檔案管理信息化視角下的檔案管理研究

哈爾濱市呼蘭區(qū)疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 哈爾濱 150500

1 檔案信息化概述

1.1 檔案

作為世界經(jīng)濟(jì)和時(shí)代與社會(huì)發(fā)展的強(qiáng)力支撐與基礎(chǔ)，信息技術(shù)已蔓延到世界各個(gè)角落，而檔案作為人類生產(chǎn)生活發(fā)展的重要結(jié)晶，也是不同行業(yè)生產(chǎn)工作的一手資料，對(duì)于各行業(yè)未來發(fā)展的方案制定與規(guī)劃具有重要意義，應(yīng)盡快推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。

1.2 檔案信息化分析

基于現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，檔案管理逐步成為各領(lǐng)域可持續(xù)發(fā)展的核心構(gòu)成部分，但傳統(tǒng)檔案管理工作方式落后，檔案收集效率低、管理制度滯后，且管理方法不科學(xué)，應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變?nèi)斯n案管理形式，轉(zhuǎn)為信息化管理方式[1]。

2 檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

2.1 有利于提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式十分復(fù)雜而且速度較慢，因?yàn)檩斎肱c管理檔案信息全部需要人力，人難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理方式的可靠性不能得到保障?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，為檔案管理方式提高了技術(shù)保證，檔案管理方式可以擺脫傳統(tǒng)的人工管理，創(chuàng)新管理方式，實(shí)現(xiàn)管理的信息化。只需要在計(jì)算機(jī)上輸入，就可以錄入和找尋到檔案，十分快捷，這樣提高了檔案管理的效率，節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人為因素的影響，常常出現(xiàn)漏寫或者漏抄的現(xiàn)象發(fā)生，影響了檔案的全面性和準(zhǔn)確性，同時(shí)由于檔案管理工作對(duì)于用筆以及筆跡有著嚴(yán)格地要求，因此對(duì)于人員的要求比較高，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展；因此檔案管理工作的信息化進(jìn)程，可以有效地提高檔案管理工作資料搜集、瀏覽、分類以及查閱的快捷性和簡(jiǎn)單性，也提高了檔案資源傳遞的效率，提高了檔案管理人員地辦公效率。

2.2 資源共享更加方便和快捷

新的檔案管理方式也使資源共享更加方便，想要搜索檔案只要在網(wǎng)絡(luò)上搜索就可以找到檔案信息，十分方便、快捷，檔案管理的信息化使資源共享更加快捷。而傳統(tǒng)的檔案管理，因?yàn)闄n案管理是紙質(zhì)的，查閱不方便，沒法進(jìn)行資源共享，并且檔案管理的內(nèi)容不可以復(fù)制，所以要查閱檔案要去檔案管理部門，這樣十分復(fù)雜。傳統(tǒng)的資源管理，檔案資源的傳遞以及共享的困難較大，因此多數(shù)價(jià)值較高的資源都處于閑置狀態(tài)，造成了資源的浪費(fèi)，也造成了我國(guó)資金的浪費(fèi)，提高檔案管理工作的信息化進(jìn)程可以提高資源的利用效率，人們運(yùn)用資料和查找資料也更加方便，檔案管理部門將現(xiàn)有的檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，并且不斷提高管理系統(tǒng)的完善性，同時(shí)將檔案管理系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源的共享。

2.3 信息保存更加持久穩(wěn)定

傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)檔案，隨著時(shí)間的增加，紙質(zhì)保存起來比較困難，一定時(shí)間后還需要修復(fù)，而檔案管理的信息化可以解決這個(gè)問題，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)為檔案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存時(shí)間的限制[2]。

2.4 增加檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行傳送時(shí)可能會(huì)損害或者丟失，這樣補(bǔ)救比較困難，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸為檔案信息的傳輸安全提供了保障，使傳輸跨越了地域，計(jì)算機(jī)管理也提高了信息的安全性。

3 檔案管理理念創(chuàng)新

3.1 健全檔案信息管理制度

檔案管理的信息化要求必須創(chuàng)新檔案管理方式，健全檔案信息管理制度。傳統(tǒng)的檔案管理沒有一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，制度也不夠完善。新型檔案管理方式的出現(xiàn)，要求必須創(chuàng)新檔案管理制度，建立一套符合新型檔案管理方式的新制度，以不斷提高檔案管理水平。隨著社會(huì)發(fā)展的逐步完善，同時(shí)還要根據(jù)不同檔案的不同特點(diǎn)，制定針對(duì)性的措施，提高制度的約束性和可操作性；同時(shí)檔案管理制度還需要對(duì)工作人員的行為進(jìn)行約束，強(qiáng)化制度的執(zhí)行力度，提高制度的約束性。

3.2 提高檔案管理意識(shí)和水平

當(dāng)前很多檔案工作人員對(duì)檔案管理工作不重視，敷衍塞責(zé)，這就出現(xiàn)了許多檔案管理問題。因此，檔案管理人員要加強(qiáng)管理的意識(shí)，認(rèn)真細(xì)心地從事檔案管理工作，登記檔案信息要準(zhǔn)確，整理檔案時(shí)要仔細(xì)裝訂、分類和收藏。還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，以提高管理能力，用更加先進(jìn)的手段和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度從事檔案管理工作。

3.3 加強(qiáng)信息管理的安全性

檔案信息管理的安全性是進(jìn)行檔案管理最需要保障的關(guān)鍵問題，因此必須從各個(gè)環(huán)節(jié)入手，提高檔案管理的安全性。首先，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的責(zé)任感，工作細(xì)心認(rèn)真。其次，對(duì)信息管理進(jìn)行安全保護(hù)，實(shí)施檔案數(shù)據(jù)備份，設(shè)立防火墻和查閱檔案進(jìn)行身份認(rèn)證等措施，要訓(xùn)練提高管理人員網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的能力[3]。

3.4 利用新技術(shù)推進(jìn)管理創(chuàng)新

現(xiàn)代科技的發(fā)展為檔案管理提供給了技術(shù)保障，只有利用先進(jìn)的技術(shù)，才能使檔案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先進(jìn)的管理設(shè)備，保證其質(zhì)量水平。要盡快設(shè)計(jì)出來進(jìn)行檔案管理的軟件，使檔案管理與日常生活相聯(lián)系，利用計(jì)算機(jī)集成技術(shù)，加大計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)容量。技術(shù)的發(fā)展是檔案信息化進(jìn)程的基礎(chǔ)，沒有技術(shù)的支撐檔案的信息化進(jìn)程只是空話，同時(shí)為了能夠保障檔案信息化的進(jìn)程，需要從源頭上減少檔案的毀損率，通過技術(shù)的進(jìn)步來減少電磁的干擾，同時(shí)技術(shù)人員還要研究出檔案信息的管理軟件，提高信息化管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)之間的融合程度，同時(shí)檔案管理軟件的安全性也是軟件開發(fā)人員需要重點(diǎn)研究的方向，提高信息的綜合開發(fā)能力，促進(jìn)檔案管理工作的效率。