醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新策略分析

閆文佳

（滄州市人民醫(yī)院 河北滄州 061000）

當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了新的要求，特別是醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)已被提上日程，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)該對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視，并將管理工作規(guī)范化和信息化建設(shè)作為當(dāng)前醫(yī)院檔案工作的重點(diǎn)加以推進(jìn)。醫(yī)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員應(yīng)對(duì)檔案工作存在的問題進(jìn)行系統(tǒng)研究，并提出具體對(duì)策，為醫(yī)院檔案管理工作開展?fàn)I造更好的外部環(huán)境，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理工作水平，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)，維護(hù)患者的切身利益。

檔案管理工作規(guī)范化和信息化建設(shè)的必要性

檔案管理規(guī)范化有助于提升醫(yī)院檔案管理水平。醫(yī)院檔案管理規(guī)范化是提升醫(yī)院檔案管理工作效率的重要保障。醫(yī)院在發(fā)展過程中形成了大量的病歷檔案和各類其他檔案，這些檔案對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療護(hù)理工作的推進(jìn)和未來發(fā)展都非常重要。從醫(yī)院檔案載體看，包含紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案等。從醫(yī)院檔案類型劃分看，可以分為文書檔案、病歷檔案、科技檔案、科研檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。醫(yī)院檔案管理內(nèi)容比較復(fù)雜繁瑣，制定并嚴(yán)格落實(shí)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，才能更好地提供利用檔案。特別是在新醫(yī)改實(shí)施的背景下，醫(yī)院檔案管理工作更需要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化水平，并將醫(yī)院檔案管理規(guī)范化納入到醫(yī)院管理工作中來，整體推進(jìn)。應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案收集、分類、整理、歸檔、保管、存儲(chǔ)、管理、利用、安全保障等方面工作的規(guī)范化[1]。

創(chuàng)新是發(fā)展的必然要求。為了確保醫(yī)院檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，必須不斷對(duì)檔案管理工作進(jìn)行更新，將信息技術(shù)與醫(yī)院檔案管理結(jié)合起來。如果醫(yī)院檔案管理工作能夠在新的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革發(fā)展趨勢(shì)中，能夠充分發(fā)揮自身管理的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，才能使醫(yī)院檔案管理工作能夠在新的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革發(fā)展趨勢(shì)中不斷地得到新的發(fā)展。在這種前提下，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的許多醫(yī)院檔案管理工作充分利用了云創(chuàng)新等優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了其內(nèi)部管理工作的“彎道超車”。

確保檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必然要求。一個(gè)醫(yī)院檔案管理的效率會(huì)一定程度上反映出該醫(yī)院的整體建設(shè)水平。一方面，加快醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新步伐，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)、依法治檔水平、檔案服務(wù)能力、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)全面提升，能夠形成現(xiàn)代化、精細(xì)化、科學(xué)化的檔案管理新格局。另一方面，隨著醫(yī)院檔案資料不斷增加，日常管理檔案的難度也不斷增加。在這種形勢(shì)下，只有切實(shí)革新檔案管理的內(nèi)容以及方式，逐步建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理模式，才能減輕檔案管理人員的工作壓力，確保檔案管理規(guī)范化，減少檔案丟失、損壞現(xiàn)象[2]。

醫(yī)院檔案管理規(guī)范化和信息化面臨的主要難點(diǎn)和問題

醫(yī)院檔案管理難度大。雖然當(dāng)前醫(yī)院進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，并完善了檔案管理信息系統(tǒng)，但同時(shí)我們也看到醫(yī)院在運(yùn)行發(fā)展過程中以及在患者診斷過程中仍然會(huì)形成大量的紙質(zhì)檔案。這些紙質(zhì)檔案不僅對(duì)患者十分重要，也是醫(yī)院工作的具體體現(xiàn)。因此，必須對(duì)這些檔案進(jìn)行集中管理，而這些檔案內(nèi)容復(fù)雜，在分類和整理過程中增加了檔案管理人員的工作難度。同時(shí)在后期利用過程中面對(duì)種類繁多的醫(yī)院檔案，要想從中查找某些病例或者部分有價(jià)值的檔案內(nèi)容，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力[3]。

檔案管理觀念落后，管理制度不完善。醫(yī)院，尤其是一些小型醫(yī)院，對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不足是一個(gè)廣泛存在的問題。如更加重視醫(yī)療病例檔案的管理，有專門的部門來收集、處理和歸檔這些醫(yī)療記錄，但對(duì)于涉及醫(yī)院的文件，以及醫(yī)院的人事檔案、建筑檔案等通常由各個(gè)部門自己保存。這嚴(yán)重影響了醫(yī)院的檔案工作的質(zhì)量和水平。

管理人員素質(zhì)能力較低?，F(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理中，存在管理人員專業(yè)素質(zhì)能力較低，未能發(fā)揮實(shí)際管理作用的問題，相關(guān)部門應(yīng)提高對(duì)檔案管理人員培育的重視程度，善于利用先進(jìn)技術(shù)手段和管理意識(shí)，優(yōu)化設(shè)計(jì)內(nèi)容，發(fā)揮人員組織建設(shè)對(duì)檔案管理工作的積極影響。實(shí)踐工作表明，管理人員素質(zhì)能力不夠，直接導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理工作方案設(shè)計(jì)不合理，使得醫(yī)院檔案預(yù)期管理效果難以發(fā)揮，不利于醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱。當(dāng)下，部分醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作沒有給予足夠的重視，忽視檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)。典型表現(xiàn)在如下方面：一是檔案收集工作薄弱。部分醫(yī)院檔案收集工作與醫(yī)院業(yè)務(wù)脫軌，缺乏收集重點(diǎn)，無法真正挖掘醫(yī)院檔案資源的潛在價(jià)值，導(dǎo)致利用效率低下。二是檔案收集體系不完善，未從制度層面明確檔案收集的種類、范圍、保管期限，無法確保檔案資料收集的完整性、保管的時(shí)限性、范圍的全面性。三是制度建設(shè)滯后，未就醫(yī)院檔案管理工作配套以相應(yīng)的制度，檔案管理過程中出現(xiàn)職責(zé)交叉、職責(zé)不明、效率低下、質(zhì)量參差不齊等問題。四是檔案庫(kù)房管理不規(guī)范，檔案資料在管理過程中較為混亂，甚至出現(xiàn)隨意堆積的現(xiàn)象[4]。

檔案管理工作規(guī)范化和信息化建設(shè)的創(chuàng)新路徑

強(qiáng)化檔案管理規(guī)范化建設(shè)。應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，將規(guī)范化建設(shè)納入重要議事日程。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變思想觀念，看到醫(yī)院檔案管理規(guī)范化和信息化建設(shè)的重要性，支持醫(yī)院檔案管理模式創(chuàng)新。醫(yī)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門應(yīng)對(duì)當(dāng)前檔案管理存在的問題進(jìn)行研究，加大對(duì)醫(yī)院檔案管理的資金支持力度，構(gòu)建完善的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)。應(yīng)建立和完善檔案管理制度。結(jié)合檔案管理規(guī)范化建設(shè)具體要求，嚴(yán)格落實(shí)上級(jí)部門關(guān)于檔案管理規(guī)范化的相關(guān)政策文件，結(jié)合醫(yī)院檔案管理的具體需要，認(rèn)真梳理現(xiàn)有的檔案管理制度，對(duì)已經(jīng)不適合當(dāng)前醫(yī)院檔案規(guī)范化建設(shè)的內(nèi)容予以剔除；對(duì)在醫(yī)院檔案案管理規(guī)范化建設(shè)過程中出現(xiàn)的新情況新問題應(yīng)通盤考慮，將好的經(jīng)驗(yàn)和做法納入檔案管理制度之中，通過制度的形式加以固化。加大制度落實(shí)力度，嚴(yán)格按照相關(guān)制度要求對(duì)檔案進(jìn)行管理，進(jìn)一步提升檔案管理效率[5]。

完善檔案管理基礎(chǔ)工作，樹立整體思維。檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)不是相互割裂的，而是具有整體性。為此，醫(yī)院必須要完善檔案基礎(chǔ)管理工作，統(tǒng)籌全部環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合考量。一是要做好檔案收集工作。要圍繞醫(yī)院檔案管理重點(diǎn)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理和匯編，以不同渠道實(shí)現(xiàn)對(duì)原始資料的整合。二是要從制度層面明確檔案收集歸檔的內(nèi)容，合理劃分收集歸檔的種類，明確收集歸檔的范圍以及相關(guān)材料的保管期限，嚴(yán)格按照“資料齊全、應(yīng)歸盡歸”的基本原則對(duì)資料進(jìn)行收集，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作良性發(fā)展。三是要從制度層面確保檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)能夠有效銜接，理清各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人員，保證檔案管理工作的流暢性。

引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。計(jì)算機(jī)檔案處理現(xiàn)在是管理公立醫(yī)院檔案的不可避免的趨勢(shì)。設(shè)備升級(jí)，檔案管理現(xiàn)代化，使用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院檔案，大大減少了檔案空間，使儲(chǔ)存方便、工作簡(jiǎn)單，可以大大節(jié)省人力、物力和財(cái)力資源，大大提高檔案管理的效率。對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理：將檔案、醫(yī)療記錄和文件系統(tǒng)化。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況逐步發(fā)展，逐步轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)醫(yī)院檔案管理，以避免浪費(fèi)資源。

人員素質(zhì)能力建設(shè)。醫(yī)院檔案管理中，應(yīng)注重對(duì)相關(guān)人員的專業(yè)技術(shù)能力進(jìn)行培養(yǎng)，更新理念、轉(zhuǎn)變思想觀念，發(fā)揮檔案管理創(chuàng)新能力。實(shí)踐表明，在檔案管理中，樹立正確的檔案管理方式、發(fā)揮管理人員素質(zhì)能力，可提升工作效率，促使醫(yī)院檔案服務(wù)水平提升。隨著檔案管理技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)能力提出較高要求，相關(guān)人員不僅應(yīng)具備檔案管理專業(yè)化知識(shí)、也應(yīng)掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，為醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)提供可靠保證。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)新技術(shù)與新方法，對(duì)目前醫(yī)院檔案管理中遇到的新問題進(jìn)行分析，例如，檔案管理觀念不足、檔案管理重視不夠等問題。

綜上所述，新形勢(shì)下，醫(yī)院應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，將檔案管理規(guī)范化和信息化建設(shè)作為當(dāng)前檔案管理工作的重要內(nèi)容加以推進(jìn)，加速醫(yī)院檔案管理規(guī)范創(chuàng)新，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案信息的管理利用效率，更好地為醫(yī)院發(fā)展和患者服務(wù)。