高校二級(jí)學(xué)院綜合管理辦公室效能優(yōu)化及工作人員素質(zhì)提升的措施研究

蘇 琴

（重慶交通大學(xué)河海學(xué)院 重慶 400074）

隨著高校改革的深入發(fā)展，我國(guó)高等學(xué)校普遍實(shí)行校、院兩級(jí)管理體制，院級(jí)組織是學(xué)校的基層教學(xué)管理單位，二級(jí)學(xué)院的綜合管理辦公室（以下簡(jiǎn)稱“綜合辦”）則是二級(jí)學(xué)院綜合管理的核心機(jī)構(gòu)，兼具承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的職能職責(zé)。它在與學(xué)校、社會(huì)、企業(yè)、師生、校友的溝通和聯(lián)系中發(fā)揮著不可替代的作用。工作體量龐大、工作項(xiàng)目繁雜、工作任務(wù)急迫是這個(gè)部門的幾大特點(diǎn)。作為“窗口”形象部門，綜合管理辦公室工作人員的綜合素質(zhì)代表了整個(gè)二級(jí)學(xué)院管理服務(wù)的工作水平，對(duì)二級(jí)學(xué)院綜合辦工作人員的要求也越來(lái)越高，以應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下高校管理服務(wù)的需求。因此，對(duì)綜合辦公室工作效能優(yōu)化及工作人員綜合素質(zhì)提升的措施研究勢(shì)在必行。

國(guó)內(nèi)眾多學(xué)者開(kāi)展了對(duì)高校二級(jí)學(xué)院綜合管理辦公室工作及人員綜合素質(zhì)的研究。陸一[1]探索了新形勢(shì)下二級(jí)學(xué)院辦公室人員的綜合素質(zhì)和能力發(fā)展新要求；曲斌[2]分析了新形勢(shì)下黨政辦的工作現(xiàn)狀，明確了精細(xì)化管理的思路，提出有效解決目前工作現(xiàn)狀的精細(xì)化管理途徑；盧遠(yuǎn)[3]使用熵與耗散結(jié)構(gòu)理論的新視角，結(jié)合辦公室管理的問(wèn)題和困境，分析辦公室實(shí)現(xiàn)良好管理的前提、發(fā)展的動(dòng)力與機(jī)制，提出行之有效的對(duì)策；王靜[4]提出為二級(jí)學(xué)院的發(fā)展提供支撐，創(chuàng)新型高校應(yīng)著重培養(yǎng)行政人員的組織協(xié)調(diào)能力、溝通表達(dá)能力和信息應(yīng)用能力等；代海風(fēng)[5]分析了辦公室職能定位和現(xiàn)存問(wèn)題，提出了現(xiàn)存的顯性矛盾，探討了提升辦公室綜合管理效能、服務(wù)質(zhì)量和水平的措施。上述研究可為高校二級(jí)學(xué)院綜合管理辦公室工作及人員綜合素質(zhì)研究提供借鑒，但是不夠系統(tǒng)。為此，本文開(kāi)展了對(duì)高校二級(jí)學(xué)院綜合管理辦公室工作效能優(yōu)化及工作人員綜合素質(zhì)提升的措施研究。

一、高校二級(jí)學(xué)院綜合管理辦公室的職能職責(zé)

（一）綜合管理

二級(jí)學(xué)院綜合辦是學(xué)院的綜合辦事機(jī)構(gòu)，相比教學(xué)管理辦公室、學(xué)生管理辦公室、科研管理辦公室等，它就像一個(gè)“大總管”，負(fù)責(zé)整個(gè)二級(jí)學(xué)院的綜合事務(wù)管理服務(wù)。主要包括人才引進(jìn)、職稱（職級(jí)）晉升、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、制度編撰、會(huì)議組織、新聞報(bào)道、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷、工資發(fā)放、來(lái)賓接待、印章管理等各項(xiàng)具體事務(wù)。事務(wù)繁雜、頭緒眾多。

（二）參謀職能

綜合辦在落實(shí)學(xué)校、學(xué)院的各項(xiàng)措施中參與決策全過(guò)程，發(fā)揮著重要作用。首先，做好文件、信息的整理收集調(diào)查工作，準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。其次，結(jié)合各種實(shí)際情況和影響因素，向領(lǐng)導(dǎo)提出合理性建議；最后，又要監(jiān)督?jīng)Q策實(shí)施效果，并對(duì)產(chǎn)生的效果進(jìn)行及時(shí)的分析、評(píng)價(jià)，及時(shí)反饋給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層，以便不斷完善和改進(jìn)，為今后的工作開(kāi)展積累經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

（三）服務(wù)職能

綜合辦不僅要進(jìn)行行政管理，更重要的是為師生提供服務(wù)。二級(jí)學(xué)院教職員工從人才引進(jìn)、到崗位報(bào)道、再到退休辦理直接接觸的都是綜合辦，其中信息通知、辦公物資領(lǐng)取、工資發(fā)放、職稱（職級(jí)）晉升等等事務(wù)都是由綜合辦來(lái)完成服務(wù)。學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，其中競(jìng)賽、獎(jiǎng)勵(lì)、考研、留學(xué)、就業(yè)等等也需要綜合辦在各部門中協(xié)調(diào)，各種材料也需要在綜合辦蓋章報(bào)送。綜合辦還要為校外來(lái)訪人員、校友等提供服務(wù)。

（四）溝通協(xié)調(diào)職能

綜合辦像一座橋梁，對(duì)外聯(lián)系學(xué)校各職能部門、兄弟院系、社會(huì)企業(yè)，對(duì)內(nèi)聯(lián)系學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、系部科室、師生員工，發(fā)揮中樞紐帶的作用。只有綜合辦及時(shí)上情下達(dá)、下情反饋；牽頭協(xié)調(diào)學(xué)校、學(xué)院、科室、系部，凝心聚力、緩和矛盾沖突；明確各部門之間的責(zé)任分工，有效配合，整個(gè)二級(jí)學(xué)院的各項(xiàng)工作才能順利開(kāi)展，這座立體高架橋才能高速運(yùn)轉(zhuǎn)、暢通無(wú)阻。

二、高校二級(jí)學(xué)院綜合辦工作中存在的問(wèn)題

（一）工作任務(wù)重，人員配置不合理

二級(jí)學(xué)院綜合辦對(duì)應(yīng)全校各個(gè)職能部門、社會(huì)企業(yè)、兄弟院校，校外來(lái)訪人員，學(xué)院內(nèi)部所有系部、科室和全體師生員工的管理、服務(wù)，事務(wù)繁雜、工作量大。而高校為了提高專任教師師生比，不斷減少行政管理人員數(shù)量，加上高校為了適應(yīng)國(guó)家、社會(huì)、行業(yè)的不斷發(fā)展變革和新的要求，使得綜合辦的日常事務(wù)越來(lái)越多，質(zhì)量要求越來(lái)越高，造成綜合辦工作人員一崗多責(zé)現(xiàn)象嚴(yán)重。以重慶交通大學(xué)為例，綜合辦一般有只有2～3名工作人員，雖然實(shí)行新進(jìn)教師“助管”制度，有助于緩解部分管理崗工作壓力大的矛盾；有利于幫助新進(jìn)教師熟悉各職能管理部門的工作，互相學(xué)習(xí)、相互理解。但是在師資緊缺的條件下，還是以教學(xué)任務(wù)為重，新進(jìn)教師既要兼顧完成教學(xué)任務(wù)，又要服從行政管理崗“坐班”制度，本身就有沖突矛盾，不好把握，工作可持續(xù)性較弱，造成工作效率低下的后果。而且大學(xué)院和小學(xué)院在人員配比上沒(méi)有明顯優(yōu)勢(shì)，同等崗位下大學(xué)院和小學(xué)院相比綜合辦工作人員的工作量要大得多。

（二）職能職責(zé)不清，制度不夠完善

綜合辦因?yàn)榫哂芯C合管理服務(wù)的職能職責(zé)，所以不像學(xué)生工作管理辦公室、科研管理辦公室、教學(xué)管理辦公室等職能職責(zé)相對(duì)單一明了?！吧厦媲l線、下面一根針”，事無(wú)巨細(xì)都要通過(guò)綜合辦去協(xié)調(diào)溝通處理。如果制度不完善，職能職責(zé)劃分不清，就容易造成互相推諉，工作效率低下。例如重慶交通大學(xué)各二級(jí)學(xué)院規(guī)模大小、歷史沿革、發(fā)展速度等各不相同，雖然都設(shè)有綜合辦，但各學(xué)院的綜合辦具體管理服務(wù)的范圍和內(nèi)容還是差異較大。

（三）信息化建設(shè)滯后，工作重復(fù)率高

高校信息化建設(shè)程度不一，各個(gè)職能部門之間使用的是獨(dú)立的信息管理平臺(tái)系統(tǒng)，很多信息不能共享和及時(shí)更新，造成二級(jí)學(xué)院綜合辦在處理事務(wù)時(shí)經(jīng)常要不斷切換管理系統(tǒng)，而且常常由于信息不能及時(shí)更新，造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，增加工作量。例如重慶交通大學(xué)OA系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、新聞報(bào)道系統(tǒng)都是獨(dú)立的管理系統(tǒng)，使用獨(dú)立的用戶名和密碼，不能實(shí)現(xiàn)一點(diǎn)切入的模式，同步數(shù)據(jù)信息。而教師、學(xué)生的數(shù)據(jù)信息又是實(shí)時(shí)變動(dòng)的。就需要重復(fù)統(tǒng)計(jì)，大大消耗綜合辦工作人員的時(shí)間、精力。

（四）人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，后期學(xué)習(xí)機(jī)制沒(méi)有保障

二級(jí)學(xué)院綜合辦管理崗不像專任教師崗、科研崗、專業(yè)技術(shù)崗那樣嚴(yán)格要求專業(yè)、學(xué)歷。工作人員專業(yè)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)復(fù)雜，且很多年齡大的工作人員學(xué)歷偏低。而學(xué)校對(duì)其培訓(xùn)的范圍、力度、深度要小很多。例如重慶交通大學(xué)針對(duì)綜合辦公室工作人員的培訓(xùn)，主要針對(duì)專業(yè)性較強(qiáng)的工作如財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、新聞宣傳、公文寫作等等，通常只是一兩次簡(jiǎn)單的培訓(xùn)，缺乏對(duì)教育管理、行政管理、心理學(xué)等長(zhǎng)期系統(tǒng)深入的學(xué)習(xí)，不能很好地提升其綜合素質(zhì)和能力。

（五）工作地位和待遇低，晉升空間不足

二級(jí)學(xué)院綜合辦在工作任務(wù)不斷增加，工作要求不斷提高的同時(shí)，相應(yīng)的工作地位和工作待遇卻沒(méi)有及時(shí)提高?？?jī)效獎(jiǎng)勵(lì)偏重能出成果的科研、教學(xué)，而對(duì)行政管理人員更多的是呼吁默默奉獻(xiàn)，獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制相對(duì)欠缺。加上晉升空間不足，職員晉級(jí)競(jìng)爭(zhēng)非常激烈。例如重慶交通大學(xué)共開(kāi)展了四次職員晉級(jí)申報(bào)評(píng)審，但是每次間隔的時(shí)間非常漫長(zhǎng)，能夠滿足晉升條件的人員數(shù)量相對(duì)名額指標(biāo)數(shù)量少差額大，如果沒(méi)有相對(duì)透明、公開(kāi)、公正的評(píng)價(jià)體系、制度保障，不能以評(píng)促學(xué)、以評(píng)促建、以評(píng)促管，反倒會(huì)消除工作人員的工作積極性和創(chuàng)造性，最終影響學(xué)院、學(xué)校的管理服務(wù)水平。

三、高校二級(jí)學(xué)院綜合辦工作效能優(yōu)化及工作人員綜合素質(zhì)提升的措施

（一）提高崗位準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，合理配備人員數(shù)量

基于二級(jí)學(xué)院綜合辦工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，在挑選崗位人選時(shí)，就要對(duì)其綜合素質(zhì)和能力提出高于一般管理工作人員的要求。挑選政治覺(jué)悟高、心理素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的人員擔(dān)任。為打開(kāi)二級(jí)學(xué)院的“門面”“窗口”奠定基礎(chǔ)。學(xué)校在崗位數(shù)量編制上要充分考慮不同學(xué)院規(guī)模大小、人數(shù)多少、工作任務(wù)難易程度等因素，增加二級(jí)學(xué)院綜合辦工作人員的數(shù)量。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，優(yōu)化激勵(lì)機(jī)制

制定詳細(xì)的職能職責(zé)和工作規(guī)范，明確辦公室科干和科員的分工和權(quán)責(zé)。構(gòu)建合理的考核評(píng)價(jià)和激勵(lì)機(jī)制，保障評(píng)價(jià)機(jī)制的透明度和制度本生的合理性?？?jī)效考核既考慮計(jì)劃工作量的多少和完成度，又要考慮實(shí)際付出的增量和管理服務(wù)質(zhì)量。例如重慶交通大學(xué)的職員晉級(jí)制度，定期修訂申報(bào)評(píng)審的相關(guān)文件，制定更詳盡細(xì)致可操作的制度條款，縮短評(píng)聘周期，將評(píng)審的重心向二級(jí)學(xué)院、師生傾斜，增加基層單位師生員工對(duì)其管理、服務(wù)能力的考評(píng)，更真實(shí)有效地體現(xiàn)其管理服務(wù)水平。

（三）加快信息化建設(shè)的步伐，掃清數(shù)字化辦公的“路障”

推動(dòng)全校信息化建設(shè)，精簡(jiǎn)整合管理平臺(tái)系統(tǒng)，推動(dòng)校、院、系（室）、個(gè)人四級(jí)聯(lián)動(dòng)，發(fā)揮各個(gè)環(huán)節(jié)的主動(dòng)性和能動(dòng)性，信息互通共享。讓數(shù)字化辦公系統(tǒng)的快捷、便利真正得以發(fā)揮高效。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，助力“三全育人”

隨著國(guó)家教育改革的發(fā)展，中共中央、國(guó)務(wù)院在2017年2月發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下高校思想政治工作的意見(jiàn)》中提出了“三全育人”的工作要求，即堅(jiān)持全員育人、全過(guò)程育人、全方位育人。作為二級(jí)學(xué)院管理服務(wù)的“大總管”，綜合辦工作人員既直接對(duì)學(xué)生進(jìn)行全程的管理服務(wù)，又對(duì)為學(xué)生進(jìn)行教育管理的教職員工進(jìn)行管理服務(wù)，其對(duì)“三全育人”的理解程度和執(zhí)行力度，直接影響“三全育人”的實(shí)施效果。因此，綜合辦管理人員更應(yīng)該接受系統(tǒng)、科學(xué)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新思維，認(rèn)識(shí)和把握新時(shí)代高校思想政治工作的定位，自覺(jué)把立德樹(shù)人和促進(jìn)學(xué)生成才成長(zhǎng)作為一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，把思想政治工作融入日常管理服務(wù)工程的全過(guò)程，落實(shí)到職責(zé)規(guī)范的全領(lǐng)域[6]。

（五）加強(qiáng)思想建設(shè)和心理建設(shè)，緩解短期內(nèi)現(xiàn)實(shí)與預(yù)期差異大的矛盾

在完善管理制度、優(yōu)化激勵(lì)機(jī)制的同時(shí)，還是可能存在短期內(nèi)工作地位低、待遇不高與預(yù)計(jì)期望現(xiàn)實(shí)差異大的矛盾，就需要加強(qiáng)思想建設(shè)和心理建設(shè)，通過(guò)黨的建設(shè)、工會(huì)引領(lǐng)來(lái)緩和矛盾，引導(dǎo)工作人員持續(xù)保持積極向上的思想和心態(tài)，激發(fā)工作人員提高自身綜合素質(zhì)的主觀愿望和客觀能動(dòng)性。

四、結(jié)束語(yǔ)

全方位、多角度、與時(shí)俱進(jìn)地探索、研究、實(shí)踐，一定能找到提升二級(jí)學(xué)院綜合辦工作人員綜合素質(zhì)的通行辦法，加以特色化、人性化、個(gè)性化的設(shè)計(jì)，便能在不同的二級(jí)學(xué)院綜合管理辦公室管理服務(wù)工作中發(fā)揮最大的效能。