國有企業(yè)督辦工作優(yōu)化提升實(shí)踐與思考
——以中國鐵路國際有限公司為例

中國鐵路國際有限公司綜合管理部 柳昕

一、引言

督辦工作是國有企業(yè)有力有效推動(dòng)工作落實(shí)的重要方式和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。督辦工作事關(guān)全局、不可或缺，積極探索督辦工作更為科學(xué)有效的方式方法，對于提升國有企業(yè)工作效能、推動(dòng)重大決策的貫徹落實(shí)具有十分重要的意義。

二、開展督辦工作的重要意義

國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展離不開政令暢通，更與領(lǐng)導(dǎo)決策、部門執(zhí)行的閉環(huán)管理密不可分，而督辦工作的成效直接影響領(lǐng)導(dǎo)決策是否得以實(shí)施。從企業(yè)管理角度分析，領(lǐng)導(dǎo)研究決策的事項(xiàng)其實(shí)只進(jìn)行了一半，更重要的另一部分是部門如何有效地貫徹執(zhí)行，真正將研究決策的“指揮力”變?yōu)橥苿?dòng)工作的“執(zhí)行力”。因此，有力有效開展督辦工作是整個(gè)閉環(huán)管理體系中不可或缺的重要一環(huán)。

三、督辦工作存在的主要問題

公司組建初期，由于各項(xiàng)管理制度尚未建立健全，且中老、雅萬、匈塞、拉合爾等境外重點(diǎn)項(xiàng)目已處于前期準(zhǔn)備（或啟動(dòng)）階段，為有效推動(dòng)境外項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)，公司于2016年正式啟動(dòng)督辦工作。通過一個(gè)階段的初步實(shí)施，發(fā)現(xiàn)督辦工作存在三個(gè)主要問題。

（一）督辦工作內(nèi)容覆蓋面不夠

公司組建初期，督辦工作主要側(cè)重于國鐵集團(tuán)、公司領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)事項(xiàng)，以及路外單位重要文函批示落實(shí)等內(nèi)容，缺乏對公司年度工作部署、專業(yè)會議研究事項(xiàng)、下一階段性重點(diǎn)任務(wù)的整體關(guān)注。實(shí)施過程中，存在督辦工作事項(xiàng)缺漏，督辦內(nèi)容覆蓋面不夠的問題。

（二）督辦形式不便于跟蹤管理

前期工作中，主要采取《督辦事項(xiàng)通知書》的書面程序，輔以電話提醒、微信提示、協(xié)調(diào)溝通等方法跟蹤進(jìn)展，并形成月度《督辦事項(xiàng)落實(shí)情況通報(bào)》。由于書面程序比較復(fù)雜，且一些重大（要）督辦事項(xiàng)需相關(guān)部門、項(xiàng)目機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人出具反饋意見，不僅工作耗時(shí)費(fèi)力，且督辦周期較長，難以持續(xù)追蹤督辦工作的整體落實(shí)情況。

（三）督辦工作思想重視度有待提高

前期工作中，督辦工作偶爾出現(xiàn)決策比較好但貫徹執(zhí)行不到位問題，致使某項(xiàng)具體工作達(dá)不到預(yù)期效果。具體來講，對于由單一部門承辦或明確牽頭部門的決策事項(xiàng)，執(zhí)行情況較好。但對于需要部門之間、部門與項(xiàng)目機(jī)構(gòu)之間協(xié)作的事項(xiàng)，存在一定推諉扯皮、“踢皮球”現(xiàn)象，思想重視程度有待進(jìn)一步提高。

四、督辦工作提升的實(shí)踐與思考

前一階段工作中，雖然公司各部門、項(xiàng)目機(jī)構(gòu)能夠認(rèn)真執(zhí)行督辦工作，但督辦過程中普遍存在時(shí)效性不強(qiáng)、反饋不及時(shí)現(xiàn)象。同時(shí)，由于公司尚未啟動(dòng)信息化建設(shè)工作，部門文書普遍在收文登記簿內(nèi)手動(dòng)填寫公司領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容，受每日收發(fā)文件較多的影響，時(shí)常出現(xiàn)登記不及時(shí)情況，導(dǎo)致后續(xù)督辦工作內(nèi)容不完整。鑒于此，為有效提升督辦工作效率，2017年至今，結(jié)合督辦工作中存在的一些問題，逐步開展督辦優(yōu)化提升工作。具體內(nèi)容分為六個(gè)方面。

（一）優(yōu)化《督辦事項(xiàng)通知書》，建立《督辦事項(xiàng)清單》

前期，由于督辦事項(xiàng)較少，《督辦事項(xiàng)通知書》主要采用“一項(xiàng)任務(wù)一份通知”格式，不僅督辦效率低，且不利于追蹤掌握。2017年年初，按照“化繁為簡”的工作思路，開始對《督辦事項(xiàng)通知書》的書面材料進(jìn)行集成，通過建立《月度督辦事項(xiàng)表》，實(shí)現(xiàn)由“WORD文字版”向“EXCEL列表版”轉(zhuǎn)換。經(jīng)過2年多版本的優(yōu)化調(diào)整，2020年年初，最終形成以“督辦依據(jù)、督辦事項(xiàng)、責(zé)任部門（機(jī)構(gòu)）、完成時(shí)限、辦理情況及進(jìn)展詳情”等六個(gè)大類模塊為基礎(chǔ)的《督辦事項(xiàng)清單》，并通過每周滾動(dòng)銷號方式追蹤掌握各部門、項(xiàng)目機(jī)構(gòu)具體承辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況。

（二）將“每月督辦”轉(zhuǎn)為“周周落實(shí)”

前期，督辦工作每月開展一次，但各部門特別是項(xiàng)目機(jī)構(gòu)時(shí)常因時(shí)差、傳輸渠道等客觀因素出現(xiàn)反饋不及時(shí)、不全面等問題，鑒于此，嘗試對督辦周期進(jìn)行優(yōu)化。按照“化整為零”的工作思路，在《督辦事項(xiàng)清單》的基礎(chǔ)上，采用“周初督辦立項(xiàng)、周末梳理匯總”的工作方式，將《督辦事項(xiàng)月度情況通報(bào)》細(xì)分為4個(gè)單周工作循環(huán)，每周整理并對比各部門、項(xiàng)目機(jī)構(gòu)上周填寫的新增、延續(xù)及辦結(jié)事項(xiàng)，實(shí)時(shí)追蹤各項(xiàng)督辦任務(wù)進(jìn)程，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。經(jīng)對比，每周開展督辦工作后，各部門、項(xiàng)目機(jī)構(gòu)督辦完成率較同期分別提升3.5%和1.7%。

（三）探索“會議紀(jì)要督辦化”工作模式

在“周初督辦立項(xiàng)、周末梳理匯總”的基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步提升督辦工作的實(shí)效性，嘗試以公司周例會為試點(diǎn)，借鑒國鐵集團(tuán)建設(shè)管理部《督辦通知書》樣式，將《公司周例會紀(jì)要》轉(zhuǎn)換為《公司周工作督辦通知書》，妥善解決了會議部署與督辦工作的銜接問題。通過梳理國鐵集團(tuán)任務(wù)部署和公司階段性重點(diǎn)工作安排，逐項(xiàng)明確牽頭（配合）部門，并及時(shí)納入每周《督辦事項(xiàng)清單》，促使會議研究事項(xiàng)的落實(shí)力度進(jìn)一步提高。

（四）由“單一領(lǐng)域”向“多元化”模式轉(zhuǎn)換

在《公司周工作督辦通知書》的基礎(chǔ)上，對《督辦事項(xiàng)清單》內(nèi)容進(jìn)行了“多元化”擴(kuò)充。一方面，按照“年度重點(diǎn)工作安排、會議研究事項(xiàng)、領(lǐng)導(dǎo)批示事項(xiàng)”等三項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，對督辦列表及內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，重新編制了督辦事項(xiàng)填寫說明，確保每項(xiàng)督辦工作的責(zé)任部門、完成時(shí)限、辦理情況等一目了然。另一方面，進(jìn)一步拓展了督辦工作范疇，由“單一領(lǐng)域”的周例會督辦，逐步拓展為經(jīng)營管理、項(xiàng)目開發(fā)、工程建設(shè)、運(yùn)營維護(hù)等“多元化”專題會議，實(shí)現(xiàn)督辦工作與公司重點(diǎn)任務(wù)緊密相連。

（五）引入色彩管理，醒目提示督辦事項(xiàng)

針對督辦工作轉(zhuǎn)向“多元化”，日均督辦數(shù)量環(huán)比大幅增加的實(shí)際情況，為進(jìn)一步協(xié)助各部門、項(xiàng)目機(jī)構(gòu)更好地推動(dòng)重點(diǎn)任務(wù)，一方面，創(chuàng)新采用了色彩管理法，將督辦依據(jù)中“月度新增項(xiàng)”填充為“黃顏色”、督辦事項(xiàng)中“本期新增項(xiàng)”標(biāo)注為“紅顏色”，以醒目顏色區(qū)分新增、原有督辦事項(xiàng)。另一方面，引入日期管理?xiàng)l件函數(shù)并輔以顏色提醒，當(dāng)日期臨近辦結(jié)時(shí)限時(shí)，此項(xiàng)工作對應(yīng)的“完成時(shí)限”欄會自動(dòng)填充為“深紅色”，以醒目顏色提示承辦部門此項(xiàng)工作急需落實(shí)。此外，還對“辦理情況”欄的文本框顏色輔以條件函數(shù)，對辦理中（黃顏色）、已辦結(jié)（綠顏色）、未辦結(jié)（深紅色）進(jìn)行醒目區(qū)分。引入色彩管理后，不僅承辦部門對新增事項(xiàng)一目了然，督辦工作鏈條也更加清晰明朗。

（六）轉(zhuǎn)換模式暢通渠道，助推項(xiàng)目機(jī)構(gòu)督辦落實(shí)

項(xiàng)目機(jī)構(gòu)是落實(shí)督辦任務(wù)的重要環(huán)節(jié)，受國家之間時(shí)差、傳輸方式等客觀因素的影響，督辦效率較預(yù)期仍有一定差距。為進(jìn)一步解決此項(xiàng)問題，一方面，通過調(diào)整“綜合部——項(xiàng)目機(jī)構(gòu)”單點(diǎn)督辦模式，嘗試以業(yè)務(wù)（綜合）部門為軸心，建立“綜合部——業(yè)務(wù)（綜合）部門——項(xiàng)目機(jī)構(gòu)”聯(lián)動(dòng)協(xié)作模式，明確業(yè)務(wù)（綜合）部門為項(xiàng)目機(jī)構(gòu)執(zhí)行督辦工作的牽頭單位，通過專業(yè)領(lǐng)域的工作銜接，更好地推動(dòng)督辦任務(wù)落地實(shí)施。另一方面，綜合考慮電子郵件查閱不及時(shí)等客觀因素，與項(xiàng)目機(jī)構(gòu)建立動(dòng)態(tài)溝通機(jī)制，利用企業(yè)微信工作群組提示督辦事項(xiàng)，并輔以閱讀反饋提醒功能，及時(shí)掌握項(xiàng)目機(jī)構(gòu)消息查閱動(dòng)態(tài)，進(jìn)一步提升督辦工作效率。

五、下一步督辦工作的方向與建議

通過對督辦工作的優(yōu)化提升，公司各部門、項(xiàng)目機(jī)構(gòu)逐漸加深了督辦工作重要性的認(rèn)識，在工作執(zhí)行力、任務(wù)辦結(jié)率等方面均較以往有較大程度提升。同時(shí)，面對督辦內(nèi)容多元化的發(fā)展趨勢，為進(jìn)一步提升督辦工作效率，2021年年初，正式啟動(dòng)督辦信息化工作。

（一）探索督辦信息化管理模式

現(xiàn)階段，利用信息化手段提高督辦效率和質(zhì)量已顯得尤為重要。雖然督辦工作逐步構(gòu)建以綜合部為中樞，“綜合部——業(yè)務(wù)（綜合）部門——項(xiàng)目機(jī)構(gòu)”的三級協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)模式，但面對督辦工作多元化的發(fā)展趨勢，工作效率如何進(jìn)一步提升已成為督辦工作亟待解決的問題。鑒于此，結(jié)合公司OA信息系統(tǒng)上線實(shí)施，在充分借鑒國鐵集團(tuán)、中國移動(dòng)、中國交建等督辦系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，組織系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)單位就督辦系統(tǒng)主要功能需求、管理流程等進(jìn)行深入對接，通過信息化手段高效推進(jìn)督辦工作取得新成效。

（二）編寫函數(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)展示信息化

針對督辦工作“點(diǎn)多線長面廣”的問題，為更好地梳理統(tǒng)計(jì)各部門、項(xiàng)目機(jī)構(gòu)的每月督辦完成情況，探索在原《督辦事項(xiàng)清單》的基礎(chǔ)上，新建《部門辦理情況匯總表》（EXCEL版），通過對“續(xù)轉(zhuǎn)事項(xiàng)、新增事項(xiàng)、到期事項(xiàng)”進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選，逐項(xiàng)編寫管理?xiàng)l件函數(shù)，并以百分率格式展示各部門、項(xiàng)目機(jī)構(gòu)的督辦事項(xiàng)辦結(jié)情況，辦結(jié)率一目了然，進(jìn)一步為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。

六、結(jié)束語

綜上所述，本文對公司督辦工作的優(yōu)化提升進(jìn)行了詳細(xì)闡述，希望能夠給予大家一些啟發(fā)。督辦工作對于許多國有企業(yè)來說普遍是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，必須給予高度重視并采取科學(xué)合理的改進(jìn)措施，不斷提升督辦工作效率和質(zhì)量，為國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)保障。