利用帆軟報表集成電子合同批上載設計及運用

唐龍 潘楊玲

（上汽通用五菱汽車股份有限公司，廣西柳州 545007）

0.引言

目前，隨著市場變化加劇，采購場景的變化越加繁雜、下沉，市場價格波動大，報價保價周期短，貨期難定。沖突的是，生產(chǎn)現(xiàn)場庫存壓縮、臨時市場變動大，需要盡快盡早簽訂采購合同。上述問題，必須通過數(shù)字化手段鏈接不同的業(yè)務系統(tǒng)減少人工操作，降低數(shù)據(jù)風險，快速批量地產(chǎn)生采購合同。

1.研究背景

采購合同是經(jīng)濟合同的一種，是供需雙方為執(zhí)行供銷任務，明確雙方權利與義務而簽訂的具有法律效力的書面協(xié)議，隨著商品流通的發(fā)展，采購合同正成為維護商品流通秩序和促進商品市場發(fā)展完善的手段[1]。關于采購業(yè)務管理活動，評價采購業(yè)務的績效，其中之一取決于合同數(shù)量、合同累計額、合同下發(fā)及歸檔質量等確保采購目的實現(xiàn)的工作品質。在達成采購目的的過程中，采購金額、訂單數(shù)量、采購員數(shù)量、供應商個數(shù)、采購完成率、錯誤采購次數(shù)、合同處理時間這些活動水準或效率往往作為采購活動效率指標，由這些指標水準的上升或下降，不難了解采購員工作的壓力與能力，對管理者改善組織和人員配比有很大的參考價值。上述背景中，采購合同、采購訂單無論在法律風控、業(yè)務管理、績效評價還是優(yōu)化改進都占據(jù)極其重要的研究比例，因此，如何正確、及時、高效、減少人為操作、有效檢驗及矯正就非常重要。因此，利用采購定點數(shù)據(jù)匹配采購申請單內容定時生成報表，批上載SAP自動批量生成采購合同及采購訂單已成為必須要研究和實施的課題。

2.模塊搭建準備

2.1 術語簡介

菱菱通：上汽通用五菱汽車股份有限公司OA系統(tǒng)，承載采購申請單流程Excel數(shù)據(jù)應用系統(tǒng)：根據(jù)采購個性化需求。在勤哲Excle服務器軟件上設計搭建的采購數(shù)據(jù)應用系統(tǒng)。

系統(tǒng)模塊：采購數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，根據(jù)不同的采購業(yè)務場景和不同的使用功能、工作流審批權限需求而設計搭建的單獨運營子模塊。

帆軟：基于FineReport工具的報表系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括報表設計器、報表服務器、數(shù)據(jù)源模塊和報表模板庫系統(tǒng)[2]；基于SQL Server數(shù)據(jù)庫服務器和FineReport平臺設計一套采購合同批上載報表系統(tǒng)，實現(xiàn)了采購定點數(shù)據(jù)和采購申請單的實時監(jiān)控，未完成采購申請單預警等功能。

PO：采購PO指的是由SAP創(chuàng)建的采購訂單合同即本文論述的采購合同。

2.2 系統(tǒng)信息集成流程

對手工上傳PO進行各業(yè)務場景調研如圖1所示，充分調研后發(fā)現(xiàn)可根據(jù)以下6種情況出具PO：（1）根據(jù)已簽訂的開口合同、PR預算出具PO，按實際發(fā)生扣減預算結算；（2）根據(jù)自行招標的結果比對PR單出具PO；（3）根據(jù)簽訂的年度框架合同、PR單的詳細物料清單出具PO；（4）根據(jù)已簽訂的開口合同、PR單的詳細物料或服務清單出具PO；（5）根據(jù)公開招標結果出具PO；（6）根據(jù)造價審核單出具PO。

圖1 手工流程和集成流程對比

調研后，發(fā)現(xiàn)對一般采購所有場景業(yè)務均可以標準化及結構化后再對制作PO的字段進行定義，開放數(shù)據(jù)接口如圖2所示利用數(shù)據(jù)中臺讀取集成數(shù)據(jù)可以生成報表，在SAP內開發(fā)新事物代碼就可以實現(xiàn)PO批上載的功能。

圖2 帆軟集成數(shù)據(jù)邏輯

2.3 定義數(shù)據(jù)項

PO在SAP-ME21N采購訂單內生成，需要包含的必須字段為供應商、附加數(shù)據(jù)、交付、開票、機構數(shù)據(jù)、表頭文本、表頭注釋、合同附文、費用出處、短文本、訂單數(shù)量、單位、交貨日期、凈價、物料組、工廠、采購申請編號、稅碼、科目分配的條件，根據(jù)數(shù)據(jù)的取數(shù)來源和新開發(fā)ZMMWPCL016-一般采購批量上載的批量上載取數(shù)—顯示—自動輸出數(shù)據(jù)邏輯，定義帆軟集成報表數(shù)據(jù)項顯示如表1所示。

表1 數(shù)據(jù)來源及定義

2.4 數(shù)據(jù)接口集成數(shù)據(jù)形成報表

系統(tǒng)邏輯勘察完畢，各系統(tǒng)取數(shù)和進數(shù)信息定義明確，釋放Excle服務器對應模塊：（1）自行招標對應小額定點；（2）定點決議對應較高等級審批的定點；（3）物料開口對應著實物類可約定數(shù)量引用開口合同而產(chǎn)生的訂單；（4）研發(fā)開口對應著服務類、開發(fā)類可約定人數(shù)或服務頻次引用開口合同而產(chǎn)生的訂單；（5）公開招標/審核單對應著委托代理機構或由內審科出具工程類結案單或合同變更而產(chǎn)生的合同；以上5類模塊的API上架數(shù)字商店，通過數(shù)據(jù)中臺調取菱菱通數(shù)據(jù)、Excle服務器數(shù)據(jù)于每天24:00在帆軟集成報表顯示，以供批上載形成PO使用。

3.批上載數(shù)據(jù)校驗的實現(xiàn)

帆軟為報表系統(tǒng)并不能直接將數(shù)據(jù)傳輸至SAP生成PO，需要人工上傳批報表功能，有人為操作就有可能帶來數(shù)據(jù)隱患，而基于PO作為采購合同的特性功能上，必須要保證合同數(shù)據(jù)的準確、真實和有效。因此，非常有必要做SAP輸出數(shù)據(jù)的準確性校驗合并有效審批。

一數(shù)一源在本文論述中起到了關鍵作用，縱觀本文所有數(shù)據(jù)定義，一個數(shù)據(jù)有且僅有唯一來源，那么只要能有效利用key值將SAP批上載的輸出再錄入Excel服務器，由key值計算系統(tǒng)值反沖抽取數(shù)據(jù)進行驗證能在百分百保證數(shù)據(jù)準確的基礎上消除人工審核的校驗。由此定義利用帆軟報表集成采購合同批上載設計的操作流為：第一步菱菱通采購申請界面維護是否據(jù)實信息；第二步Excel服務器進行采購過程；第三步Excel服務器審批采購決議；第四步帆軟集成批上載報表；第五步采購員手工上傳報表至SAP；第六步SAP生成的批上載PO輸出；第七步錄入Excel服務器校驗，最后校驗成功審核通過。

采購合同包含采購申請要素、標的要素、價格要素、付款條件要素、合作單位要素、財務信息要求、本單位信息要素、合同附文要素、合同附件要素等。因本次轉化是利用已有資源基礎上小成本改造而成，在原SAP中已經(jīng)就其要求部分匹配關系強制要求勾稽校驗，例如，工廠代碼與成本中心、科目代碼與WBS號的關系與機構代碼的交叉檢查；為本次回寫校驗降低了難度，本文論述改造的校驗功能僅需要驗證采購申請與之相匹配的供應商、價格、稅率信息與Excel數(shù)據(jù)應用系統(tǒng)的定點決議是否一致，設定主鍵為唯一的本表單號存儲與表頭注釋即可實現(xiàn)該功能，由此數(shù)據(jù)來源一致，檢驗可信，可以優(yōu)化后端人工審核。

4.結語與展望

采購是內外資源的連接點，是外部資源的整合者，具有高度的戰(zhàn)略價值，但采購員在采購實踐中，一半的時間耽誤在事務性作業(yè)上，比如擬定采購合同、修訂采購合同、審批采購合同。在正常情況下都是現(xiàn)有采購合同，供應商基于合同進行交付，本文基于這種前提對整個流程線上化、數(shù)字化僅用數(shù)據(jù)整合集成的方式做了一些嘗試，但尚未達到采購合同自動生成的程度。從0到1，從1到N易，由N回1難，有朝一日，筆者希望在進行標準化、結構化數(shù)據(jù)后能由RPA機器人在不變更現(xiàn)有業(yè)務模塊和基礎系統(tǒng)的基礎上自動生成PO，有效消除風險隱患。

本文僅論述了利用帆軟報表集成電子合同批上載減輕采購事務性工作的一種方式，采購合同全生命周期內管理，應圍繞合同制訂、合同簽訂、合同跟蹤、合同支付、合同結算、合同變更、合同終止和合同歸檔等業(yè)務事項綜合考量，每一環(huán)節(jié)均可以再行簡化或優(yōu)化，未來可期。