淺談干部人事檔案管理工作

林雅玲

摘? 要：該文從紙質(zhì)干部人事檔案保管和檔案數(shù)字化建設(shè)的角度出發(fā)，針對紙質(zhì)檔案保管存在的問題，指出了解決問題的必要性并提出了解決措施;通過闡述干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，提出紙質(zhì)干部人事檔案和干部人事數(shù)字檔案并存的優(yōu)勢。而要使干部人事檔案管理工作安全、有序地開展，則需要制定健全的檔案管理制度，該文在最后強(qiáng)調(diào)了干部人事檔案管理制度化的重要性。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案 紙質(zhì) 數(shù)字化 保管 制度

中圖分類號：G271? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ?文章編號：1672-3791（2021）10（b）-0000-00

On the Management of Cadre Personnel File

LIN Yaling

（The First Affiliated Hospital of Xiamen University， Xiamen， Fujian Province， 361000 China）

Abstract： This article starts from the perspective of paper cadre personnel file storage and file digitization construction. Aiming at the problems of paper file storage， it points out the necessity of solving the problems and proposes solutions; by expounding the cadre personnel file digitalization construction， the paper puts forward The advantages of the coexistence of cadre personnel files and cadre personnel digital files. To make the management of cadres and personnel files to be carried out in a safe and orderly manner， it is necessary to formulate a sound file management system. The article emphasizes the importance of institutionalization of cadres and personnel file management at the end.

Key Words： Cadre personnel archives; The paper; Digital; Custody; System

干部人事檔案是反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績、廉潔自律、遵紀(jì)守法、家庭狀況以及社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料。

干部人事檔案是以紙質(zhì)材料為記載形成的檔案，而隨著檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展，干部人事檔案的存在形式也從紙質(zhì)檔案發(fā)展到紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案并存。做好干部人事檔案實(shí)體的保管工作，加快干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，使干部人事紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案兩者并存，不僅能從整體上提高干部人事檔案管理工作水平，也能對干部人事檔案實(shí)體起到最大的保護(hù)作用[1-2]。

1 紙質(zhì)干部人事檔案保管存在的問題與思考

以紙張作為載體的紙質(zhì)干部人事檔案，在檔案保管方面，應(yīng)當(dāng)從保護(hù)檔案安全完整、維護(hù)檔案原貌的角度，配備應(yīng)有的物品設(shè)備，做好檔案庫房的建設(shè)。同時(shí)，規(guī)范并優(yōu)化日常的檔案管理工作，使檔案的保管工作在物質(zhì)硬件條件方面符合要求，在工作管理方面安全有序開展。為檔案的保存創(chuàng)造一個(gè)適宜且安全的環(huán)境，保護(hù)干部人事檔案實(shí)體安全及完整，維護(hù)檔案的原貌，延長檔案的自然壽命，避免發(fā)生意外的損壞。

1.1 干部人事檔案保管存在的常見問題

干部人事檔案的保管處包括組織部、有檔案存放權(quán)限的國有大中型企事業(yè)單位、地方人才中心等。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，要按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求建設(shè)干部人事檔案庫房，檔案數(shù)量較少的單位，也應(yīng)當(dāng)設(shè)置專用房間保管檔案[3]。在檔案庫房、專用房間建設(shè)及物質(zhì)設(shè)備的配置方面，存在常見的一些問題：（1）由于單位辦公用房使用緊缺等原因，干部人事檔案庫房、整理場所、查閱場所、辦公場所未分開;（2）建設(shè)的年代比較早，硬件設(shè)施陳舊，缺少日常維護(hù);（3）安全和防護(hù)措施設(shè)備不足。在庫房的日常管理方面，有些存在管理制度建立不健全，日常管理及監(jiān)測尚待進(jìn)一步規(guī)范的問題。

1.2 解決存在問題的必要性及措施

未建設(shè)密閉的干部人事檔案庫房，不利于按標(biāo)準(zhǔn)控制室內(nèi)溫濕度，不利于檔案庫房達(dá)到恒溫恒濕，在防盜防火方面也存在安全隱患。

干部人事檔案庫房配置的設(shè)備主要包括空調(diào)、除濕機(jī)、通風(fēng)設(shè)備、溫濕度測量儀及控制設(shè)備、滅火器、防盜防火報(bào)警器、監(jiān)控設(shè)備等。在除濕機(jī)的配置方面，如果配置的除濕機(jī)型號不能滿足檔案庫房空間面積的需求，遇到陰雨天等相對濕度高的天氣時(shí)，則會(huì)出現(xiàn)除濕效果欠佳、庫房環(huán)境濕度上下變化過大的情況，影響紙質(zhì)檔案的自然壽命。滅火器材等如若沒有定期地檢查并配置足夠的數(shù)量，則對檔案庫房的安全不能起到實(shí)質(zhì)性的防護(hù)作用。

根據(jù)《干部人事檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，干部人事檔案庫房、閱檔場所、整理場所、辦公場所應(yīng)當(dāng)分開。在實(shí)際工作中，及時(shí)地根據(jù)要求規(guī)范調(diào)整或改造，使干部人事檔案庫房、檔案整理場所、閱檔場所、辦公場所實(shí)現(xiàn)分開，將有利于控制庫房環(huán)境的恒溫恒濕及保護(hù)檔案的安全。嚴(yán)格根據(jù)“防火、防潮濕、防蛀、防盜、防光、防高溫”等措施要求，配置齊全相關(guān)的防護(hù)物品及設(shè)備，及時(shí)增置或更換防護(hù)物品設(shè)備，才能提高干部人事檔案庫房的安全防護(hù)水平，保障干部人事檔案實(shí)體的安全。

2 干部人事數(shù)字檔案的建設(shè)及其有利于紙質(zhì)檔案保管的優(yōu)勢

以紙質(zhì)干部人事檔案為基礎(chǔ)，創(chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，用現(xiàn)代化技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理模式，形成干部人事數(shù)字檔案，提高了干部人事檔案工作質(zhì)量和效率，同時(shí)也減少了紙質(zhì)干部人事檔案的翻閱率，有助于更好地保護(hù)干部人事檔案實(shí)體。

2.1 干部人事數(shù)字檔案的建設(shè)

干部人事數(shù)字檔案的建設(shè)，需要有相關(guān)配套的硬件和軟件。在硬件方面，需要配備電腦、干部數(shù)字檔案采集專用掃描儀、數(shù)據(jù)備份移動(dòng)硬盤等。在軟件方面，需要依托于干部檔案管理信息系統(tǒng)。經(jīng)過檔案人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、原始圖像處理、優(yōu)化圖像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢數(shù)據(jù)備份等過程，完成干部人事檔案數(shù)字化全流程制作，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化。[4]

干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，要在對紙質(zhì)干部人事檔案按《干部人事檔案工作條例》的分類要求進(jìn)行整理分類、排序及編碼的基礎(chǔ)上，根據(jù)《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，對檔案類號、序號、檔案材料名稱、材料形成時(shí)間、頁數(shù)、備注進(jìn)行檔案目錄錄入。錄入內(nèi)容要規(guī)范、準(zhǔn)確。在采集過程中，要針對不同的情況，采用合理的掃描方式進(jìn)行檔案頁面掃描。如果檔案的紙張存在現(xiàn)狀質(zhì)量差、易受損壞，則需采用平板掃描方式;如果檔案的紙質(zhì)較薄，在掃描時(shí)出現(xiàn)背頁字跡透印，出現(xiàn)正反面內(nèi)容字跡重疊，則應(yīng)在背頁后墊白色襯底再進(jìn)行掃描。在完成目錄錄入及紙質(zhì)檔案掃描之后，還應(yīng)當(dāng)綜合把關(guān)，檢查核對，確保干部人事數(shù)字檔案的檔案目錄與紙質(zhì)檔案材料的內(nèi)容相符，數(shù)字檔案頁面的排列順序要與紙質(zhì)檔案保持一致，圖像與目錄要相對應(yīng)。

2.2 干部人事數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案并存的優(yōu)勢

嚴(yán)格按照《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求，以整理分類規(guī)范、材料完整的紙質(zhì)干部人事檔案為基礎(chǔ)，經(jīng)掃描采集形成干部人事數(shù)字檔案。依托干部人事管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)干部人員信息花名冊管理、檔案查借閱、檔案材料接收、歸檔、轉(zhuǎn)遞等日常工作管理。整體上，切實(shí)提高了干部人事檔案管理工作質(zhì)量及效率，數(shù)字化的管理化繁為簡，避免出錯(cuò)，相較于人工登記或者零散電子表格孤立登記，較大程度地減少了勞動(dòng)力和時(shí)間的花費(fèi)，提升了工作質(zhì)量和效率[5-6]。干部人事數(shù)字檔案在查借閱檔案方面，實(shí)現(xiàn)了無紙化查閱。根據(jù)查閱事由及查閱申請內(nèi)容，在查閱審批的基礎(chǔ)上，開放授權(quán)可查閱的內(nèi)容范圍，一定程度上也保護(hù)了干部信息。而無紙化的查閱，在最大程度上減少了干部人事檔案的出庫率及翻閱率。在日常管理工作中，主要在零星檔案材料歸檔和查借閱檔案時(shí)會(huì)接觸紙質(zhì)干部人事檔案。隨著檔案形成時(shí)間的推移，檔案的紙張?jiān)谂c空氣中的物質(zhì)接觸及受環(huán)境因素影響，會(huì)容易出現(xiàn)發(fā)黃、變脆等老化現(xiàn)象。數(shù)字檔案的形成，查閱檔案不需再翻閱實(shí)體檔案，則可以減少紙質(zhì)檔案頻繁暴露在柜外環(huán)境，減少紙質(zhì)檔案被翻閱，對紙質(zhì)干部人事檔案起到很好的保護(hù)作用，延緩檔案紙張的老化，減少人為意外損壞的發(fā)生，延長檔案的自然壽命，保證檔案重要信息的完整。

3 制度化管理

不管是紙質(zhì)干部人事檔案的管理，還是干部人事數(shù)字檔案的管理，都需要制定、健全管理制度。因?yàn)楦刹咳耸聶n案管理工作是項(xiàng)政治性、機(jī)密性強(qiáng)的工作，通過制度的制定，明確工作原則、細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)肅工作紀(jì)律、規(guī)范工作程序，發(fā)揮制度的指導(dǎo)作用，才能使干部人事檔案工作更加規(guī)范化、科學(xué)化地有序開展，提高工作水平。

干部人事數(shù)字檔案建設(shè)作為新時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新管理方法，它的產(chǎn)生切實(shí)提高了干部檔案工作質(zhì)量和效率，而在數(shù)字檔案管理上，要及時(shí)健全干部人事檔案數(shù)字化管理的制度。在制度上，對干部人事檔案數(shù)字化工作的流程管理、數(shù)字化技術(shù)更新、數(shù)字化信息保密、數(shù)字化信息利用等作出明確的制度化、規(guī)范化規(guī)定。通過制度指導(dǎo)及規(guī)范工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一致，保證電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，促進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

在紙質(zhì)干部人事檔案管理方面，制定相應(yīng)的管理制度，可使干部人事檔案工作具有明確的標(biāo)準(zhǔn)。就紙質(zhì)干部人事檔案保管方面來說，通過制度化的管理，嚴(yán)格規(guī)范庫房管理要求，明確檔案管理人員職責(zé)，可最大限度地避免不安全因素的發(fā)生，從而保護(hù)檔案的安全及完整。

4 結(jié)語

干部人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。要做好干部人事檔案工作，需要提高對此項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化管理意識(shí)，建立嚴(yán)格健全的檔案管理制度，嚴(yán)格按照制度要求開展日常工作。以實(shí)體檔案為基礎(chǔ)，借助科技推動(dòng)數(shù)字檔案建設(shè)，通過數(shù)字檔案建設(shè)提高管理水平，同時(shí)保護(hù)原始的實(shí)體檔案。

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