信息時(shí)代農(nóng)業(yè)科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

陳江燕，徐 艷，劉美彤，李 寧

（1.遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，遼寧沈陽 110161；2.遼寧省林業(yè)發(fā)展服務(wù)中心，遼寧沈陽 110036）

0 引言

農(nóng)業(yè)科研院所檔案是單位在過去和現(xiàn)在從事黨政、科研、推廣、人事、財(cái)務(wù)等方面活動中直接形成的，是具有查考、利用和保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，它客觀地記載了單位的發(fā)展歷程，是單位文化的一種傳承[1]。2018年，遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院根據(jù)國家出臺的檔案管理辦法，同時(shí)結(jié)合自身檔案管理實(shí)際情況，與軟件公司簽訂了檔案數(shù)字化項(xiàng)目技術(shù)服務(wù)合同，開啟了檔案數(shù)字化建設(shè)工作。在三年的數(shù)字化建設(shè)中，我們發(fā)現(xiàn)一些不利于檔案工作的問題，經(jīng)過梳理和分析，提出一些建議措施，希望能為其它科研單位檔案工作提供一些參考。

1 數(shù)字化建設(shè)的必要性

檔案最初是用比較傳統(tǒng)的方式來記錄的，檔案用紙和書寫字跡都難以達(dá)到永久保存這一目的。隨著計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案逐漸成為檔案管理的一種新興模式。其具有以下優(yōu)點(diǎn)：一是利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)對紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行數(shù)字化處理，制作數(shù)字化副本提供利用，這樣可以把原件妥善地保管起來，以防因長期翻閱造成紙張破損，破壞檔案的完整性，延長原件的保存時(shí)間[2，3]。二是避免因人為因素或是意外情況檔案遭到破壞，保證了檔案的安全。三是節(jié)省了占地面積，減少了人力，查閱起來極為方便、快捷，提高了工作效率。數(shù)字化管理改變了檔案原始保管和利用方法，使得檔案實(shí)物保管轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲為主，利用方式也從庫房查閱到以檔案軟件的數(shù)據(jù)庫查閱為主，在檔案管理工作中逐漸形成一種數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)、共享為一體的信息化服務(wù)手段。

2 數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

2.1 對檔案重視程度不夠，完整性得不到保證

檔案室是單位管理綜合檔案的部門，單位形成的重要的、有價(jià)值的材料，都應(yīng)無條件歸檔案室留存。但是有的部門或個(gè)人對檔案工作重視程度不夠，沒有樹立保護(hù)檔案意識，工作過程中應(yīng)歸檔的材料不主動歸檔，文件材料存在有通知沒結(jié)果、有結(jié)果沒過程、有請示沒批復(fù)等諸多問題。很大一部分單位是依靠檔案員個(gè)人面子去督促、追要各類檔案材料，但結(jié)果卻不如意。而檔案員又沒有辦法協(xié)調(diào)好與所有部門的關(guān)系，導(dǎo)致檔案工作做得比較被動，檔案材料完整性無法得到保證。

2.2 延遲歸檔，影響數(shù)字化檔案工作順利開展

多年的實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，檔案不按時(shí)移交，成為檔案管理工作中凸顯的一個(gè)問題，一是影響檔案工作的整體安排，二是增加了檔案管理人員的隱性工作量。我們熟知，各類檔案都有自己的一個(gè)分類號和流水號，每年檔案管理系統(tǒng)里建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫后，實(shí)體檔案若有一件變動，那么就會帶來一系列的改動。因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)里的目錄、件號、庫存檔案卷內(nèi)目錄、備考表等數(shù)據(jù)都需要變更。注重實(shí)體檔案卷內(nèi)目錄、移交清單和檔案管理軟件參數(shù)三者一致性，是檔案管理者應(yīng)遵守的工作原則。

2.3 時(shí)間久遠(yuǎn)，檔案易破損

2020年，本院為了利用方便將建院以來的工資表進(jìn)行了數(shù)字化。五六十年代檔案紙是薄薄的那種，字跡是手寫或是鉛印的，隨著保管時(shí)間的增加，嚴(yán)重氧化的紙張失去了韌性，一碰易碎，字跡褪色嚴(yán)重的已經(jīng)看不清楚內(nèi)容。有個(gè)別檔案材料有折皺、損壞、掉頁現(xiàn)象，書釘?shù)奈恢靡惨咽卿P跡斑斑。

2.4 數(shù)據(jù)庫與檔案管理系統(tǒng)掛接技術(shù)不成熟

數(shù)字化工作過程中，檔案管理人員配合外包公司人員提供庫存紙質(zhì)檔案，數(shù)字化公司負(fù)責(zé)將某一類檔案的目錄參數(shù)錄入到數(shù)據(jù)庫中，然后將每件或卷的檔案材料進(jìn)行逐頁掃描，經(jīng)過技術(shù)處理和格式轉(zhuǎn)換后，將數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出分次掛接到檔案管理軟件中。目前文書檔案進(jìn)行存量數(shù)字化時(shí)，遇到最多問題是公司人員素質(zhì)參差不齊，在題名、責(zé)任者等參數(shù)錄入不準(zhǔn)確、內(nèi)容的格式不規(guī)范，加之?dāng)?shù)字化公司的人是以件拿報(bào)酬，為了要速度，錯(cuò)字和落字的情況也時(shí)有出現(xiàn)。而掃描數(shù)據(jù)掛接到檔案管理軟件后，在使用過程中時(shí)常遇到數(shù)據(jù)庫打不開、數(shù)據(jù)顯示不完全、目錄條數(shù)和保管期限等數(shù)據(jù)在不同界面有不同步等許多問題。

2.5 檔案數(shù)字化公司自備設(shè)備，安全性得不到有效保證

據(jù)了解，幾乎所有單位的檔案數(shù)字化工作都是由外包公司來完成，但是所處地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況不同，擁有檔案數(shù)字化公司資源也不同。經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，專業(yè)公司比較多，各單位可選的余地大，反之亦然。本院簽訂數(shù)字化合同條款要求數(shù)字化業(yè)務(wù)的軟硬件設(shè)備由數(shù)字化公司自備，這就使檔案數(shù)據(jù)的安全性得不到保障，一是檔案數(shù)字化成果導(dǎo)出和掛接只有外包公司的人能做，本單位人沒有權(quán)限操作。二是外包公司核算日工作量時(shí)，需要把數(shù)字化數(shù)據(jù)拷回公司，然后再進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。三是外包公司人員進(jìn)場工作時(shí)，手機(jī)等電子設(shè)備都隨身攜帶，沒有規(guī)范管理。

2.6 缺少檔案專業(yè)人員，影響檔案信息化工作進(jìn)展

檔案工作的性質(zhì)是隱性的，多數(shù)人不了解檔案的工作流程。在相當(dāng)一部分人的心里認(rèn)為檔案工作就是簡單收與藏，這也導(dǎo)致一些單位沒有配備檔案專業(yè)人員，影響了檔案工作的開展。隨著國家對檔案工作的重視程度的加大，檔案利用方式也在從傳統(tǒng)的檔案到數(shù)字化檔案，管理方式也從單一模式轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣墓芾?。管理方式的轉(zhuǎn)變要求檔案管理人員除了掌握檔案管理的專業(yè)知識外還要熟練掌握計(jì)算機(jī)信息管理，比如，有些單位辦公系統(tǒng)、0A系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不能兼容，不能實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔，這些問題如要解決，必須要有專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理人員才能完成。做好檔案的信息化工作，檔案管理和信息化建設(shè)兩個(gè)方向的人才都是不可或缺的。

3 建設(shè)措施

3.1 建立完備的制度體系作為保障體系

一是完善檔案管理制度。根據(jù)工作實(shí)際情況，制定院里檔案管理辦法和科研檔案管理辦法，提出歸檔新要求，規(guī)范各類檔案卷內(nèi)目錄，提高了檔案歸檔質(zhì)量與效率，確保各門類檔案歸檔工作有規(guī)可依、有章可循。二是堅(jiān)持部門歸檔。建立了以分管院長為組長、以各部門兼職檔案員為成員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，職責(zé)清晰，保障檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確。三是做好宣傳，將制度上墻進(jìn)行提醒，制定了《檔案鑒定與銷毀制度》《檔案安全保密制度》《檔案庫房管理》等規(guī)章制度，形成了較為完備的檔案安全管理體系[4]。

3.2 存量數(shù)字化，增量電子化

鑒于檔案專業(yè)人員不足、檔案資源多等實(shí)際困難，各單位應(yīng)根據(jù)自身情況，購買檔案管理信息系統(tǒng)，同時(shí)選擇資質(zhì)等級較高的數(shù)字化加工公司簽約，如檔案歸口管理單位有入館要求則優(yōu)先做好入館檔案的數(shù)字化，其次做好單位庫存的檔案數(shù)字化工作。而新增的文件材料應(yīng)按電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GBT18894-2016）實(shí)行電子化管理。

3.3 配套設(shè)施要齊全，保證檔案安全性

單位在開展檔案數(shù)字化工作前，要保證有獨(dú)立的數(shù)字化加工場所，場所要符合檔案“八防”等安全管理要求。同時(shí)還要配備視頻監(jiān)控設(shè)備、符合國家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝置等硬件設(shè)施。檔案數(shù)字化加工設(shè)備不能安裝外網(wǎng)，手機(jī)、筆記本電腦等電子設(shè)備和各類移動存儲介質(zhì)不能帶入工作場所，數(shù)字化工作人員隨身物品要放在專用儲物箱柜。工作中嚴(yán)格按照基本流程操作，保證數(shù)字化成果的質(zhì)量，不得將數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場，以確保檔案的安全。

3.4 數(shù)字化成果驗(yàn)收環(huán)節(jié)必不可少

數(shù)字化公司完成一次數(shù)字化成果后，雙方應(yīng)認(rèn)真履行合同規(guī)定的條款，保證檔案系統(tǒng)電子文件與檔案目錄的準(zhǔn)確掛接，檔案實(shí)體、檔案目錄和電子文件一致性100%。比如，各條目錄參數(shù)準(zhǔn)確性、數(shù)字圖像完整性和清晰度，原文能否打開瀏覽等指標(biāo)。同時(shí)還要檢查檔案實(shí)體的完整性和歸位情況，調(diào)出的檔案要保證歸回原位，嚴(yán)禁漏回或是回錯(cuò)位。

3.5 加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)、引進(jìn)專業(yè)人才

大多數(shù)科研單位檔案室僅有紙質(zhì)檔案管理兼職人員，沒有專職檔案員，這就導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)管理人員嚴(yán)重缺位。為加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，一方面，加大對現(xiàn)有管理人員的專業(yè)基礎(chǔ)理論知識培訓(xùn)，提高對檔案數(shù)字化等相關(guān)業(yè)務(wù)知識的了解，滿足數(shù)字檔案工作管理的需求，跟上國家對新型檔案管理人知識結(jié)構(gòu)提出的新要求，保證數(shù)字檔案的安全。二是熟練掌握計(jì)算機(jī)信息和網(wǎng)絡(luò)管理等方面的技術(shù)，利用檔案管理信息庫完成檔案管理一系列操作程序，盡快適應(yīng)檔案數(shù)字化管理發(fā)展要求。三是要積極招聘檔案專業(yè)院校畢業(yè)生，讓他們充實(shí)到檔案隊(duì)伍中，提高檔案管理者基礎(chǔ)理論和基本技能水平，最終實(shí)現(xiàn)科研單位檔案信息數(shù)字化這一目標(biāo)。

4 結(jié)語

信息時(shí)代農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作是一個(gè)單位重要的工作內(nèi)容，我們要把它作為一項(xiàng)長期的任務(wù)來抓。同時(shí)結(jié)合工作實(shí)際，根據(jù)檔案工作總體情況制訂切實(shí)可行發(fā)展目標(biāo)，為科研事業(yè)的發(fā)展提供保障，為檔案信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。