基于新時期退休人員檔案管理問題探究

趙曦

摘 要：退休人員這一群體具有一定的特殊性，他們在工作期間多為企業(yè)與國家的發(fā)展做出了重要貢獻，其較強的工作能力，深厚的知識底蘊以及豐富的工作經驗，均是一筆寶貴的財富。不斷深化的社會主義市場經濟改革，日益增多的退休人員數量，讓我國社會工作開始更多地注重退休人員的檔案管理。目前，我國退休人員的檔案管理中還有諸多問題存在，包括檔案管理缺乏良好的設備設施，檔案管理人員不熟悉業(yè)務等，這些均對退休人員的檔案管理工作效率造成了嚴重影響。對此，本文簡要介紹了強化退休人員檔案管理工作的實際意義，并對其存在的問題展開了論述，提出了具體的解決措施，以供參考。

關鍵詞：退休人員;檔案管理;制度;設施

退休人員檔案主要是指各企業(yè)、單位、組織以及人事等部門在一系列工作（招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等）中所形成的諸多文件材料，其包括退休人員的個人經歷、政治思想、工作表現和工作變動等，能夠將退休人員情況全面真實地反映出來。例如，人事檔案、業(yè)務檔案和健康檔案等均屬于退休人員檔案的范疇。面對不斷增加的退休人員數量，全面推進老齡工作，愈加突顯出退休人員檔案管理工作的重要性與緊迫性，要求我們通過各種措施以有效應對出現的各種問題，從而與退休人員管理工作的各項需要相適應。

一、強化退休人員檔案管理工作的實際意義

1.有利于落實退休人員社會福利保障

隨著《關于積極推進企業(yè)退休人員社會化管理服務工作意見》的出臺，明確了廣大檔案管理工作人員的工作內容，為切實做好退休人員的檔案管理工作打下了良好基礎?！兑庖姟分星宄榻B了退休人員的養(yǎng)老保險，規(guī)定了相關福利待遇執(zhí)行的實際工作內容，并明確要求企業(yè)和社會團體建立的勞動合同關系，一定要參與社會養(yǎng)老保險和醫(yī)療保險，且社會養(yǎng)老保險的實際福利待遇直接掛鉤工作年限，這些方面為機關事業(yè)單位退休人員管理也提供了有效參考。在傳統(tǒng)粗放型管理轉化為集約型管理的過程中，檔案管理工作直接影響著退休人員的社會福利。針對退休人員檔案施以高效管理，可準確采集、歸納他們的實際信息，進而及時準確地開展社會福利機制。

2.有利于促進企業(yè)和單位標準化管理

檔案是計發(fā)社會保險的一項重要依據。如果不能第一時間統(tǒng)計退休人員的檔案，會對養(yǎng)老保障發(fā)放的數量與質量造成影響。檔案管理還可詳細記載退休人員的各項信息，包括年齡、姓名、工作時間、學歷情況、工齡、家庭情況等，一旦其發(fā)生問題能夠根據檔案內容將實際情況真實反映出來。從某種程度上來說，標準化的開展退休人員檔案管理工作，既可對檔案管理工作的標準化開展起到積極促進作用，也能夠讓在職人員的工作積極性進一步增強，將檔案管理的價值充分體現出來。

3.有利于服務退休人員晚年生活

退休人員是嚴格根據我國規(guī)定的退休年齡，按照國家法律、相關退休政策規(guī)定離開工作崗位、享受養(yǎng)老保險待遇的人員。檔案中詳細記錄了退休人員在工作期間的升職、獎勵情況以及單位調動情況等。在退休時，利用退休人員的檔案就可以將其工作檔案轉變?yōu)樯鐣罘展芾頇n案，可對其生活水平和享受社會服務的水平產生直接影響。單位應同時承擔起廣大職工的工作發(fā)展職能與退休人員的生活服務職能，真正讓退休人員的老年生活得到保障。

二、我國退休人員檔案管理存在的問題

進入21世紀后，我國的社會主義現代化建設發(fā)展迅猛，隨著人們生活質量的不斷提高，越來越注重人身權益和社會的保障。但就現階段的退休人員檔案管理工作來說還有諸多問題存在，亟待解決。

1.管理制度有待完善

雖然社會保障檔案工作正在全國各地如火如荼地開展，但還是有一些退休人員人事檔案管理制度不夠完善，存在一些弊端，部分問題有待處理，具體表現在：缺乏統(tǒng)一的檔案標準、檔案管理發(fā)展失衡、未明確規(guī)定細節(jié)事項等，且不發(fā)達地區(qū)和大城市、發(fā)達地區(qū)的狀況形成了鮮明對比。在建設管理社保機構方面，部分小縣城以及農村、落后地區(qū)基本上是毫無作為，未將相應的檔案管理制度建立起來。這種情況對我國檔案管理與社保工作的整體發(fā)展造成了嚴重影響。

2.基礎設施薄弱

調查顯示，有些單位在退休人員檔案管理工作中缺乏較好的基礎設施，不能良好接軌現代化檔案管理模式。首先，工作環(huán)境較差。一些地區(qū)甚至連單獨存放資料的庫房都沒有，辦公室成了放置資料的地方，或是將其隨意堆放在臨時租借之地，而這些地方往往缺乏完善的防火、防潮、防蟲措施，檔案損失概率較高。在沒有檔案庫房的情況下，檔案資料被存儲于箱子中，查詢、檢索不便，再加上管理人員意識松懈，更增加了檔案資料遺失損壞的風險。這些問題的出現根本上是因為沒有經費的保障，須知充足的資金投入是保障人員建設、部門基礎設施建設以及庫房建設順利開展的一項重要條件。

3.退休人員人事檔案的移交接收管理比較混亂

諸多企業(yè)單位的人事檔案管理人員的專業(yè)性不強，甚至一些負責檔案管理的職員還是隨便錄用的社會人員，他們根本不了解國家的相關法律規(guī)定，也不知道退休人員的人事檔案材料及社會保險內容，經常隨意堆放檔案，未對其進行分類整理，檔案缺失、材料不全的情況屢見不鮮。因為退休人員人事檔案在移交接收管理方面缺乏有序性，所以才導致頻頻發(fā)生相關民事訴訟案件。

4.信息化建設滯后

有的單位對退休人員檔案管理缺乏先進的信息化建設，管理人員未形成信息化管理觀念，很多單位的信息資源編研、數字化建設及可視信息管理系統(tǒng)尚在規(guī)劃之中。甚至一些檔案管理部門還在沿用傳統(tǒng)手工檢索方式，嚴重降低了檔案的利用效率。進入信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已與時代的發(fā)展格格不入，讓檔案管理工作的改革和創(chuàng)新無法順利實施。

5.檔案管理人員數量少，專業(yè)技能有待提高

人力資源與社會保障部門承擔著繁重的工作任務，涉及方面較廣，不僅要負責退休人員的檔案管理工作，還有其他很多工作需要其完成。這就導致很少有專門從事退休人員檔案管理的人員，無法讓退休人員檔案管理工作的需要得到滿足。同時，退休人員檔案管理具有很強的專業(yè)性，需要經常學習充電，但就現階段基層檔案管理人員普遍都未有較高的專業(yè)技能，亟待提高。

三、新時期做好退休人員檔案管理工作的具體策略

1.建立健全退休人員檔案管理制度

第一，要想切實做好退休人員的檔案管理工作，先要改變人社部門相關人員的思想意識。很多問題的出現多是因為思想意識所導致，意識是行動的指南，對此有必要讓相關工作人員認識到退休人員檔案管理的重要性，使之知曉退休人員檔案管理工作具有很強的政策性與規(guī)范性。

第二，人社部門應不斷完善退休人員檔案管理，把控制的重點放在主要崗位、薄弱環(huán)節(jié)上，在基層崗位上落實責任，真正把責任落到人頭上，實現以制度管人，同時加強對管理手段、技術以及管理方式的投入。

第三，立足于實際情況，建立完善的退休人員檔案管理制度，重視檔案管理的歸檔整理。嚴格遵循相關材料要求與分類標準，對歸檔內容予以認真審查，就歸檔材料展開準確甄別，把收集、分類、整理、裝訂四個環(huán)節(jié)嚴格落實到退休人員檔案管理過程中，盡可能做到準確分類、整齊裝訂，確保目標清晰，促進退休人員檔案管理內在質量的提高，提供真實準確的資料依據給相關人員利用。除此之外，必須嚴格遵循退休人員檔案管理的規(guī)章制度。根據制度管理檔案材料的收集、歸檔、轉進和轉出，尤其借閱一定要做好記錄，調出由專人負責傳遞，選擇固定時間檢查所管理的退休人員檔案，第一時間解決發(fā)現的問題，防止發(fā)生管理漏洞，促進檔案管理科學化水平的提升，使退休人員檔案的重要作用被更好地發(fā)揮出來。

2.加強基礎設施建設

現階段，社會化管理服務經費是退休人員檔案管理經費的主要來源，但這筆經費投入明顯較少。鑒于此，就要求政府對退休人員檔案管理引起重視，進一步加強公共財政投入，提供充足的資金保障給檔案管理基礎設施建設。在建設基礎設施過程中一定要將防火、防潮、防蟲設施配備齊全，以有效保護檔案資料。同時，為了讓退休人員檔案信息安全得到充分保障，還需加強維護實體檔案，在保障實體檔案真實性、有效性的前提下，針對如何修復破裂、水浸、酸化、霉變、折痕的檔案，制訂出具體方案，從而使檔案資料的完整度得以恢復。

3.要做好退休人員檔案的接收整理工作

若要把退休人員的檔案管理工作做好，需要先將其接收整理工作做好，如此方可獲得齊全完整的檔案資料，確保其質量。應根據退休人員檔案管理工作的相關規(guī)定把檔案接收整理落到實處。在接收檔案時，需嚴格審查每份檔案內容是否齊全，核實目錄記載是否和檔案內容一致、裝訂有無與規(guī)定相符，在確認每份檔案內容與卷數后才能進行移交。同時，還需針對已接收的退休人員檔案進行檔案目錄的編寫，根據順序對檔案資料進行整理、印制頁碼、裝訂成冊、編寫檔案號，進行《退休人員人事檔案花名冊》的填寫等。通常都要存檔退休人員檔案材料的原件，如果需要復印件存檔，需將“與原件內容相符”字樣附在復印件內，并加蓋單位印章。根據相關規(guī)定進行檔案號的編排，一人一號，組成共分為三部分，分別是管理機構名稱的拼音首位、退休人員退休年份、順序號。如果遇到檔案轉移或是被銷毀的情況，則檔案號暫時空缺。退休人員檔案在裝訂成冊后，一定要保證其完整性，才可將歷史面貌真實反映出來，嚴禁隨意增減。

4.加快檔案管理信息化建設

把現代化的信息技術與計算機技術引入到退休人員檔案管理中，加快建設檔案管理信息系統(tǒng)，讓檔案工作從傳統(tǒng)的手工管理轉型為信息化管理，促進檔案管理效率的提升。在信息化管理環(huán)境下，檔案管理人員可以電子文檔取代紙質檔案，并統(tǒng)一管理電子文檔。同時，檔案管理人員可借助信息管理系統(tǒng)將退休人員的檔案形式進一步豐富，在數據庫中存儲文字、影像、音頻等。如果需要調用檔案，只需將關鍵字輸入便可快速調閱，使檢索效率大大提高。除此之外，管理系統(tǒng)還可授權給使用者，使用者可經終端設備在相關網站上登錄，檢索檔案資料，使檔案得到更好的利用。為了讓檔案資源服務能力不斷提高，檔案管理部門可通過引入數據挖掘技術來優(yōu)化庫存檔案結構，并借助云技術促進資源利用率的提高，共享檔案信息資源，提供技術方面的支撐給退休人員檔案服務工作。

5.加強檔案管理人員的激勵和考核

（1）積極爭取各級政府的支持

退休人員檔案管理工作帶有一定的公益性質，各級政府的支持力度在很大程度上決定了其推廣開展力度。所以，各級政府可投入專項資金用以提高檔案管理人員的經濟待遇，可聯(lián)系當地的實際情況，增加部分事業(yè)單位編制，對在平時工作中具有突出表現但卻未有編制的檔案管理人員進行褒獎。立足于現有經費投入，從市、縣（區(qū)）兩級分別增加適當經費來補助基層檔案管理人員，每年結束時開展統(tǒng)一評分，以考核評分結果來決定獎金發(fā)放的多少，以此激勵基層檔案管理人員的工作積極性。

（2）積極提高基層檔案管理人員的個人素質能力

首先，各地人社部門應營造一個尊重基層檔案管理人員的良好氛圍，使優(yōu)秀的基層檔案管理人員能夠脫穎而出，引導其健康成長?，F階段，退休人員檔案管理工作任務較重，迫切需要引進高層次檔案管理人才。各地人社部門一定要將退休人員檔案管理工作特點結合起來對優(yōu)秀人才予以培養(yǎng)，借助一系列激勵優(yōu)惠措施將更多的優(yōu)秀檔案管理人員吸引過來，讓基層檔案管理人員結構性短缺問題得到有效改善。其次，鼓勵基層檔案人員積極參加各種培訓、進修活動，汲取更多知識。其中，針對技術培訓應盡量多參加，如電子文檔、檔案數字化加工培訓等。最后，需對激勵機制予以合理運用，如此可引導基層檔案管理人員根據既定發(fā)展目標開展工作，從而順利完成退休人員的檔案管理。同時，借助激勵機制還可引導基層檔案管理人員樹立正確的三觀，不斷提高其業(yè)務能力、專業(yè)知識與思想素質，認真做好本職工作，工作動力十足。

6.要強化退休人員檔案的安全性與信息資源的開發(fā)利用

開發(fā)利用是退休人員檔案管理工作的最終目的，只有有效的開發(fā)利用，才能更好地服務退休人員，使退休人員檔案應有的價值充分發(fā)揮出來。在確保檔案安全、保障其機密性的基礎上，切實把檔案提供利用工作落到實處。因為工作需要查閱退休人員檔案時，須通過單位介紹信，并在得到退管工作機構負責人批準后，填寫查閱登記表，才可順利查閱。通常退休人員檔案是不允許借出的，如果是特殊情況，則必須得到退管機構負責人的批準，并按照相關登記手續(xù)辦理，且歸還一定要準時。經退管機構負責人批準抄錄、復制、復印的材料在經管理人員的核實后，加蓋“經核實與原件相符”印章及檔案證明專用章，其效力和原檔案相同。嚴格遵守保密制度和有關規(guī)定進行檔案的查閱與外借，檔案材料嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換，當然檔案內容也不得泄露或擅自向外公布，從而使檔案的絕對安全得到保障。

四、總結

總而言之，要想將退休人員的檔案管理工作切實做好，就必須建立相應的管理制度，不斷提高檔案工作人員的管理水平，使退休人員檔案管理工作與時代發(fā)展保持同步，讓退休人員的社會福利得到切實維護，確保其擁有一個幸福的老年生活。

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（作者單位：單縣人力資源和社會保障局）