RPA財務機器人在企業(yè)財務智能化轉(zhuǎn)型中的應用

郝海霞

（河北經(jīng)貿(mào)大學，河北 石家莊 050051）

RPA財務機器人可以將財務領域內(nèi)的各項業(yè)務梳理加工，再經(jīng)過RPA技術轉(zhuǎn)到業(yè)務流程自動化系統(tǒng)中，減少財務人員工作壓力，避免手工操作。RPA機器人的運行在一定程度上可以代替財務人員完成各項操作，優(yōu)化財務會計流程，降低企業(yè)人力資源成本，提高企業(yè)財務工作效率，促進企業(yè)財務的智能化轉(zhuǎn)型與升級。

1 財務機器人應用背景

一般情況下，財務共享中心主要依靠信息化技術手段解決財務核算中煩瑣且重復的工作，但傳統(tǒng)IT信息化解決的主要為數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)問題，想要打通各系統(tǒng)之間的空間限制，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的全方位貫通，財務共享中心的日常業(yè)務還面臨著較多問題。比如，IT技術自身存在缺陷導致財務人員不同意靠技術解決問題，特別是在數(shù)據(jù)錄入方面，有時財務人員依然人工操作。再比如財務共享外部稅務或海關系統(tǒng)，因各種原因無法和企業(yè)內(nèi)部ERP相互銜接，系統(tǒng)操作與數(shù)據(jù)下載不支持在同一平臺完成。RPA就是指機器人流程自動化，即代替人們在計算機設備中完成復雜且重復的工作，可以說RPA財務機器人也是一套電腦軟件，模擬人的操作，通過預先設定的程序和用戶交互完成任務，模擬人類復制粘貼以及點擊、輸入等重復性能操作，從而優(yōu)化企業(yè)財務管理流程[1]。

2 RPA財務機器人在企業(yè)財務管理中應用特點

2.1 代替簡單重復工作

財務工作中，有的環(huán)節(jié)需要人工不斷操作，RPA財務機器人可以降低企業(yè)人力成本，消除人為操作失誤，提高工作效率和財務處理質(zhì)量。比如財務信息根據(jù)成本中心傳遞，對其中已經(jīng)產(chǎn)生的資產(chǎn)投資、成本費用、預算信息進行登錄，這些信息需登入不同系統(tǒng)，并應用相應命令將數(shù)據(jù)維護到資料庫內(nèi)，海量信息維護會耗費人員精力，所以機器人的使用不僅可以提高信息維護速度，還能在最短的時間內(nèi)處理大量重復性業(yè)務[2]。

2.2 24小時不間斷工作

以往的人工模式下，財務人員工作時間受限，工作量較大時，人們的常規(guī)工作時間無法滿足業(yè)務需求，只能加班完成，但這會影響財務工作質(zhì)量。比如企業(yè)每個月的月末應收賬款業(yè)務量十分龐大，積壓的銷項發(fā)票與記賬憑證等待匹配，這類高強度工作可以依靠RPA財務機器人的處理程序，通過機器人不間斷工作彌補人工疲勞操作的缺點，降低人為誤差。由此可見，RPA財務機器人更加適用于24小時全天候的業(yè)務工作。

2.3 快速部署實施

財務人員會利用不同辦公軟件和企業(yè)內(nèi)部ERP系統(tǒng)提高自身工作效率，但系統(tǒng)之間難以相互聯(lián)通，這將導致業(yè)務需要在各個軟件系統(tǒng)內(nèi)游走。與以往的技術軟件不一樣，RPA財務機器人主要受過程驅(qū)動，只會運行在系統(tǒng)和軟件表面，對原本的IT體系不會造成改變。RPA機器人可以兼容不同系統(tǒng)，通過模擬人的閱讀與操作方式，在不改變系統(tǒng)運行的情況下完成任務。

3 RPA財務機器人在企業(yè)財務智能化轉(zhuǎn)型中應用

3.1 在費用報銷業(yè)務中應用

由于企業(yè)費用報銷業(yè)務中會涉及較多人員，對財務機器人的使用頻率很高，RPA財務機器人的應用流程大致如下：1）報銷單據(jù)接收。作為報銷的關鍵內(nèi)容，發(fā)票在企業(yè)中有著重要地位，以往企業(yè)會使用紙質(zhì)發(fā)票，發(fā)票在郵寄、錄入和報銷期間可能出現(xiàn)遺失或損壞問題。而基于RPA財務機器人的發(fā)票運作模式不同，不僅克服了以上問題，還能將各部門提交的單據(jù)與發(fā)票統(tǒng)一采集，由機器人通過OCR掃描后自動識別，經(jīng)過分類匯總和分發(fā)傳遞完成發(fā)票前期處理工作，再由機器人對發(fā)票信息自動生成相應的報銷單據(jù)。報銷員工登錄報銷平臺后只需選擇自己提交的信息就能提出報賬申請，全程高效率。2）智能化審核費用報銷。報銷單據(jù)在報銷之前需要經(jīng)過真實性審核，信息排查時也會自動匯總到收支數(shù)據(jù)庫，與財務系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)進行一致性對比，一致后才能轉(zhuǎn)入財務部門，并依靠大數(shù)據(jù)技術生成記賬憑證，RPA財務機器人對憑證自動審核。審核之前技術人員需要在費用報銷系統(tǒng)嵌入相應的審核規(guī)則，機器人按照提前預設的規(guī)則進行審查，驗證發(fā)票真?zhèn)危瑢徍撕笞龊媒Y(jié)果的記錄工作。3）自動付款。審核之后的報銷單可以自動生成付款單，并進入資金結(jié)算處生成支付指令，RPA財務機器人按照指令信息填寫付款信息，確認后將信息提交給網(wǎng)銀進行付款即可。4）賬務處理。機器人付款前，報銷申請人會在各種結(jié)算方式中選擇常用的確認收款，資金核算處生成付款憑證，隨后經(jīng)過提交和過賬生成財務報告，RPA財務機器人將報告提交給上層管理者，此時企業(yè)費用報銷業(yè)務正式結(jié)束[3]。

3.2 在財務核算中應用

企業(yè)財務關聯(lián)交易中，往來對賬屬于企業(yè)的日常工作，財務人員需要進行賬務勾稽，這項工作費時費力，如果核對不及時將有可能導致工作擠壓，對后續(xù)企業(yè)財務報表的生成造成影響。利用RPA財務機器人，企業(yè)財務可每月將通知單月底自動勾稽，實現(xiàn)企業(yè)關聯(lián)交易的自動化核對。企業(yè)財務付款業(yè)務中，機器人可實現(xiàn)管理單據(jù)關聯(lián)，比如經(jīng)過審批之后的付款申請單關聯(lián)為付款單，批量生成憑證之后，依據(jù)憑證審核規(guī)則對會計憑證進行自動審核，再通過RPA程序完成自動化操作，降低人員對系統(tǒng)的干預。單據(jù)審核工作中，RPA財務機器人可模擬人工審核單據(jù)，判斷是否存在審核未成功付款或通知單ERP校驗成功但未上傳財務系統(tǒng)[4]。為了提高財務核算效率，有必要設置專門的軟件核實，通過軟件控制輔助核算編碼編制規(guī)則。財務機器人收到信息后自動錄入的準確率可以達到100%。

3.3 在采購到付款流程中應用

RPA財務機器人在該項業(yè)務中的應用需要經(jīng)過以下流程：1）請款單處理。先進行常規(guī)采購流程，采購人員填寫申請單，由業(yè)務和采購部門審核確認后開始采購預算。優(yōu)選供應商，制定采購評估方案，簽訂合同后制定采購訂單，并按合同時間催貨，收貨后進入請款流程。企業(yè)采購部根據(jù)訂單信息編制請款單，財務部對信息進行審核后，借助RPA財務機器人對OCR和圖像處理功能整合，完成對請款單信息的自動識別的掃描。這時RPA財務機器人在ERP系統(tǒng)錄入請款信息，核對入庫單和發(fā)票信息，保證信息一致，核對之后將付款信息錄入系統(tǒng)，記賬后開始進入付款業(yè)務環(huán)節(jié)。2）采購付款。機器人依據(jù)信用期順序提交付款申請，逐一核查付款單中的各項信息，核對后提交付款系統(tǒng)執(zhí)行操作。3）供應商對賬、財務模塊內(nèi)設置對賬操作的觸發(fā)時間，RPA財務機器人對供應商展開管理，依據(jù)模擬人工數(shù)據(jù)錄入的辦法，借助爬蟲程序?qū)φ袠酥械墓檀a、采購等數(shù)據(jù)自動化采集，機器人登錄財務模塊提醒供應商網(wǎng)上對賬。收到請求后，供應商向企業(yè)提供采購信息，機器人開啟對賬外掛程序，完成所有信息的核對，供應商確認對賬結(jié)果后向企業(yè)開具發(fā)票。

3.4 在資金管理流程中應用

作為企業(yè)財務管理中的重要組成部分，資金管理主要包含專項資金、流動資金、固定資金管理三部分內(nèi)容。RPA財務機器人的應用主要如下：1）銀企對賬。以往的對賬需要工作人員登錄系統(tǒng)下載銀行對賬單，將其轉(zhuǎn)為Excel表格模式后導入企業(yè)財務核算系統(tǒng)，再對賬生成余額調(diào)節(jié)表。RPA財務機器人在銀企對賬中，機器人可運行柜面管理系統(tǒng)，在網(wǎng)銀內(nèi)選擇對賬單，在財務核算系統(tǒng)內(nèi)選擇賬務數(shù)據(jù)，通過兩方數(shù)據(jù)的核對比較自動出具余額調(diào)節(jié)表，直到所有賬戶核對完成。2）現(xiàn)金管理。技術人員將現(xiàn)金上劃線嵌入系統(tǒng)，RPA財務機器人以此為基礎自動執(zhí)行企業(yè)現(xiàn)金計劃信息采集和整理、歸集等活動，并應用智能算法，對企業(yè)資金收支展開監(jiān)控，科學考慮支付金額后計算企業(yè)的資金最優(yōu)組合，實現(xiàn)對資金的優(yōu)化配置，避免不必要的浪費[5]。3）收付款處理與支付指令查詢。RPA財務機器人在保證供應商與企業(yè)訂單信息一致的情況下，系統(tǒng)可直接進入收付款環(huán)節(jié)。RPA財務機器人在發(fā)出資金支付指令后可以自動查詢支付結(jié)果，并采用郵件的方式反饋查詢結(jié)果。

3.5 在稅務管理流程中應用

實際上，RPA財務機器人在企業(yè)稅務管理工作中已經(jīng)應用得十分成熟，其中包含自動納稅申報、稅務數(shù)據(jù)獲取與維護、涉稅信息核對等多個流程。RPA財務機器人納稅申報流程如圖1所示，相關內(nèi)容大致如下：1）納稅申報準備。依靠RPA財務機器人自動化工具，在期末通過財務人員預設的腳本登錄系統(tǒng)，提取固定資產(chǎn)賬目、試算平衡表，對其中數(shù)據(jù)加以分析，在系統(tǒng)內(nèi)批量導出增值稅認證數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)。2）獲取稅務數(shù)據(jù)，為企業(yè)納稅申報底稿的編制提供幫助，以企業(yè)基礎信息為基礎，確保所有數(shù)據(jù)信息的真實有效。3）對涉稅數(shù)據(jù)信息認真核對。RPA財務機器人需要對稅務、進項稅或預繳稅金等需要調(diào)整的信息做出調(diào)整，再利用機器人預設的校驗公式對財務和稅務科目展開數(shù)字校驗，通過校驗后由機器人將數(shù)據(jù)統(tǒng)一放在文件內(nèi)，財務人員最后對數(shù)據(jù)進行審查即可。4）納稅申報。審核數(shù)據(jù)后，借助RPA財務機器人的自動化工具執(zhí)行納稅申報任務，登錄系統(tǒng)后自動導入底稿數(shù)據(jù)，以特定的邏輯生成申報表，機器人再根據(jù)表中內(nèi)容填寫信息。5）賬務處理。對涉稅項目做好賬務處理，科學編制稅務分錄，RPA財務機器人根據(jù)企業(yè)實際繳稅與納稅情況計算企業(yè)資產(chǎn)和負債金額，完成入賬工作。6）開具增值稅發(fā)票并驗證發(fā)票的真實性。依靠專用軟件開具增值稅發(fā)表，通過發(fā)票票面信息或登錄相關平臺對發(fā)票真?zhèn)芜M行驗證。

圖1 RPA財務機器人納稅申報流程

4 總結(jié)

綜上所述，通過應用RPA財務機器人能夠極大程度地降低企業(yè)票據(jù)驗證、報銷、紙質(zhì)信息錄入、系統(tǒng)對賬等業(yè)務流程中煩瑣且重復的手工操作難度，提高工作效率。將RPA財務機器人用于費用報銷、財務核算、采購到付款、資金管理、稅務管理等環(huán)節(jié)，加強對日常財務數(shù)據(jù)的高效檢查與核對，提高企業(yè)資金調(diào)撥效率，從而推進財務共享與智能化發(fā)展。