測(cè)繪檔案數(shù)字化及安全保密措施分析

袁英城

山東華地測(cè)繪地理信息有限公司 山東 威海 264200

引言

概括地說(shuō)，測(cè)繪檔案就是在大地測(cè)繪和地圖測(cè)繪活動(dòng)中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料，測(cè)繪檔案是基本測(cè)繪檔案、專(zhuān)業(yè)測(cè)繪檔案以及特業(yè)測(cè)繪檔案和現(xiàn)實(shí)參考檔案的統(tǒng)稱(chēng)，測(cè)繪檔案的內(nèi)容精度以及比例尺會(huì)有所區(qū)別，根據(jù)這幾方面的不同，可以將測(cè)繪檔案分為全國(guó)性、地方性和專(zhuān)業(yè)性三種測(cè)繪檔案。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，傳統(tǒng)測(cè)繪檔案管理方式已經(jīng)對(duì)檔案信息發(fā)展形成一定制約，所以測(cè)繪檔案數(shù)字化建設(shè)成為是檔案管理不可逆的發(fā)展趨勢(shì)，為了保證測(cè)繪檔案的應(yīng)用價(jià)值，很有必要圍繞測(cè)繪檔案數(shù)字化及安全保密措施進(jìn)行研究分析。

1 測(cè)繪檔案數(shù)字化現(xiàn)實(shí)意義分析

1.1 有利于構(gòu)建高品質(zhì)檔案管理隊(duì)伍

我國(guó)科技水平與社會(huì)經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展提高的同時(shí)，也促進(jìn)了我國(guó)各個(gè)方面的健康發(fā)展，當(dāng)前我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域都表現(xiàn)出蓬勃向上的良好態(tài)勢(shì)。就我國(guó)的測(cè)繪檔案管理而言，合理轉(zhuǎn)變檔案管理思維與理念，采用新時(shí)代的數(shù)字化和信息化檔案管理模式，強(qiáng)化數(shù)字化管理建設(shè)，對(duì)數(shù)字化管理設(shè)備給予合理應(yīng)用。在開(kāi)展測(cè)繪檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，由于測(cè)繪檔案數(shù)字化管理的需要，管理人員會(huì)自動(dòng)自發(fā)地不斷提升自身相關(guān)信息技能，以便能夠勝任測(cè)繪檔案數(shù)字化管理工作，由此可見(jiàn)，推動(dòng)測(cè)繪檔案數(shù)字化有利于構(gòu)建高品質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。

1.2 有利于促進(jìn)測(cè)繪檔案管理工作效率的提升

在測(cè)繪檔案管理中采用數(shù)字化管理模式，通過(guò)對(duì)檔案管理技術(shù)的合理應(yīng)用，能夠大幅度提高測(cè)繪檔案管理工作效率，因此縮減測(cè)繪檔案管理在人員物力以及時(shí)間方面的投入，在這樣的情況下，測(cè)繪檔案管理部門(mén)，能夠投入更多資源開(kāi)展測(cè)繪檔案編研，并深入挖掘開(kāi)發(fā)測(cè)繪檔案應(yīng)用價(jià)值。

1.3 改善測(cè)繪檔案應(yīng)用，強(qiáng)化紙質(zhì)檔案保護(hù)

測(cè)繪檔案可以被廣泛應(yīng)用于多個(gè)方面，具有較高的利用率和利用價(jià)值，在以往的測(cè)繪檔案管理中，都是建立紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案存在易丟失、易損壞等特點(diǎn)，在保存和使用過(guò)程中，一時(shí)不慎就會(huì)導(dǎo)致部分內(nèi)容的丟失和磨損，嚴(yán)重降低測(cè)繪檔案的完整性，而開(kāi)展測(cè)繪檔案數(shù)字化建設(shè)，可以建立電子版測(cè)繪檔案，以供使用人員查閱利用，而原始紙質(zhì)檔案可以進(jìn)行封存，這樣不但能夠完善測(cè)繪檔案使用方式，切實(shí)提升測(cè)繪檔案使用的便利性，也可以充分強(qiáng)化紙質(zhì)檔案保護(hù)[1]。

2 測(cè)繪檔案數(shù)字化必要性分析

2.1 保證測(cè)繪檔案管理與時(shí)代發(fā)展同步

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與普及，我國(guó)已經(jīng)正式跨入大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)行業(yè)都在大力開(kāi)展信息化建設(shè)，海量的數(shù)據(jù)信息在社會(huì)各個(gè)方面的發(fā)展中發(fā)揮出巨大的利用價(jià)值，通過(guò)一系列的具體實(shí)例可以發(fā)現(xiàn)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行高效管理與利用，就能構(gòu)擴(kuò)展更大的發(fā)展空間。測(cè)繪檔案管理工作也不例外，近年來(lái)，我國(guó)各個(gè)地區(qū)的檔案信息化建設(shè)正在如火如荼地開(kāi)展，數(shù)據(jù)化檔案資源大幅度增加，實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案數(shù)字化，保證測(cè)繪檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，發(fā)揮高效、安全的測(cè)繪檔案管理水平，能夠保證測(cè)繪檔案管理與時(shí)代發(fā)展同步。

2.2 滿(mǎn)足測(cè)繪檔案管理的需要

測(cè)繪成果多元化發(fā)展已經(jīng)成為不爭(zhēng)的事實(shí)，這就對(duì)測(cè)繪檔案管理工作提出更高要求，管理人員不僅需要合理轉(zhuǎn)變檔案管理理念，也應(yīng)考慮管理模式的靈活運(yùn)用，有史以來(lái)，測(cè)繪檔案建成后，就表示測(cè)繪成果以及相關(guān)數(shù)據(jù)成埃落定，因此測(cè)繪檔案管理人員都忽略了用超前思維對(duì)待測(cè)繪檔案管理工作。目前測(cè)繪成果數(shù)字化已經(jīng)發(fā)展到一定程度，通常情況下，都是依托測(cè)繪設(shè)備與相關(guān)軟件系統(tǒng)實(shí)施測(cè)繪工程的數(shù)據(jù)采集以及測(cè)量繪圖作業(yè)，測(cè)繪工作的信息化和數(shù)字化發(fā)展，在有效提高工作效率的同時(shí)，測(cè)繪數(shù)據(jù)信息以及測(cè)量繪圖的精確性也大大提升，另外，所獲取的數(shù)據(jù)量更是大幅度增加，若是繼續(xù)沿用以往的管理模式與管理載體，很難滿(mǎn)足測(cè)繪檔案管理需要，這更加凸顯出測(cè)繪檔案數(shù)字化管理的必要性，因此如今的當(dāng)務(wù)之急就是進(jìn)行測(cè)繪檔案管理模式的改進(jìn)與優(yōu)化[2]。

2.3 深化測(cè)繪檔案管理理論指導(dǎo)

以性質(zhì)而論，應(yīng)將測(cè)繪檔案歸納為科技檔案，關(guān)于測(cè)繪檔案管理，并沒(méi)有與之相應(yīng)的理論指導(dǎo)，在測(cè)繪檔案管理的實(shí)際開(kāi)展中，需要將測(cè)繪與檔案兩個(gè)專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)理論進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。測(cè)繪工作的實(shí)施，著重于實(shí)際操作，主要是憑借測(cè)繪設(shè)備進(jìn)行實(shí)地測(cè)量，然后進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的采集與計(jì)算，測(cè)繪工作的基礎(chǔ)理論無(wú)法為測(cè)繪檔案管理工作提供足夠的參考依據(jù)，與之相反，檔案行業(yè)具備豐富的基礎(chǔ)理論，但是大部分都是文書(shū)類(lèi)內(nèi)容，無(wú)法及時(shí)有效的解決測(cè)繪檔案管理中實(shí)際問(wèn)題，也難以成為測(cè)繪檔案管理工作的可靠指導(dǎo)。所以，為了提高測(cè)繪檔案管理的完善性，應(yīng)巧借檔案數(shù)字化建設(shè)的東風(fēng)，深入探討測(cè)繪檔案管理理論構(gòu)架，合理深化測(cè)繪檔案管理理論指導(dǎo)。

3 探討測(cè)繪檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題

3.1 檔案信息安全性無(wú)可靠保障

任何事物的出現(xiàn)都是利弊共存的，數(shù)字化和信息技術(shù)也不例外，其益處在于，大數(shù)據(jù)時(shí)代中，數(shù)字信息技術(shù)讓人們的工作與生活變得更加便利，測(cè)繪檔案數(shù)字化管理的發(fā)展充分提升了檔案管理工作的便利性和工作效率；而弊端則在于具有一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，一旦遇到不法分子的非法入侵，或者是軟件系統(tǒng)存在漏洞，就會(huì)導(dǎo)致信息外泄及遺失等問(wèn)題，從而對(duì)測(cè)繪檔案管理工作造成負(fù)面影響。特別是房產(chǎn)測(cè)繪檔案，房主的個(gè)人信息都記錄在房產(chǎn)測(cè)繪檔案中，若是出現(xiàn)信息外泄情況，很可能會(huì)給業(yè)主或是企業(yè)帶來(lái)困擾。

3.2 信息系統(tǒng)互通性和科學(xué)性有所不足

就當(dāng)前而言，我國(guó)的測(cè)繪檔案管理尚缺乏統(tǒng)一性，特別是房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理方面，各地區(qū)房產(chǎn)測(cè)繪管理部門(mén)的管理方式及管理要求都有一定區(qū)別，就連測(cè)繪信息的收集也存在一些不同之處，以至于在全國(guó)性的房產(chǎn)信息整理中，或是需要進(jìn)行檔案調(diào)度時(shí)，無(wú)法順利完成相關(guān)工作。以房產(chǎn)測(cè)繪檔案要求手續(xù)進(jìn)行舉例，我國(guó)各地區(qū)的要求手續(xù)各有不同，在業(yè)主有房產(chǎn)測(cè)繪檔案調(diào)配需要的情況下，就會(huì)出現(xiàn)互通性不足的問(wèn)題，致使房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)資源互通，從而不利于管理工作的順利推進(jìn)[3]。

3.3 測(cè)繪檔案管理整體水平存在不足

在測(cè)繪檔案管理工作中，管理人員的個(gè)人素質(zhì)會(huì)直接影響到測(cè)繪檔案管理整體水平，因此，應(yīng)通過(guò)有效手段強(qiáng)化每個(gè)社會(huì)檔案管理人員的各人素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，組建高質(zhì)量測(cè)繪檔案管理團(tuán)隊(duì)，以便為測(cè)繪檔案數(shù)字化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在過(guò)去的測(cè)繪檔案管理工作中，測(cè)繪信息依靠管理人員進(jìn)行人工整理記錄，建立紙質(zhì)檔案，檔案排序和擺放位置等都沒(méi)有一定之規(guī)，具有一定的隨意性，久而久之，測(cè)繪檔案管理人員也養(yǎng)成了隨意的工作習(xí)慣。另外，測(cè)繪檔案管理人員普遍存在老齡化現(xiàn)象，其學(xué)習(xí)能力極為有限，因此在測(cè)繪檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，無(wú)法盡快掌握相關(guān)技術(shù)，致使測(cè)繪檔案管理隊(duì)伍整體水平不足問(wèn)題的形成，從而也對(duì)測(cè)繪檔案數(shù)字化建設(shè)形成一定制約，阻礙了測(cè)繪行業(yè)的健康發(fā)展。

4 深化測(cè)繪檔案數(shù)字化管理有效措施研究

4.1 有效開(kāi)發(fā)測(cè)繪檔案信息管理系統(tǒng)

要想真正實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理，首先應(yīng)做到對(duì)國(guó)家部門(mén)制定的相關(guān)規(guī)章制度與要求標(biāo)準(zhǔn)對(duì)嚴(yán)格遵守，在此基礎(chǔ)上根據(jù)當(dāng)?shù)販y(cè)繪檔案管理的具體情況，合理落實(shí)測(cè)繪檔案管理工作。在具體的測(cè)繪檔案管理工作中，應(yīng)積極應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段，以保證科學(xué)性與實(shí)用性為原則，進(jìn)行新型測(cè)繪檔案信息管理系統(tǒng)的合理開(kāi)發(fā)，借此進(jìn)一步提高測(cè)繪檔案管理工作效率，促進(jìn)測(cè)繪行業(yè)的良性發(fā)展。

4.2 合理強(qiáng)化管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)及工作能力

測(cè)繪檔案管理部門(mén)需要積極培養(yǎng)或是吸納計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，加強(qiáng)管理人員專(zhuān)業(yè)技能和計(jì)算機(jī)技術(shù)教育培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)及工作能力的提升，以便能夠更好地完成測(cè)繪檔案數(shù)字化管理工作中的信息處理以及數(shù)字化檔案維護(hù)和檔案安全管理，促使測(cè)繪行業(yè)與新時(shí)代進(jìn)行同步發(fā)展[4]。

5 測(cè)繪檔案安全保密有效措施研究

5.1 加強(qiáng)測(cè)繪檔案安全保密責(zé)任教育

在現(xiàn)代社會(huì)中，很對(duì)領(lǐng)域都有地質(zhì)測(cè)繪需求，這種情況對(duì)測(cè)繪檔案管理提出了更高要求，基于此，測(cè)繪檔案管理部門(mén)需要切實(shí)加強(qiáng)測(cè)繪檔案安全保密責(zé)任宣傳教育，充分強(qiáng)化測(cè)繪檔案管理人員的安全保密責(zé)任意識(shí)。在具體的測(cè)繪檔案管理工作中，應(yīng)以確保測(cè)繪檔案完整性與安全性為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理人員的權(quán)責(zé)范圍進(jìn)行明確劃分，將測(cè)繪檔案接收、整理以及編研和利用等各項(xiàng)工作具體到人，嚴(yán)格落實(shí)管理責(zé)任制度。在日常測(cè)繪檔案管理工作中，針對(duì)管理人員應(yīng)警鐘長(zhǎng)鳴，時(shí)常貫徹測(cè)繪檔案安全管理教育，進(jìn)行檔案安全管理的日常提醒，促使管理人員明確了解測(cè)繪信息外泄的嚴(yán)重后果，讓管理人員正確認(rèn)識(shí)到測(cè)繪檔案安全管理的重要性，變管理人員執(zhí)行測(cè)繪檔案管理工作時(shí)，能夠恪守安全管理原則。對(duì)于安全管理要求較高的測(cè)繪檔案，應(yīng)進(jìn)行明確標(biāo)示，管理測(cè)繪檔案時(shí)，應(yīng)做到日常監(jiān)管與重點(diǎn)檢查的有機(jī)結(jié)合，隨時(shí)進(jìn)行檔案安全檢查，保證檔案安全檢查的全面性及高效性，有效排查測(cè)繪檔案安全隱患，避免出現(xiàn)測(cè)繪信息外泄及資料遺失等問(wèn)題。

5.2 重視測(cè)繪檔案原始資料安全保密管理

所謂的測(cè)繪檔案原始資料，指的就是開(kāi)展地質(zhì)勘測(cè)工作時(shí)所獲取的初始資料，這部分資料是不能再次獲取的，是非常重要、非常關(guān)鍵的測(cè)繪檔案資料信息，開(kāi)展野外地質(zhì)勘察時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵循資料使用登記制度，及時(shí)收集各種測(cè)繪資料，會(huì)出現(xiàn)勘測(cè)成果遺失問(wèn)題，借此保證測(cè)繪資料的全面性及安全性。進(jìn)行測(cè)繪資料信息整理時(shí)，工作人員要妥善保管自己的資料整理成果，對(duì)于地質(zhì)勘測(cè)過(guò)程中獲取的相關(guān)圖紙，應(yīng)做好編號(hào)工作，避免遺失，完成地質(zhì)勘察測(cè)繪之后，負(fù)責(zé)人應(yīng)將所有資料進(jìn)行有效整理并歸檔[5]。

5.3 充分重視測(cè)繪檔案電子文檔的安全保密

很多測(cè)繪檔案管理部門(mén)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，在日常管理工作中，會(huì)形成為數(shù)眾多的電子文件，測(cè)繪檔案管理部門(mén)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到測(cè)繪電子文檔的安全保密的重要性，將測(cè)繪電子文檔安全保密列為檔案管理的工作重點(diǎn)。開(kāi)展測(cè)繪檔案管理工作是，管理人員應(yīng)充分整理好通過(guò)驗(yàn)收的測(cè)繪電子文檔，并進(jìn)行有效儲(chǔ)存。關(guān)于測(cè)繪成果電子文檔，管理人員需做好錄制工作。若電子文檔需要進(jìn)行加密處理，應(yīng)將其納入專(zhuān)用計(jì)算機(jī)并加設(shè)密碼。若測(cè)繪檔案屬于重要項(xiàng)目，應(yīng)安排指定人選進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)制作，對(duì)于重要項(xiàng)目測(cè)繪資料的輸出，應(yīng)由專(zhuān)屬資料管理人員負(fù)責(zé)其編號(hào)、登記以及歸檔工作。若是測(cè)繪電子文檔具有一定的重要性，管理人員應(yīng)合理做好備份工作，為保證測(cè)繪檔案資料信息安全提供可靠保障。

5.4 確保保密技術(shù)與手段的高效性

在測(cè)繪檔案管理工作中，應(yīng)通過(guò)對(duì)利用者具體情況的有效了解，制定針對(duì)性的利用方式，參考測(cè)繪電子檔案的密級(jí)程度，采取相應(yīng)的管理措施，若測(cè)繪電子檔案的內(nèi)容不可公開(kāi)，應(yīng)采取防下載和拷貝措施，有效做好安全保密工作。若測(cè)繪電子檔案屬于機(jī)密或是絕密文件，管理人員應(yīng)做好加密措施，隨機(jī)更換密鑰。測(cè)繪電子檔案在使用過(guò)程中，管理人員應(yīng)對(duì)整個(gè)使用過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)控，并做好IP地址和賬號(hào)記錄，已備后期進(jìn)行調(diào)查取證，借此提高測(cè)繪檔案的安全性[6]。

6 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在現(xiàn)代社會(huì)中，對(duì)于數(shù)字化管理模式的應(yīng)用已經(jīng)極為普遍，測(cè)繪檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，可實(shí)現(xiàn)管理效果及工作效率的提高，關(guān)于測(cè)繪檔案的數(shù)字化管理，應(yīng)充分重視管理方式的改進(jìn)和優(yōu)化，管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)及工作能力的提升，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，借助打造高質(zhì)量測(cè)繪檔案管理隊(duì)伍高效完成測(cè)繪檔案管理工作，促進(jìn)測(cè)繪檔案資源互通與共享，實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案使用價(jià)值最大化，推動(dòng)測(cè)繪行業(yè)的良性發(fā)展。