武漢地鐵人力資源共享自助服務(wù)體系構(gòu)建

□ 萬其寶 許恩明

社會的進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，歸根結(jié)底是人力資源的發(fā)展促成的結(jié)果。我國人口基數(shù)大，人力資源在數(shù)量與質(zhì)量方面一直處于世界領(lǐng)先地位。但不可否認(rèn)的是，我國企事業(yè)單位人力資源管理水平與世界一流企業(yè)相比仍存在一定差距，尚待進(jìn)一步提升。21 世紀(jì)是人才競爭更加激烈的時(shí)代，這對我國企事業(yè)單位的人力資源管理提出了更高的要求，因此提升人力資源管理水平勢在必行。

一、人力資源共享自助服務(wù)體系發(fā)展趨勢

當(dāng)前，國內(nèi)外很多企業(yè)都已先后構(gòu)建人力資源共享自助服務(wù)體系，建立員工共享服務(wù)中心。在城市軌道交通行業(yè)，廣州地鐵等一線城市軌道交通企業(yè)也都在積極探尋人力資源管理三支柱模式，建立員工共享服務(wù)中心。綜合實(shí)踐結(jié)果來看，人力資源共享自助服務(wù)體系在提升人力資源管理水平方面已取得顯著成績。但是，我國人力資源共享自助服務(wù)體系的發(fā)展仍處于初期階段：一方面是因?yàn)楫?dāng)前我國大多企事業(yè)單位人力資源共享自助服務(wù)體系構(gòu)建主要是借鑒國外企業(yè)，缺乏本土特色與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不能及時(shí)處理實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)的問題；另一方面，我國大多實(shí)行人力資源共享自助服務(wù)體系的企事業(yè)單位主要以組織結(jié)構(gòu)調(diào)整為主，而在信息化平臺搭建、服務(wù)模式、流程再造等方面缺乏實(shí)踐探索。

在市場競爭環(huán)境越來越激烈和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的形勢下，企事業(yè)單位如何建設(shè)人力資源共享自助服務(wù)體系，成為進(jìn)一步發(fā)揮自身人力資源優(yōu)勢的必要項(xiàng)目。

二、人力資源共享自助服務(wù)體系構(gòu)建的必要性

自2000 年武漢地鐵1 號線開建至今，武漢軌道交通已實(shí)現(xiàn)“從無到有、從單條線到網(wǎng)絡(luò)化”的歷史轉(zhuǎn)變。截至2021 年9 月，武漢地鐵已達(dá)到總運(yùn)營里程360 公里、車站總數(shù)240 座的規(guī)模。隨著武漢軌道交通的快速發(fā)展，武漢地鐵建立了一支龐大的地鐵員工隊(duì)伍，人力資源管理水平亟需深層次提高。當(dāng)前，武漢地鐵人力資源呈現(xiàn)出以下3 個(gè)特點(diǎn)。

1. 員工總量大

截至目前，武漢地鐵正式員工已超過1.7 萬名，這一數(shù)據(jù)還不包括安保、保潔等外包工作人員。并且隨著武漢地鐵運(yùn)營規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，員工數(shù)量還將不斷增長。城市軌道交通企業(yè)的員工需求是剛性的，在未來減少的可能性不大。

2. 員工普遍工作年限短，年輕人居多

據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前武漢地鐵員工平均年齡約為27 歲，絕大多數(shù)員工年齡在35 歲以下，年齡在此階段的員工正處于人生的購房、結(jié)婚、繼續(xù)再教育等階段，需要單位開具收入證明、在職證明、勞動關(guān)系證明等各種證明。

3. 員工工作地點(diǎn)分散

現(xiàn)階段，武漢地鐵90%左右的員工分布在軌道交通線網(wǎng)的各個(gè)崗位，尤其是建設(shè)、運(yùn)營一線。這部分員工因工作時(shí)間和工作地點(diǎn)限制，前往公司開具相關(guān)證明需要付出大量的時(shí)間成本，同時(shí)也讓廣大基層人力資源工作者花費(fèi)大量時(shí)間處理此類事務(wù)性工作。比如，一名運(yùn)營一線員工要開具一份證明，必須在輪休的時(shí)候特意前往公司申辦，而基層人力資源工作者為員工開具相應(yīng)證明走完線下流程也需花費(fèi)約10 分鐘/人次。當(dāng)前模式下，廣大員工和基層人力資源工作者極易將大量時(shí)間浪費(fèi)在走審批流程、簽字蓋章、往返人力資源部門的通勤上。

因此，為給員工提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高公司人力資源工作效率，武漢地鐵應(yīng)當(dāng)構(gòu)建人力資源共享自助服務(wù)體系。

三、人力資源共享自助服務(wù)體系構(gòu)建

1. 構(gòu)建思路

人力資源共享自助服務(wù)體系目標(biāo)在于向企事業(yè)單位提供綜合性的人力資源服務(wù)，將企事業(yè)單位人力資源管理范疇內(nèi)的行政事務(wù)集中化操作，最大程度地提高單位運(yùn)作效率，提高員工服務(wù)質(zhì)量，提高員工滿意度，降低企業(yè)人工成本。

根據(jù)武漢軌道交通的發(fā)展現(xiàn)況與未來規(guī)劃，武漢地鐵人力資源共享服務(wù)體系構(gòu)建宜從“戰(zhàn)略認(rèn)可 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置 共享自助服務(wù)系統(tǒng)（平臺）構(gòu)建 自助服務(wù)設(shè)備設(shè)置”等4 個(gè)層次展開。

（1）戰(zhàn)略認(rèn)可是指公司經(jīng)營班子在戰(zhàn)略層面認(rèn)同人力資源共享自助服務(wù)體系構(gòu)建的必要性，并予以實(shí)質(zhì)性的支持。

（2）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置指從組織架構(gòu)改革著手，成立人力資源共享服務(wù)中心，并厘清該中心職責(zé)。

（3）人力資源共享服務(wù)中心成立后，即可著手搭建人力資源共享自助服務(wù)系統(tǒng)（平臺），開發(fā)PC 端與移動端平臺，實(shí)現(xiàn)員工可隨時(shí)根據(jù)實(shí)際情況填報(bào)、更改個(gè)人基本信息、查詢相關(guān)數(shù)據(jù)等功能。

（4）自助服務(wù)設(shè)備應(yīng)在運(yùn)營線路、建設(shè)項(xiàng)目等多個(gè)工作地點(diǎn)分別設(shè)置，供員工打印相關(guān)公司證明。

2. 組織架構(gòu)

成立人力資源共享服務(wù)中心是構(gòu)建人力資源共享自助服務(wù)體系的組織保證。人力資源共享服務(wù)中心的成立基于人力資源的三支柱模型理論。該理論中，共享服務(wù)中心的目標(biāo)被認(rèn)定為提高工作效率、降低人工成本，同時(shí)要確保服務(wù)質(zhì)量。

經(jīng)過對公司人力資源工作者與一線員工的訪談與調(diào)研，筆者認(rèn)為，人力資源共享服務(wù)中心的具體職責(zé)應(yīng)該確定為5 項(xiàng)，即HR 系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)、人才吸引和篩選、薪酬核算及支付、員工勞動關(guān)系變動、員工日常服務(wù)。

（1）HR 系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)包括HR 系統(tǒng)的開發(fā)、系統(tǒng)本身的維護(hù)、數(shù)據(jù)的錄入與變更等。

（2）人才吸引和篩選包括人員招聘、職稱評定等.

（3）薪酬核算及支付包括薪酬的核算與發(fā)放，住房公積金與社會保險(xiǎn)的參保、繳費(fèi)、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出等.

（4）員工勞動關(guān)系變動包括合同的簽訂、變更與解除，員工報(bào)到、員工退休，員工休假、加班申請等。

（5）員工日常服務(wù)包括在職證明、收入證明、住房公積金繳納證明、集體戶口外借與歸還、工作證更換等。

3. 共享自助服務(wù)系統(tǒng)（平臺）

人力資源共享自助服務(wù)系統(tǒng)（平臺）是以全員參與人力資源管理為理念，以員工服務(wù)中心為組織基礎(chǔ)，應(yīng)用大數(shù)據(jù)思維，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，創(chuàng)建起的人力資源信息數(shù)據(jù)資源。共享自助服務(wù)系統(tǒng)（平臺）可確保將員工相關(guān)人力資源信息全面系統(tǒng)地推送至每一位公司員工，為員工提供更加便捷的人力資源服務(wù)。

武漢地鐵自助服務(wù)平臺實(shí)現(xiàn)的功能主要包括填報(bào)（修改）數(shù)據(jù)、查詢數(shù)據(jù)與分析數(shù)據(jù)。

（1）填報(bào)（修改）數(shù)據(jù)包括基本信息與個(gè)人成長類數(shù)據(jù)，基本信息指個(gè)人聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式、居住地址、婚姻情況、家庭成員情況等；個(gè)人成長類數(shù)據(jù)指繼續(xù)再教育情況、職稱、職業(yè)資格、論文與專利等。

（2）查詢數(shù)據(jù)主要包括崗位、崗位等級、工資等級、基本工資、收入情況、在公司內(nèi)部的工作經(jīng)歷、考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況、勞動合同信息及個(gè)人填報(bào)的數(shù)據(jù)等。

（3）分析數(shù)據(jù)指可對個(gè)人歷年薪酬水平、個(gè)人培訓(xùn)課程等相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行分析處理。

通過共享自助服務(wù)系統(tǒng)（平臺）的建設(shè)和完善，能夠幫助人力資源管理人員節(jié)省大量收集數(shù)據(jù)、處理數(shù)據(jù)的時(shí)間，也能幫助員工用最短的時(shí)間獲得需要的人力資源相關(guān)信息，最大化提升員工相關(guān)工作的處理效率，一舉兩得。

4. 自助服務(wù)設(shè)備

自助服務(wù)設(shè)備需與武漢地鐵后臺系統(tǒng)兼容，并可實(shí)現(xiàn)迭代升級和功能擴(kuò)展，同時(shí)具有與人力資源共享自助服務(wù)系統(tǒng)（平臺）對接的能力，可實(shí)現(xiàn)共享服務(wù)中心中員工服務(wù)模塊的相關(guān)業(yè)務(wù)，即在職證明、收入證明、住房公積金繳納證明、集體戶口外借與歸還、工作證更換等工作。

自助服務(wù)設(shè)備應(yīng)按區(qū)域設(shè)置，至少保證車輛段、車場、車站、辦公樓等任意辦公地點(diǎn)的員工在乘坐地鐵1小時(shí)之內(nèi)可到達(dá)一個(gè)自助服務(wù)設(shè)備擺放點(diǎn)。

自助服務(wù)設(shè)備的主要功能具體包括以下方面。

（1）支持自助打印收入證明、在職證明等材料并完成蓋章，支持自定義防偽水印。

（2）支持打印工作證卡，并與工作證卡申請、變更、補(bǔ)辦、掛失等關(guān)聯(lián)。

（3）支持通過手機(jī)或web端申請的材料或證件到自助機(jī)取出。

（4）支持讀取或掃描證件直接關(guān)聯(lián)到系統(tǒng)信息。

四、人力資源共享自助服務(wù)體系構(gòu)建效益

1. 經(jīng)濟(jì)效益分析

構(gòu)建人力資源共享自助服務(wù)體系將全面打破空間的限制。自助服務(wù)設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)機(jī)器自動審核審批，并自動出具相關(guān)證明，基本不需要人力參與，可以使企業(yè)人力資源管理人員從大量事務(wù)性工作中得到解放，節(jié)省了人力成本，可以取得明顯的經(jīng)濟(jì)效益。

2. 時(shí)間效益分析

構(gòu)建人力資源共享自助服務(wù)體系將全面打破時(shí)間的限制，大幅縮短員工辦理各類證明手續(xù)的時(shí)間，甚至可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地均可辦理。這不僅可以節(jié)省人力資源工作者的工作量，而且極大節(jié)省了辦事員工的時(shí)間。

3. 社會效益分析

構(gòu)建人力資源共享自助服務(wù)體系將全面提高員工對公司人力資源工作的滿意度，有助于公司管理。一方面保證了人力資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄與及時(shí)更新；另一方面提高了人力資源管理工作的開放透明程度，讓員工能夠隨時(shí)隨地、簡便快捷地查詢個(gè)人有關(guān)信息，辦理人力資源相關(guān)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)公司與員工的良性互動。

五、結(jié)語

作為提升人力資源管理水平的有效方式，構(gòu)建人力資源共享自助服務(wù)體系恰逢其時(shí)。城市軌道交通行業(yè)通過成立員工共享服務(wù)中心、建立人力資源共享自助服務(wù)系統(tǒng)（平臺）、設(shè)置自助服務(wù)設(shè)備等方式多措并舉，不僅可有效提高人力資源工作者的管理水平與工作效率，而且大大方便了員工相關(guān)工作，不失為一個(gè)良好的改革方向。