，逐層逐步抓落實(shí)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該轉(zhuǎn)變現(xiàn)有觀(guān)念，加大力度重視檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)的重視可以在一定程度上帶動(dòng)工作人員的工作積極性，進(jìn)而可以為檔案管理工作的效率提高[5]。其次，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳教育，可以聘請(qǐng)校外工程領(lǐng)域檔案管理人員到校進(jìn)行關(guān)于工程檔案相關(guān)問(wèn)題的專(zhuān)題講座，加強(qiáng)工程檔案管理人員的思想重視意識(shí)，形成從上到下都重視檔案管理工作。

2、完善科學(xué)的檔案管理制度

現(xiàn)在每年高校用于維修改造的項(xiàng)目投資數(shù)額較多，且隨著校區(qū)使用年限增長(zhǎng)，帶來(lái)的問(wèn)題越來(lái)越多。第一，維修改造項(xiàng)目不同于新建項(xiàng)目，因此各個(gè)高校要根據(jù)本校的實(shí)際情況來(lái)建立相應(yīng)的工程檔案管理辦法。在制定相關(guān)制度的時(shí)候，要嚴(yán)格結(jié)合現(xiàn)今國(guó)家對(duì)于工程檔案規(guī)范化管理的相關(guān)要求，以做到與標(biāo)準(zhǔn)相統(tǒng)一[6]。第二，嚴(yán)格要求維修改造項(xiàng)目進(jìn)度與檔案的整理工作同步。在實(shí)施過(guò)程中要及時(shí)要求各參建相關(guān)單位整理上交所需材料，避免時(shí)間久遠(yuǎn)，資料難以搜集影響工程檔案的完整性。第三，明確相關(guān)責(zé)任人，針對(duì)維修改造項(xiàng)目所涉及的單位，要求其指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案整理工作。

3、建立信息化檔案管理模式

現(xiàn)在隨著信息化時(shí)代的不斷進(jìn)步，信息化所帶來(lái)的便利性?xún)?yōu)勢(shì)充分體現(xiàn)。維修改造項(xiàng)目檔案管理如果實(shí)現(xiàn)信息化的管理，那么檢索使用的效率將會(huì)大大提高。高?？蓸?gòu)建本校的檔案管理信息化平臺(tái)，其中針對(duì)維修改造項(xiàng)目的特點(diǎn)，建立統(tǒng)一的平臺(tái)，校方作為管理方，改造項(xiàng)目管理的幾方單位可通過(guò)專(zhuān)用賬號(hào)登錄平臺(tái)進(jìn)行電子資料的上傳，最終形成完整的電子版檔案。這樣不僅可以提高了檔案的保存年限，還給使用帶來(lái)極大的便利性，也保證了檔案的真實(shí)性和完整性。

綜上所述，通過(guò)分析高校維修改造項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)，剖析現(xiàn)階段針對(duì)檔案管理存在的思想認(rèn)識(shí)不足，制度不夠完善，信息化落后等問(wèn)題，提出具體解決的措施。以此為起點(diǎn)，在學(xué)校的各方努力下，不斷提高維修項(xiàng)目檔案管理的水平，進(jìn)而為學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施發(fā)展作有力支撐。

參考文獻(xiàn)：

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