高校電子檔案異地備份影響因素及策略研究

李薪宇

隨著人工智能、信息技術的快速普及化發(fā)展，電子檔案在高校發(fā)展中的應用越來越重要，當遇到影響電子檔案安全的不可抗拒風險時，高校電子檔案的安全性將會受到毀壞性損害，這對檔案信息數(shù)據(jù)和資料價值的發(fā)揮將產生巨大的消極影響。因此，高校電子檔案資料需要進行異地備份，將檔案數(shù)據(jù)備份存儲在遠離當?shù)氐膮^(qū)域，采用某種方式或某種備份介質將檔案數(shù)據(jù)加以保留，以便在檔案信息系統(tǒng)遭受破壞或面臨安全威脅時，盡可能地在最短時間內利用備份數(shù)據(jù)將系統(tǒng)恢復，避免檔案遭受洪水、火災、地震等不可抗力因素破壞，此種安全措施可以確保檔案工作的正常開展[1]81?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展 “ 十三五 ” 規(guī)劃綱要》中也明確提出，要把檔案安全擺在檔案工作頭等重要位置，堅持實體安全與信息安全并重，切實提升安全保障能力，牢牢守住檔案安全底線，開展數(shù)字檔案資源異地備份 ”[2]27。因此，如何做好電子檔案異地備份的管理和利用，是高校檔案發(fā)展中面臨的主要問題，在充分分析加強高校電子檔案異地備份的必要性和影響因素基礎上，提出高校電子檔案異地備份有效策略，對高?？蒲小⒔虒W、管理、生產活動的有序進行具有重要的意義。

一、高校電子檔案異地備份的必要性

隨著高校檔案電子化管理模式的成熟，高校館藏電子檔案資源數(shù)量不斷增加，尤其在高校館藏檔案遇到危害檔案安全的突發(fā)事件和災害時，電子檔案異地備份是在最短時間內恢復檔案數(shù)據(jù)和資料的有效方式，因此，高校電子檔案異地備份在高校檔案管理工作中是不可或缺的。在數(shù)字化時代，電子檔案異地備份高效、科學的管理方式促進各高校不斷探索異地備份的成熟模式，其必要性主要體現(xiàn)在以下幾方面。

1.信息化、智能化促進檔案資料管理方式的變革。隨著信息技術、區(qū)塊鏈技術的成熟和應用，檔案數(shù)字化發(fā)展速度不斷加快，高校的各類檔案資料數(shù)量不斷增加，這對高校檔案資料的管理提出新的要求，加速檔案資料管理方式的變革。時任國家檔案局局長李明華在2017年全國檔案局長館長會議上表示，截至2016年底，各級綜合檔案館館藏共計6.5 億卷（件），比黨的十八大以前增長了84%，建設全國開放檔案信息資源共享平臺并面向社會開通運行，40 多家檔案館上傳數(shù)據(jù)102 萬條，全國數(shù)字化檔案資源達2243 萬GB[3]19。這些檔案資源是社會不可再生的寶貴財富，一旦損毀將無法挽回，電子檔案的同地存儲存在著極大的風險，面對地震、火災、洪水、戰(zhàn)爭等不可抗拒因素對檔案資源的損害，一旦發(fā)生將無法彌補。因此，信息化、智能化的發(fā)展對電子檔案的管理方式提出新的需求，而電子檔案的異地備份可以有效規(guī)避各類檔案資料損毀與丟失的風險，一旦原檔案館資料發(fā)生災害和丟失，在異地電子檔案備份中還可以查找，保證了一些檔案資料的唯一性、原始性、真實性和客觀性。

2.規(guī)避不可控自然環(huán)境的影響。目前，我國各高校的檔案都集中保管在校檔案館，雖然便于保管和利用，但一旦發(fā)生自然災害，其損害是不可逆轉的。即使采取嚴密的安全防護措施和技術措施，一旦發(fā)生自然環(huán)境變化導致的意外，給檔案帶來的也是毀滅性的打擊。相關調查數(shù)據(jù)顯示，1976年唐山大地震中90%的檔案設施遭到破壞，2008年的汶川大地震中將近10 萬卷館藏檔案被埋[4]21。因此，采取有效措施避免不可控制的自然災害對檔案資料造成的損失，在檔案資料管理中是至關重要的。由于異地備份一般遵循相距300 公里以上，不屬同一江河流域、同一電網、同一地震帶的選址原則，這樣就可以避開同一災害對檔案造成的損壞，因此，采取異地備份的方式將檔案進行異地保存顯得尤為重要，也是有效化解檔案數(shù)據(jù)安全隱患的一種極為有效的措施，尤其是將傳統(tǒng)載體檔案通過數(shù)字化副本轉化為電子檔案進行異地保存，不但能彌補自然災害對檔案資源造成的損害，對受災地區(qū)的災后檔案信息恢復也具有重要作用。

3.降低人為操作不當導致檔案材料丟失的風險。眾所周知，檔案材料在收集、整理、保管以及日常利用過程中，都離不開檔案工作人員的操作，如果檔案工作人員缺乏操作設備的專業(yè)知識，或不按正常流程操作設備，可能會導致設備損害、數(shù)據(jù)刪除等，對電子檔案造成損失，這種人為的失誤在影響檔案信息安全的眾多因素中是頻率最高的，由于操作錯誤而導致檔案文件的誤刪占到各類問題的80%左右。除此之外，最大安全隱患就是計算機被盜取、黑客攻擊設備軟件和竊取檔案資源。由于高校的校園網都是開放的、共享的網絡環(huán)境，這就給黑客創(chuàng)造了便利條件。因此，異地備份是有效避免檔案人員操作失誤導致檔案資料丟失的有效手段，對電子檔案的長期安全保管具有重要的意義和價值。

4.避免電子設備安全隱患潛在威脅。電子檔案的收集、存儲、利用等環(huán)節(jié)都需要依賴計算機網絡系統(tǒng)，雖然計算機和網絡的應用使電子檔案管理變得更加便利、快捷，但計算機軟件、硬件和網絡的安全對電子檔案的安全也帶來了巨大的威脅[5]10。主要是由于計算機設備長期使用會對設備帶來損耗，保存電子檔案的硬盤、磁盤、光碟等也很容易老化；同時，也會受到周圍環(huán)境的影響，溫濕度不當都會對電子設備的元件造成巨大的影響，這些都會導致電子檔案的數(shù)據(jù)信息無法讀取，而且硬盤的故障通常是不可修復的。比如，EMC 公司在2014年的12 個月中，因為數(shù)據(jù)丟失和宕機而造成的直接經濟損失達到驚人的1.7 萬億美元，這相當于制造業(yè)大國德國近一半的GDP；Kroll Ontrack 公司最新的調查數(shù)據(jù)結果顯示，在EMC 的報告結果中，驚人的72%的數(shù)據(jù)丟失是由硬件故障導致的[6]92。因此，電子設備潛在的安全隱患對電子檔案的存儲造成一定的影響。

二、高校電子檔案異地備份的影響因素

最近幾年，電子檔案異地備份在我國高校檔案管理工作中取得了很大的發(fā)展，各高校積極參與電子檔案異地備份合作，也加大了建設異地電子檔案的資源、資金和人力投入，但是在各高校電子檔案異地備份數(shù)據(jù)統(tǒng)計中發(fā)現(xiàn)，參與完成異地備份合作的高校數(shù)量卻不樂觀，究其影響因素主要表現(xiàn)在以下方面。

1.異地備份資源投入因素。高校電子檔案資源異地備份過程中，需要大量人力、物力和財力的投入[7]30。首先，電子檔案資源體系的建設。在建設過程中，不同種類形態(tài)檔案資源存在的形態(tài)發(fā)生變化，例如，電子檔案和電子檔案之間、紙質檔案和電子檔案之間以及原始影像資料與電子檔案之間等的轉換和備份，這都需要投入大量的資源[8]85。由于一些高校在檔案管理中的資源投入較少，導致一些高校在異地電子檔案建設過程中，無法提供充足的資源支持，因此，高校電子檔案異地備份進程較緩慢。其次，電子檔案信息安全體系的建設。隨著信息技術的不斷發(fā)展，黑客、網絡漏洞的存在，增加了高校電子檔案備份技術的難度。而電子信息技術開發(fā)原本就需要大量成本的投入，技術開發(fā)難度的增加會進一步增加開發(fā)費用的投入。最后，電子檔案資源共享、利用體系的建設。電子檔案資源異地備份除了可以避免檔案信息資源在不可控制環(huán)境下丟失的風險，還是為了加強異地檔案信息資源的利用，但是利用體系的開發(fā)涉及高校、政府等多元主體，因此，利用和共享體系建設進一步加重了異地備份資源投入的壓力，導致各高校異地電子檔案備份積極性較弱。

2.異地備份合作機制因素。各高校異地備份首先是建立在雙方合作基礎之上，雙方具有異地備份的基礎和條件，但是在目前高校異地檔案備份中，合作機制因素影響著高校異地檔案備份發(fā)展速度和模式的完善。一方面，由于各高校自身發(fā)展層次、辦學水平以及整體實力差異較大，導致各高校在進行檔案異地備份過程中，檔案管理軟件使用、數(shù)據(jù)庫結構都存在一定的差異，進而影響了高校檔案異地備份合作的進程。另一方面，各高校都有一套完善的檔案信息管理機制，當高校之間進行異地檔案信息備份合作時，需要雙方合作機制的有效融合和溝通，這對檔案異地備份合作關系的建立造成一定的不利影響，尤其在信息化多元發(fā)展模式下，高校檔案異地備份合作機制需要長期實踐探索和建立。

3.異地備份檔案管理維護因素。目前，我國檔案管理維護實行的是，橫向上各級檔案行政管理機關管理、縱向上各專業(yè)主管機關檔案處（室）指導實施的管理機制，縱橫管理系統(tǒng)條塊清晰分明。但高校檔案信息資源管理機制卻有別于其他主體檔案管理機制，主要是由于各高校自身辦學模式和管理機制的靈活性，導致高校檔案管理體制形式多樣、模式多元，這樣在異地檔案備份管理中較難形成共享和維護機制[9]44。一方面，由于各高校原有檔案信息資源管理機制都是基于已有辦學機制、院校發(fā)展模式而建立，加劇了各高校在異地檔案備份管理的難度，加大了檔案信息資源管理的不穩(wěn)定性，同時也增加了異地備份管理維護的人員及物資投入；另一方面，由于異地備份管理機制的缺失，制約著各高校在異地檔案備份中對檔案信息資源的有效利用，導致高校之間檔案信息交流能力較弱，大大降低了各高校異地檔案備份的積極性。

三、高校電子檔案異地備份的保障策略

高校電子檔案異地備份是信息智能化時代檔案管理的有效模式，是檔案資源保護、利用和開發(fā)的新方式，對高校電子檔案的管理具有重要作用。但是在現(xiàn)實高校電子檔案異地備份體系建設中還存在若干影響因素和問題，在未來，主要在以下方面提出高校電子檔案異地備份策略。

1.建立若干檔案異地備份中心。目前，我國高校對電子文件資料進行異地檔案備份的較少，大部分都是對自身已有資源的備份和管理[10]41，這對電子檔案信息資源的保護具有一定的風險，也不利于檔案信息資源的進一步開發(fā)和利用，降低了信息資源的共享價值。因此，建立電子檔案異地備份中心無疑是解決電子檔案管理和安全保障的有效途徑，但建立電子檔案異地備份中心是一項大工程，需要綜合考慮地理位置、設施建設、交通運輸、自然環(huán)境等多種因素，僅憑高校本身的財力物力、技術力量難以實現(xiàn)。教育主管部門是高校的行政主管機關，號召力強，業(yè)務對口，因此，建立電子檔案異地備份中心可以由教育部統(tǒng)一號召、投資，由地方教育廳牽頭實施，同時，要求教育主管部門提高對檔案安全防護的意識，可以在各備份中心制定統(tǒng)一的管理標準，由經過培訓的專業(yè)人員進行管理、運作和維護，有效提高檔案管理的規(guī)范性和安全性。

2.兄弟院校之間實行異地備份。早在2009年的全國檔案館工作會議上，國家檔案局就提出大力支持省級和副省級城市檔案館自愿結對、互為對方建立檔案備份庫的建議，這對高校之間檔案異地備份管理工作提供了新的模式和思路[11]36。因此，各高校可以依據(jù)自身檔案館發(fā)展水平、檔案數(shù)量以及電子檔案信息化管理程度，選擇和自身發(fā)展相似度較高的兄弟院校，互相合作建立電子檔案異地備份信息系統(tǒng)。除上述客觀條件以外，互相備份的高校負責領導在主觀意識上也要達成一致，加強溝通，制定統(tǒng)一的管理標準，明確雙方的責任和義務，尤其是在檔案信息的保密性方面做好溝通，避免出現(xiàn)檔案信息外泄。這一方案比較容易實施，管理難度相對較低，成本也比較低。

3.與地方檔案備份中心進行合作。調查數(shù)據(jù)顯示，目前，我國地方檔案館開展異地備份管理工作已經形成較為完備、成熟的模式，因此，高校檔案館電子檔案異地備份可以借鑒地方檔案館異地備份的模式，積極開展與地方檔案備份中心的合作和交流，充分借鑒地方檔案備份中心的成熟模式和機制。一方面，與地方檔案備份中心建立長期穩(wěn)定的合作關系，提高電子檔案信息資源異地備份的穩(wěn)定性和安全性，形成長期有效互動的合作模式；另一方面，各高校選擇與自身發(fā)展契合的地方檔案備份中心作為電子檔案備份基地，不僅可以有效降低電子檔案異地備份的成本和管理機制差異導致的合作風險，還可以更好地與地方檔案備份中心充分共享信息資源，發(fā)揮檔案備份自身的價值。

4.利用不同校區(qū)，實行檔案異地備份?，F(xiàn)在由于高校規(guī)模擴建，許多學校都建有新校區(qū)，尤其是新校區(qū)建在異地的高校，如滿足檔案異地備份的原則，可以探索利用不同校區(qū)實行檔案異地備份。在建設新校區(qū)時，可以按檔案備份中心選址的要求選擇合適的區(qū)域，按照檔案備份中心的建設要求建設檔案館，老校區(qū)原有的檔案復制一份存放在新校區(qū)，之后產生的檔案兩地相互備份。利用不同校區(qū)實行檔案異地備份是最容易實施的，面臨的阻力相對來說比較小，在建有新校區(qū)的高校，這條路應該是首選，不用與其他機構合作，由學校直接統(tǒng)一管理，可以完善檔案管理體系，也可以確保館藏的獨特性和檔案的完整性和安全性。同時，方便檔案的借閱和利用，能更好地發(fā)揮檔案的作用。

綜上所述，高校電子檔案異地備份是提高檔案管理安全性的有效方式之一，雖然電子檔案異地備份有很多影響因素的存在，其回報也是長久潛在的，只有在遇到不可抗拒因素影響時才能體現(xiàn)出異地備份的重要性。但是好在各高校都認識到電子檔案異地備份的重要性和必要性，也得到了領導和各方面的支持，有了各方的支持，檔案的異地備份工作也會像地方各級各類檔案館一樣順利有序地展開[12]62。因此，各高校要完善電子檔案網絡平臺建設，根據(jù)自身的人力、物力、財力及館藏實際情況，設計一套切實可行的檔案數(shù)據(jù)備份方案，加快實施電子檔案異地備份工作，確保電子檔案的安全。