探析智能化模式下的高校財務報賬流程優(yōu)化

●由 爽

現(xiàn)階段，信息技術和數字技術不斷發(fā)展，使得高校財務報賬模式也有了新的變化，越來越多的高校逐漸重視應用智能化模式進行報賬，不僅簡化了報賬流程，也極大地提高了報賬效率。為了加快推進財務報賬流程的優(yōu)化進程，高校必須結合自身財務報賬的實際情況及信息化發(fā)展形勢綜合分析，加強信息技術和智能化模式的應用，不斷完善財務報賬工作流程，保障高校各項工作順利進行。

一、基于智能化模式優(yōu)化高校財務報賬流程的必要性

隨著信息時代的發(fā)展，智能技術在各行各業(yè)中得到廣泛的應用，高校在優(yōu)化財務報賬流程中也不斷加大信息化建設，應用智能化模式，提高財務報賬業(yè)務辦理效率。就目前而言，信息化發(fā)展背景下，高校優(yōu)化財務報賬流程的必要性主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是國家政策環(huán)境變化的需要。教育部明確指出高校要依靠信息化手段，提升自身財務管理水平，使得一些高校逐漸打破傳統(tǒng)人工報賬模式的局限，開發(fā)智能化報賬模式以適應時代的變化；二是高校提高財務管理的需要。高校財務報賬中普遍存在審批流程繁瑣、耗時長、信息不對稱及傳達不及時等問題，嚴重影響高校財務工作及教學工作的開展，而優(yōu)化財務報賬流程可以簡化工作流程，提升財務報賬的質量和效率。[1]

二、現(xiàn)階段高校財務報賬流程中存在的主要問題分析

（一）報賬審批流程繁瑣、耗時長

高校財務報賬主要包括科研經費、事業(yè)經費、教學經費和其他事業(yè)費等，由于高校財務報賬經費種類較多，這就需要財務人員在報賬時，落實好每一環(huán)節(jié)的工作。財務報賬流程分為預審原始憑證、整理原始憑證和填制報賬單三大步驟，因報賬審批流程過于繁瑣，報賬人找領導人審批簽字困難，使得財務報賬耗時長，無法保障高校財務工作的有效性。

（二）報賬信息不對稱、傳達不及時

由于報賬人對財務規(guī)章制度了解不夠全面，未能根據財務報賬相關規(guī)定進行報賬，容易導致發(fā)生財務信息不對稱的問題，在一定程度上增加了高校財務報賬工作的困難性。此外，財務報賬信息的變更需要及時傳達給各教職工，因高校傳達信息不夠及時，沒有設置專門的財務部門宣傳信息，使得財務信息滯后，出現(xiàn)財務信息傳達不及時的情況。

（三）業(yè)務量大、財務人員供給不足

當前國家對科研事業(yè)的支持力度較之以往有明顯的提升，越來越多的高水平大學建設而成。國家逐漸增加生均撥款和經費投入，使得很多校企聯(lián)合項目增多，而財政廳對于財務人員的技能要求比較高，不僅需要財務人員具備過硬的專業(yè)技能、一定的法律意識和責任意識，還要求財務人員具有服務意識。[2]在財務業(yè)務量增大、業(yè)務種類繁多的情況下，使得可適用于報賬崗位的人員相對較少，嚴重影響到高校財務報賬的效率。

三、智能化模式下高校財務報賬流程優(yōu)化的具體措施

（一）定期修正財務報賬制度

智能化模式下高校財務報賬方式發(fā)生了很大的變化，多數高校相繼開發(fā)線上預約報賬功能，推動財務報賬向智能化、信息化方向發(fā)展。但在財務報賬流程優(yōu)化過程中仍舊存在財務報賬和審核權責不明、職責不清的問題，需要高校針對這一問題進行具體分析，結合信息化時代發(fā)展特點以及高校財務報賬工作的實際情況，制定科學的崗位分配制度，按照報賬相關要求，合理分配各崗位的職責，明確財務報賬工作流程和標準，逐步完善財務人員崗位設置。比如，首先，在收單環(huán)節(jié)應嚴查經費支出、票據真?zhèn)蔚仁欠穹蠘藴?，要求在崗人員具備一定的審查能力，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時上報相關部門，確保審核無誤，再進行二審分配制單環(huán)節(jié)，減少單據返工現(xiàn)象的發(fā)生。其次，在二審時要針對不同的報賬類型，如教職工的工資發(fā)放、校內轉賬、出國報銷等，制定相應的報賬標準及確定報賬方式，依據業(yè)務類型進行合理劃分，確保財務人員都能落實好業(yè)務范圍內的工作。最后，高校在分配財務報賬崗位時，也要結合從業(yè)人員的專業(yè)技能分配任務，以保證智能化模式下高校財務報賬的有效性。

（二）建立財務信息管理系統(tǒng)

智能化模式應用于高校財務報賬流程優(yōu)化中，可以促使財務報賬流程日趨信息化、系統(tǒng)化，在保證財務報賬信息科學準確的同時，提高財務報賬的效率。為達成這一目標，要求高校結合當前學校財務工作的基本需求，建立財務信息化管理系統(tǒng)，打破各個環(huán)節(jié)之間的壁壘。首先，高校要從實際出發(fā)，合理應用現(xiàn)代化信息技術和數字化技術，構建符合智能化模式下財務報賬流程優(yōu)化的報賬信息一體化平臺，業(yè)務人員可以通過平臺發(fā)布和更新財務報賬相關信息，提高財務信息查詢的便捷性和實用性。[3]其次，高?？梢越⒔涣骰悠脚_，在高校官網上設置評論區(qū)，報賬人員可以在評論區(qū)留言或者主動聯(lián)系在線專員，咨詢及詢問信息，解決報賬人員的實際問題。最后，高校要注重內部的溝通與管理，將財務部門與管理等各部門聯(lián)系起來，開放校內信息互通平臺，實現(xiàn)信息共享，提高信息傳達的實效性，以免出現(xiàn)報賬信息不對稱、傳達不及時等問題。

（三）開發(fā)智能機器人AI 系統(tǒng)

目前，多數高校已經逐步開發(fā)了線上預約報賬功能，簡化了報賬流程，為財務報賬工作提供了便捷。為了進一步加快高校財務報賬流程的優(yōu)化與發(fā)展進程，高校必須要結合財務報賬的實際情況，重視現(xiàn)代信息技術和數字化技術的應用，建立智能機器人AI 系統(tǒng)，通過模擬日常計算機操作，代替人工處理財務報賬信息，使財務報賬耗時減少，附加值增高，操作過程逐漸趨于規(guī)范化。如高?？梢蚤_發(fā)自動化RPA 系統(tǒng)，在原有財務系統(tǒng)的基礎上構建新的應用層，讓機器人閱讀復雜繁多的財務報賬文件，從而進行財務信息整理、儲存和傳輸等工作，以此降低報賬錯誤率，提高財務報賬處理效率，減少財務人員的工作壓力。同時，高校在開發(fā)智能機器人AI 系統(tǒng)中，要不斷引進先進的技術和人才，推動新一代智能機器人的開發(fā)和應用，促進高校財務報賬向信息化、規(guī)范化方向發(fā)展。

（四）加大智能報賬宣傳力度

財務報賬宣傳不到位是智能化模式下高校財務報賬流程優(yōu)化受阻的突出問題，由于高校師生未能及時了解和掌握財務動態(tài)，對財務報賬內容和流程比較模糊，在報審過程中容易出現(xiàn)開錯發(fā)票和重復報賬的問題，不僅增加了財務報賬的困難性，也給財務人員帶來一定的負擔。因此，高校要攻克這一難題，應結合智能化時代發(fā)展特點，積極采取網上通知、微信平臺、工作群通知以及發(fā)放手冊等方式，擴大財務制度和報賬信息的宣傳范圍，定期在群內開展指導性會議，向師生介紹報賬系統(tǒng)操作流程，增強師生對財務報賬工作的認識和了解。[4]同時，高校財務人員應允許師生提出質疑，開發(fā)線上平臺，允許師生就財務報賬提出質疑，并對問題進行整理，在解答后以文件傳輸的形式發(fā)送至平臺系統(tǒng)中，師生可自行檢索文件，為師生查閱提供便捷，也能夠避免報賬錯誤的發(fā)生。此外，財務部門應盡量縮短報賬溝通時間，由報賬人員提供賬號密碼即可查詢報賬信息，降低溝通成本，在報賬審核通過后，報賬人員可以通過信息發(fā)送或者后臺提醒等方式，告知報賬人員審核成功的信息，增強財務報賬宣傳效果。

（五）加強財務報賬監(jiān)督管理

智能化模式下優(yōu)化高校財務報賬流程不僅要注重提高信息系統(tǒng)的安全性，考慮到病毒入侵及惡意攻擊等問題，還應做好報賬監(jiān)督管理工作，避免虛報、假報的情況發(fā)生。在具體監(jiān)管過程中，高校要制定合理的報賬制度，為管理工作提供可行依據，確保報賬管理工作落實到位。同時，要結合智能化模式的特點以及高校財務報賬的實際情況，建立系統(tǒng)化的財務報賬體系，細化財務人員的職責，明確工作內容，體現(xiàn)財務報賬的科學性和嚴謹性。此外，高校要加強財務信息安全管理，打擊惡意攻擊系統(tǒng)和報賬造假的行為，盡可能保證財務信息的安全，以免出現(xiàn)信息被泄露、盜用的情況，保障高校財務報賬信息安全可靠。

（六）優(yōu)化財務人員專業(yè)技能

針對當前很多校企聯(lián)合項目增多，財務業(yè)務量增大以及業(yè)務種類繁多造成的財務報賬錯誤率高的問題，要求財政廳給予重視，結合智能化模式分析優(yōu)化高校財務報賬流程的有效辦法，解決財務人員供應不足、從業(yè)人員技能水平低等問題，不斷提升服務質量，為高校發(fā)展提供經濟保障。[5]比如，按照財務報賬相關規(guī)定，報賬人員要自行粘貼發(fā)票，但不免存在少部分人員粘貼的發(fā)票不符合標準，這就需要財務人員給予幫助，做到服務周到。同時，財務人員要不斷完善自身技能水平，主動參加各項技能培訓活動，不斷提升業(yè)務能力，減少財務報賬工作中的失誤。財務人員還要加強與各學院領導和教師溝通協(xié)作，對于學校開展的各項經濟活動，聽取各學院教師的意見和看法，結合自己的專業(yè)判斷，落實好財務報賬工作。此外，高校為優(yōu)化財務報賬流程還應在各學院設置專門的報賬人員，組織報賬人員參加業(yè)務培訓，強化從業(yè)人員的專業(yè)技能，使財務人員熟悉信息系統(tǒng)和電子軟件操作流程，學會借助智能化系統(tǒng)和網絡平臺進行報賬，提高財務報賬效率。

四、結語

智能化模式下高校優(yōu)化財政報賬流程不僅是國家政策環(huán)境變化的需要，也是高校提高財務管理的重要舉措之一，針對當前存在的報賬問題，要求高校及相關部門給予重視，結合信息化建設的實際情況，修正財務報賬制度，加大智能報賬宣傳力度，建立財務信息管理系統(tǒng)，開發(fā)智能機器人AI 系統(tǒng)，加強財務報賬監(jiān)督管理，強化財務人員的專業(yè)技能，不斷優(yōu)化財務報賬流程，促進高校事業(yè)發(fā)展。