法院訴訟檔案電子化管理探析

楊 慧

(杭錦后旗人民法院，內(nèi)蒙古 巴彥淖爾 015499)

目前，檔案工作者正面臨著過渡挑戰(zhàn)，即從實(shí)體的檔案保管員向檔案知識(shí)者的轉(zhuǎn)變。這也是當(dāng)前檔案管理所面臨的重要問題之一。法院訴訟檔案作為當(dāng)前最為重要且專業(yè)程度極強(qiáng)的檔案，在電子化管理時(shí)代，整個(gè)管理模式不僅要滿足自身專業(yè)性，而且要適應(yīng)社會(huì)對(duì)其管理檔案的需求。這才是訴訟檔案進(jìn)行電子化管理的重要目的。

1 法院訴訟檔案電子化管理現(xiàn)狀

隨著科技水平不斷提高，全國(guó)各個(gè)地方的法院都加快了法院信息化建設(shè)的進(jìn)程。并且在進(jìn)行的過程中，許多的法院為了高效地進(jìn)行管理，采用了和高?；蛘哕浖_發(fā)商進(jìn)行合作的方式。就現(xiàn)階段的管理系統(tǒng)而言，法律綜合管理系統(tǒng)是當(dāng)前最具有代表性的管理系統(tǒng)。它在一定程度上結(jié)合了現(xiàn)階段的審判綜合和相應(yīng)的管理綜合，通過這樣的相互結(jié)合，保證法院對(duì)于檔案的管理能夠清晰，并且對(duì)于整個(gè)管理的分配和后續(xù)的流程能夠有所掌握。該系統(tǒng)的應(yīng)用不僅對(duì)每個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行了相應(yīng)的優(yōu)化，還讓管理者在工作的過程中提高了他們的工作效率，從而更好地對(duì)法院訴訟檔案進(jìn)行管理。雖然這種趨勢(shì)總體來(lái)說(shuō)是好的，但是從全國(guó)的法院訴訟管理范文來(lái)說(shuō)，因?yàn)檎w的設(shè)計(jì)開發(fā)沒有統(tǒng)一，導(dǎo)致各個(gè)地方的信息管理系統(tǒng)存在著一定的差異。可以這么說(shuō)，雖然檔案電子化管理提高了效率，但是其整體的狀態(tài)卻是處在“各自為政”的狀態(tài)，這種管理模式非常不利于現(xiàn)階段的訴訟檔案共享，而且各個(gè)地區(qū)對(duì)于檔案數(shù)字信息化工程的進(jìn)行程度差異相對(duì)較大。很多法院整體的檔案訴訟管理還處在實(shí)體利用階段，并沒有實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化的管理方案，導(dǎo)致辦案人員在進(jìn)行卷宗查閱的時(shí)候不能在相關(guān)計(jì)算機(jī)上查到內(nèi)容，而不得不去檔案室找卷宗所在地。這樣的調(diào)查模式不但浪費(fèi)了工作人員的時(shí)間，而且對(duì)于檔案本身的保護(hù)也存在著一定的弊端。

2 法院訴訟檔案電子化管理面臨的問題

2.1 當(dāng)前電子訴訟檔案管理標(biāo)準(zhǔn)問題

對(duì)于當(dāng)前電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)說(shuō)，基礎(chǔ)信息模式化是當(dāng)前的重點(diǎn)。然而由于各個(gè)地方的法院信息管理系統(tǒng)內(nèi)容不一致，在進(jìn)行相應(yīng)的軟件設(shè)計(jì)時(shí)，每個(gè)地方都按照自己的指導(dǎo)思想進(jìn)行設(shè)計(jì)。另外，因?yàn)樵V訟檔案的專業(yè)性特點(diǎn)，一些普通電子文件及其標(biāo)準(zhǔn)在一定程度上不能滿足當(dāng)前的信息化系統(tǒng)的整合要求。并且對(duì)于數(shù)據(jù)共享來(lái)說(shuō)，訴訟檔案的匹配程度也沒有相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 電子訴訟檔案的長(zhǎng)期保存問題

當(dāng)前，電子訴訟檔案的主要問題就是如何才能進(jìn)行電子文件的長(zhǎng)期保存。訴訟檔案的來(lái)源相對(duì)比較特殊，對(duì)于訴訟檔案所提交的證據(jù)材料，比如說(shuō)當(dāng)事人提供的各種證據(jù)，或者是公安和檢察院所給予的鑒定材料等，他們?cè)诤艽蟪潭壬隙际且哉掌蛘呒堎|(zhì)形式存在的，所以在進(jìn)行電子訴訟檔案管理的時(shí)候，需要把他們轉(zhuǎn)化成圖像的形式。因此，在進(jìn)行檔案管理的過程中，確保圖像能夠長(zhǎng)期保存和可讀是當(dāng)前訴訟檔案管理所面臨的重要問題。2001年，國(guó)家檔案局在《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》中明確指出，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)文件管理的過程中，推薦使用JPEG和TIFF等方式進(jìn)行數(shù)據(jù)文件的保存。但是，隨著相關(guān)技術(shù)的不斷發(fā)展，JPEG壓縮模式的弊端就顯現(xiàn)出來(lái)了，它的壓縮功能并不是無(wú)損壓縮，而是每經(jīng)歷一次壓縮模式其圖像就需要被重復(fù)壓縮一次，并且對(duì)于圖像格式的占用儲(chǔ)存空間相對(duì)較大。這樣的壓縮模式在一定程度上會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)在傳遞的過程中越來(lái)越慢，給當(dāng)前的檔案數(shù)字化保存和相關(guān)的利用帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。

2.3 網(wǎng)絡(luò)安全問題

隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展以及科技水平的不斷提高，訴訟檔案信息化管理得到了明顯的改善，卻也顯露出其相應(yīng)的缺點(diǎn)。其加密技術(shù)和防火墻技術(shù)的不足，以及黑客的攻擊手段的升級(jí)，在很大程度上威脅著訴訟檔案管理的安全。當(dāng)前的訴訟檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全已經(jīng)成為網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)發(fā)展的重點(diǎn)內(nèi)容。如果訴訟檔案在網(wǎng)絡(luò)安全中得不到良好的保護(hù)，那么整個(gè)訴訟檔案電子化管理將會(huì)受到制約。另外，訴訟檔案在一定程度上涉及許多重要的秘密，如果這些機(jī)密得不到保護(hù)，那么整個(gè)電子訴訟檔案的管理就形同虛設(shè)。

3 電子化智能化管理訴訟檔案是時(shí)代趨勢(shì)

隨著時(shí)代發(fā)展，訴訟案件相比于以前大大增多，電子化管理訴訟檔案，將大大降低紙質(zhì)訴訟檔案的翻閱頻率，從而保護(hù)實(shí)體檔案安全，延緩實(shí)體訴訟檔案損壞。紙質(zhì)訴訟檔案與電子化訴訟檔案相輔相成已是時(shí)代趨勢(shì)。隨著時(shí)代不斷發(fā)展，法院的角色也在不斷發(fā)生變化，電子化訴訟檔案管理也必然向更縱深的層次發(fā)展，因而訴訟檔案工作的管理理念、管理方法、管理流程等多方面都將發(fā)生明顯的變化，由原來(lái)的偏保守封閉狀態(tài)變?yōu)楝F(xiàn)在較為開放的狀態(tài)。在這種情況下，電子化訴訟檔案有其得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)：①各級(jí)法院直接通過數(shù)字化信息技術(shù)手段，能做到隨時(shí)傳遞文章、圖片、影音消息，可以更加方便快捷地做到自上而下的管理。②一般縣級(jí)法院經(jīng)歷案件較少、數(shù)據(jù)不足，可以實(shí)時(shí)了解其他法院以豐富資料，更加完美地處理案情，提高辦案效率。③電子化訴訟檔案管理由最高院牽頭，統(tǒng)一組織、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃，最終實(shí)現(xiàn)全國(guó)法院內(nèi)部人員均可瀏覽的全國(guó)四級(jí)法院訴訟檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。④電子化訴訟檔案管理使網(wǎng)絡(luò)辦案得以實(shí)現(xiàn)，現(xiàn)在觀看網(wǎng)絡(luò)開庭已成為不少公民的習(xí)慣，“云開庭”已經(jīng)不止一次登上熱搜，這將極大促進(jìn)公民的法制意識(shí)。⑤由國(guó)家牽頭與公檢等多種部門的檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，在保證安全、設(shè)定完善的查詢權(quán)限前提下，實(shí)現(xiàn)公、檢、法信息資源共享，完善多個(gè)部門之間的工作銜接，提高工作效率。

4 加強(qiáng)法院電子檔案的幾點(diǎn)建議

4.1 科學(xué)規(guī)劃實(shí)現(xiàn)梯次推進(jìn)建設(shè)

法院檔案本身具有保密性比較高、保管時(shí)間比較長(zhǎng)等多方面的特點(diǎn)，對(duì)此要進(jìn)行有效的使用，遵循相應(yīng)的建設(shè)方針，做好科學(xué)的規(guī)劃。根據(jù)實(shí)際發(fā)展需求以及形勢(shì)的變化，制定具體的計(jì)劃及要達(dá)到的目標(biāo)，使得檔案電子化管理和審判信息化管理工作兩者彼此可以相輔相成，銜接在一起，形成一個(gè)關(guān)于檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制。

4.2 加強(qiáng)電子化設(shè)施建設(shè)投入

目前，對(duì)于訴訟檔案電子化建設(shè)還需要盡量加快，需要做好電子系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、服務(wù)建設(shè)，主要包括：①法院的檔案存放庫(kù)，還有平板電腦、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等電子設(shè)備以及各種操作系統(tǒng)等電子系統(tǒng)的基礎(chǔ)性設(shè)施；②打印機(jī)及復(fù)印機(jī)，還有錄音設(shè)備等外部的輸入及輸出設(shè)備。即一方面需要有相對(duì)獨(dú)立的服務(wù)器存儲(chǔ)設(shè)備，還有高速掃描設(shè)備及打印機(jī)，這些比較常用的設(shè)備，從而快速地進(jìn)行案件的掃描及案件的有效錄入，包括各種信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、提供硬件的支持；另一方面還需要有與法院檔案管理相適應(yīng)的系統(tǒng)軟件、安裝入侵報(bào)警及防盜屏障，為訴訟檔案的有效整理工作，包括各種存儲(chǔ)管理工作，提供技術(shù)方面的平臺(tái)。

4.3 規(guī)范管理注重法院電子檔案的安全

為了使規(guī)章制度更加嚴(yán)密，需要不斷地對(duì)這方面的制度體系進(jìn)行更新完善。信息化時(shí)代信息傳輸快，泄露信息也更加方便，因此需要制定嚴(yán)格的上網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)：①建立一個(gè)相對(duì)完善有效的電子檔案系統(tǒng)，并及時(shí)對(duì)該軟件的漏洞進(jìn)行有效的修補(bǔ)。②建立完善的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，禁止將裝有電子化訴訟檔案系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)接入外網(wǎng)。③不能用U盤、移動(dòng)硬盤等移動(dòng)存儲(chǔ)工具，也不能在計(jì)算機(jī)上面擅自安裝一些來(lái)歷不明的軟件。④安排專門的工作人員對(duì)其監(jiān)督管理，做到定期檢查其防火墻、殺毒軟件、系統(tǒng)漏洞等各種風(fēng)險(xiǎn)問題。對(duì)使用計(jì)算機(jī)的人員進(jìn)行統(tǒng)一記錄管理，不同職級(jí)人員設(shè)定不同的訪問權(quán)限。在電子檔案上傳下載的時(shí)候建立訪問權(quán)限，還有安全等級(jí)等多方面的系統(tǒng)工作。硬件設(shè)備方面則是需要對(duì)電子信息設(shè)備保管得更加合理，對(duì)這方面的環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，強(qiáng)化防磁設(shè)計(jì)，進(jìn)行科學(xué)建設(shè)，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在進(jìn)行有效運(yùn)輸和傳輸?shù)倪^程當(dāng)中的安全性及信息傳輸?shù)姆€(wěn)定性。

5 結(jié)束語(yǔ)

時(shí)代在發(fā)展，科技在進(jìn)步。如何做好電子化訴訟檔案管理是每個(gè)法院都要面對(duì)的問題。對(duì)監(jiān)察機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)電子化訴訟檔案既是挑戰(zhàn)，更是機(jī)遇。要完善好電子化訴訟檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，優(yōu)化好電子化訴訟檔案操作難度和軟件反應(yīng)速度，從而使查閱、檢索等工作更加方便快捷。當(dāng)然訴訟檔案電子化過程中還會(huì)出現(xiàn)其他各種問題，遇到問題時(shí)應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合工作實(shí)際，提出有針對(duì)性的解決辦法，從而真正提升電子化訴訟檔案管理的水平。