淺析科技檔案檔號(hào)的編制規(guī)范

文/中國工程物理研究院化工材料研究所 張光全 趙祺

檔案工作是一項(xiàng)重要的社會(huì)事業(yè)，基本點(diǎn)是面向各級(jí)組織和社會(huì)大眾，收集、管理、使用要立足于服務(wù)這個(gè)主體。如何科學(xué)管理海量的檔案數(shù)據(jù)，有效利用這些數(shù)據(jù)資源推動(dòng)社會(huì)發(fā)展、服務(wù)公眾，是需要深入思考又極具現(xiàn)實(shí)意義的問題。隨著計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理在檔案管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)的管理和應(yīng)用帶來了極大的便利。目前，全國各地檔案館都在進(jìn)行檔案信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，若想實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)大范圍共享，突破數(shù)字檔案交換與共享的局域性，其中檔案數(shù)據(jù)的有效管理是關(guān)鍵，促使全國各地?cái)?shù)字檔案組織與設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，避免各地?cái)?shù)字檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式異構(gòu)、數(shù)據(jù)安全保障薄弱等問題，實(shí)現(xiàn)各地檔案數(shù)據(jù)的共享共用。

要想實(shí)現(xiàn)各地?cái)?shù)字檔案組織與設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，首先要做到檔案數(shù)據(jù)的組織和設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，有的同志認(rèn)為最難于實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在于檔案數(shù)據(jù)信息輸入計(jì)算機(jī)前的預(yù)處理工作。為此，我國先后出臺(tái)了《檔案著錄規(guī)則》和《中國檔案機(jī)讀目錄格式》來規(guī)范檔案目錄的標(biāo)準(zhǔn)，其目的就是規(guī)范和統(tǒng)一當(dāng)前檔案著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)格式和交換格式“千差萬別”的狀況。有了檔案著錄數(shù)據(jù)格式和交換格式的統(tǒng)一，但是全國各行各業(yè)的檔案館行業(yè)和業(yè)務(wù)工作采用差異很大的分類法，再加上各地檔案館采用不同公司開發(fā)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，這又出現(xiàn)了另一個(gè)“千差萬別”的問題，要做到全國統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)幾乎不可能。但是，全國各地檔案館使用的管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)都要依據(jù)一個(gè)數(shù)學(xué)模型來管理這些檔案數(shù)據(jù)，我們可以在檔案數(shù)據(jù)管理的數(shù)學(xué)模型上做到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，進(jìn)而統(tǒng)一全國檔案檔號(hào)編制結(jié)構(gòu)，利用規(guī)范的檔案身份標(biāo)識(shí)——檔號(hào)來規(guī)范檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入館藏檔案數(shù)據(jù)庫前的整理工作。本文簡單討論科技檔案檔號(hào)的編制規(guī)范。

一、檔號(hào)結(jié)構(gòu)和數(shù)學(xué)意義上的集合

我們?cè)谡頇n案時(shí)，對(duì)每一份檔案都要編制一個(gè)檔號(hào)，檔號(hào)是一份檔案的唯一身份標(biāo)識(shí)。1994年出臺(tái)的《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13-94）規(guī)定了檔號(hào)的結(jié)構(gòu)、編制原則和方法，該規(guī)則確定的唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則以及基本的編制方法作為檔號(hào)編制的原則被普遍遵循。2015年10月25日，國家檔案局出臺(tái)新修訂的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015），對(duì)歸檔文件的分類方法做了詳盡的說明，一般采用“全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）代碼—件號(hào)”（圖1）和“全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問題）代碼—保管期限—件號(hào)”兩種分類法為基準(zhǔn)確定檔號(hào)結(jié)構(gòu)，后者與前者相比只是最后兩項(xiàng)交換了一下次序，建議使用前者，對(duì)按照機(jī)構(gòu)（問題）分類做了明確說明，機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一，不能同時(shí)采用。

圖1 文檔的檔號(hào)結(jié)構(gòu)

檔案數(shù)據(jù)庫是以檔案的本體管理為基礎(chǔ)，兼顧數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)和應(yīng)用發(fā)展的需要，將包括檔案實(shí)體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進(jìn)行組織的數(shù)據(jù)集合，也就是說，檔案數(shù)據(jù)庫就是檔案數(shù)據(jù)的集合?，F(xiàn)在全國各地檔案館采用檔案管理系統(tǒng)來管理檔案數(shù)據(jù)庫，也可以說是對(duì)檔案數(shù)據(jù)集合的管理，每一份檔案在計(jì)算機(jī)的檔案數(shù)據(jù)庫里都有唯一的身份標(biāo)識(shí)（數(shù)據(jù)庫術(shù)語叫ID），檔號(hào)也是檔案的身份標(biāo)識(shí)，同一份檔案中，二者在檔案管理系統(tǒng)中是相互關(guān)聯(lián)的。

我們?cè)谠O(shè)計(jì)檔號(hào)時(shí)，檔號(hào)結(jié)構(gòu)是有層次的。從數(shù)學(xué)上來說，一個(gè)檔案館的全部檔案數(shù)據(jù)可以看作一個(gè)集合，也就是說頂層是一個(gè)集合，在檔號(hào)的結(jié)構(gòu)中，頂層是全宗，這個(gè)集合對(duì)應(yīng)圖1所示檔號(hào)結(jié)構(gòu)中的“全宗”，圖1中的“門類代碼”可看作“全宗”集合的子集，“年度”則可看作“門類代碼”子集的子集；把“檔案門類代碼·年度”當(dāng)作一個(gè)整體，可以看作“全宗”這個(gè)集合的子集，從數(shù)據(jù)庫管理來說，可以看作“全宗”這個(gè)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)區(qū)塊。依次類推，圖1中的保管期限可以看作前面“檔案門類代碼·年度”子集合的子集，從數(shù)據(jù)庫的管理上來說，則可以看作“檔案門類代碼·年度”數(shù)據(jù)區(qū)塊的子數(shù)據(jù)區(qū)塊，檔號(hào)結(jié)構(gòu)中后面的“機(jī)構(gòu)（問題）代碼”道理一樣，從數(shù)學(xué)上來說，都可看作上一級(jí)子集合的子集，從數(shù)據(jù)庫管理上來說，可看作上一級(jí)數(shù)據(jù)區(qū)塊的子區(qū)塊。

其實(shí)上面的檔號(hào)編制只是適用于按“件”整理方法的文檔，對(duì)于科技檔案，國家標(biāo)準(zhǔn)《科技檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822）提出科技檔案檔號(hào)由全宗號(hào)、分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成。項(xiàng)目代號(hào)，由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或代號(hào)確定。檔號(hào)結(jié)構(gòu)中沒有體現(xiàn)保管期限和年度特征。其中“分類號(hào)”具有多樣化、個(gè)性化、層次多的特點(diǎn)，不像文書檔案檔號(hào)的結(jié)構(gòu)可以整齊劃一。這個(gè)數(shù)學(xué)模型對(duì)于按“件”整理的文檔來說很好理解，但是對(duì)于科技檔案來說，則需要理清“分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）”中的數(shù)學(xué)集合問題。

科技檔案涉及項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)，由于特定科研項(xiàng)目不是每年都有，所以就沒有“年度”這個(gè)特征，所以無法像文檔一樣用“年度”構(gòu)造數(shù)學(xué)意義上“門類代碼”子集合的子集。要構(gòu)造科技檔案數(shù)學(xué)意義上“門類代碼”子集合的子集，我們必須用全國不同業(yè)務(wù)、不同種類科技檔案共有的一個(gè)屬性特征才能做到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。我們知道，全國各地的檔案館要對(duì)科技檔案進(jìn)行分類，盡管“分類號(hào)”具有多樣化、個(gè)性化、層次多的特點(diǎn)，不具整齊劃一的特征，但是每種分類都有一個(gè)頂層分類，我們可以用頂層分類的代碼來構(gòu)建數(shù)學(xué)意義上“門類代碼”子集合的子集，再用項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)構(gòu)建數(shù)學(xué)意義上“門類代碼·頂層分類代碼”子集的下一級(jí)子集或數(shù)據(jù)庫管理上的下一級(jí)子數(shù)據(jù)區(qū)塊，這樣我們就能得到圖2所示科技檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)。

中國工程物理研究院是以發(fā)展國防尖端科學(xué)技術(shù)為主的集理論、實(shí)（試）驗(yàn)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)為一體的綜合性研究院。依據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，中國工程物理研究院的檔案管理也像全國眾多事業(yè)單位一樣，分為文書檔案（WS）、科技檔案（KJ）、財(cái)會(huì)檔案（CK）和人事檔案（RS）四類一級(jí)門類。科技檔案根據(jù)分類法分別用KA、KB、KC、KD、KE、KG（基建）、KH（設(shè)備儀器）、KJ、KK、KL、KM、KN、KP等頂層分類代碼代表頂層分類，頂層分類下面又用1至9的阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行了二級(jí)、三級(jí)、四級(jí)分類。比如化工材料研究所的全宗號(hào)為03，一個(gè)代號(hào)為CKD的基建項(xiàng)目第一卷的第一份文件依據(jù)圖2的檔號(hào)結(jié)構(gòu)可編檔號(hào)為03-KJ·KG-CKD-0001-01。

圖2 科技檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)

二、科技檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)的說明

上面介紹的科技檔案的結(jié)構(gòu)，只是理論上構(gòu)建的一種可行性的數(shù)學(xué)模型，或許有人存在疑惑，實(shí)際工作中這種檔號(hào)結(jié)構(gòu)可能會(huì)遇到一些具體的問題，下面從本人的理解對(duì)一些疑惑和工作中的具體問題做一些說明。

（一）為什么不用分類號(hào)代碼作為“門類代碼”子集的子集。從圖1文檔檔號(hào)的結(jié)構(gòu)，我們不難理解檔號(hào)的結(jié)構(gòu)是有層次的，上層與下層具有包含關(guān)系，如果我們不用頂層分類代碼，采用可含多層次分類代碼作為“門類代碼”子集合的子集，這樣子集劃分過小，形成的包含關(guān)系結(jié)構(gòu)不清晰，容易與后面的項(xiàng)目代號(hào)或目錄代號(hào)形成犬牙交錯(cuò)，層次不清。

（二）檔號(hào)省略第二項(xiàng)時(shí)注意跨類檔案檔號(hào)重復(fù)的問題。在實(shí)際工作中，有些單位檔案部門在編制檔號(hào)時(shí)會(huì)省略某些項(xiàng)。中國工程物理研究院的文檔常會(huì)把門類號(hào)和保密期限都省略，全宗后緊接著年號(hào)和機(jī)構(gòu)（問題）代碼；在科技檔案編制檔號(hào)時(shí)，有時(shí)直接把“門類代碼·頂層分類代碼”給省略了，比如上面提到CKD基建第一卷的第一份文件的檔號(hào)就變成了03-CKD-0001-01；但是CKD基建項(xiàng)目也存在設(shè)備儀器（KH類）的資料，那么該基建項(xiàng)目設(shè)備儀器第一卷的第一份文件就會(huì)從03-KJ·KH-CKD-0001-01省略為03-CKD-0001-01，這樣就出現(xiàn)了重復(fù)檔號(hào)的現(xiàn)象。為了避免跨類代號(hào)出現(xiàn)重復(fù)檔號(hào)的現(xiàn)象，研究院的項(xiàng)目代號(hào)不允許跨類重復(fù)出現(xiàn)，用CKDS代表CKD基建項(xiàng)目設(shè)備儀器的代號(hào)（來源設(shè)備漢語拼音的第一個(gè)字母“S”），這樣上面的檔號(hào)變成了03-CKDS-0001-01，避免檔號(hào)重復(fù)的現(xiàn)象。

（三）子代號(hào)的作用。各地的檔案管理系統(tǒng)其實(shí)就是檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫可以分為不同的數(shù)據(jù)區(qū)塊，不同的數(shù)據(jù)區(qū)塊又可以分為不同的子數(shù)據(jù)區(qū)塊，不同的子數(shù)據(jù)區(qū)塊又可層層下分為更小的子數(shù)據(jù)區(qū)塊，從數(shù)學(xué)上的集合與子集合上去理解，道理也是一樣的。為了使檔號(hào)具有拓展性，我們?cè)跈n號(hào)結(jié)構(gòu)中增設(shè)子代碼，子代碼后還可設(shè)下層子代碼。比如一個(gè)代號(hào)為D88型號(hào)試驗(yàn)進(jìn)行一期試驗(yàn)后又進(jìn)行了二期試驗(yàn)，那么我們可以分別用D88·1和D88·2表示所對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目代號(hào)。我們還可巧用子代號(hào)對(duì)大項(xiàng)目檔號(hào)進(jìn)行分類流水編制。我們知道基建項(xiàng)目的分類比較簡單明確，比如研究院基建項(xiàng)目KG類里分別用了KG1至KG9分別表示項(xiàng)目管理文件、項(xiàng)目準(zhǔn)備文件A、項(xiàng)目準(zhǔn)備文件B、監(jiān)理文件、施工文件、建安設(shè)備、竣工圖、驗(yàn)收文件、聲像文件等9個(gè)次級(jí)分類，當(dāng)基建項(xiàng)目比較大、文件多時(shí)，我們可以用次級(jí)分類的數(shù)字1～9作為子代號(hào)進(jìn)行分類流水編制檔號(hào)。如上面提到的CKD基建的第一份監(jiān)理文件（KG4）的檔號(hào)就編為03-KJ·KG-CKD·4-0001-01，第一份竣工圖（KG7）的檔號(hào)可編為03-KJ·KG-CKD·7-0001-01?；?xiàng)目特別是一些房地產(chǎn)項(xiàng)目，一期建完后還有二期、三期。假如上面提到的CKD項(xiàng)目完成后的兩三年突然決定要進(jìn)行二期科研基建項(xiàng)目的建設(shè)，我們就可以用字母A（也可用數(shù)字1）表示一期、字母B（也可用數(shù)字2）表示二期，這樣二期的第一份監(jiān)理文件（KG4）的檔號(hào)就可編為03-KJ·KG-CKD·B·4-0001-01。對(duì)于一期已經(jīng)完成的檔號(hào)編制我們可以統(tǒng)一替換更改，也可不改。從上面的例子就能看出，在檔號(hào)結(jié)構(gòu)中增設(shè)項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)的子代號(hào)有利于檔號(hào)結(jié)構(gòu)的拓展性。

（四）文件編寫上檔號(hào)后不要改變文件的屬性。檔號(hào)的結(jié)構(gòu)中含有項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)，對(duì)于一些保密單位，有些項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)可能涉密，如果一份公開或內(nèi)部的檔案在上面標(biāo)注檔號(hào)后就改變了檔案的涉密屬性，有些項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)可能還與保管期限相關(guān)聯(lián)，標(biāo)注檔號(hào)后就會(huì)改變檔案的保管期限。因此我們?cè)跇?gòu)設(shè)項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)及其子代號(hào)時(shí)，應(yīng)該避免采用包含可能改變文件屬性的敏感字符或數(shù)字，這樣就可規(guī)避這種問題。

三、結(jié)語

在信息時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容與實(shí)際檔案一樣具有憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，其數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)挖掘以及數(shù)據(jù)融合產(chǎn)生的二次價(jià)值，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)分析和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以直接從檔案數(shù)據(jù)中挖掘出知識(shí)甚至智慧。因此，在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案正經(jīng)歷從分散利用向聯(lián)網(wǎng)共享利用的變革時(shí)代，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的整理工作是保障檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)質(zhì)量的基礎(chǔ)性工作，然而各立檔單位科技檔案檔號(hào)編制凌亂、規(guī)則不統(tǒng)一，為此，有些專家提出各地檔案館應(yīng)該統(tǒng)領(lǐng)實(shí)體檔案門類劃分及其分類方法。從實(shí)際工作來看，全國統(tǒng)領(lǐng)檔案門類劃分很容易做到，統(tǒng)領(lǐng)科技檔案的分類則很難。從科技檔案的分類方法來看，各種分類都有一個(gè)層次，為此，我們利用頂層分類代碼來構(gòu)建科技檔案數(shù)據(jù)集合的子集合，依據(jù)文檔檔號(hào)編制規(guī)則，利用“全宗號(hào)+門類分類代碼·頂層分類代碼”可以規(guī)范全國科技檔案的檔號(hào)編制規(guī)則。如果我們像統(tǒng)一郵政編碼一樣規(guī)范各地檔案館全宗號(hào)的編制規(guī)則，強(qiáng)制規(guī)定的檔號(hào)中的“門類分類代碼·頂層分類代碼”不能省略，能夠做到科技檔案檔號(hào)編制的規(guī)范化。盡管全國各地檔案館分類方法及其分類代碼不同，但是《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）指出，立檔單位應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性，這樣同一全宗就對(duì)應(yīng)一定的分類方法。頂層分類的穩(wěn)定性又高于下級(jí)各層分類的穩(wěn)定性，這更有利于科技檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定和規(guī)范。