信息化背景下文書檔案管理工作研究

濱州港務(wù)集團(tuán)有限責(zé)任公司 闞洪芝

集團(tuán)公司在運(yùn)營(yíng)管理和綜合事務(wù)中，往往會(huì)產(chǎn)生大量文書資料，具有極高的參考價(jià)值和決策咨詢價(jià)值。因此，在新時(shí)期背景下，加強(qiáng)文書檔案管理工作，充分挖掘文書檔案的價(jià)值，對(duì)集團(tuán)公司的發(fā)展具有良好的促進(jìn)和保障作用。但是長(zhǎng)期以來(lái)，集團(tuán)公司文書檔案管理工作方法以人為管理模式為主，使得文書檔案管理工作不僅耗時(shí)費(fèi)力，還嚴(yán)重缺乏成效。不僅如此，在文書檔案管理中可能出現(xiàn)檔案丟失問(wèn)題，從而給集團(tuán)公司的具體工作產(chǎn)生一些負(fù)面影響。而當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化發(fā)展階段，信息技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，為我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域的創(chuàng)新發(fā)展提供了技術(shù)工具支持。在信息化背景下，文書檔案管理與信息技術(shù)的相結(jié)合，能夠充分發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，在提高文書檔案管理效率的同時(shí)，可以促進(jìn)文書檔案利用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。因此，為更好地利用信息技術(shù)展開(kāi)文書檔案管理工作，本文從文書檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題及優(yōu)化措施等多個(gè)方面，深入分析“信息化背景下文書檔案管理工作”具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、文書檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)概述

（一）降低文書檔案管理成本和提高效率

長(zhǎng)期以來(lái)，文書檔案管理資料收集、歸檔等工作，主要通過(guò)人力方式進(jìn)行完成，這使得文書檔案管理人員要耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間做好相關(guān)工作，且不具備效率和質(zhì)量。同時(shí)，紙質(zhì)類檔案資源的保存，往往要占用大量的空間，且空間占有率會(huì)隨著文書檔案的增多而不斷提升，不利于文書檔案管理成本的控制。而文書檔案信息化管理，則可以有效解決上述問(wèn)題[1]。具體來(lái)說(shuō)，在信息化背景下，文書檔案管理人員只需要借助計(jì)算機(jī)終端的文書檔案管理系統(tǒng)，就可以實(shí)現(xiàn)各類文書檔案信息化管理，可以直接通過(guò)線上方式完成文書檔案的收集、歸檔和傳輸?shù)裙ぷ?，極大地提升了工作效率，且可以避免人為操作問(wèn)題而導(dǎo)致的文書檔案管理質(zhì)量問(wèn)題。另外，文書檔案信息化處理，可以減少紙質(zhì)文件的使用，這樣就可以減少檔案室空間的占用，繼而有利于降低文書檔案管理成本。

（二）促進(jìn)文書檔案利用效益最大化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)

傳統(tǒng)文書檔案管理工作具有一定的時(shí)效限制，使得實(shí)時(shí)傳輸、借閱等目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。

而文書檔案信息化管理可以有效解決這些問(wèn)題。首先，檔案管理人員可以建立文書檔案開(kāi)發(fā)利用系統(tǒng)，直接根據(jù)檔案需求主體的具體需求，線上傳輸相應(yīng)的文書檔案資源，為其提供時(shí)效性高的在線檔案閱覽服務(wù)，有效提高了文書檔案服務(wù)的時(shí)效性[2]。其次，文書檔案以電子化形式進(jìn)行呈現(xiàn)，可以進(jìn)行復(fù)制，從而可以實(shí)現(xiàn)文書檔案一對(duì)多的利用服務(wù)，具體就是多個(gè)檔案需求主體可以同時(shí)線上閱覽同一份文書檔案，使得文書檔案利用得以實(shí)現(xiàn)利用效益最大化目標(biāo)[3]。

二、信息化背景下文書檔案管理工作現(xiàn)狀問(wèn)題分析

（一）文書檔案數(shù)字化速度有待提高

在信息化背景下，文書檔案信息化管理備受集團(tuán)公司的關(guān)注和重視，但是仍然存在文書檔案數(shù)字化速度不高的問(wèn)題，主要原因在于集團(tuán)公司中大量文書檔案的歸檔和管理，仍然以紙質(zhì)方式為主，使得后續(xù)數(shù)字化利用工作受阻[4]。集團(tuán)公司在文書檔案數(shù)字化建設(shè)中，之所以出現(xiàn)速度不高的問(wèn)題，是因?yàn)樵趯?shí)踐中存在一些不足和缺陷，具體如下：一是軟硬件設(shè)施建設(shè)不完善，使得文書檔案資源數(shù)字化處理受阻，如缺乏高速掃描儀，不利于文書檔案的高速轉(zhuǎn)換；二是文書檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)不足，難以支撐大量存檔紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，使得文書檔案數(shù)字化處理速度不高；三是文書檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)缺乏關(guān)聯(lián)性，系統(tǒng)之間仍然各自為戰(zhàn)，難以實(shí)現(xiàn)文件共享，不利于文書檔案的快速收集與歸檔整理，從而制約著文書檔案管理效果的優(yōu)化和提升[5]。

（二）缺乏有效的文書檔案安全管理

在信息化背景下，文書檔案管理工作雖然在信息技術(shù)應(yīng)用支持下，變得更加便捷和高效，但是也帶來(lái)了巨大的安全風(fēng)險(xiǎn)，典型表現(xiàn)是病毒、黑客不法攻擊等，直接影響文書檔案的完整性和真實(shí)可靠性，繼而直接影響文書檔案利用價(jià)值的挖掘。因此，信息化背景下加強(qiáng)文書檔案安全管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。但是集團(tuán)公司在文書檔案信息化管理中，更加側(cè)重于信息技術(shù)的使用，未能正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)利用所帶來(lái)的負(fù)面影響，在文書檔案安全管理方面存在缺陷和不足。首先內(nèi)外網(wǎng)沒(méi)有分區(qū)隔離，通用一個(gè)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文書檔案管理，可能引發(fā)泄漏、損壞、非法加密等問(wèn)題，不利于集團(tuán)公司合法權(quán)益的維護(hù)。其次，文書檔案安全管理手段相對(duì)單一，現(xiàn)代安全保密技術(shù)的應(yīng)用嚴(yán)重缺乏，難以滿足于當(dāng)下文書檔案管理工作的實(shí)際需求。最后，涉密類文書檔案與普通類文書檔案的安全管理方式，并沒(méi)有任何區(qū)分，使得涉密類文書檔案存在一定的保密風(fēng)險(xiǎn)。

（三）文書檔案管理與綜合信息技術(shù)融合不足

在實(shí)踐中，集團(tuán)公司在文書檔案管理中，各個(gè)環(huán)節(jié)未能深度融合大數(shù)據(jù)技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)等綜合性信息技術(shù)，使得文書檔案信息化程度不高。首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用不足，使得檢索和開(kāi)發(fā)等操作難以實(shí)現(xiàn)高效化，不利于現(xiàn)代化文書檔案服務(wù)平臺(tái)的建立；其次，云存儲(chǔ)技術(shù)在文書檔案管理中應(yīng)用不足，文書檔案保存缺乏時(shí)效性，且在網(wǎng)絡(luò)上難以進(jìn)行共享，不利于文書檔案利用價(jià)值最大化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。最后，智能算法技術(shù)在文書檔案管理中應(yīng)用不足。在文書檔案管理中，文書檔案的收集與歸檔是檔案資源開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)，智能算法技術(shù)的應(yīng)用不足，使得文書檔案各管理流程缺乏合理性，繼而難以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化檔案管理目標(biāo)，最終影響文書檔案開(kāi)發(fā)利用價(jià)值的提高。

三、信息化背景下文書檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策分析

（一）加快推進(jìn)文書檔案數(shù)字化進(jìn)程

集團(tuán)公司文書檔案資源具有種類繁多、內(nèi)容豐富、涉及面廣、管理難度大等特征，在信息化背景下要實(shí)現(xiàn)文書檔案的高效管理目標(biāo)，應(yīng)做到文書檔案數(shù)字化處理的全覆蓋，才能促進(jìn)文書檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。首先，集團(tuán)公司應(yīng)結(jié)合文書檔案信息化管理需求，加快配置完善的軟硬件設(shè)施，為文書檔案信息化管理創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。因此，集團(tuán)公司應(yīng)在配置高速掃描儀、高拍儀硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，購(gòu)置文書檔案格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化的高效轉(zhuǎn)換。其次，集團(tuán)公司應(yīng)根據(jù)人力資源實(shí)際，引進(jìn)文書檔案管理專業(yè)人才，為更好地落實(shí)文書檔案數(shù)字化管理目標(biāo)提供支持。對(duì)于普通類文書檔案，集團(tuán)公司可以采取外包方式，由數(shù)字化企業(yè)加工處理，以此加快推進(jìn)文書檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。最后，推進(jìn)信息資源共享哦你工作，以期通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)文書檔案管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸，為提高文書檔案開(kāi)發(fā)利用價(jià)值提供支持。

（二）加強(qiáng)文書檔案安全管理

文書檔案開(kāi)發(fā)利用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵在于保障文書檔案安全。因此，集團(tuán)公司應(yīng)針對(duì)現(xiàn)有問(wèn)題，采取以下安全管理舉措：首先，執(zhí)行文書檔案管理系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離管理，落實(shí)安全管理責(zé)任的同時(shí)，利用防火墻手段來(lái)強(qiáng)化訪問(wèn)IP和U盤管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)病毒和非法程序，確保文書檔案管理系統(tǒng)安全運(yùn)行。其次，注重區(qū)塊鏈、數(shù)字水印、云加密等現(xiàn)代新型技術(shù)進(jìn)行文書檔案加密處理，適應(yīng)新形勢(shì)下信息技術(shù)應(yīng)用中的安全管理要求。同時(shí)，為確保先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用效果，集團(tuán)公司既要注重專業(yè)化人才的引進(jìn)，又要加強(qiáng)現(xiàn)有人才的培訓(xùn)，建立復(fù)合型人才隊(duì)伍。最后，加強(qiáng)涉密性文書檔案管理，在先進(jìn)技術(shù)加密處理的基礎(chǔ)上，設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限，以此保障集團(tuán)公司的商業(yè)機(jī)密和合法權(quán)益。

（三）綜合利用現(xiàn)代化信息技術(shù)

在信息化時(shí)代背景下，文書檔案管理工作應(yīng)注重現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合利用，才能切實(shí)提高文書檔案管理信息化水平。首先，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理使用，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)識(shí)別和檢索文書檔案資源，設(shè)置關(guān)鍵詞、短句等檢索條件，滿足于檔案用戶的檔案深層次需求。同時(shí)，根據(jù)文書檔案類型建立不同的文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為后續(xù)文書檔案編研、專題建設(shè)等提供便捷支持。其次，加強(qiáng)云存儲(chǔ)技術(shù)的合理使用，實(shí)現(xiàn)文書檔案自動(dòng)存儲(chǔ)和永久保存。因此，集團(tuán)公司應(yīng)將云終端與文書檔案管理系統(tǒng)有機(jī)連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)文書檔案同步上傳到云終端，節(jié)約文書檔案所占硬盤空間的同時(shí)，為高效展開(kāi)文書檔案管理工作提供支持。最后，加強(qiáng)智能算法技術(shù)的合理使用，利用此技術(shù)對(duì)文書檔案管理系統(tǒng)采集、歸類、整理文書的流程進(jìn)行優(yōu)化，并設(shè)置自動(dòng)化流程，探尋文書檔案收集歸檔和開(kāi)發(fā)利用一體化系統(tǒng)，以此實(shí)現(xiàn)文書檔案開(kāi)發(fā)利用價(jià)值的最大化目標(biāo)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化背景下，文書檔案管理者應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)地融合信息技術(shù)手段，通過(guò)加快推進(jìn)文書檔案數(shù)字化進(jìn)程，并加強(qiáng)文書檔案安全管理，同時(shí)要綜合利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，才能促進(jìn)信息技術(shù)和文書檔案管理工作的深度融合，繼而有利于文書檔案管理效果的優(yōu)化和提升。

相關(guān)鏈接

信息化時(shí)代就是信息產(chǎn)生價(jià)值的時(shí)代。信息化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，代表著先進(jìn)生產(chǎn)力。信息化時(shí)代按照托夫勒的觀點(diǎn)，第三次浪潮是信息革命，大約從20世紀(jì)50年代中期開(kāi)始，其代表性象征為“計(jì)算機(jī)”，主要以信息技術(shù)為主體，重點(diǎn)是創(chuàng)造和開(kāi)發(fā)知識(shí)。隨著農(nóng)業(yè)時(shí)代和工業(yè)時(shí)代的衰落，人類社會(huì)正在向信息時(shí)代過(guò)渡，跨進(jìn)第三次浪潮文明，其社會(huì)形態(tài)是由工業(yè)社會(huì)發(fā)展到信息社會(huì)。第三次浪潮的信息社會(huì)與前兩次浪潮的農(nóng)業(yè)社會(huì)和工業(yè)社會(huì)最大的區(qū)別，就是不再以體能和機(jī)械能為主，而是以智能為主。