檔案數(shù)字化背景下智慧服務策略研究

劉 瑛

在任何單位的經(jīng)營管理過程中，檔案的管理都是其中的一個重要內(nèi)容。當前，數(shù)字化技術(shù)已然開始滲透到了我們生活、生產(chǎn)的方方面面，很多行業(yè)都在和數(shù)字化技術(shù)進行充分的融合發(fā)展，并且取得了較好的效果。目前，在檔案管理領(lǐng)域，一些單位已經(jīng)開始嘗試運用數(shù)字化技術(shù)來改變檔案管理方式，即檔案數(shù)字化。數(shù)字化技術(shù)運用到檔案管理方面，不僅能夠改善檔案管理模式，同時也能夠提高檔案管理效果。

近年來，數(shù)字化技術(shù)成為一個熱門詞匯，不僅因為數(shù)字化技術(shù)作為一項新的科技內(nèi)容快速滲透到了各行各業(yè)，同時數(shù)字化技術(shù)所顯現(xiàn)出的優(yōu)勢也推動了各行各業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。在數(shù)字化技術(shù)被廣泛運用于各行各業(yè)的同時，檔案管理領(lǐng)域目前對于數(shù)字化技術(shù)的運用總體而言還是比較淺顯，但是已經(jīng)有一些有先見之明的單位開始嘗試運用數(shù)字化技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理方式，而數(shù)字化技術(shù)的運用，不僅能夠改善檔案管理模式，同時也能夠提高數(shù)字化技術(shù)效果。本文主要就如何在檔案管理數(shù)字化時代加快智慧服務進行分析。

一、我國檔案管理工作的歷程回顧

新中國成立以后，隨著我國各項事業(yè)的不斷推進，檔案管理工作也隨之跟上，國家為此建立了專門的檔案管理機構(gòu)，負責檔案的收集、保存和管理，同時國家為了推動檔案管理人才隊伍的不斷完善，在很多高校都建立起了檔案管理專業(yè)。進入到20世紀80年代，隨著我國改革開放不斷深入，經(jīng)濟實力有了明顯提升，檔案管理工作有了較好的物質(zhì)條件支撐，從中央到地方基本都建立起了相應的管理機構(gòu)，并且檔案管理工作也充分適應了國家經(jīng)濟建設的發(fā)展和科學技術(shù)的進步。21世紀，在數(shù)字化快速發(fā)展的背景之下，我國檔案工作也與時俱進，開始朝著線上檔案管理的目標邁進，數(shù)字化檔案管理成為了這個時代鮮明的標志，同時數(shù)字化檔案管理的發(fā)展也推動了包括數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理技術(shù)等方面的一系列協(xié)同發(fā)展。目前，在我國絕大多數(shù)檔案管理機構(gòu)中，基本上都實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理，同時一些比較大型的主流企業(yè)也逐步開始采用數(shù)字化的方式管理和利用檔案。

二、數(shù)字化技術(shù)的內(nèi)涵及檔案數(shù)字化特征

1.數(shù)字化技術(shù)的科學內(nèi)涵。數(shù)字化技術(shù)是網(wǎng)絡信息化時代的產(chǎn)物，其概念最早由維克托·邁爾·舍恩伯格和肯尼斯·庫克耶提出，又稱為巨量資料。與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的靜態(tài)化不同，數(shù)字化技術(shù)呈現(xiàn)出動態(tài)化特征，運用高決策力、高洞察力、高優(yōu)化能力的云計算、分布式處理技術(shù)、存儲技術(shù)和感知技術(shù)，對多樣化數(shù)據(jù)資料進行收集、管理、處理[1]。

2.檔案數(shù)字化的基本特征。目前，在檔案實際管理工作中，隨著客觀形勢變化，對于檔案管理工作的基礎能力和現(xiàn)代化水平都提出了較高要求，這也要求在檔案管理工作方面要更加重視針對性、科學性，在數(shù)字化技術(shù)幫助下，能有效促進這一目標實現(xiàn)，并借此推動數(shù)字化背景下智慧檔案服務工作的構(gòu)建。檔案數(shù)字化的基本特征可以表現(xiàn)在幾個方面。首先是能夠為更大范圍的用戶群體提供檔案服務。目前，全球三分之二以上的人口都是互聯(lián)網(wǎng)的直接使用者，每個個體、團體都可成為信息輸入者、傳播者和接收者，以云為依托，浩瀚如海、數(shù)量龐大，巨量資料也由此得名[1]。其次是檔案信息傳播能夠更加高速。檔案數(shù)字化主要是依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)而發(fā)展，而互聯(lián)網(wǎng)在信息傳播上又有著高效快速的特點。正因為信息傳播的高速化，才能實現(xiàn)數(shù)據(jù)間的高效交流。最后是多樣性。檔案數(shù)字化升級后，檔案內(nèi)容的發(fā)生源來自于各個層級、各個主體，由其所創(chuàng)造出來的資源同樣是多樣性的，并且檔案數(shù)字化所能夠服務的群體也涵蓋方方面面、各行各業(yè)，同樣具有多樣性。

3.檔案數(shù)字化的實現(xiàn)形式。在檔案數(shù)字化實現(xiàn)過程中，主要是利用影像平臺來實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案的升級管理。一般來說，用于檔案數(shù)字化管理的影像平臺都比較龐大，有幾千G空間，安全性能良好，主要是通過對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行掃描的形式，轉(zhuǎn)化成電子圖像。在傳統(tǒng)檔案經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)換并被收集到平臺以后，用戶如果需要調(diào)閱檔案，可以直接通過平臺提供的用戶界面進行檢索、調(diào)閱、下載等行為，平臺則會在后臺系統(tǒng)中記錄下用戶在操作過程中的一系列信息，包括用戶名、使用日期、調(diào)閱內(nèi)容、下載情況等，同時界面還能為用戶提供檔案圖片的縮小、放大、共享等功能[2]?？梢钥闯觯瑱n案數(shù)字化管理不僅不再需要占用一定物理保存場所，同時利用檔案數(shù)字化較好地解決了過去在檔案管理上對于傳統(tǒng)紙張材料的依賴，不僅使得檔案保存管理所需成本變得更低，同時數(shù)字化檔案相較于以紙張載體的傳統(tǒng)檔案，也更安全，在檔案調(diào)閱的效率提升和管理優(yōu)化方面也有比較突出的表現(xiàn)。

三、“檔案數(shù)據(jù)”對智慧服務的影響

在檔案數(shù)字化背景下，“檔案數(shù)據(jù)”是進入新時代檔案管理工作的重要變革和進步。所謂檔案數(shù)據(jù)，是將原有的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為相應的數(shù)據(jù)信息，再將相應的內(nèi)容傳入到計算機，這一過程保證檔案內(nèi)容能夠原原本本地被傳輸進電腦。同時，電子檔案在歸檔方面，可以通過計算機程序進行歸檔，不僅速度大大提高，準確性也能夠有所保障，不需要用人工方式進行繁瑣費力的歸檔操作；在檔案呈現(xiàn)的時候，也能夠清晰直觀地在電腦屏幕上進行顯現(xiàn)，提高利用效果。而檔案數(shù)據(jù)，又對智慧服務有著重要影響，具體表現(xiàn)在以下幾方面。

1.檔案數(shù)據(jù)對檔案存放的智慧化影響。在檔案管理過程中，一個重要的環(huán)節(jié)就是檔案資源的保存形式，過去，通常是以紙質(zhì)形式進行保存，而這也帶來了一定的問題。首先，隨著檔案資源開發(fā)工作的不斷進行，會形成越來越多的檔案材料，由于傳統(tǒng)形式的紙張檔案材料本身的物理屬性，如易燃、易潮等特點，在檔案以紙質(zhì)形式存放的過程中[3]，往往存在安全隱患。同時，隨著檔案的不斷增多，原有的物理空間也受到了一定的挑戰(zhàn)。其次是紙質(zhì)檔案資源調(diào)閱效率不高。紙質(zhì)檔案資源的存放、查找、翻閱都受到一定的物理條件限制，同時紙質(zhì)檔案在調(diào)閱過程中，往往需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)的申請、報批，也需要一定時間，并且如果一次不能夠調(diào)閱完所有需要的檔案，還需要再次來回。這些都使得檔案資源的調(diào)閱效率受到了嚴重影響[2]，進而影響檔案資源的利用效率。最后是在社會各項事業(yè)不斷發(fā)展的過程中，檔案存放場所空間越來越緊張，給未來的檔案資源存放帶來了一定的不利影響。而檔案數(shù)據(jù)的一個特點就是以信息技術(shù)為基礎，實現(xiàn)對檔案的電子化管理，不僅可以通過很小的儲存硬件存放較大容量的檔案資源，同時也能夠提供更加方便的調(diào)閱途徑，能夠使得檔案資源的存放效率得到顯著提升。

2.檔案數(shù)據(jù)對檔案調(diào)閱服務的智慧化影響。我國新修訂的《檔案法》第四章第二十七條明確規(guī)定，縣級以上各檔案館的檔案，應當自形成之日起滿二十五年向社會開放。而我國絕大多數(shù)檔案早就已經(jīng)超過了這一期限，已經(jīng)符合向公眾開放的條件，但是目前很多普通民眾對于檔案館還是存在一定的神秘感，往往絕大多數(shù)檔案館是“高高在上”“不可逾越”的地方，也因此即便是當需要一些檔案資源的時候，也不會輕易踏進檔案館。但是實際上，我們在開展檔案資源開發(fā)工作的過程中，一個重要目標就是通過對檔案資源的探尋、發(fā)掘、整合，使其能夠為社會發(fā)展、為民眾生產(chǎn)生活帶來一定的積極作用，而民眾對于檔案館的隔閡感，又制約了這一價值的發(fā)揮。然而，檔案管理數(shù)字化的背景下，在傳統(tǒng)檔案資源經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)換并被收集到平臺以后，普通民眾在條件許可的情況下，可以直接通過平臺提供的用戶界面進行檢索、調(diào)閱、下載等行為，平臺則會在后臺系統(tǒng)中記錄下用戶在操作過程中的一系列信息，包括用戶名、日期、調(diào)閱內(nèi)容、下載情況等，同時還能為用戶提供檔案圖片的縮小、放大、共享等功能[2]，大大提升了檔案資源的開放效率，使得檔案資源開發(fā)工作的價值得到了顯現(xiàn)。

四、檔案數(shù)字化背景下實現(xiàn)智慧服務的途徑

1.通過“云”技術(shù)開發(fā)智慧“掌上檔案柜”。正如前述，隨著我們事業(yè)的不斷發(fā)展，我們會形成越來越多的檔案，同時人民群眾對于檔案利用的要求也在不斷提升，但是目前傳統(tǒng)的檔案管理場所能夠提供的檔案調(diào)閱服務還是比較有限，雖然很多檔案管理機構(gòu)會通過電子閱覽平臺上傳一些電子檔案，但是因為電子閱覽平臺儲存容量的有限，廣大用戶能夠利用的檔案較少，同時很多檔案管理人員上傳的資源想有效共享也十分不便。但是，云計算作為一種分布式計算系統(tǒng)，能夠?qū)Ａ康男畔⑦M行存儲和共享服務，所以我們能夠運用云計算的存儲和共享功能，來開發(fā)智慧“掌上檔案柜”。比如，檔案管理機構(gòu)可以將相關(guān)適合公開的檔案資源存儲到“云”空間后然后，給相關(guān)的人員提供鏈接和云盤密碼，供他們點擊下載。而用戶則可以利用手機終端下載或者和其他需求者分享這些網(wǎng)絡資源，隨時隨地調(diào)閱檔案，不受時間和空間的限制，這就是我們通常所說的“智慧無處不在”模式。

2.加強檔案數(shù)字化管理基礎建設。（1）要序時推進檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)項目的持續(xù)更新建設，對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的各項功能要不斷進行擴展和優(yōu)化，要基于當前檔案管理技術(shù)的發(fā)展以及業(yè)內(nèi)在電子檔案管理方面所形成的一些新思路、新經(jīng)驗，不斷對系統(tǒng)進行優(yōu)化升級，著力突破過去管理中的各項限制，實現(xiàn)檔案檢索、調(diào)閱、登記、歸還、維護、更新以及修改等一系列功能的升級，進一步提升其中的“智慧因子”，持續(xù)提升相關(guān)人員的使用體驗。（2）要適應當前移動智能終端普及的時代背景，加快檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的移動化開發(fā)進程，盡快實現(xiàn)移動管理功能，使得電子檔案的查詢、調(diào)閱等工作能夠通過APP或者是移動平臺實現(xiàn)。（3）在持續(xù)對信息化檔案管理系統(tǒng)進行更新升級的過程中，也要在配套設施上及時更新，相關(guān)硬件設施、人員配置、培訓、管理制度等保障措施要同步跟進。

3.加強相關(guān)人才隊伍建設。加強專業(yè)化人才隊伍建設，為檔案數(shù)字化提供強有力的組織和人力資源保證，是檔案數(shù)字化背景下智慧服務得以實現(xiàn)的重要條件。因此，作為檔案管理機構(gòu)，要著重培養(yǎng)和建設專業(yè)的技術(shù)骨干隊伍，發(fā)現(xiàn)和選拔一批思想上認同檔案數(shù)字化建設，有志于投身智慧檔案服務事業(yè)的人才來充實人才庫。聚焦檔案數(shù)字化系統(tǒng)的開發(fā)、維護、管理，因地制宜、因人而異地開展針對性的業(yè)務培訓，結(jié)合實踐，運用梯隊人才培養(yǎng)原則和師徒帶教方式迅速提升人才對檔案數(shù)字化時代的適應能力。

在我們社會主義各項事業(yè)發(fā)展過程中，往往會形成相關(guān)的檔案，是我們方方面面事業(yè)的“成長記錄冊”，是我們在社會經(jīng)濟建設中重要的痕跡載體,而檔案除了能夠記錄我們事業(yè)發(fā)展的足跡、活動的內(nèi)容，也能夠為我們在各方面解決實際問題提供一些追根溯源的依據(jù)。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案的價值也日益提升，這也對新時代檔案管理工作和檔案服務工作提出了更高的要求。要促進檔案管理工作和檔案服務工作的提升，尤其是促進檔案的智慧服務模式實現(xiàn)，檔案數(shù)字化無疑是最好的方式。它有效解決了檔案存放以及資源利用效率等方面的問題，大大提升了檔案服務中的智慧化因子，做好檔案數(shù)字化升級完善，將有助于促進檔案管理工作不斷前進，提升檔案本身的價值。在此過程中，還要積極創(chuàng)新，正確探索，做好基礎環(huán)節(jié)的工作，為檔案數(shù)字化背景下的智慧服務提供堅實有力的支撐。