信息化時(shí)代文書檔案收集與歸檔

高 進(jìn)

(內(nèi)蒙古開放大學(xué)，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010011)

一、文書檔案收集與歸檔的工作特點(diǎn)

文書檔案收集與歸納是檔案管理中的重要一環(huán)，它具有范圍廣、類型多和期限長的特征，為其他部門提供輔助和協(xié)調(diào)作用。文書檔案收集的范圍很廣，涵蓋了包括法規(guī)政策性文件，重大會(huì)議及活動(dòng)文件，重要的業(yè)務(wù)文件，重要的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要，機(jī)構(gòu)演變和人事任免，重要的合同協(xié)議及資產(chǎn)登記等，覆蓋了機(jī)構(gòu)與社會(huì)接觸的方方面面。由于文件類型不同，收集和歸納的方式也不一樣，甚至每一種文件的保存期限也是有規(guī)定的，有永久保存的，有定期保存的，在做好收集和歸納的同時(shí)，還要做好定期清理銷毀文件的工作。

二、信息化時(shí)代下文書檔案收集與歸檔工作的現(xiàn)狀

文書檔案工作是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，其管理工作的好壞直接影響到檔案資料的完整程度。然而，無論是人員配備方面，還是資金投入方面，文書檔案工作一直沒有得到充分的重視。有些檔案管理人員對(duì)檔案管理專業(yè)或相近專業(yè)并未進(jìn)行過專業(yè)系統(tǒng)地學(xué)習(xí)，不但專業(yè)知識(shí)欠缺，而且檔案管理的意識(shí)淡薄。還有一些人將文書檔案工作視為多購買幾組檔案盒放置在檔案柜中，便算完成了檔案工作。這些問題導(dǎo)致最基礎(chǔ)的文書檔案收集以及規(guī)范整理都得不到保障，嚴(yán)重影響工作效率。

(一) 管理機(jī)制仍有欠缺

檔案管理數(shù)字化相較于紙質(zhì)檔案，在管理思路與方法上都有著較大的區(qū)別。數(shù)字檔案管理采用電子文件來進(jìn)行檔案的收集與整理，應(yīng)采取嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募夹g(shù)方法以及管理手段。盡管數(shù)字檔案平臺(tái)已經(jīng)大規(guī)模地建立，但鑒于缺少數(shù)字檔案管理相關(guān)意識(shí)以及完善的管理機(jī)制，導(dǎo)致大量問題的出現(xiàn)。比如由于缺少相應(yīng)政策與法規(guī)來對(duì)文書檔案信息管理進(jìn)行引導(dǎo)，以致各部門之間共享文書檔案的情況難以實(shí)現(xiàn)。在檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)程中，有些單位存在執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不夠嚴(yán)格、相關(guān)機(jī)制不夠健全以及對(duì)于檔案管理的需求難以滿足等問題，都成為檔案信息化建設(shè)的種種阻礙。

(二) 人員素質(zhì)參差不齊

在檔案管理信息化進(jìn)程中，檔案管理工作對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高要求。數(shù)字檔案室要求硬件以及軟件雙配套，這就需要檔案人員熟練掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，能夠?qū)n案管理系統(tǒng)進(jìn)行熟練操作。除此之外，應(yīng)當(dāng)配置相應(yīng)的硬件以及軟件的維護(hù)人員?，F(xiàn)階段，檔案管理人員還存在年齡偏大、專業(yè)能力偏低的問題，檔案管理工作仍停留在舊的知識(shí)體系中，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)掌握不足，個(gè)別人甚至還不會(huì)最簡(jiǎn)單的電腦打字，更別提較為復(fù)雜的檔案目錄排版以及檔案全文的鏈接了。特別是當(dāng)面對(duì)大量已收集歸檔的辦公室文書紙質(zhì)檔案需要轉(zhuǎn)換成為數(shù)字檔案工作時(shí)，由于工作量巨大，需要檔案人員自身具備一定的計(jì)算機(jī)水平及認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。在掃描轉(zhuǎn)換檔案的過程中，尤為需要檔案人員精準(zhǔn)操作，使得檔案目錄與檔案內(nèi)容正確掛接。

(三) 重視程度有待提升

隨著信息化辦公系統(tǒng)在檔案管理中普及，文書檔案收集與歸納從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為主，逐漸轉(zhuǎn)向以數(shù)字化信息數(shù)據(jù)為主、紙質(zhì)材料為輔的管理模式，也從傳統(tǒng)的單一文字記錄變成文字、圖像、聲音、影像等多元化新媒體記錄形式。[1]新形勢(shì)下，如何節(jié)約人力成本，提高工作效率，擴(kuò)展文件信息收集的范圍，提高文件傳送的速度，提升文件歸納的精準(zhǔn)，降低對(duì)實(shí)質(zhì)性文件檔案的損壞，保證文件保存的安全性等等各方面，都對(duì)檔案收集與歸檔提出了更高要求。部分單位對(duì)于電子文件管理數(shù)字檔案給檔案管理工作帶來的便捷性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，經(jīng)常還延續(xù)使用傳統(tǒng)檔案管理的方式。文書檔案工作不易體現(xiàn)成績(jī)，有些單位領(lǐng)導(dǎo)不大愿意投入更多經(jīng)費(fèi)和關(guān)注，僅要求保管好文件，需要時(shí)可以提供參考即可，這些想法也造成了各科室對(duì)文書檔案工作的不重視，有些職工為了自己查閱方便，不上交或遲交、緩交文書檔案，致使文書檔案的收集難以完成，進(jìn)而影響文書檔案管理工作的開展。

三、信息化時(shí)代下文書檔案收集與歸檔工作的探索

(一)轉(zhuǎn)變工作理念

信息化時(shí)代下，文書檔案工作的成效與重視程度息息相關(guān)。從領(lǐng)導(dǎo)到職工都應(yīng)高度重視文書檔案工作，為確保做好檔案信息數(shù)字化管理，還需要加大對(duì)于數(shù)字檔案室資金設(shè)備及人員的投入力度。通過各種形式進(jìn)行《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守秘密法》等法律法規(guī)的宣傳教育活動(dòng)，令職工主動(dòng)轉(zhuǎn)變思想，及時(shí)地將在工作過程中形成的檔案資料移交至檔案室。

(二)制度保障到位

注重文書檔案收集與歸納制度的完善問題。在文檔管理過程中，必須明確文書檔案收集的起始和截止時(shí)間、歸納歸檔的范圍、保存期限類型及其他的注意事項(xiàng)。加強(qiáng)文書檔案收集與歸納信息化的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，加快落實(shí)數(shù)字信息資源、文件檔案實(shí)體與數(shù)字信息文件的安全管理，做到文件檔案收集和歸納工作有章可循，有據(jù)可查。同時(shí)，把文件檔案收集和歸納納入機(jī)關(guān)綜合管理的考核細(xì)則，滲透到每個(gè)部門的日常工作中，進(jìn)行不定期考核，考核結(jié)果與部門工作績(jī)效掛鉤，充分發(fā)揮其激勵(lì)與約束作用。[2]

在實(shí)現(xiàn)文書檔案收集與歸納信息完整性、真實(shí)性和可讀性的前提下，不斷完善文書檔案管理體系和相關(guān)的管理規(guī)范和制度，讓信息收集形式多樣化、信息檔案服務(wù)人性化。

(三)人才隊(duì)伍培養(yǎng)

隨著文件檔案的數(shù)量越來越多，內(nèi)容越來越豐富，管理手段越來越先進(jìn)，人才隊(duì)伍建設(shè)落后的問題也越來越突出，尤其是檔案管理人才結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)的技術(shù)人員極其匱乏，人才流失嚴(yán)重，檔案管理人員服務(wù)意識(shí)淡薄、知識(shí)陳舊、創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)等嚴(yán)重制約了檔案管理的效率。

新形勢(shì)下，領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)更加重視，為開拓人才培養(yǎng)的渠道創(chuàng)造條件，給予經(jīng)費(fèi)及時(shí)間的支持。一是根據(jù)部門的需求，有規(guī)劃地引進(jìn)人才，對(duì)學(xué)歷高、專業(yè)知識(shí)掌握扎實(shí)、專業(yè)技能水平過硬的青年人才要重視，并給予合理的空間，讓這些人才大膽地運(yùn)用他們的新知識(shí)、新方法解決新問題。二是建立相應(yīng)的人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，優(yōu)勝劣汰，讓人才得到有利循環(huán)，令全員自覺提高自身素質(zhì)。三是定期舉行全員培訓(xùn)，讓檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，優(yōu)化檔案知識(shí)體系，拓寬其知識(shí)領(lǐng)域，同時(shí)，還可以根據(jù)人員的不同崗位和層次，因材施教，注重實(shí)際操作，確保文件檔案管理者都能做到學(xué)以致用。通過一系列系統(tǒng)化的培訓(xùn)，更新他們的知識(shí)架構(gòu)，強(qiáng)化他們的檔案意識(shí)，令他們認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義，從而提高其檔案服務(wù)意識(shí)。

(四)設(shè)備平臺(tái)建設(shè)

文件檔案工作不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，在很多機(jī)構(gòu)和部門中處于邊緣化地帶，由于長期經(jīng)費(fèi)投入不足，文件檔案的收集與歸納的軟硬件設(shè)施設(shè)備落后、缺失和老化問題時(shí)常得不到解決，這也給文件檔案的保存和利用增加了隱患?，F(xiàn)階段，針對(duì)這些問題，需要加大資金投入力度，更換老舊的設(shè)施，補(bǔ)齊缺失的設(shè)備，并且配備專用的服務(wù)器及服務(wù)平臺(tái)，采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，如掃描技術(shù)、刻錄技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等等，選拔專人進(jìn)行培訓(xùn)，掌握相應(yīng)的技能。充分利用收集和歸納好的文件檔案資源，進(jìn)一步提升文件檔案的利用率，讓平臺(tái)與相關(guān)聯(lián)的部門實(shí)現(xiàn)在線互聯(lián)互通、共享檔案資源。[3]

(五)工作方法創(chuàng)新

目前，文件檔案工作中仍存在檔案意識(shí)不強(qiáng)、服務(wù)工作不到位、發(fā)展后勁不足、文件檔案的綜合開發(fā)利用率不強(qiáng)等問題。所以改進(jìn)工作方法、創(chuàng)新工作方式是現(xiàn)階段技術(shù)信息化時(shí)代對(duì)文件檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，要順應(yīng)這個(gè)要求，就要做到解放思想，打破固有思維帶來的局限性，大膽創(chuàng)新，勇于嘗試。

檔案工作在前期已經(jīng)積累了一套卓有成效的理論和工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)現(xiàn)在的檔案工作依然有一定的指導(dǎo)意義，我們應(yīng)該在此基礎(chǔ)上進(jìn)行學(xué)習(xí)，立足于文件檔案事業(yè)發(fā)展的實(shí)際，分析現(xiàn)在與未來的形勢(shì)，打好基礎(chǔ)，做好借鑒。向先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)交流中尋求發(fā)展，在發(fā)展中尋求突破，在突破中尋求創(chuàng)新。

首先可以建立文件檔案網(wǎng)站，運(yùn)用技術(shù)讓電子文件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)上傳、收集功能，第一時(shí)間完成文件的收集和歸納的工作。開通網(wǎng)上便捷檢索，讓用戶有更好的服務(wù)體驗(yàn)。然后，開通在線服務(wù)，進(jìn)行文件檔案的交流和傳遞。最后，對(duì)現(xiàn)有檔案整合，通過專題展覽、主題展覽以及學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)等多種展示方式，提升對(duì)文件檔案的價(jià)值的認(rèn)識(shí)。

(六)建立安全保障

檔案信息資源在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化之前，面臨的安全問題主要是實(shí)體檔案的毀損丟失等，建立數(shù)字化檔案之后，檔案信息的安全則是直面大數(shù)據(jù)應(yīng)用引起的管理以及技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。為了應(yīng)對(duì)檔案資源共享中出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)信息安全隱患，需要從以下幾個(gè)角度著手解決。首先，從頂層設(shè)計(jì)建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，從管理角度制定可操作性強(qiáng)的信息安全管理制度，這是防范風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)，有利于厘清安全責(zé)任，優(yōu)化審查制度。其次，通過嚴(yán)格把控操作流程，減少檔案數(shù)據(jù)出錯(cuò)率，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。檔案的數(shù)字化就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。將數(shù)字檔案室最基本的設(shè)備儀器如服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀等進(jìn)行組裝調(diào)試，安裝檔案管理軟件，通過掃描儀以及數(shù)碼相機(jī)等將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔pdf文件或圖片jpg格式進(jìn)行保存。之后分門別類設(shè)置電子文檔，添加案卷目錄。自動(dòng)生成檔案號(hào)、上傳原文，最后對(duì)文檔進(jìn)行歸檔保管，同時(shí)依據(jù)文檔內(nèi)容設(shè)置秘密等級(jí)。整個(gè)過程通過設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限，安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻，保證掃描目錄、鑒定檔案、質(zhì)量檢查以及目錄與內(nèi)容鏈接的安全性，并做好檔案信息的備份，保證檔案數(shù)據(jù)安全的同時(shí)，做好檔案信息的資源共享。最后，將數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)作為風(fēng)險(xiǎn)防范的動(dòng)力，分析數(shù)據(jù)，進(jìn)行決策，以數(shù)據(jù)流帶動(dòng)人流、資金流以及技術(shù)流等相關(guān)資源的配置以及運(yùn)轉(zhuǎn)。爭(zhēng)取檔案信息安全管理達(dá)到可視化、可控化、精準(zhǔn)化、高效化。[4]

總之，做好信息化時(shí)代的文書檔案的收集與歸檔工作，首先要利用計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行收集、整理、保管、利用，也就是要建設(shè)數(shù)字化檔案室，以此達(dá)到信息與數(shù)據(jù)資源共享。其次，通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，為最真實(shí)、最原始、最可靠的信息資源即檔案的傳播與共享提供可靠的現(xiàn)代化平臺(tái)。[5]

四、結(jié)論

綜上所述，數(shù)字技術(shù)信息化的不斷普及，對(duì)文書檔案收集與歸檔的工作總體是利大于弊的，但是在數(shù)字信息化的推進(jìn)中，所有的工作都不是盡善盡美的，我們要順應(yīng)形勢(shì)，不斷優(yōu)化文書檔案收集與歸檔工作中的不足，更好地提升文件檔案信息化工作的效率與質(zhì)量。