新時(shí)代高校檔案管理體制研究

魏自鵬

高校檔案管理體制是高校管理檔案工作職能、機(jī)構(gòu)與制度的總稱，是高校檔案工作可持續(xù)健康發(fā)展的基石，包括高校檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置、權(quán)限劃分、運(yùn)行機(jī)制、有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度等。作為上層建筑范疇的高校檔案管理體制，其絕不是一成不變的，必然會(huì)受到社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展水平的影響，即不同的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展階段需要不同的高校管理體制與之相適應(yīng)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)不斷進(jìn)步，高校檔案管理體制也應(yīng)與之相適應(yīng)。

一、高校檔案管理體制現(xiàn)狀與不足

1.檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置較為合理。近年來(lái)，特別是2008年《高等學(xué)校檔案管理辦法》發(fā)布實(shí)施以來(lái)，高校檔案工作開始走上了快車道，檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置不斷完善。絕大部分高校建立了檔案館或綜合檔案室，多數(shù)高校建立了由校長(zhǎng)負(fù)責(zé)、分管校長(zhǎng)協(xié)助負(fù)責(zé)的檔案管理制度，不少高校還成立了高校檔案工作委員會(huì)。但也存在人事檔案室、學(xué)生檔案室、教學(xué)檔案室、會(huì)計(jì)檔案室等與學(xué)校檔案館（綜合檔案室）并存、 “ 條塊分割 ” 的現(xiàn)象。

2.檔案機(jī)構(gòu)的內(nèi)部設(shè)置多以直線職能制為主。目前，高校檔案館（室）的內(nèi)部設(shè)置多為直線職能制，其主要特點(diǎn)是檔案負(fù)責(zé)人下設(shè)各職能科室，每個(gè)科室（人員）負(fù)責(zé)一項(xiàng)或多項(xiàng)任務(wù)，各司其職，相互之間較為獨(dú)立。這種設(shè)置雖然分工較為明確，有利于經(jīng)驗(yàn)的積累，但也存在一系列問題。首先，各個(gè)職能的銜接脫鉤，造成整個(gè)檔案工作機(jī)構(gòu)不成系統(tǒng)，不利于發(fā)揮檔案機(jī)構(gòu)的整體效應(yīng)；其次，它混淆了檔案機(jī)構(gòu)各個(gè)人員層次的工作，不利于工作人員能力的充分發(fā)揮；最后，這種設(shè)置沒有真正的以客戶為導(dǎo)向，不利于檔案機(jī)構(gòu)對(duì)高校和社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮[1]96。

3.檔案制度較為健全。多數(shù)高校建立了相對(duì)完善的檔案規(guī)章制度，總體能夠保證高校檔案工作的開展。但也有不少高校規(guī)章制度不健全，檔案制度制定的程序不恰當(dāng)，制度更新不及時(shí)，照搬嫁接不切實(shí)際，制度難以推行和落實(shí)等。

4.檔案設(shè)備較為齊全，經(jīng)費(fèi)基本能夠得到保證。近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)教育經(jīng)費(fèi)投入的不斷增加，高校檔案工作的經(jīng)費(fèi)基本能得到保障，也不斷添置檔案設(shè)備，但也存在檔案設(shè)備不健全、經(jīng)費(fèi)不夠用的高校，甚至有的高校檔案庫(kù)房和管理場(chǎng)所都難以得到保證。

總地來(lái)看，近年來(lái)，我國(guó)高校檔案工作得到快速發(fā)展，進(jìn)步喜人，但也應(yīng)清醒地看到高校間檔案工作發(fā)展極不平衡，差距較大。本科以上、發(fā)展較好、歷史較久并建有檔案館的高校，檔案工作普遍較好，而一些高職院校、建校歷史較短或新建的高校檔案工作水平往往不高。同時(shí)，普遍存在檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善、專職人員較少、工作效率不高、收集不完整、設(shè)備不齊全、群體意識(shí)不高、資源有限、制度難以推行和落實(shí)等問題和不足。從泰羅的科學(xué)管理思想看，組織工作效率（勞動(dòng)生產(chǎn)率）的提高，與其說(shuō)是依賴于人的因素，不如說(shuō)是依賴于管理體制。因此，造成上述現(xiàn)象的原因，除了有檔案工作人員自身和學(xué)校積累不夠等主客觀因素外，更與檔案管理體制不健全有關(guān)，加之新時(shí)代社會(huì)環(huán)境、科學(xué)技術(shù)、思維觀念等對(duì)傳統(tǒng)檔案工作模式的沖擊，現(xiàn)有檔案管理體制更加難以適應(yīng)新的變化。

二、新時(shí)代高校檔案管理體制面臨的挑戰(zhàn)

1.檔案資源的變化給檔案管理體制帶來(lái)的挑戰(zhàn)。近年來(lái)，隨著智慧校園建設(shè)的不斷推進(jìn)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普遍應(yīng)用，無(wú)紙化辦公越來(lái)越普及，隨之而來(lái)的是電子文件、電子數(shù)據(jù)資源大量生成，檔案工作的對(duì)象不斷由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，即在不久的將來(lái)，檔案工作的客體——檔案資源將主要轉(zhuǎn)為數(shù)字化、數(shù)據(jù)化。這一變化首先是對(duì)檔案工作場(chǎng)所的影響。一是使得檔案的整理、加工等技術(shù)用房不再顯得那么必要，電子檔案只需在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備上處理即可；二是除存量檔案和實(shí)物檔案外，檔案的庫(kù)房也不再是必需，電子檔案只需在光盤、硬盤或云計(jì)算平臺(tái)等設(shè)備存儲(chǔ)即可；三是檔案工作的利用服務(wù)也不必到現(xiàn)場(chǎng)來(lái)完成，只需借助網(wǎng)絡(luò)即可遠(yuǎn)程實(shí)現(xiàn)。其次，檔案資源的所有權(quán)歸屬問題。目前，高校信息化建設(shè)、普及、升級(jí)往往由高校的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息部門來(lái)牽頭或負(fù)責(zé)，因此電子數(shù)據(jù)資源的流向也受其支配和操控，其最終歸屬已不受檔案部門的控制。檔案部門若要繼續(xù)對(duì)其進(jìn)行分類、鑒定和歸檔保管需經(jīng)學(xué)校層面統(tǒng)一協(xié)調(diào)處理。再次，異構(gòu)數(shù)據(jù)資源的整合問題。由于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)和實(shí)施數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的階段性、技術(shù)性以及其他經(jīng)濟(jì)和人為等因素的影響，導(dǎo)致高校產(chǎn)生和積累了大量異構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)資源，迫切需要運(yùn)用新的技術(shù)，包括升級(jí)和更新檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)異構(gòu)數(shù)據(jù)資源的管理。

2.技術(shù)和思維觀念的變化對(duì)檔案管理體制的影響。新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使人們的工作方式和思維理念都發(fā)生了巨大的變化。首先，電子資料的歸檔已不必再像紙質(zhì)檔案一樣需現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、整理和收集，完全可以通過系統(tǒng)互聯(lián)互通后實(shí)現(xiàn)在線歸檔。其次，人們對(duì)檔案的利用、咨詢、交流等也越來(lái)越習(xí)慣于通過網(wǎng)絡(luò)來(lái)遠(yuǎn)程或異地實(shí)現(xiàn)，除非萬(wàn)不得已，一般不愿再去檔案館（室）現(xiàn)場(chǎng)。同時(shí)，由于社會(huì)整體工作節(jié)奏的加快，人們對(duì)檔案工作服務(wù)的效率和質(zhì)量的要求也越來(lái)越高。這些都會(huì)倒逼檔案工作轉(zhuǎn)變模式，不斷提高服務(wù)效率、服務(wù)質(zhì)量以及信息化、智慧化水平。

可見，檔案資源的變化、新技術(shù)的應(yīng)用和人們思維觀念的改變等都在呼喚新的檔案工作模式和管理方式，迫切需要檔案工作盡快突破時(shí)空限制，緊跟時(shí)代步伐，變得更加方便、快捷。

三、新時(shí)代高校檔案管理體制的改革建議

1.成立檔案館。實(shí)踐表明，成立檔案館的高校，其檔案工作水平多數(shù)高于只建立綜合檔案室的高校。撇開積累和人員本身的因素，綜合檔案室多掛靠在校（黨）辦之下，屬于其二級(jí)機(jī)構(gòu)，人財(cái)物多會(huì)受到限制，工作缺乏自主性，且很多時(shí)候還要身兼他職。其次，雖然綜合檔案室本身的行政級(jí)別多低于其他行政科室，但仍要履行《檔案法》規(guī)定的對(duì)學(xué)校各部門檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)。這是典型的低級(jí)別監(jiān)督高級(jí)別的設(shè)置，明顯是責(zé)任大于權(quán)力，權(quán)責(zé)不相配，其結(jié)果是監(jiān)督職責(zé)多數(shù)執(zhí)行不到位，常見檔案歸檔不及時(shí)、收集困難等問題，經(jīng)常不得已而請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)。同時(shí)，檔案工作是一項(xiàng)橫聯(lián)百業(yè)的工作，幾乎與學(xué)校的各個(gè)部門打交道，為此高校多建立了由檔案機(jī)構(gòu)為主、各部門兼職檔案員為輔的組織架構(gòu)。這種結(jié)構(gòu)實(shí)質(zhì)上是一種矩陣式的組織結(jié)構(gòu)，看上去能將檔案工作覆蓋到學(xué)校的各個(gè)部門，優(yōu)點(diǎn)固然存在，但缺點(diǎn)也很明顯。由于各部門兼職檔案員分屬于各個(gè)業(yè)務(wù)部門，他們主要對(duì)各自的業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)，其與檔案機(jī)構(gòu)的關(guān)系是松散的，越是松散的機(jī)構(gòu)越需要強(qiáng)有力的監(jiān)管；加之檔案工作本身枯燥、邊緣，對(duì)他們來(lái)說(shuō)又是一項(xiàng)臨時(shí)性工作，如果監(jiān)督權(quán)力再不夠，監(jiān)管不到位，檔案的收集歸檔工作開展困難也便是自然的了。因此，只要條件允許，高校應(yīng)盡快將檔案室升級(jí)為檔案館，以實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)相等的管理原則，并將學(xué)校其他各類檔案分室及相近和相似機(jī)構(gòu)統(tǒng)一納入進(jìn)來(lái)，解決 “ 條塊分割 ” 的現(xiàn)象，真正實(shí)現(xiàn)全部檔案的集中統(tǒng)一管理。

2.建立檔案數(shù)據(jù)中心。一方面，隨著電子檔案單軌制管理的實(shí)施，學(xué)校信息化建設(shè)和存量檔案數(shù)字化的不斷推進(jìn)，高校檔案將大部分變成數(shù)字（數(shù)據(jù)）資源，成立檔案數(shù)據(jù)中心實(shí)至名歸；另一方面，成立檔案數(shù)據(jù)中心可以名正言順地接收和管理智慧校園、云計(jì)算平臺(tái)等信息化設(shè)施中產(chǎn)生的電子數(shù)字（數(shù)據(jù)）資源，也可以理直氣壯地對(duì)信息化設(shè)施中的電子資源進(jìn)行監(jiān)管，更好地履行高校檔案機(jī)構(gòu)對(duì)各部門檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)職責(zé)。因此，對(duì)于信息化建設(shè)較好的高?？梢越n案數(shù)據(jù)中心，其形式可以分為兩種，一種是單獨(dú)建立檔案數(shù)據(jù)中心；另一種是聯(lián)合學(xué)校計(jì)算機(jī)信息部門、圖書館、資產(chǎn)管理處等成立學(xué)校大數(shù)據(jù)（資源）中心，檔案數(shù)據(jù)中心作為其下屬的一個(gè)科室。前者對(duì)于檔案資源較多、檔案工作人員能力尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)較強(qiáng)的高校更為合適；后者則更適用于本身檔案資源較少，檔案工作人員數(shù)量不多且計(jì)算機(jī)能力有限又無(wú)力引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的高校，將其作為大數(shù)據(jù)中心之下的一個(gè)科室，可以共享各種設(shè)備和資源，處理各種歸檔數(shù)據(jù)，也可以借助數(shù)據(jù)（資源）中心中計(jì)算機(jī)人員的力量，減少檔案機(jī)構(gòu)對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的依賴。

3.調(diào)整檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部設(shè)置。提供利用是檔案工作永恒的主題，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)以一種服務(wù)提供者的身份出現(xiàn)，可以按照以用戶為導(dǎo)向、以流程為主線的組織結(jié)構(gòu)形式來(lái)設(shè)置。內(nèi)部工作和人員可以分為三個(gè)部分：第一部分為服務(wù)中心，主要完成一些日常性的事務(wù)工作，如檔案查閱利用、檔案歸檔收集、檔案寄送傳遞、政策解答、物品采購(gòu)、參觀接待等，因此對(duì)服務(wù)中心人員的素質(zhì)要求較低；第二部分為業(yè)務(wù)中心，主要完成檔案工作的各種職能活動(dòng)，如檔案鑒定、檔案分類整理、檔案修復(fù)、檔案保管、數(shù)字化加工、檔案培訓(xùn)指導(dǎo)等，對(duì)業(yè)務(wù)中心人員的素質(zhì)要求相對(duì)高一些；第三部分為專家中心，相當(dāng)于檔案工作的發(fā)展規(guī)劃和研發(fā)中心，主要是出臺(tái)相關(guān)的制度政策，進(jìn)行檔案編研、資源開發(fā)和發(fā)展規(guī)劃等，專家中心對(duì)人員素質(zhì)要求較高，必須精通檔案管理的專業(yè)知識(shí)，應(yīng)是該領(lǐng)域的專家。通過這種轉(zhuǎn)變，檔案機(jī)構(gòu)的工作具有清晰的層次，業(yè)務(wù)中心和專家中心的人員可以擺脫日常性事務(wù)工作的纏繞，更能集中精力進(jìn)行高附加值的工作，從而更好地發(fā)揮檔案機(jī)構(gòu)的作用，提升檔案機(jī)構(gòu)的地位。

4.再造歸檔流程。傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)部門立卷歸檔的流程往往需要檔案機(jī)構(gòu)對(duì)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn)、監(jiān)督交流，甚至是 “ 祈求 ” ，且效率不高，結(jié)果不確定，檔案機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)部門均不樂見。因此，借用理查德·H·泰勒的 “ 行為助推 ” 理念，可以設(shè)計(jì)一套流程，使日常形成的檔案材料自動(dòng)地歸入檔案機(jī)構(gòu)，用客觀程序代替主觀意愿，減少人為不確定因素的影響，即將業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接與檔案系統(tǒng)對(duì)接，將檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、范圍、要求等在設(shè)計(jì)時(shí)事先嵌入進(jìn)去，使歸檔材料（主要是電子檔案）順利平滑地進(jìn)入檔案系統(tǒng)，再由檔案工作人員統(tǒng)一進(jìn)行鑒定、分類、整理和歸檔，最多再經(jīng)業(yè)務(wù)部門人員核實(shí)確認(rèn)，從而減少大量不必要的溝通、交流、培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督等工作，提高工作效率和準(zhǔn)確性。

5.規(guī)范制定檔案規(guī)章制度。實(shí)際工作中，很多檔案規(guī)章制度難以推行和落實(shí)的原因主要有以下三個(gè)方面。一是制度不符合實(shí)際，照辦照抄，實(shí)操性不強(qiáng)。二是制度制定的程序不夠規(guī)范，如檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)常 “ 私自 ” 制定一些全校性的檔案制度規(guī)范，而沒有經(jīng)過校長(zhǎng)辦公會(huì)、校黨委會(huì)等學(xué)校層面。須知， “ 制度是規(guī)則的集合 ” ， “ 規(guī)則的形成和行使是建立在特定的‘權(quán)利訴求’之上的 ” ， “ 規(guī)則根植于權(quán)力之中，失去了權(quán)力的支持，規(guī)則就將是一紙空文 ”[2]104。沒有全校權(quán)力的檔案機(jī)構(gòu)卻強(qiáng)行 “ 私自 ” 制定面向全校的檔案規(guī)章制度，其結(jié)果自然難以推行和落實(shí)。三是缺乏與制度相符的獎(jiǎng)懲體系。制度應(yīng)同個(gè)人利益相聯(lián)系，執(zhí)行制度沒有獎(jiǎng)勵(lì)，違反制度得不到懲罰，制度也便失去了存在的可能。因此，檔案機(jī)構(gòu)制定的規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)更加符合既有的規(guī)程，更加符合學(xué)校發(fā)展的實(shí)際，不要盲目地照搬照抄，同時(shí)應(yīng)建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲體系。

總之，檔案工作作為一項(xiàng)有獨(dú)特內(nèi)容的管理活動(dòng)，需要適宜的管理體制為其保駕護(hù)航，需要獲得管理活動(dòng)所需的資源（人、財(cái)、物、權(quán)力、規(guī)則）和所管理的資源（檔案），需要使用恰當(dāng)?shù)姆绞椒椒?，才能更好地開展。