“9S”管理理論下醫(yī)用耗材檔案管理的應(yīng)用

摘 要：醫(yī)用耗材是保證醫(yī)療工作開展非常重要的基礎(chǔ)條件，具有復(fù)雜多樣、消耗量大以及管理要求高等特點，在國家收緊對醫(yī)院的管控標(biāo)準(zhǔn)后，醫(yī)用耗材的檔案管理成為了各大醫(yī)院改進(jìn)的重點。該文首先簡單概括了醫(yī)用耗材檔案管理、“9S”管理理論的基本理念，隨后基于對醫(yī)用耗材檔案管理對“9S”管理理論的應(yīng)用進(jìn)行了總結(jié)，旨在促進(jìn)醫(yī)用耗材管理效率和質(zhì)量的同步提升。

關(guān)鍵詞：“9S”管理理論 醫(yī)用耗材 ?檔案管理 ?醫(yī)院管理

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? ? ? ?文章編號：1672-3791（2021）10（c）-0000-00

Application of Medical Consumables Archives Management under “9S”Management Theory

GAO Tingting

（Binzhou Medical UniversityHospital， Binzhou，Shandong Province，256603 China）

Abstract： Medical consumables are very important basic conditions to ensure the development of medical work. It has the characteristics of complexity and diversity， large consumption and high management requirements. After the national tightening of hospital control standards， the file management of medical consumables has become the focus of improvement in major hospitals. Firstly， this paper briefly summarizes the basic concepts of medical consumables file management and "9S"Management Theory， and then summarizes the application of "9S"Management Theory based on medical consumables file management， in order to promote the synchronous improvement of medical consumables management efficiency and quality.

Key Words： “9S”Management Theory; Medical consumables; Archives management; Hospital management

科學(xué)規(guī)范的醫(yī)用耗材管理，可直接影響醫(yī)院的整體運營水平和醫(yī)療服務(wù)水平。在醫(yī)學(xué)技術(shù)持續(xù)發(fā)展的影響下，醫(yī)用耗材的數(shù)量和種類都日益增加，涉及領(lǐng)域持續(xù)拓展，使得醫(yī)用耗材的供應(yīng)服務(wù)、科學(xué)管理成為了醫(yī)院日常管理任務(wù)的重中之重。醫(yī)用耗材檔案管理是貫穿于耗材采購到使用整個過程的一種管理手段，同時也是把控耗材實現(xiàn)安全合理使用的第一關(guān)口。為此，建立起高效的耗材檔案管控是現(xiàn)階段醫(yī)院耗材管理的第一要務(wù)。根據(jù)《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》等相關(guān)文件要求，其明確指出應(yīng)當(dāng)加強對器械資質(zhì)、合格證明文件的審查核對，并建立起相應(yīng)的驗收記錄，同時還必須確保各項記錄的真實有效性[1]。這意味著，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)復(fù)雜多樣、要求高的耗材檔案管理要求。“9S”管理理論是一項源于日本的新型管理理念，其從多個方面實現(xiàn)現(xiàn)代化集中管理，強調(diào)運行效率的提升和資源損耗的控制，以便取得更為滿意的管理效果[2]。筆者所在醫(yī)院結(jié)合醫(yī)院耗材管理要點與“9S”管理理論相結(jié)合，探索“9S”管理理論在醫(yī)用耗材檔案管理中應(yīng)用，具體情況概括如下。

1醫(yī)用耗材檔案管理

醫(yī)用耗材主要是指單獨或者組合使用于人體的各種設(shè)施設(shè)備、醫(yī)療儀器或者物品，其中包括了所需要的各種軟件，以及應(yīng)用于人體體表或者體內(nèi)，不屬于免疫學(xué)、藥理學(xué)或者代謝范疇，但可對其有輔助作用的醫(yī)療器械類別。其檔案管理應(yīng)當(dāng)包含申購準(zhǔn)入審批、采購、驗收等各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各種資質(zhì)信息資料[3]。

2“9S”管理理論

“9S”管理理念源自于日本，是基于“5S”理念發(fā)展起來的一種更為全面的管理理論體系，主要包括了整理、整頓、清掃等九個環(huán)節(jié)，最初主要被運用到與企業(yè)的日常管理中，可有效實現(xiàn)對個體素養(yǎng)的強化，同時保障團(tuán)體之間和諧度的增強，并確保組織各方面滿意度得以提升。伴隨著社會的持續(xù)發(fā)展，以及對“9S”管理理念的深入探索，該理念隨之進(jìn)入到了醫(yī)院各個管理環(huán)節(jié)中，并發(fā)現(xiàn)其針對復(fù)雜的耗材檔案管理具有較高的指導(dǎo)意義和實踐價值，促使耗材檔案管理質(zhì)量與效率的提升[4]。

3“9S”管理理論下醫(yī)用耗材檔案管理的應(yīng)用

3.1整理

對醫(yī)用耗材檔案資料室涉及到的各類物品劃分為必要與非必要，除必要其余均可全部清理。整理主要是保障醫(yī)用耗材檔案管理工作實現(xiàn)高效運作的先決條件，同時完成耗材科學(xué)管控的首要條件，醫(yī)療設(shè)備檔案資料主要包括設(shè)備的申請、購置、安裝、運行、維護(hù)保養(yǎng)以及報廢等一系列過程所導(dǎo)致的資料。同時具體也可劃分為申購表、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等，將與各類耗材相關(guān)的資料均統(tǒng)一保存下來，重復(fù)或者模糊不清無法提供客觀參考信息的資料，則可及時將其處理，為檔案室預(yù)留出更大空間的同時，還可有效減少誤用現(xiàn)象。

3.2整頓

對保留下來的必要的檔案資料按照所規(guī)定的位置進(jìn)行擺放，基于不同類別耗材做好相應(yīng)標(biāo)識，進(jìn)一步細(xì)化檔案內(nèi)容[5]。醫(yī)療設(shè)備檔案資料的存放則主要根據(jù)設(shè)備的購置年限或者使用科室或者類型等做出大分類保存，按照相同的標(biāo)準(zhǔn)裝訂，貼上對應(yīng)的標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括品牌型號、名稱、供應(yīng)商聯(lián)系方式等，確保所有檔案均能夠做到清楚明了，避免此后耗費大量時間進(jìn)行資料的查找，以此實現(xiàn)對檔案歸檔出錯率的控制，最大程度上保證工作質(zhì)量。

3.3清掃

定期對檔案室以及檔案柜的灰塵、垃圾、污垢等做出清潔處理，打造一個優(yōu)美、整潔的工作環(huán)境。檔案管理人員必須每周完成一次清潔衛(wèi)生，盡可能地提升檔案室的整潔度。每日適時開關(guān)門窗，以免有煙霧、灰塵進(jìn)入室內(nèi)或者堆積于資料柜中。針對紙質(zhì)檔案進(jìn)行清潔處理期間，注意檢查資料是否有變黃、發(fā)霉等情況，若有需要可以配置一臺空氣凈化器，打造一個溫濕度適宜的存放環(huán)境，以此延長檔案資料的存放時長。

3.4清潔

清潔主要是基于前三個環(huán)節(jié)實現(xiàn)制度化、規(guī)范化操作之后，所構(gòu)建起的一項日常維護(hù)管理活動，堅持整理、整頓以及清掃的落實，并對三大環(huán)節(jié)的成果進(jìn)行持續(xù)維護(hù)，確保耗材檔案管理能夠始終保持在最佳的運作狀態(tài)下。清潔最主要的目的是幫助醫(yī)用耗材檔案管理工作整體效率得以提升。簡單來說，清潔實際上就是監(jiān)督檢查整理、整頓、清掃成果的保持情況，以保證耗材檔案室始終有一個安全、整潔的環(huán)境，并有效降低檔案管理錯誤率，保證耗材日常管理的有效運作。

3.5節(jié)約

針對醫(yī)用耗材的檔案管理，必須充分對現(xiàn)有資源進(jìn)行整合，最大程度避免浪費現(xiàn)象，同時配合有效的管理，來達(dá)到控制耗材檔案管理成本的效果[6]。針對醫(yī)用藥材檔案管理期間，在經(jīng)過上述4個環(huán)節(jié)之后，檔案室通常已經(jīng)形成井然有序、整潔衛(wèi)生的環(huán)境，但為了提高檔案資料的利用度，可配備相應(yīng)的計算機信息設(shè)備，通過掃描件等方式進(jìn)行存放，建立起對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫， 提升檔案管理的利用度，同時節(jié)省檔案信息的檢索時間，減少無價值行為和過多處理浪費等問題。此外，檔案管理人員還必須從“一度電、一張紙”的小事上建立起節(jié)約思維，控制能源消耗，降低不必要的成本。

3.6安全

醫(yī)用耗材檔案信息內(nèi)容多樣，必須對其安全性引起高度重視，建立起相應(yīng)的安全管理制度標(biāo)準(zhǔn)，增加檔案信息的安全防護(hù)。首先，組織耗材檔案管理人員進(jìn)行集中學(xué)習(xí)，強化對耗材檔案信息的安全保護(hù)意識，防重于治。同時定期安排參與消防演練，保證管理人員能夠熟練操作各種消防器材。其次，加強耗材檔案管理室的“防火防盜”工作，檔案管理人員不得在室內(nèi)使用明火，嚴(yán)禁攜帶易燃易爆物品進(jìn)入室內(nèi);不得隨意拿去他人的檔案設(shè)備，或者隨意更換檔案存放位置等。第三，定期對檔案室內(nèi)的線路、電器運作情況進(jìn)行檢查，及時更換或者維修老舊設(shè)備。第四，在檔案室內(nèi)配置專業(yè)的防盜窗、防盜門，工作人員在下班離崗時，必須保證室內(nèi)電源切斷，門窗緊鎖;檔案室內(nèi)鑰匙由專人管理，不得隨意借用;資料室在未經(jīng)過許可的情況下，非工作人員不得入內(nèi);資料室內(nèi)的各種檔案信息在調(diào)取時，均必要有管理人員簽字和借閱人員簽字，歸還也需要有相應(yīng)人員核實簽字。

3.7服務(wù)

醫(yī)用耗材檔案管理工作本身就是一項具有較高服務(wù)性質(zhì)工作，是醫(yī)院耗材資料價值的集中體現(xiàn)。耗材檔案管理人員在日常管理工作中，可以對各類檔案信息進(jìn)行綜合分析，為耗材的采購和使用提供科學(xué)的指導(dǎo)，同時為醫(yī)院決策者提供客觀信息支持，保證耗材采購、管理工作質(zhì)量的提升。

3.8滿意

滿意度是評價服務(wù)工作的重要指標(biāo)之一，同時也是衡量耗材檔案管理工作是否合格的重要標(biāo)志。在醫(yī)用耗材檔案管理期間，檔案管理人員需要及時整理檔案管理工作中存在的各種隱患、問題，及時給予相應(yīng)的糾正指導(dǎo)，以便達(dá)到提高和持續(xù)改進(jìn)的作用。與此同時，耗材檔案管理人員需要主動深入一線與醫(yī)務(wù)工作者進(jìn)行積極的溝通交流，及時掌握他們對耗材信息的需求情況，以便為他們提供更全面的耗材信息支持服務(wù)。

3.9素養(yǎng)

作為耗材檔案管理人員，必須牢記“9S”理論中的各項要求，在日常工作不斷提升個人綜合素養(yǎng)，堅持學(xué)習(xí)醫(yī)用耗材檔案信息管理相關(guān)專業(yè)知識，樹立起主人翁精神，按照醫(yī)院信息需求，堅持主動深入挖掘耗材檔案資源，成為醫(yī)院耗材管理工作的助手。

4結(jié)語

“9S”理論是一種將理想與科學(xué)結(jié)合起來的現(xiàn)代化管理方法，其針對復(fù)雜多樣、要求高的醫(yī)用耗材檔案管理有著較高的實用價值。在下一步工作中，我們將繼續(xù)探索“9S”理論與醫(yī)用耗材檔案管理的創(chuàng)新融合方式，深化醫(yī)用耗材檔案管理質(zhì)量，為醫(yī)院耗材管理提供更為科學(xué)、客觀的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[6] 程建.醫(yī)院醫(yī)用耗材的財務(wù)內(nèi)控管理探討[J].中國市場，2021（30）：171-172.

作者簡介：高婷婷（1989—），女，碩士，館員，研究方向為耗材管理。