電子文件時(shí)代應(yīng)正確理解“來(lái)源原則”的內(nèi)涵

迪 昕

產(chǎn)生于19世紀(jì)40年代的“來(lái)源原則”發(fā)展至今，已有一個(gè)半世紀(jì)的歷史，其經(jīng)歷了起源、形成、論證、傳播、運(yùn)用和發(fā)展的一系列艱難歷程，其所表述的檔案整理分類原則理論，使檔案專業(yè)學(xué)科與其他專業(yè)學(xué)科徹底區(qū)別開(kāi)來(lái)，進(jìn)而使檔案學(xué)科成為了一門(mén)真正獨(dú)立的專業(yè)學(xué)科。從這一角度講，“來(lái)源原則”在檔案界具有劃時(shí)代的里程碑意義。

但時(shí)下，在進(jìn)入電子文件時(shí)代,針對(duì)電子檔案管理這一新情況，個(gè)別檔案學(xué)者對(duì)“來(lái)源原則”的內(nèi)涵產(chǎn)生了不同于以往的理解，認(rèn)為“來(lái)源原則”在不同階段對(duì)文件有機(jī)聯(lián)系性的控制是不同的，在文件實(shí)體管理階段“來(lái)源原則”關(guān)注的是文件實(shí)體本身，而到電子文件管理階段則轉(zhuǎn)向文件的形成過(guò)程。認(rèn)為這種轉(zhuǎn)向與電子文件時(shí)代概念來(lái)源的職能、活動(dòng)、形成過(guò)程是相吻合的。而且認(rèn)為依據(jù)文件的形成過(guò)程可以組成最微觀層次的歷史聯(lián)系，即同一事務(wù)過(guò)程的具有密切歷史聯(lián)系的文件有機(jī)整體，如案卷；同時(shí)，按照文件的形成過(guò)程也可以組成更宏觀層次的歷史聯(lián)系，如全宗。筆者認(rèn)為，這種理解背離了“來(lái)源原則”內(nèi)涵精義。因此，本文擬針對(duì)這種觀點(diǎn)，談?wù)勛约旱囊还苤?jiàn),希望檔案工作者可以從中得益，深刻理解“來(lái)源原則”基本理論的精神實(shí)質(zhì)及“概念來(lái)源”的實(shí)質(zhì)，并在電子文件時(shí)代正確理解和利用“來(lái)源原則”。

我們都知道，“來(lái)源原則”指的是“檔案館將檔案按其來(lái)源和形成單位進(jìn)行整理和分類的原則。它要求在整理和分類時(shí)不能將同一來(lái)源的檔案與其他來(lái)源的檔案相混淆，并尊重原有次序”[1]。這一原則歷來(lái)被公認(rèn)為組織檔案基本管理單元的理論依據(jù)和檔案學(xué)的核心理論。無(wú)論是在文件實(shí)體的管理階段還是文件信息的管理階段，“來(lái)源原則”對(duì)文件的關(guān)注控制都是一貫的，這是鑒定文件價(jià)值的關(guān)鍵。

首先，在檔案實(shí)體管理階段，無(wú)論哪一個(gè)政權(quán)組織，在成為統(tǒng)治者后，都會(huì)按照自己的政治主張進(jìn)行施政。它會(huì)把整個(gè)社會(huì)事務(wù)按照自己的政治主張劃分為若干部分，然后成立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)來(lái)管理這些社會(huì)事務(wù)。統(tǒng)治者從維護(hù)其政權(quán)、實(shí)現(xiàn)其政治主張的角度來(lái)劃分的社會(huì)職能，會(huì)被分為重要性的和一般性的。所成立的履職機(jī)構(gòu)，也自然會(huì)被分為重要性的履職機(jī)構(gòu)和一般性履職機(jī)構(gòu)。相應(yīng)的，其機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案自然就會(huì)被分為重要的和一般的。這在我們實(shí)際檔案整理鑒定工作中體現(xiàn)得最為直觀。如在檔案歸檔鑒定工作中，所執(zhí)行的國(guó)家檔案局第8號(hào)令——《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》和國(guó)家檔案局第10號(hào)令——《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，對(duì)檔案保管期限最常見(jiàn)的表述就是“重要的”永久保存，“一般”的保存30年或10年。這里所說(shuō)的“重要”與“一般”指的就是檔案產(chǎn)生文件機(jī)構(gòu)所履行的社會(huì)職能的屬性，它是以統(tǒng)治者的主觀認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行判定的，而這種屬性與文件產(chǎn)生的機(jī)關(guān)的地位是密切相關(guān)的。因此，一份文件的價(jià)值大小與其來(lái)源機(jī)構(gòu)有著緊密的關(guān)系，不同機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的同樣內(nèi)容文件的價(jià)值是不同的，這是我們鑒定一份文件價(jià)值應(yīng)首先考慮的。正如謝倫柏格所言：“價(jià)值最大的總是那些同某一機(jī)關(guān)的起源、組織和職能的發(fā)展?fàn)顩r以及同該機(jī)關(guān)的主要問(wèn)題有關(guān)的文件。它涉及的是政府職能的指導(dǎo)工作而不是執(zhí)行工作?！盵2]這段文字中謝倫柏格所說(shuō)的履行“政府職能的指導(dǎo)工作”的機(jī)構(gòu)，指的就是政權(quán)的核心決策部門(mén)，其重要性可想而知，其產(chǎn)生的檔案價(jià)值當(dāng)然是最大的；而“執(zhí)行工作”的機(jī)構(gòu)的重要性，自然就相對(duì)弱一些。其產(chǎn)生的檔案的價(jià)值相對(duì)“核心決策機(jī)構(gòu)”自然要相對(duì)小一些，所以在判定一份檔案價(jià)值時(shí)，其形成機(jī)構(gòu)也就是“來(lái)源”應(yīng)當(dāng)作為首先考慮的因素。

其次，在信息管理階段，只有那些履行統(tǒng)治者核心職能的機(jī)構(gòu)，其在履行職能時(shí)所產(chǎn)生的檔案信息才被認(rèn)為是重要的。正如謝倫伯格所言：“一個(gè)機(jī)關(guān)在所屬機(jī)構(gòu)行政等級(jí)系統(tǒng)中的位置，對(duì)檔案鑒定工作十分重要，因?yàn)槲募膬r(jià)值在很大程度上要由此決定?！盵3]但如果我們僅關(guān)注檔案信息產(chǎn)生的“形成過(guò)程”，而不關(guān)注其來(lái)源的機(jī)構(gòu)，也許在歸檔之前的鑒定階段，它就有可能被認(rèn)為是一條不重要的檔案信息而被剔除。

當(dāng)然，政權(quán)核心機(jī)構(gòu)在履職時(shí)，有時(shí)會(huì)有多個(gè)部門(mén)共同參與，那么這些共同參與部門(mén)所產(chǎn)生的文件，在核心機(jī)構(gòu)最終歸檔組卷時(shí)，會(huì)把參與處理具體問(wèn)題的其他機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的文件一并歸檔，這是保證整個(gè)問(wèn)題處理過(guò)程檔案完整性的要求。對(duì)這些檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，那些參與核心機(jī)構(gòu)處理問(wèn)題的部門(mén)產(chǎn)生的相關(guān)檔案信息，會(huì)因核心機(jī)構(gòu)對(duì)問(wèn)題的介入而實(shí)現(xiàn)價(jià)值提升。因此，在注重檔案信息的管理階段，首先關(guān)注檔案信息來(lái)源機(jī)構(gòu)仍是不可或缺的。

再次，學(xué)者在當(dāng)下電子文件時(shí)代所提出的“概念來(lái)源”，無(wú)非就是我們檔案?jìng)鹘y(tǒng)分類理論中的“事由原則”“問(wèn)題分類”法。筆者認(rèn)為，運(yùn)用這種原則方法管理檔案，適用于在確定了全宗之后。也就是說(shuō)，在確定了檔案的組織機(jī)構(gòu)來(lái)源之后，這種方法是可作為一種案卷整理的方法進(jìn)行運(yùn)用的。這是我們傳統(tǒng)的檔案整理“立卷”工作中經(jīng)常運(yùn)用的方法。

當(dāng)下，有許多人認(rèn)為，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的信息化時(shí)代，在查找檔案時(shí)，只需在檢索欄輸入某一主題詞或概念，含有相關(guān)主題概念內(nèi)容的條目就都能檢索出來(lái)，所以“機(jī)構(gòu)來(lái)源”原則已不那么重要了。這一錯(cuò)誤觀點(diǎn)對(duì)檔案工作實(shí)踐會(huì)帶來(lái)很大弊端：一方面，我們知道，檔案來(lái)源于人們管理社會(huì)事務(wù)的工作實(shí)踐，不同社會(huì)事務(wù)的重要程度，只有聯(lián)系當(dāng)時(shí)的政權(quán)機(jī)構(gòu)和社會(huì)背景才能準(zhǔn)確判斷，這是鑒定一份檔案價(jià)值的前提和關(guān)鍵。如果簡(jiǎn)單地認(rèn)為有了計(jì)算機(jī)這一強(qiáng)大的武器，就能脫離檔案的“來(lái)源”，僅以不同“概念”的形式來(lái)組卷，就會(huì)造成檔案價(jià)值鑒定的混亂。另一方面，運(yùn)用“概念來(lái)源”來(lái)管理檔案，就又陷入了運(yùn)用圖書(shū)分類法來(lái)管理檔案的老路，這種方法割裂了來(lái)源于同一機(jī)構(gòu)文件間的歷史聯(lián)系，不能真正反映歷史的真實(shí)全貌。正如謝倫伯格所言：“在開(kāi)始階段，他應(yīng)該從組織來(lái)源和職能來(lái)源的觀點(diǎn)，而不是從主題事務(wù)的觀點(diǎn)來(lái)對(duì)待他的分析工作?！盵4]而在電子文件時(shí)代，人們所提到的“概念來(lái)源”無(wú)非就是在有計(jì)算機(jī)管理檔案的條件下，從判定檔案價(jià)值的一開(kāi)始，就以主題“概念”的形式取代“來(lái)源原則”，作為檔案管理分類的首選，這必將造成檔案管理工作的混亂，這是被歷史一再證明了的。

最后，按照我們傳統(tǒng)的檔案管理理論，對(duì)檔案的管理是按全宗進(jìn)行的。全宗就是一個(gè)具有社會(huì)獨(dú)立性的組織或個(gè)人在其社會(huì)實(shí)踐中所形成的檔案的有機(jī)整體。這正是“來(lái)源原則”的具體表現(xiàn)形式，但構(gòu)成全宗是有條件的：第一，必須獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文（行文權(quán)）；第二，設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃（財(cái)權(quán)）；第三，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)（人權(quán)）。而“概念來(lái)源”打破了按全宗管理檔案的方法，只是按相對(duì)的問(wèn)題“概念”來(lái)進(jìn)行檔案管理。這種方法一方面不利于通過(guò)產(chǎn)生檔案的機(jī)構(gòu)性質(zhì)來(lái)判定檔案的實(shí)際價(jià)值；另一方面也會(huì)造成檔案實(shí)體管理的混亂。因此，在電子文件背景下，無(wú)論是對(duì)檔案實(shí)體的管理，還是對(duì)檔案信息的管理，“來(lái)源原則”都是我們必須遵循的原則。

總之，無(wú)論是對(duì)檔案實(shí)體的管理，還是對(duì)檔案信息的管理，也無(wú)論是文件組成最微觀層次的歷史聯(lián)系，還是更宏觀層次的歷史聯(lián)系，對(duì)其機(jī)構(gòu)來(lái)源的關(guān)注，都必須是檔案分類鑒定管理中的首選，這一點(diǎn)是必需的、無(wú)條件的，這是決定檔案實(shí)體和檔案信息價(jià)值的關(guān)鍵。而脫離檔案的源頭僅關(guān)注其“形成過(guò)程”，是無(wú)法準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的，也是不可行的。