人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策

文/王 玲

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，應(yīng)樹立公共人事檔案的理念，發(fā)揮人事檔案的公共服務(wù)功能，建立健全人事檔案審查制度，確保人事檔案工作高效、優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定地運(yùn)行

人事檔案是反映每個(gè)社會(huì)成員的學(xué)習(xí)、工作、獎(jiǎng)懲以及道德表現(xiàn)的記錄，這不僅與職位、頭銜、政治觀點(diǎn)、服務(wù)年限、賬戶等密切相關(guān)，而且對(duì)雇員來(lái)說(shuō)還與各種國(guó)家福利以及安全密切相關(guān)，如保險(xiǎn)、養(yǎng)老金以及醫(yī)療保健。因此，人事檔案管理具有重要意義。本文論述了當(dāng)前人事檔案管理中存在的問(wèn)題及相關(guān)對(duì)策。

一、人事檔案的基本概念

人事檔案是指記錄個(gè)人道德風(fēng)格、政治狀況、經(jīng)歷以及其他個(gè)人狀況的文件和材料。在評(píng)級(jí)、職稱申報(bào)、養(yǎng)老保險(xiǎn)以及其他相關(guān)證明中需要人事檔案，因此它起到了基礎(chǔ)、證書以及參考的作用。人事檔案的作用主要體現(xiàn)在六個(gè)方面：一、保持個(gè)人原有的干部身份；二、辦理個(gè)人退休手續(xù)時(shí)要核對(duì)檔案記錄；三、職稱晉升的參考依據(jù)；四、工作調(diào)動(dòng)的個(gè)人憑據(jù)；五、公務(wù)員招聘時(shí)需要人事檔案證明個(gè)人身份；六、出入境以及公證，需要核對(duì)文件內(nèi)容。

二、人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.人事檔案管理難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求

傳統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)最早出現(xiàn)在延安時(shí)期，起初目的是加強(qiáng)對(duì)黨員的管理。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，人事檔案管理系統(tǒng)逐漸演變成控制個(gè)人的方法以及手段，受到越來(lái)越多的關(guān)注。人事檔案反映了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及單位人事組織對(duì)個(gè)人的全面監(jiān)督以及跟蹤。

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，單位制、戶籍制以及傳統(tǒng)人事管理制度成為維持社會(huì)平穩(wěn)發(fā)展的基礎(chǔ)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，單位制以及戶籍制已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，正在逐步進(jìn)行社會(huì)改革。在這種背景下，人才流動(dòng)越來(lái)越多，傳統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)也與時(shí)俱進(jìn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)特別注重“集中統(tǒng)一分級(jí)負(fù)責(zé)制”，逐漸不符合時(shí)代發(fā)展要求，尤其是各級(jí)人才交流機(jī)構(gòu)缺乏足夠的獨(dú)立決策權(quán)，導(dǎo)致執(zhí)行不力。

傳統(tǒng)人事檔案管理中存在許多問(wèn)題，如政治評(píng)論材料仍然占很大比例，以及評(píng)估材料、組織意見、個(gè)人總結(jié)等材料都是一樣的，沒(méi)有實(shí)際使用價(jià)值，反映政府官員真實(shí)能力以及水平的材料也很少。人事檔案管理在信息技術(shù)方面相當(dāng)繁瑣以及落后，仍然是基于人工分揀，導(dǎo)致人事檔案管理效率低下?，F(xiàn)代社會(huì)人們對(duì)檔案對(duì)應(yīng)方的知情權(quán)有很高的要求，然而，人事檔案管理系統(tǒng)對(duì)此并沒(méi)有要求。根據(jù)調(diào)查結(jié)果，調(diào)查人員認(rèn)為人事檔案應(yīng)該向檔案對(duì)應(yīng)方公開，這樣他們就可以享受基本的知情權(quán)。一些人事檔案管理部門仍然認(rèn)為人事檔案是控制政府機(jī)關(guān)干部流動(dòng)的有效手段，限制了人才有序、合理地通過(guò)人事檔案流動(dòng)，人為地為人才制造障礙。因此，當(dāng)前的人事檔案管理系統(tǒng)需要徹底改革。目前依然存在檔案管理部門設(shè)置“人才壁壘”，限制人才的合理流動(dòng)。

2.人事檔案管理難以有效遏制造假行為

作為權(quán)利構(gòu)建的產(chǎn)品之一，人事檔案表達(dá)了與權(quán)利同樣的價(jià)值追求。在不同的時(shí)代、不同的國(guó)家以及不同的民族，人事檔案以不同的方式表達(dá)，反映了他們各自的價(jià)值觀。在如今的社會(huì)之中，每個(gè)社會(huì)人的檔案由其相應(yīng)的管理人員進(jìn)行管控，這些人事檔案管理員目前的管理相對(duì)粗放，其權(quán)利并未得到強(qiáng)有力的監(jiān)督與管控，無(wú)論是來(lái)自上級(jí)監(jiān)管部門、社會(huì)輿論或是監(jiān)督舉報(bào)都還未完善，因此人事檔案管理部門利用其權(quán)利進(jìn)行權(quán)利尋租、人事檔案篡改、偽造等行為屢禁不止。同時(shí)虛假資歷、虛假年齡以及虛假學(xué)歷的情況也時(shí)有出現(xiàn)，造成這種現(xiàn)象的原因主要有檔案歸口制作部門惡意篡改、人事檔案管理部門審計(jì)工作削弱以及當(dāng)事人與有關(guān)部門暗中勾結(jié)，偽造篡改人事檔案，對(duì)檔案真實(shí)性造成惡劣影響。

三、解決人事檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

1.樹立公共人事檔案的理念

公共人事檔案的具體內(nèi)容包括三個(gè)方面：一是各類社會(huì)流動(dòng)人員的人事檔案；二是非公共部門委托人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)管理的人事檔案；三是公共部門形成的人事檔案，即公共企事業(yè)單位的人事檔案、專業(yè)技術(shù)人員的人事檔案、在校大中專院校學(xué)生的檔案以及各類政府公務(wù)人員的人事檔案。公共人事檔案具有包容性、公共性以及人性，打破了傳統(tǒng)人事檔案是管理者以及前任私人財(cái)產(chǎn)的限制，成為權(quán)力控制的手段。公共人事檔案將公共利益作為其基本原則以及宗旨，充分保障人事檔案相對(duì)人的合法權(quán)利，如使用權(quán)、知情權(quán)、隱私權(quán)、申訴權(quán)、救濟(jì)權(quán)，充分保障其合法權(quán)益。因此，公共人事檔案的人性、公開性以及服務(wù)性是公共人事檔案管理系統(tǒng)的核心價(jià)值。

2.發(fā)揮人事檔案的公共服務(wù)功能

鑒于人事檔案管理系統(tǒng)具有公開性、服務(wù)性以及人性化的特點(diǎn)，決定了人事檔案的功能必須改變。傳統(tǒng)人事檔案顯示出強(qiáng)大的政治控制功能，引起公眾強(qiáng)烈不滿。傳統(tǒng)人事檔案通常將組織評(píng)價(jià)作為衡量一個(gè)人能力、行為以及工作績(jī)效的重要標(biāo)準(zhǔn)，并注重非民主的單位認(rèn)同以及組織意見，從而限制了人員的職業(yè)生涯軌跡，引發(fā)人事檔案功能發(fā)生改變。

人事檔案管理中未被重視的公共性、服務(wù)性以及人性是公共人事檔案追求的價(jià)值目標(biāo)。人事檔案管理系統(tǒng)通常強(qiáng)調(diào)保密勝于服務(wù)，政治勝于商業(yè)。人事檔案管理工作是黨和國(guó)家實(shí)現(xiàn)人事組織工作的重要途徑，人事檔案管理工作是直接為人事組織工作服務(wù)的，是人事組織工作工程中最重要、最常用的工具以及手段。目前學(xué)術(shù)界對(duì)人事檔案管理的解讀一般為，人事檔案只能由負(fù)責(zé)組織人事工作的部門管理，僅能用于組織人事管理工作。一旦有人任意擴(kuò)大人事檔案的使用范圍，將不可避免地產(chǎn)生負(fù)面影響，從而影響人民的主動(dòng)性、社會(huì)的和諧與穩(wěn)定，并對(duì)國(guó)家以及黨的事業(yè)造成巨大損害。

3.建立健全人事檔案的審查制度

人事檔案從其社會(huì)信息角度上來(lái)說(shuō)是公民的信用標(biāo)志以及記錄。公共人事檔案的一個(gè)重要功能就是為全社會(huì)提供相關(guān)的公共服務(wù)功能。實(shí)現(xiàn)公共服務(wù)功能的信息材料經(jīng)常反映在道德、勤奮、誠(chéng)實(shí)、能力、表現(xiàn)等檔案中。因此，審查道德、勤奮、誠(chéng)實(shí)、能力以及表現(xiàn)的檔案具有十分關(guān)鍵的社會(huì)學(xué)以及管理學(xué)意義。按照經(jīng)濟(jì)高效的管理理念，人事檔案的審查應(yīng)該基于信用記錄、學(xué)術(shù)記錄以及公民的道德能力等。