辦公文件整理： 基本原則是全部清空

[日]近藤麻理惠　[美]斯科特?索南沙因　譯/王岑卉

整理辦公空間的時(shí)候，處理紙質(zhì)文件通常是最耗時(shí)的部分。即使在今天，智能手機(jī)和平板電腦無(wú)處不在，紙質(zhì)資料的數(shù)量大大減少，人們?nèi)匀幌矚g擁有大量紙張。

整理紙質(zhì)文件的首要原則是全部清空。當(dāng)然，我不是說(shuō)要徹底清除所有文件，只是希望你下定決心，只留下絕對(duì)必要的那些，其余的通通處理掉。由于紙張看起來(lái)輕飄飄的不占地方，我們常常會(huì)不假思索地把它們保留下來(lái)。更糟糕的是，我們囤積的紙張?jiān)蕉啵檎姨囟ㄎ臋n或報(bào)告所花的時(shí)間就越多，整理起來(lái)的難度也就越大。因此，我建議你在日程表上留出一個(gè)時(shí)間段，專門(mén)用來(lái)整理紙質(zhì)文件。

首先請(qǐng)將所有文件集中起來(lái)，然后逐一查看，瀏覽內(nèi)容時(shí)可以順手將文件分類。這么一來(lái)，你就能更迅速、更輕松地完成歸檔。你可以大致將文件分為3類：待處理的、需要保留的、想要保留的。

“待處理”類包括需要采取某些行動(dòng)的文件，例如未支付的賬單和需要審查的項(xiàng)目提案。我的建議是，在處理完畢之前，將這類文件通通裝進(jìn)一個(gè)立式文件匣，以免與其他類別的文件混淆。

接下來(lái)，我們來(lái)看一看“需要保留”的文件。根據(jù)法律規(guī)定，某些類型的報(bào)告、聲明、合同和其他文檔需要保留一段時(shí)間。將它們分門(mén)別類整理好，放進(jìn)文件柜或架子上的文件夾里。如果不需要保留原件，你也可以進(jìn)行掃描，以電子方式存儲(chǔ)。與其邊整理邊掃描，不如將它們集中歸入“稍后掃描”文件堆，一口氣完成掃描，這么做效率更高。

最后一類是你出于其他原因“想要保留”的文件。其中可能包括你想留下做參考的資料，或是能給你帶來(lái)歡樂(lè)的文檔。至于要不要保留這些文件，完全取決于你自己。不過(guò)，如果你是毫無(wú)理由地攥住某物不放手的人，整理完畢后會(huì)很容易被“打回原形”。請(qǐng)牢記一點(diǎn)——整理文件的基本原則是全部清空。

如果你不愿接受“清空所有文件”這個(gè)基本原則，請(qǐng)想象我剛剛走進(jìn)你的辦公室，宣布要把你所有的文件通通塞進(jìn)碎紙機(jī)。你會(huì)怎么做？你會(huì)努力從碎紙機(jī)里搶回哪些文件？

我認(rèn)識(shí)的一位經(jīng)理已經(jīng)養(yǎng)成了習(xí)慣，一收到文件就馬上判斷是不是必需的。如果不是必需的，他就當(dāng)場(chǎng)將文件塞進(jìn)碎紙機(jī)。從此以后，他再也沒(méi)有遇到過(guò)文件堆積如山的問(wèn)題。但在使用碎紙機(jī)的時(shí)候，我們需要特別小心。那位經(jīng)理不小心把一名員工的辭職信（包括信封）直接粉碎了。（事實(shí)上，他是我的前任上司，被他不小心塞進(jìn)碎紙機(jī)的是我的辭職信。）

如何收納文件，永不打回原形

讀到這里，你可能會(huì)感到焦慮：哪怕收拾整理完畢，文件也會(huì)很快堆積如山，不可避免地將你打回原形。請(qǐng)不用擔(dān)心，只要你遵循以下3個(gè)收納原則，就永遠(yuǎn)不會(huì)重返混亂狀態(tài)。

原則1：將文件細(xì)致分類

首先，將你的紙質(zhì)文件清晰歸類，例如演示文檔、項(xiàng)目提案、報(bào)告和發(fā)票。我的一位客戶就將文件分為“設(shè)計(jì)創(chuàng)意”“管理構(gòu)想”“英語(yǔ)學(xué)習(xí)”和“需要保留并記住的文檔”這幾類。你可以選擇最適合自己的分類體系。

最重要的是，永遠(yuǎn)不要毫無(wú)理由地保留任何一張紙。請(qǐng)確保將每份文件細(xì)致分類。

原則2：將文件直立收納

你認(rèn)識(shí)那種總是嘟囔著“那份文件跑哪兒去了”的人嗎？通常來(lái)說(shuō)，這是因?yàn)樗麄儼盐募ㄍǘ言谧雷由稀６询B文件有兩大缺陷。

首先，你會(huì)搞不清自己有多少文件，所以不會(huì)注意到文件隨著時(shí)間的推移不斷累積，最終導(dǎo)致桌面凌亂不堪。其次，你會(huì)忘記壓在底下的文件，會(huì)為了尋找它們而浪費(fèi)時(shí)間。

為了提高工作效率，請(qǐng)采用直立歸檔法收納文件。將每一類文件放進(jìn)單獨(dú)的文件夾，收納在文件柜或架子上的立式文件匣里。這種收納方式讓紙質(zhì)文件的數(shù)量一目了然，而且看起來(lái)清爽又整潔。

原則3：設(shè)置待辦文件筐

設(shè)置一個(gè)待辦文件筐，只放當(dāng)天需要處理的文件。同樣，我建議你使用立式文件匣，以便對(duì)需要處理的文件數(shù)量一目了然。如果你愿意的話，也可以使用托盤(pán)式文件匣，將所有文件平放。不過(guò)，請(qǐng)不要忘了壓在底下的文件。處理完待辦文件后，請(qǐng)將不需要保留的文件通通粉碎。

警惕掃描陷阱

掃描確實(shí)很方便。沒(méi)有什么比掃描你決定舍棄的文件、換成數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)更輕松的了。但有些時(shí)候，掃描也會(huì)帶來(lái)麻煩。

一位客戶告訴我，他打算在把書(shū)處理掉之前掃描重要頁(yè)面，但這個(gè)過(guò)程花的時(shí)間比預(yù)期的長(zhǎng)。在此期間，他意識(shí)到掃描頁(yè)面并不能讓自己開(kāi)心，就決定改用智能手機(jī)拍照，但這么做花的時(shí)間也比預(yù)期的長(zhǎng)。最后，他決定直接把書(shū)處理掉，什么也不留了。至于他費(fèi)盡心思掃描、拍照的頁(yè)面，他后來(lái)根本沒(méi)有再看過(guò)。

當(dāng)然，有些重要文件確實(shí)需要掃描。但在開(kāi)始掃描之前，請(qǐng)問(wèn)問(wèn)自己，你擱在一邊準(zhǔn)備掃描的文件是不是真的全都需要留檔。關(guān)鍵在于，不但要記住掃描這些資料要花多長(zhǎng)時(shí)間，還要記住分類并存儲(chǔ)數(shù)據(jù)要花多長(zhǎng)時(shí)間。如果你還是想通過(guò)掃描保存這些文件，請(qǐng)確保在整理日程表中為此留出一個(gè)時(shí)間段。如果你只是告訴自己，你“一有機(jī)會(huì)”就掃描這些資料，這件事就永遠(yuǎn)都做不完。

整理名片，審視人際關(guān)系

你有沒(méi)有過(guò)這樣的經(jīng)歷：你死死盯著一張名片看，卻怎么也回憶不起那個(gè)人是誰(shuí)，甚至想不起那人長(zhǎng)什么樣子？整理名片的時(shí)候，這種情況時(shí)常出現(xiàn)。我總是鼓勵(lì)客戶抓住這個(gè)機(jī)會(huì)處理掉名片，但很多人會(huì)對(duì)丟掉別人的名片感到愧疚。但如果名片真的如此珍貴，你就不該把它們?nèi)M(jìn)抽屜里吃灰，而應(yīng)該滿懷敬意地對(duì)待它們，感謝它們所做的工作，在保護(hù)對(duì)方隱私的前提下與它們揮手作別。

整理名片的時(shí)候，請(qǐng)將它們?nèi)考衅饋?lái)，然后逐一查看。我指導(dǎo)過(guò)的一位企業(yè)主擁有4000張名片。上完整理課后，他發(fā)現(xiàn)自己根本不需要其中任何一張，因?yàn)樗麕缀醺總€(gè)人在社交媒體上都有聯(lián)系。而且，只要是跟他通過(guò)電子郵件的人，他都存了郵件地址。

有些人你通過(guò)電子郵件或社交媒體聯(lián)系過(guò)，你完全可以跟這些人的名片說(shuō)“再見(jiàn)”。如果你沒(méi)時(shí)間立刻將名片上的信息輸入聯(lián)系人文件夾，不妨通過(guò)掃描或拍照將對(duì)方的電子郵件地址存進(jìn)電腦或手機(jī)。此外，你也可以利用新技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)，例如下載拿手機(jī)攝像頭當(dāng)掃描儀的應(yīng)用程序，將名片上的數(shù)據(jù)存入聯(lián)系人列表。

至于我嘛，最近我整理名片的時(shí)候，只留下了一張——我父親的名片。我之所以保留它，是因?yàn)槲腋赣H在同一家公司工作了三十多年。每當(dāng)看到這張名片，我都會(huì)想起父親這些年來(lái)辛勤工作為家人提供的一切。我離不開(kāi)它，所以特意在辦公桌上為它留了一個(gè)位置。

如果某些名片能激勵(lì)或鼓舞你，那就請(qǐng)放心保留吧！

（摘自中國(guó)友誼出版公司《怦然心動(dòng)的工作整理魔法》）