醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理水平的提升對策

劉 佳

（大慶市讓胡路區(qū)衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法局 黑龍江大慶 163000）

醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)學(xué)科技檔案中重要的組成部分。醫(yī)療衛(wèi)生檔案屬于科學(xué)技術(shù)材料，主要內(nèi)容是對防病治病及醫(yī)療衛(wèi)生監(jiān)督中形成的資料進(jìn)行歸檔。醫(yī)療衛(wèi)生檔案分為兩個部分，一類是疫病防治檔案，另一類是衛(wèi)生監(jiān)督管理檔案。其中，疫病防治檔案包括的類型有：患者病歷及病歷分析等；衛(wèi)生監(jiān)督管理檔案包括很多的類型，如勞動衛(wèi)生監(jiān)督檔案、環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)督檔案等。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展離不開醫(yī)療衛(wèi)生檔案的幫助，其可以為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)，提供重要的信息。目前，我國醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理中仍存在一些不足。這不利于我國今后的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展。因此，我們需要加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理，提高管理水平。[1]

一、醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的收集和管理

（一）醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的收集

醫(yī)療機(jī)構(gòu)在收集檔案相關(guān)資料信息時，一般包括醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案及技術(shù)檔案等。在檔案收集過程中，不同部門的檔案收集都具有各自的特點。這就增加了收集的難度，相關(guān)人員在收集時需要進(jìn)行科學(xué)的分類和整理。檔案收集的內(nèi)容包括：醫(yī)療廢物處理、人員管理、傳染病防控等。管理人員只有在檔案收集過程中盡可能地整理完整的信息，才能在需求或出現(xiàn)問題時找到相關(guān)的依據(jù)。

（二）醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的管理

對于醫(yī)療檔案的管理來說，檔案管理過程受很多因素的影響。檔案作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)運行的重要依據(jù)，如果不能進(jìn)行科學(xué)的管理，則容易造成醫(yī)療機(jī)構(gòu)出現(xiàn)問題。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理不僅包括醫(yī)療相關(guān)的內(nèi)容，還包括人員的信息。比如，職稱評審等，對人員進(jìn)行檔案管理，可以促進(jìn)人員工作能力的提高，促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定發(fā)展。

二、醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的現(xiàn)狀

檔案材料的特殊性與其他方面的因素決定了傳統(tǒng)醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理模式。隨著社會的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理存在不符合時代發(fā)展需求等問題。其主要原因是技術(shù)方法落后、管理意識缺乏、裝備技術(shù)缺乏先進(jìn)性等。這就造成了醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理仍采用傳統(tǒng)的模式，基本依靠人工管理及經(jīng)驗，使醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作效率較低，不能充分發(fā)揮其作用。目前，我國醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理主要存在的問題包括：一是醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)；二是醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的責(zé)任劃分不清，缺乏系統(tǒng)的管理機(jī)制和完善的組織機(jī)構(gòu)，不符合現(xiàn)今醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理體制的改革；三是醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理缺乏規(guī)范性，管理制度尚未健全；四是醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理人員部分為編外人員，工作積極性不高；五是醫(yī)療機(jī)構(gòu)缺乏對醫(yī)療檔案信息的利用。

三、提升醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的對策

（一）完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)

傳統(tǒng)的手動檔案管理的效率較為低下，容易出現(xiàn)錯誤。這就會為今后檔案的調(diào)取和利用帶來極大的阻礙，甚至部分十分有價值的資料由于收集不完整或丟失，給醫(yī)療機(jī)構(gòu)造成較大的損失。因此，醫(yī)療衛(wèi)生部門在檔案建立時需要保證檔案的完整性和安全性，提高檔案管理效率，建立完善的檔案管理體系，逐步完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)。目前，檔案管理工作都普及了計算機(jī)，管理人員通過應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件，可以對檔案匯編及檢索進(jìn)行管理，以便于隨時調(diào)取。在檔案管理方面，管理人員可以按照職能的不同，進(jìn)行分類管理。醫(yī)療衛(wèi)生部門可以在單位的不同部門安排有責(zé)任心的人員進(jìn)行協(xié)助管理，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一，不斷優(yōu)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)。[2]

（二）加強(qiáng)管理者對檔案管理的重視

對于醫(yī)療工作者來說，他們普遍存在對檔案管理缺乏重視的問題，認(rèn)為檔案管理就是保存和收集資料，是一種機(jī)械式的工作，并不能為單位創(chuàng)造效益或提高工作效率。部分單位在管理檔案時只關(guān)注檔案是否泄密、丟失等。這種傳統(tǒng)的檔案管理模式早已不能滿足檔案管理的新要求了。隨著不斷深入的醫(yī)療體制改革，醫(yī)療衛(wèi)生的各項工作都在發(fā)生變化。傳統(tǒng)的檔案管理模式不利于檔案工作的發(fā)展。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的重點是建立科學(xué)、完整的檔案管理體系，以滿足醫(yī)院檔案信息的利用和需求。想要改變目前檔案管理的不足，單位領(lǐng)導(dǎo)者首先就需要加強(qiáng)重視，從而引導(dǎo)檔案人員積極地投身工作。對于醫(yī)療機(jī)構(gòu)來說，管理者需要重視檔案管理工作，推動單位改革檔案管理方式。因此，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作順利開展的前提就是領(lǐng)導(dǎo)層的重視。[3]

（三）建立新型電子化檔案

隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)都普遍應(yīng)用。計算機(jī)技術(shù)在醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理中也是不可或缺的。管理人員需要用專業(yè)的技術(shù)實現(xiàn)檔案一體化管理，建立電子版文件，使檔案的歸檔和建檔應(yīng)用更加便利。這樣可以供其他單位及個人隨時調(diào)取，實現(xiàn)資源的共享。在檔案信息的錄入時，單位可以安排臨時人員，協(xié)助電子檔案的建立，對信息進(jìn)行逐一錄入，并要求管理人員對錄入后的電子檔案進(jìn)行校核，核對通過后即可生成檔案信息。管理人員如果發(fā)現(xiàn)在建檔過程中存在問題，就需要及時進(jìn)行解決。電子檔案需要定期更新，應(yīng)與文字化檔案同時錄入和應(yīng)用。[4]

（四）提高檔案管理人員的綜合能力

醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作需要檔案管理人員來落實。因此，檔案管理人員對檔案管理質(zhì)量有較大的影響。醫(yī)療檔案管理的質(zhì)量直接取決于檔案管理人員的水平。因此，醫(yī)療衛(wèi)生部門需要不斷提高醫(yī)療檔案管理人員的專業(yè)水平和管理水平。其主要可以采取以下措施：

1.在當(dāng)今社會中，各行各業(yè)都重視人才的引進(jìn)，社會的進(jìn)步也離不開人才的助力。對于醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理方面也是如此，人才往往可以發(fā)揮極大的作用。因此，醫(yī)療衛(wèi)生部門需要不斷提升醫(yī)療衛(wèi)生檔案人員的綜合素質(zhì)，從而保證醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的質(zhì)量。首先，單位要對檔案管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。隨著社會的快速發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，檔案管理工作內(nèi)容也趨向復(fù)雜化。因此，單位需要組織檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)人員的工作能力和質(zhì)量。其次，醫(yī)療衛(wèi)生部門要對兼職的檔案管理人員加強(qiáng)管理，保證檔案的利用和借閱。兼職檔案管理人員需要及時將相關(guān)內(nèi)容轉(zhuǎn)交到專職檔案員處，使各部門的檔案都能符合統(tǒng)一的要求。[5]

2.醫(yī)療檔案管理人員需要對醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)人員的檔案進(jìn)行管理。醫(yī)療衛(wèi)生人員的檔案十分重要。做好醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)人員檔案的管理是提升醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的基礎(chǔ)。醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理人員需要明確技術(shù)人員哪些資料需要歸檔，然后收集相應(yīng)完整的資料。醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)人員檔案也應(yīng)依據(jù)實際情況進(jìn)行歸檔。其主要包括：個人信息、專業(yè)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)考核資料等；業(yè)務(wù)技術(shù)工作總結(jié)、發(fā)表的論文及專著等。在檔案管理過程中，檔案管理者首先應(yīng)完整地收集醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)人員的相關(guān)檔案資料，收集的方式通常是以專業(yè)技術(shù)職稱為基礎(chǔ)，建立醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)人員的檔案，通過發(fā)布信息讓技術(shù)人員將自身資料匯總后發(fā)送到檔案管理部門。[6]

四、結(jié)束語

總之，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理在醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理中十分重要。目前，醫(yī)院的發(fā)展目標(biāo)之一就是提升醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的質(zhì)量。為了滿足醫(yī)療衛(wèi)生檔案的科學(xué)管理，醫(yī)療衛(wèi)生部門需要加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理。隨著科學(xué)的不斷發(fā)展，人們對醫(yī)療衛(wèi)生檔案的要求也會提高。因此，我們未來需要進(jìn)一步努力，加強(qiáng)對醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理，提高管理水平。