智慧社會環(huán)境下的檔案資源建設(shè)概論

王篩鳳

龍陵縣食品藥品檢驗(yàn)所 云南 保山 678300

1 檔案工作的重要性

檔案是各行各行查證本行業(yè)過去工作和行業(yè)歷程的重要依據(jù)，檔案是歷史的真實(shí)憑證，是第一手的參考資料。它客觀的記錄了工作歷史進(jìn)程，是最可靠的憑證。檔案資源是開展各類檔案工作的基礎(chǔ)條件，事關(guān)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。加強(qiáng)檔案資源建設(shè)是完善檔案內(nèi)容的根本途徑，有著非常深遠(yuǎn)的歷史意義[1]。

做好檔案資源建設(shè)，有利于檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。檔案工作工作人員收集、整編、管理的文字材料概述了提供良好的材料支撐。檔案作為歷史記錄，不僅具有憑證作用，同時也有參考作用。它的參考作用主要在于它的參考性和廣泛性。首先，檔案參考作用具有較大的可靠性。它是一個單位的原原始記錄，是最基礎(chǔ)的第一手資料，來源真實(shí)可靠。其次，檔案參考作用具有一定的廣泛性。檔案是單位在發(fā)展中形成的，涉及業(yè)務(wù)非常廣泛，整個檔案工作就全面廣泛的記錄了一個單位的發(fā)展歷程，所以說檔案建設(shè)工作至關(guān)重要。

做好檔案資源建設(shè)，有利于檔案工作正規(guī)化。檔案管理工作的正規(guī)化體現(xiàn)在其有保密性，這就要求做好檔案的日常管理，檔案的臨時查閱，檔案專職人員要做好記錄，并在規(guī)定時間內(nèi)收回調(diào)閱出的資料，任何人無權(quán)擅自查閱檔案[2]。

2 如何做好檔案工作

2.1 加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

隨著現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，檔案資源建設(shè)越來越重要。應(yīng)從以下幾點(diǎn)做好檔案資源建設(shè)工作：

一是明確專職檔案管理人員。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，細(xì)心辦事的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的管理檔案的基本技能。因此，安排專職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，為全局檔案管理規(guī)范化提供人力保障。檔案管理工作者要涉獵廣博的專業(yè)知識，不斷開闊視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

二是健全制度，規(guī)范管理程序。結(jié)合實(shí)際和上級要求進(jìn)一步健全檔案管理相應(yīng)的規(guī)章制度，從檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、借閱、利用、安全、保密等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范。確保各類檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管有序。

三是強(qiáng)化監(jiān)督，嚴(yán)守規(guī)范，加強(qiáng)檔案借閱程序管理。根據(jù)檔案管理和保密法要求，在全局內(nèi)部開展檔案管理和保密工作自查，嚴(yán)格按照規(guī)定程序，做好查閱登記，做到檔案交接有記錄、履行清點(diǎn)有手續(xù)，并登記造冊，確保財政檔案和涉密信息的安全。

四是加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范機(jī)關(guān)文書檔案管理，明確檔案工作的職責(zé)和任務(wù)，以及歸檔范圍及整理要求，做好目錄索引，統(tǒng)一裝訂格式，嚴(yán)把檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。

五是加強(qiáng)檔案室相關(guān)的硬件建設(shè)，統(tǒng)一集中控管。著力加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，配備安全防護(hù)設(shè)施，在檔案室里配置復(fù)印機(jī)，以方便調(diào)閱檔案人員使用，盡量讓財政檔案不出檔案室，更大程度地保障財政檔案的安全。同時設(shè)置查閱記事本，詳細(xì)記錄外單位來查閱、復(fù)印相關(guān)檔案的時間、檔案號、單位名稱和查閱人等信息。近期，還進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的信息化管理，完善檔案管理電子信息系統(tǒng)，更加規(guī)范化和信息化。

六是嚴(yán)把檔案收集關(guān)。和緩檔案館應(yīng)把國家和社會具有保存價值的檔案資料接收入館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，為檔案的收集、整理工作奠定基礎(chǔ)。在接收檔案前，有關(guān)部門要下發(fā)通知，明確接收檔案的范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及要求，及時修訂和完善各種檔案的整理細(xì)則、保管期限等，以確保館藏檔案更加豐富、具有特色。同時，要擴(kuò)大檔案征集范圍，主動向社會征集有價值的檔案，對個人所有的、具有保存價值的檔案可采取代存、寄存、征購等辦法進(jìn)行監(jiān)管，對保存在糾偏館、博物館和圖書館中具有文物價值的檔案資料，可采取復(fù)制和建立目錄及編制簡介等形式，達(dá)到豐富館藏，為利用者服務(wù)的目的[3]。

2.2 加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理

（1）檔案資源信息化。在信息時代，檔案資源信息化通過信計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，即檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

（2）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證各項檔案工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來，并且在檔案管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等，都需要通過建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來實(shí)現(xiàn)，必須通過制定和建立種類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實(shí)現(xiàn)。

總之，在信息時代下，我們要充分認(rèn)識檔案的重要性，繼續(xù)做好檔案資源建設(shè)工作，更好地服務(wù)于社會。