淺析高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息化建設(shè)

●李岱錦

一、引言

隨著社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科學(xué)技術(shù)水平的提高，全球化趨勢日益加劇，高校作為教育與科研相結(jié)合的雙陣地，面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)、發(fā)展與風(fēng)險(xiǎn)共存的局面。那么我國高校如何在“險(xiǎn)”中求發(fā)展，充分利用機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)呢？在信息化技術(shù)愈演愈烈的今天，我們應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，充分利用現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)，將信息化嵌入到內(nèi)部控制體制機(jī)制中，來約束規(guī)范高校的財(cái)務(wù)管理活動(dòng)，防范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)帶來的風(fēng)險(xiǎn)，監(jiān)控經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)依法依規(guī)進(jìn)行，保障高校教學(xué)、科研活動(dòng)良性有序開展。

二、我國高校內(nèi)部控制信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

我國部分高校從2013 年起，利用信息技術(shù)逐步實(shí)現(xiàn)預(yù)算網(wǎng)上申報(bào)審批，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬填單、審批，網(wǎng)上采購填單、審批，會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)生成，網(wǎng)銀支付等業(yè)務(wù)流程。2018 年實(shí)行政府會(huì)計(jì)制度改革后，要求做賬時(shí)采用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與預(yù)算會(huì)計(jì)“雙分錄”制，構(gòu)建“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”與“預(yù)算會(huì)計(jì)”適度分離并相互銜接的會(huì)計(jì)核算模式，實(shí)現(xiàn)“雙功能”“雙基礎(chǔ)”“雙報(bào)告”“平行記賬”，共同反映政府會(huì)計(jì)主體的預(yù)算執(zhí)行信息和財(cái)務(wù)信息。這就對內(nèi)部控制信息化水平有了更高的要求。高校會(huì)計(jì)信息化在經(jīng)過幾年的運(yùn)行后，已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了制度流程化、流程表單化、表單信息化，提高了教師和財(cái)會(huì)人員的工作效率，降低了由于人為原因造成失誤的幾率，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部控制的信息化。然而單純業(yè)務(wù)流程的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)實(shí)現(xiàn)不了系統(tǒng)性的、全過程的、全方位的動(dòng)態(tài)內(nèi)部控制，只有將全校各部門的數(shù)據(jù)庫模塊統(tǒng)籌到一個(gè)數(shù)據(jù)源當(dāng)中，才有可能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通、資源共享，從而為真正實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化提供條件。但高校要想實(shí)現(xiàn)全面內(nèi)部控制信息化依舊困難重重。

三、信息化背景下的高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

一是數(shù)據(jù)路徑不統(tǒng)一，信息集成效率低。高校內(nèi)部各院系、部門在職能上相對獨(dú)立，它們要想獲得數(shù)據(jù)，必須要通過財(cái)務(wù)部門，由于核算的口徑不同，財(cái)務(wù)人員要針對部門和業(yè)務(wù)特點(diǎn)有選擇性地篩選、合成、拆分、整理并核算數(shù)據(jù)，這無疑大大增加了財(cái)務(wù)人員的工作量。此外，財(cái)務(wù)部門數(shù)據(jù)是涉密數(shù)據(jù)，無法對外開放，也就無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。閉環(huán)的信息流動(dòng)一定程度上阻礙了內(nèi)部控制信息化的步伐。

二是軟件更新?lián)Q代慢，硬件條件相對滯后。有的高校領(lǐng)導(dǎo)思想相對封閉保守，出于數(shù)據(jù)安全性考慮，寧愿選擇相對落后的成熟性強(qiáng)的軟件，也不愿意嘗試新興的、高性能的、能實(shí)現(xiàn)信息共享的軟件；硬件方面，隨著學(xué)校教學(xué)、科研水平的提高，服務(wù)器處理的數(shù)據(jù)量也是與日俱增，落后的服務(wù)器運(yùn)行緩慢，運(yùn)行過程中容易出問題，經(jīng)常出現(xiàn)服務(wù)器斷開，數(shù)據(jù)丟失的情況，導(dǎo)致財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理不流暢，降低工作效率的同時(shí)增加了錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。而靈活的開放共享數(shù)據(jù)庫軟件一定程度上能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息的互通有無，保證高校各項(xiàng)工作順暢、有序開展，有助于加快內(nèi)部控制信息化建設(shè)的步伐。

三是信息化認(rèn)識不足，會(huì)計(jì)從業(yè)人員信息化技能偏低。高校是一個(gè)相對封閉、保守的社會(huì)文化環(huán)境，這就導(dǎo)致了學(xué)校的管理理念相對禁錮，對新鮮事物接受能力較差，這就不利于信息化在學(xué)校乃至財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的普及，所以內(nèi)部控制的信息化建設(shè)無論在政策傾斜還是資金投入上都不占優(yōu)勢。近幾年，財(cái)會(huì)人員老齡化加劇，新鮮血液的流入勢在必行。以內(nèi)部控制系統(tǒng)為代表的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足學(xué)?？焖侔l(fā)展的需求，配備一個(gè)年輕化、專業(yè)化、復(fù)合型財(cái)務(wù)管理團(tuán)隊(duì)來解決目前面臨的困境是當(dāng)務(wù)之急。

四是內(nèi)控理念不強(qiáng)，內(nèi)控制度形同虛設(shè)，內(nèi)部控制環(huán)境較差。當(dāng)前，有相當(dāng)一部分高校忽視了內(nèi)部控制的重要性，沒有制定內(nèi)部控制制度，即使有，也是為了應(yīng)付檢查，臨時(shí)制定，制度并沒有發(fā)揮其應(yīng)有的約束作用。財(cái)務(wù)部門一般是內(nèi)部控制的牽頭部門，內(nèi)部控制崗位大多數(shù)情況下設(shè)在了財(cái)務(wù)處。其實(shí)，內(nèi)部控制是個(gè)系統(tǒng)工作，它需要將學(xué)校的多部門多業(yè)務(wù)相融合，高校滯后的信息化水平就制約了內(nèi)控系統(tǒng)的建設(shè)和完善。有的高校雖然設(shè)有內(nèi)部控制崗位，但是內(nèi)部控制會(huì)計(jì)還兼著會(huì)計(jì)核算的工作，這完全違背了不相容崗位相互分離原則，違反了內(nèi)部控制制度管理規(guī)定。此外，高校的內(nèi)部控制體系還存在著諸多薄弱環(huán)節(jié)和漏洞，這為不法分子提供了可乘之機(jī)。因此，如何將信息化融入到內(nèi)部控制建設(shè)中，實(shí)時(shí)監(jiān)控各個(gè)部門傳送到數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮內(nèi)部控制的作用，建立健全內(nèi)部控制體系，是當(dāng)前各高校迫切需要解決的問題。

五是審計(jì)部門未能充分發(fā)揮監(jiān)督評價(jià)職能。高校的審計(jì)部門是隸屬于黨委領(lǐng)導(dǎo)下的職能部門，直接授任于學(xué)校黨委領(lǐng)導(dǎo)之下，勢必會(huì)有其管理職能上的局限性。并且，審計(jì)部門大多注重查賬表、查憑證、查文件的事后審計(jì)，缺乏事前、事中全過程的審查監(jiān)督，審計(jì)結(jié)果有其一定的片面性，無法全面動(dòng)態(tài)掌握項(xiàng)目的預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行情況，這會(huì)讓有些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人鉆了空子，難以杜絕違法違規(guī)問題滋生。

四、建立信息化的內(nèi)控系統(tǒng)體系的必要性

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，財(cái)務(wù)管理的數(shù)字化、信息化有其存在發(fā)展的必然性和必要性。內(nèi)部控制體系的建設(shè)是財(cái)務(wù)管理體系建設(shè)的核心內(nèi)容之一，應(yīng)予以高度重視。過去傳統(tǒng)的人工作業(yè)模式根深蒂固地影響到了高校內(nèi)部控制建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)。人工模式下的內(nèi)部管理體制會(huì)因?yàn)槿藶槭д`造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)計(jì)算不準(zhǔn)確，或者因以權(quán)謀私，惡意篡改數(shù)據(jù)進(jìn)而影響內(nèi)部控制檢測結(jié)果的真實(shí)性。如此失真、失實(shí)的會(huì)計(jì)信息必然影響高質(zhì)量內(nèi)部控制體制機(jī)制的建設(shè)。但在現(xiàn)代信息化管理模式下，只要保證原始數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確、真實(shí)、全面、可靠，系統(tǒng)就能客觀地提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集成、分析或者報(bào)表的輸出，速度快，且質(zhì)量高，這為高品質(zhì)的內(nèi)部控制體系建設(shè)提供有效的保證。信息化管理手段不僅為內(nèi)部控制質(zhì)量提供保障，同時(shí)為內(nèi)部控制效率的提高起了巨大的推動(dòng)作用。例如原先手工模式下的對賬工作為保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性需要一日一對，而現(xiàn)在利用信息技術(shù)手段可以跨數(shù)月一起對賬，在減輕了財(cái)務(wù)人員工作量的同時(shí)，極大地提高了工作效率，保證了工作效果。因此高效高品質(zhì)的財(cái)務(wù)工作是建設(shè)信息化的內(nèi)部控制體系的終極目標(biāo)。

五、加強(qiáng)高校內(nèi)部控制建設(shè)信息化管理的重要措施

（一）轉(zhuǎn)變意識形態(tài)，完善頂層設(shè)計(jì)，重塑戰(zhàn)略目標(biāo)

學(xué)校的決策和領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)轉(zhuǎn)變思維模式，突破固有的管理理念，摒棄陳舊的管理策略，引入與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的管理模式，將財(cái)務(wù)信息化建設(shè)納入到財(cái)務(wù)乃至學(xué)校長久的、可持續(xù)的發(fā)展戰(zhàn)略中去，與學(xué)校的資源配置相融合，并結(jié)合學(xué)校自身發(fā)展的特點(diǎn)，循序漸進(jìn)、逐步推廣。在這個(gè)過程中，我們需要邊探索，邊引入，保證其與高校發(fā)展相適應(yīng)，與財(cái)務(wù)工作相契合，與項(xiàng)目進(jìn)程相統(tǒng)一，形成一整套完備的、系統(tǒng)性的、規(guī)范化的內(nèi)部控制機(jī)制。

（二）建立信息化的統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)平臺

學(xué)校內(nèi)部各管理部門的獨(dú)立性限制了信息的溝通、資源的共享。因此打造一個(gè)以財(cái)務(wù)處信息資源庫為核心的統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺來實(shí)現(xiàn)多部門之間數(shù)據(jù)的交流與溝通。例如，各個(gè)職能部門、院系可以將處理后的數(shù)據(jù)上傳到財(cái)務(wù)處設(shè)立的資源庫中的各自模塊中，當(dāng)工作需要時(shí)，財(cái)務(wù)處再根據(jù)各部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)，給業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人分級開放權(quán)限，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人可以根據(jù)各自工作領(lǐng)域的需求在數(shù)據(jù)庫中查找與自己業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)。學(xué)校審計(jì)人員在執(zhí)行工作時(shí)，就可以直接在數(shù)據(jù)庫中選取所要審查的數(shù)據(jù)資料，便捷有效、準(zhǔn)確迅速。信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的建立不僅減輕了財(cái)務(wù)人員繁雜而又重復(fù)的財(cái)務(wù)核算工作，同時(shí)避免了數(shù)據(jù)缺失或者重復(fù)造成的系統(tǒng)混亂狀態(tài)。當(dāng)信息化管理覆蓋了全校業(yè)務(wù)每個(gè)角落時(shí)，全面的內(nèi)部控制體系建立也就指日可待了。

（三）信息化內(nèi)部控制下的風(fēng)險(xiǎn)防控工作要跟進(jìn)

當(dāng)信息開放共享時(shí)，不可避免地會(huì)面臨信息泄露、丟失的風(fēng)險(xiǎn)。因此高校要采取相應(yīng)的措施來應(yīng)對解決將要面臨的新問題，如系統(tǒng)定期維護(hù)、軟件實(shí)時(shí)更新，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性檢測，定期評估信息系統(tǒng)的安全性等。

（四）加強(qiáng)高素質(zhì)會(huì)計(jì)人才隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化配比結(jié)構(gòu)

在信息化的內(nèi)控體制管理模式下，高校應(yīng)加強(qiáng)對財(cái)務(wù)部門的信息化管理，做到權(quán)責(zé)明確，合理分工，提高職工的信息化水平，必要時(shí)可引進(jìn)具備一定信息技能的會(huì)計(jì)從業(yè)人員，學(xué)校也應(yīng)定期對財(cái)務(wù)人員信息化技能進(jìn)行培訓(xùn)，將個(gè)人信息化水平納入到年終考核中去。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，財(cái)務(wù)人員在提高自身業(yè)務(wù)水平的同時(shí)，不斷積累信息化知識，提升信息化技能，使自己成為“復(fù)合型”人才，努力適應(yīng)高校內(nèi)部控制信息化建設(shè)要求。

（五）加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)，強(qiáng)化審計(jì)機(jī)構(gòu)對內(nèi)部控制監(jiān)督職能

學(xué)校要將內(nèi)部控制制度上升到政策層面，而且要將其貫穿各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的始終，真正發(fā)揮其應(yīng)有的約束作用。財(cái)務(wù)部門內(nèi)部要單獨(dú)設(shè)崗，并且堅(jiān)持不相容崗位相互分離原則，保證財(cái)務(wù)活動(dòng)在合法、合理、合規(guī)的范圍內(nèi)開展。內(nèi)部審計(jì)部門是高校內(nèi)部唯一一個(gè)獨(dú)立、客觀地監(jiān)督評價(jià)主體，應(yīng)充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，嚴(yán)格審查高校內(nèi)部控制活動(dòng)的有效性。學(xué)校應(yīng)定期借助第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)來對學(xué)校的內(nèi)控建設(shè)進(jìn)行有效性評價(jià)，保證高校內(nèi)控系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

六、結(jié)語

高校內(nèi)部控制信息化建設(shè)是信息化時(shí)代的產(chǎn)物，我國高校要想向世界級高水平大學(xué)進(jìn)階，就必須要做到與時(shí)俱進(jìn)，迎合社會(huì)發(fā)展的潮流，砥礪前行。內(nèi)控體系信息化建設(shè)是個(gè)漫長的過程，在這個(gè)過程中我們會(huì)遇到種種沖突與挑戰(zhàn)，這就要求我們更要重視內(nèi)部控制的建設(shè)，加大對其的建設(shè)投入，在維護(hù)好硬件、軟件等基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的、與學(xué)校自身發(fā)展特點(diǎn)相吻合的專業(yè)化會(huì)計(jì)人才，不斷優(yōu)化管理制度，為打造一個(gè)全新的內(nèi)控體系平臺創(chuàng)造條件。在信息化的內(nèi)控體系的武裝下，高校財(cái)務(wù)管理水平將會(huì)邁上一個(gè)新高度。