高校資助農(nóng)村經(jīng)濟(jì)困難大學(xué)生檔案管理問(wèn)題研究

王 偉

資助農(nóng)村家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生，幫助他們完成高等教育是國(guó)家科教興國(guó)戰(zhàn)略的一部分，是為建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家提供人才支撐的客觀要求，也是落實(shí)統(tǒng)籌城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、全面建設(shè)小康社會(huì)總體要求的具體舉措。好的政策需要真正的落實(shí)，建立高校助困檔案管理機(jī)制，組織收集和妥善保存農(nóng)村困難學(xué)生的資助檔案資料，是落實(shí)農(nóng)村貧困大學(xué)生資助政策的必然要求，也是做好高校助困的基礎(chǔ)性工作。雖然各高校都建立了助貧檔案的管理機(jī)制，但是受各種因素的影響，助貧檔案管理中還存在許多問(wèn)題，致使檔案的功效發(fā)揮不到位，提升助貧檔案管理質(zhì)量需要進(jìn)一步探究[1]106。

一、建立農(nóng)村經(jīng)濟(jì)困難大學(xué)生檔案的必要性

1.建立農(nóng)村經(jīng)濟(jì)困難大學(xué)生檔案是準(zhǔn)確認(rèn)定資助對(duì)象的需要。建立資助政策的初衷是為真正貧困的大學(xué)生雪中送炭，而不是給某些寄生在國(guó)家扶貧政策的“假貧生”提供免費(fèi)午餐。高校助困的主要對(duì)象是農(nóng)村家庭經(jīng)濟(jì)困難的大學(xué)生。只有如實(shí)掌握貧困學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)情況，才能精準(zhǔn)地認(rèn)定資助對(duì)象，這是決定政策執(zhí)行效果的關(guān)鍵所在。建立困難大學(xué)生檔案的目的是從學(xué)校的高度進(jìn)行普查，發(fā)現(xiàn)那些因貧困難以維系正常生活的學(xué)生，對(duì)弱勢(shì)群體給予必要的支持和關(guān)注。通過(guò)建立困難大學(xué)生檔案，可以掌握學(xué)生的基本信息，客觀動(dòng)態(tài)化記錄大學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)情況，為資助對(duì)象的精準(zhǔn)認(rèn)定提供最基本和直觀的依據(jù)。

2.建立農(nóng)村經(jīng)濟(jì)困難大學(xué)生檔案是實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)資助的需要。高校對(duì)貧困生資助的資金主要來(lái)源于國(guó)家財(cái)政，另外一部分來(lái)源于社會(huì)捐贈(zèng)。無(wú)論資金來(lái)源于哪種途徑，都必須嚴(yán)格資助標(biāo)準(zhǔn)和流程，最大限度地提高資助資金的利用效率。隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，來(lái)自于農(nóng)村的生源數(shù)量不斷增加，基數(shù)也不斷擴(kuò)大，帶來(lái)的結(jié)果就是農(nóng)村貧困大學(xué)生絕對(duì)數(shù)量的增加。對(duì)這部分貧困生的資助還是處于“僧多粥少”的狀況。通過(guò)建立貧困生檔案，全面收集和整理貧困學(xué)生的個(gè)人及家庭信息，可以較為全面地掌握農(nóng)村貧困生的家庭經(jīng)濟(jì)狀況和負(fù)擔(dān)能力，然后根據(jù)這些信息確定貧困等級(jí)。在救助資金的分配上不搞一刀切，要區(qū)別對(duì)待，把資助資金向貧困等級(jí)高的學(xué)生傾斜，精準(zhǔn)資助，實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)公平。

3.建立農(nóng)村經(jīng)濟(jì)困難大學(xué)生檔案是進(jìn)行外部監(jiān)管的需要。如何在助學(xué)資金發(fā)放管理過(guò)程中加強(qiáng)資金監(jiān)管，確保把黨和政府助學(xué)的每一分錢都用在刀刃上，真正使貧困大學(xué)生受益，發(fā)揮政策效能，除了建立健全科學(xué)有效的內(nèi)部管理制度，外部監(jiān)督機(jī)制也是必不可少的。建立貧困生檔案，能夠督促高校規(guī)范助學(xué)程序，留存資格審查、受助對(duì)象認(rèn)定、資金發(fā)放等助學(xué)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的書(shū)面材料。監(jiān)管部門可以通過(guò)檔案審查發(fā)現(xiàn)助學(xué)過(guò)程中是否存在違規(guī)、違紀(jì)行為，并及時(shí)進(jìn)行處理。建立貧困生檔案，需要受助大學(xué)生如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人基本情況和家庭經(jīng)濟(jì)狀況的信息，如查證不實(shí)，不但要取消受助資格，還要追繳受助款項(xiàng)，并要給予相應(yīng)的處分。這在一定程度上可以督促學(xué)生如實(shí)填報(bào)材料，防止虛報(bào)、瞞報(bào)現(xiàn)象的發(fā)生。

二、高校資助農(nóng)村經(jīng)濟(jì)困難大學(xué)生檔案的建立

高校在資助來(lái)自于農(nóng)村的貧困生的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的文獻(xiàn)材料，真實(shí)地反映整個(gè)資助過(guò)程，將這些文獻(xiàn)資料以檔案的形式予以保存，將會(huì)極大地幫助精準(zhǔn)助貧目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

1.高校貧困生檔案的主要內(nèi)容。高校貧困生檔案收集和記錄的內(nèi)容主要包括三個(gè)方面：一是貧困學(xué)生的基本信息，如學(xué)生的基本身份信息、家庭成員情況、家庭收入情況、致貧的基本原因等，這是高校對(duì)農(nóng)村貧困學(xué)生進(jìn)行資助的資格審查；二是農(nóng)村貧困學(xué)生受資助的情況，如資助的類型、資助的金額、資助的發(fā)放、資助資金的使用等證明材料，嚴(yán)格資金監(jiān)管流程，保證資助的資金真正用到貧困學(xué)生的身上；三是農(nóng)村貧困生受資助后生活的改善狀況、思想和心理的變化情況、學(xué)習(xí)成績(jī)等方面的基本情況?？傊?，貧困生檔案應(yīng)該全面地記錄資助的依據(jù)、資助的過(guò)程和學(xué)習(xí)生活等各方面的情況，以全面評(píng)估資助效果。

2.高校貧困生檔案的建立。高校建立貧困生檔案，應(yīng)該是在學(xué)校的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由學(xué)校檔案部門牽頭，各學(xué)院配合共同完成。檔案部門的主要工作是收集相關(guān)的檔案資料，利用檔案管理的手段進(jìn)行分類和歸集。高校學(xué)生的管理主要是由各個(gè)學(xué)院來(lái)完成的，各學(xué)院是具體負(fù)責(zé)貧困生的普查、認(rèn)定、資助等管理工作，所以助貧的主要資料均來(lái)自于各學(xué)院。這就要求高校應(yīng)該制定助貧的基本規(guī)范，各學(xué)院要嚴(yán)格根據(jù)該規(guī)范進(jìn)行助貧工作，各流程中形成的資料均應(yīng)妥善保管，并按檔案部門的要求定期歸檔。

3.高校貧困生檔案的管理。高校貧困生檔案的管理工作應(yīng)該有別于一般的學(xué)生檔案管理，應(yīng)該建立專門的貧困檔案，專門分類，而不應(yīng)該將貧困檔案和普通的學(xué)生檔案合二為一。目前，各高校采用的也都是這種單獨(dú)的管理模式。高校的檔案部門負(fù)責(zé)貧困檔案的集中管理工作，助貧檔案管理中應(yīng)該堅(jiān)持真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、全面性和信息化原則，通過(guò)檔案管理全面記錄助貧過(guò)程和學(xué)生生活、思想和學(xué)習(xí)變化情況。

三、高校資助農(nóng)村經(jīng)濟(jì)困難大學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題

1.貧困生檔案信息內(nèi)容真實(shí)性不能完全得到保證。高校的生源地往往和學(xué)校所在地距離較遠(yuǎn)，高校和農(nóng)村貧困家庭不能實(shí)現(xiàn)直接對(duì)接，使得高校對(duì)于農(nóng)村困難學(xué)生家庭實(shí)際情況只能通過(guò)間接途徑獲得。高校提出存檔信息名錄，由學(xué)生按要求采集和提交。這種模式大大地降低了高校檔案管理部門的工作負(fù)擔(dān)，可也增加了信息偽造、隱瞞和夸大的幾率[2]246。利益驅(qū)使下，我們也很難期待所有貧困生都能做到絕對(duì)的誠(chéng)實(shí)。為了提高材料的可信性，實(shí)踐中也是采取了一些措施的，對(duì)于學(xué)生提交的證明材料都要求出具機(jī)構(gòu)進(jìn)行認(rèn)證、加蓋公章等。但是實(shí)踐中檔案材料的出具部門由于不是資助資金的支付部門，利益相關(guān)性較低，其審核未必嚴(yán)格，常常流于形式，這嚴(yán)重影響了高校對(duì)材料的真實(shí)性和可靠性的判定。蓋章的貧困證明有時(shí)也不能如實(shí)地反映學(xué)生家庭的經(jīng)濟(jì)狀況。

2.貧困生檔案資料更新不及時(shí)致使信息缺乏時(shí)效性和完整性。高校一般都是在新生入學(xué)的第一學(xué)期就進(jìn)行貧困生尤其是農(nóng)村生源貧困生的普查工作，并建立家庭經(jīng)濟(jì)困難大學(xué)生救助檔案，檔案資料會(huì)成為整個(gè)大學(xué)期間貧困生受助資格認(rèn)定的證明材料[3]68。應(yīng)該注意的是，貧困生的家庭經(jīng)濟(jì)狀況不是一個(gè)常量，而是一個(gè)動(dòng)態(tài)的變量。期間，有些農(nóng)村貧困家庭會(huì)脫貧甚至致富，那么他們的孩子就不能再被列入貧困學(xué)生范疇。此外，每年的受資助情況，受助資金的使用情況，及思想表現(xiàn)等都應(yīng)該隨時(shí)記錄，并作為下一次評(píng)估的依據(jù)。但是，目前高校的貧困生資助檔案往往處于封存狀態(tài)，新資料不能及時(shí)錄入，這就導(dǎo)致檔案信息因非實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)而失真和不完整，導(dǎo)致資助方案缺乏針對(duì)性，使資助資金的利用效率降低，嚴(yán)重地影響對(duì)貧困大學(xué)精準(zhǔn)資助目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.貧困生檔案功能單一，缺乏全面性。檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄，檔案具有憑證價(jià)值的重要屬性。高校建立貧困生檔案本應(yīng)具有經(jīng)濟(jì)和精神雙重幫扶功效。但是實(shí)踐中，貧困生檔案管理體現(xiàn)出重視信息收集、輕資料的使用，重經(jīng)濟(jì)資助、輕精神幫扶的特點(diǎn)[4]91。這導(dǎo)致貧困生檔案功能的發(fā)揮非常單一，不能全面地實(shí)現(xiàn)制度設(shè)計(jì)的初衷。貧困生資助只是手段，幫助農(nóng)村貧困學(xué)生順利完成學(xué)業(yè)，培養(yǎng)正確的價(jià)值觀，成為合格的國(guó)家建設(shè)者才是根本目的。因此，貧困生檔案建設(shè)在為經(jīng)濟(jì)資助提供認(rèn)定憑證的同時(shí)，應(yīng)重視跟蹤學(xué)生的成長(zhǎng)，掌握學(xué)生的發(fā)展軌跡，及時(shí)有效地給予精神上的幫扶和鼓勵(lì)，使其感受到國(guó)家和社會(huì)的關(guān)懷和溫暖，增強(qiáng)通過(guò)后天努力改變?nèi)松\(yùn)的信心。

4.貧困生檔案管理信息化水平低。高校貧困生檔案都是以紙質(zhì)檔案的形式保存在檔案柜里，分類管理，檢索都非常不方便，這也是導(dǎo)致檔案內(nèi)容更新不及時(shí)的一個(gè)重要原因。隨著社會(huì)的發(fā)展和人才的流動(dòng)，檔案跨地區(qū)、跨部門利用日趨頻繁，而傳統(tǒng)的利用方式因?yàn)樾实停堰m應(yīng)不了新形勢(shì)下社會(huì)發(fā)展的需要。高校的貧困生檔案沒(méi)有建立電子檔案，導(dǎo)致檔案信息不能有效地互相交流與融合使用，利用效率低下。如何有效地共享這些檔案信息資源、如何準(zhǔn)確便捷地服務(wù)學(xué)生和相關(guān)部門，對(duì)接未來(lái)高校助貧的需求等，就成為一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。

四、提高高校資助農(nóng)村經(jīng)濟(jì)困難大學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量的路徑分析

1.堅(jiān)持去偽存真，力保資助檔案信息的真實(shí)性。真實(shí)性是檔案的生命力，是檔案發(fā)揮功用的前提。高校在農(nóng)村經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理中必須保證檔案信息的真實(shí)可靠，只有這樣才能發(fā)揮檔案資料的評(píng)價(jià)作用和憑證功能。高校檔案管理部門在記錄農(nóng)村學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)情況檔案時(shí)，不僅要進(jìn)行形式要件的審查，也要進(jìn)行實(shí)質(zhì)內(nèi)容的審查。要責(zé)成各學(xué)院在助貧過(guò)程中細(xì)化存檔資料內(nèi)容，包括家庭成員組成、身體狀況、職業(yè)、家庭主要經(jīng)濟(jì)收入及家庭主要經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)、學(xué)生本人受資助情況等等。檔案所記載每項(xiàng)內(nèi)容都要有客觀依據(jù)，需要提供具有法律效力的證明資料[5]136。受助學(xué)生在提交證明材料時(shí)，需注明其家庭所在地的鄉(xiāng)、村、街道聯(lián)系方式，高校檔案管理部門應(yīng)該直接對(duì)接生源所在地的鄉(xiāng)、村組織，核實(shí)該生的真實(shí)家庭經(jīng)濟(jì)狀況，保證材料的真實(shí)性和可靠性。

2.實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，保證資助檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。高校農(nóng)村貧困大學(xué)生的資助檔案應(yīng)該堅(jiān)持動(dòng)態(tài)管理原則。需要以發(fā)展的視角審視受助大學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)狀況的動(dòng)態(tài)變化，并結(jié)合變化情況對(duì)資助措施進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，真正落實(shí)精準(zhǔn)資助的目標(biāo)。為此，高校各學(xué)院應(yīng)該定期將新的貧困檔案資料移交檔案管理部門，由檔案管理部門定期對(duì)資助檔案進(jìn)行整理，對(duì)檔案核心內(nèi)容進(jìn)行二次審查，通過(guò)多種途徑核實(shí)信息的真實(shí)性，對(duì)變化的內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行更新，對(duì)于資助過(guò)程中出現(xiàn)的新資料進(jìn)行補(bǔ)充。我們要根據(jù)學(xué)生家庭的最新經(jīng)濟(jì)狀況來(lái)判斷其是否繼續(xù)符合資助條件，資助標(biāo)準(zhǔn)和方式是否需要調(diào)整，而不能完全依賴于既有的檔案資料做決策依據(jù)。實(shí)際上受助學(xué)生的經(jīng)濟(jì)狀況是不斷變化的，有些已經(jīng)脫貧、有些貧困等級(jí)會(huì)降低，當(dāng)然也會(huì)發(fā)生相反的情況，這些變化的信息，應(yīng)該及時(shí)地納入貧困生檔案中，保證檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，為資助政策的落實(shí)提供可信的依據(jù)。

3.堅(jiān)持育人為本，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)資助與精神幫扶并重。對(duì)來(lái)自農(nóng)村的貧困大學(xué)生進(jìn)行資助的根本目的是幫助他們克服經(jīng)濟(jì)困難順利完成大學(xué)學(xué)業(yè)，履行國(guó)家“不讓一個(gè)家庭困難的孩子上不起大學(xué)”的承諾。高校建立貧困生檔案首要目的是全面了解貧困生的家庭經(jīng)濟(jì)狀況，將貧困生納入國(guó)家資助體系，持續(xù)精準(zhǔn)地進(jìn)行幫扶。但是僅僅進(jìn)行經(jīng)濟(jì)上的資助是不夠的，來(lái)自農(nóng)村的貧困生在陌生的城市求學(xué)，需要適應(yīng)新的環(huán)境，面對(duì)經(jīng)濟(jì)壓力的同時(shí)，還要承受比同齡人更大的心理壓力，對(duì)于價(jià)值觀形成期的青年進(jìn)行必要的精神疏導(dǎo)就顯得尤為重要。各高校應(yīng)該建立教師與貧困學(xué)生的一對(duì)一聯(lián)系機(jī)制，比如有些高校建立了“三師助學(xué)育人工程導(dǎo)師”制度、“班導(dǎo)師”制度等，由老師負(fù)責(zé)貧困學(xué)生的心理疏導(dǎo)和幫扶工作，取得了良好的效果。在教學(xué)中各任課教師也應(yīng)該著重關(guān)注和關(guān)心貧困學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，對(duì)于學(xué)習(xí)困難的學(xué)生進(jìn)行免費(fèi)的輔導(dǎo)，使他們能夠順利地完成學(xué)業(yè)。高校在貧困生檔案管理模式上應(yīng)該采用一人一檔的形式，堅(jiān)持育人為本的宗旨，由各學(xué)院的學(xué)生管理部門負(fù)責(zé)收集和整理受助貧困生的學(xué)習(xí)成績(jī)、思想動(dòng)態(tài)等信息，定期整理歸檔，這樣可以方便工作人員持續(xù)跟蹤受助學(xué)生的成長(zhǎng)記錄，并有針對(duì)性地開(kāi)展育人工作，通過(guò)經(jīng)濟(jì)資助與精神幫扶，使受助學(xué)生實(shí)現(xiàn)從“受助”到“自助”的華麗轉(zhuǎn)身。

4.利用信息化技術(shù)推進(jìn)高校助貧檔案電子化。信息時(shí)代，檔案的電子化是必然的發(fā)展趨勢(shì)。高校助貧檔案在規(guī)范紙質(zhì)檔案管理程序的前提下，也應(yīng)該同步建立電子檔案。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案具有不占空間、不易損毀、方便查閱及利于共享等多種優(yōu)勢(shì)。高校的助貧檔案實(shí)現(xiàn)電子化后，可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)和云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析，賦予檔案信息新的生命力。采用紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙模形式，不但可以提高檔案的安全性，而且可以起到相互佐證的作用。開(kāi)發(fā)電子檔案管理軟件技術(shù)難度并不大，成本也是絕大多數(shù)高校能夠負(fù)擔(dān)的，而且可以多校聯(lián)合開(kāi)發(fā)，降低成本?，F(xiàn)今絕大多數(shù)軟件的使用已經(jīng)趨于簡(jiǎn)單化，即便需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，難度也不大。高校應(yīng)該跟上信息化的潮流，順應(yīng)數(shù)字化的趨勢(shì)，積極推進(jìn)助貧檔案電子化，以期取得檔案管理水平質(zhì)的提升。