重大科研項(xiàng)目組織管理探究

楊 喆 李 敏

(中國(guó)航空制造技術(shù)研究院 復(fù)合材料技術(shù)中心，北京 101300)

0 引言

科技創(chuàng)新是科研院所及企事業(yè)單位生存和發(fā)展的基石。科技創(chuàng)新離不開(kāi)科研項(xiàng)目的支持，而科研項(xiàng)目高效管理是順利開(kāi)展科研項(xiàng)目的關(guān)鍵?？蒲许?xiàng)目管理是指建立從科研項(xiàng)目立項(xiàng)、運(yùn)行、驗(yàn)收、評(píng)價(jià)、推廣的全生命周期管理，包含了技術(shù)、周期、經(jīng)費(fèi)、資源等多維度協(xié)同運(yùn)行，目的是為了在最短周期內(nèi)高效低成本地實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)與成果。重大科研項(xiàng)目是針對(duì)某一科學(xué)領(lǐng)域亟待解決的瓶頸問(wèn)題而設(shè)立，此類(lèi)項(xiàng)目通常技術(shù)難度大、涉及科學(xué)問(wèn)題較深、對(duì)社會(huì)民生及科技發(fā)展影響重大，通常需要多學(xué)科、跨專業(yè)協(xié)同攻關(guān)。本文介紹了重大科研項(xiàng)目的基本特點(diǎn)及在組織管理過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，并結(jié)合實(shí)踐提出了保障重大科研項(xiàng)目高效運(yùn)行和成果應(yīng)用的措施與建議。

1 重大科研項(xiàng)目特點(diǎn)及面臨的風(fēng)險(xiǎn)

重大科研項(xiàng)目并沒(méi)有確定的定義，隨著社會(huì)與科技的發(fā)展其內(nèi)涵也在隨之改變。阿威克[1]指出“對(duì)R&B重大項(xiàng)目的界定應(yīng)同時(shí)滿足3個(gè)條件：①在項(xiàng)目的整個(gè)預(yù)期周期中系統(tǒng)的耗資超過(guò)10億美元；②即將產(chǎn)生的科技成果或技術(shù)需要有大規(guī)模、數(shù)額巨大的資金投入；③信息輸出高度不確定或尚屬未知”；徐禮平[2]認(rèn)為“由國(guó)家或各部委出資，圍繞國(guó)家重大發(fā)展目標(biāo)，專注于世界科技前沿和國(guó)家重點(diǎn)發(fā)展領(lǐng)域，投入大量的資金，研發(fā)周期相對(duì)較長(zhǎng)(3-5年)，且能產(chǎn)生重大科技創(chuàng)新績(jī)效而設(shè)立的一大批科研項(xiàng)目，主要包括重大項(xiàng)目(包括973、863計(jì)劃)、重大研究計(jì)劃項(xiàng)目和創(chuàng)新研究群體項(xiàng)目”。

根據(jù)學(xué)者對(duì)重大科研項(xiàng)目的定義，可以總結(jié)出重大科研項(xiàng)目具有“影響意義廣、技術(shù)難度大、經(jīng)費(fèi)額度高、研制周期長(zhǎng)、參與單位多”等特點(diǎn)，正是這些特點(diǎn)對(duì)重大科研項(xiàng)目的組織實(shí)施及管理帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。重大科研項(xiàng)目一般有以下風(fēng)險(xiǎn)[3]：

(1)技術(shù)層面：重大科研項(xiàng)目要解決的通常是高、精、深的科學(xué)問(wèn)題，這類(lèi)問(wèn)題在攻關(guān)過(guò)程中通常需要多輪、反復(fù)探索迭代與試驗(yàn)，對(duì)于技術(shù)路線的選擇與甄別需要充分論證與驗(yàn)證，攻關(guān)難度大，技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)高。

(2)周期層面：重大科研項(xiàng)目實(shí)施周期長(zhǎng)，意味著政策環(huán)境、科技發(fā)展、人員變動(dòng)都將對(duì)項(xiàng)目的順利實(shí)施帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。

(3)協(xié)調(diào)層面：重大科研項(xiàng)目需要跨專業(yè)、跨學(xué)科、多單位以及大量專業(yè)技術(shù)人員參與，這對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建、不同專業(yè)之間的協(xié)調(diào)與溝通、不同團(tuán)隊(duì)之間工作內(nèi)容的劃分及銜接以及成果共享帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。

(4)經(jīng)費(fèi)層面：科研過(guò)程的反復(fù)迭代使得項(xiàng)目成本增加，因此有效控制經(jīng)費(fèi)支出，在現(xiàn)有資金條件下合理合法合規(guī)使用項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)給科研人員、科技管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)帶來(lái)了很大壓力。

因此，針對(duì)重大科研項(xiàng)目的特點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)，學(xué)者提出了多種管理模式，穆榮平[4]提出重大科研項(xiàng)目計(jì)劃管理的方法；歐陽(yáng)紅軍[5]提出重大科研項(xiàng)目協(xié)同創(chuàng)新管理的理念；田斌[6]提出基于PDCA循環(huán)的重大科研項(xiàng)目管理體系。筆者從重大科研項(xiàng)目立項(xiàng)管理、策劃管理、過(guò)程管理、協(xié)調(diào)管理、驗(yàn)收管理等介紹重大科研項(xiàng)目的全生命周期組織管理經(jīng)驗(yàn)。

2 重大科研項(xiàng)目的組織管理經(jīng)驗(yàn)

2.1 結(jié)合發(fā)展實(shí)際，加強(qiáng)立項(xiàng)管理

科研院所及企事業(yè)單位在申報(bào)重大科研項(xiàng)目時(shí)，要立足本單位的實(shí)際需要，充分結(jié)合本單位的科技儲(chǔ)備、人力、設(shè)備、產(chǎn)能等實(shí)際情況，依據(jù)國(guó)家相關(guān)部委的規(guī)劃與指南，確定申報(bào)重大科研項(xiàng)目的范圍和方向?？萍脊芾聿块T(mén)應(yīng)組織科技人員詳細(xì)論證項(xiàng)目可行性，在充分調(diào)研相關(guān)技術(shù)資料的基礎(chǔ)上，組建具有各研究方向優(yōu)勢(shì)的團(tuán)隊(duì)，結(jié)合前期研究基礎(chǔ)工作，規(guī)劃研究范圍和技術(shù)途徑。

在實(shí)踐中，科技管理部門(mén)可聘請(qǐng)相關(guān)專家做好審查指導(dǎo)工作，綜合評(píng)價(jià)項(xiàng)目立項(xiàng)必要性。項(xiàng)目立項(xiàng)審查時(shí)應(yīng)著重審查項(xiàng)目背景需求、研究目標(biāo)和應(yīng)用背景是否明確，研究?jī)?nèi)容和技術(shù)途徑是否合理，資源配置是否能滿足項(xiàng)目要求。另外，因?yàn)橹卮罂蒲许?xiàng)目往往需要跨專業(yè)協(xié)同攻關(guān)，因此項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建需要充分考慮不同專業(yè)技術(shù)人員的匹配及技術(shù)人員的年齡構(gòu)成，保證技術(shù)人員的連續(xù)性，避免出現(xiàn)人員斷層的現(xiàn)象。對(duì)于經(jīng)費(fèi)的審查，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注經(jīng)費(fèi)支出的合理性，在符合科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理相關(guān)要求的前提下也應(yīng)滿足企業(yè)、高校、事業(yè)單位的不同會(huì)計(jì)核算制度；同時(shí)需要考慮較長(zhǎng)的研究周期內(nèi)，人力成本、物資成本的變化。財(cái)務(wù)人員應(yīng)配合科研人員完成項(xiàng)目預(yù)算的編制工作。

重大科研項(xiàng)目應(yīng)做好項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，識(shí)別可能出現(xiàn)的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、政策風(fēng)險(xiǎn)等，并做好應(yīng)對(duì)預(yù)案，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)管理。當(dāng)識(shí)別出重大且不可控風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，暫?；驎壕忢?xiàng)目立項(xiàng)。

2.2 落實(shí)項(xiàng)目方案，加強(qiáng)策劃管理

重大科研項(xiàng)目在立項(xiàng)后、實(shí)施前，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的立項(xiàng)目標(biāo)，落實(shí)項(xiàng)目方案，編制項(xiàng)目策劃文件。項(xiàng)目策劃文件是項(xiàng)目實(shí)施的綱領(lǐng)性文件，策劃文件的可行性和合理性直接關(guān)系項(xiàng)目能否順利實(shí)施。策劃文件應(yīng)首先明確研究目標(biāo)、研究?jī)?nèi)容、指標(biāo)和成果等輸入性要求，通過(guò)對(duì)國(guó)內(nèi)外同類(lèi)技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀、以往類(lèi)似活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)、探索試驗(yàn)等分析，確定擬采取的技術(shù)路線，擬定項(xiàng)目完成全過(guò)程流程圖，并對(duì)技術(shù)路線進(jìn)行詳細(xì)展開(kāi)論述。從技術(shù)、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)、管理、質(zhì)量、采購(gòu)等方面對(duì)項(xiàng)目整個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、分析與評(píng)估，控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、確定風(fēng)險(xiǎn)接受準(zhǔn)則、制定應(yīng)對(duì)措施。從人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)等方面評(píng)估所需資源具備情況，針對(duì)不具備的資源提出解決方案。

策劃文件編制完成后，應(yīng)組織相關(guān)專家進(jìn)行評(píng)審，邀請(qǐng)技術(shù)專家、管理專家、財(cái)務(wù)專家共同評(píng)審，必要時(shí)邀請(qǐng)項(xiàng)目主管單位參加，項(xiàng)目的主要參研單位及參研人員也應(yīng)共同參與評(píng)審過(guò)程，確定技術(shù)方案是否可行、階段劃分是否合理、風(fēng)險(xiǎn)是否可控、資源是否具備等。策劃文件通過(guò)評(píng)審后，技術(shù)團(tuán)隊(duì)按照策劃文件的要求開(kāi)展工作。

2.3 劃分研究階段，加強(qiáng)過(guò)程管理

對(duì)于重大科研項(xiàng)目應(yīng)合理劃分研究階段，分階段分層次進(jìn)行差異化管理。不同研究階段需要明確交付物和成果，并安排相應(yīng)的評(píng)審和驗(yàn)證活動(dòng)。產(chǎn)品研制類(lèi)項(xiàng)目的研發(fā)階段一般可以包括項(xiàng)目論證、方案設(shè)計(jì)、工程研制(初步設(shè)計(jì)或初樣、詳細(xì)設(shè)計(jì)或正樣、工藝設(shè)計(jì))、設(shè)計(jì)定型(小批量生產(chǎn)后)、生產(chǎn)定型(批量生產(chǎn)后)等階段。不同類(lèi)型項(xiàng)目階段劃分應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目自身特點(diǎn)，并充分考慮應(yīng)用需要。從事的材料和制品研制研究項(xiàng)目，通常其研究階段劃分為立項(xiàng)論證、方案論證、材料研究、制件研制、制件考核、用戶確認(rèn)、驗(yàn)收歸檔等階段。前一階段完成后，應(yīng)通過(guò)評(píng)審或驗(yàn)證方可進(jìn)入下一階段，如立項(xiàng)評(píng)審、方案評(píng)審、首件鑒定、驗(yàn)收評(píng)審等活動(dòng)。評(píng)審和驗(yàn)證活動(dòng)的安排是為了總結(jié)前一階段，為下一階段工作的開(kāi)始做好鋪墊，并及時(shí)糾偏糾錯(cuò)，降低科研項(xiàng)目反復(fù)迭代過(guò)程帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，減少人員和經(jīng)費(fèi)的投入。

在重大科研項(xiàng)目研發(fā)過(guò)程中，可設(shè)置多個(gè)里程碑節(jié)點(diǎn)，細(xì)化研究過(guò)程。每個(gè)節(jié)點(diǎn)的研究過(guò)程可視為一個(gè)小型項(xiàng)目管理，整個(gè)重大科研項(xiàng)目可視為多個(gè)小型項(xiàng)目的項(xiàng)目集管理。

2.4 明確職責(zé)分工，加強(qiáng)協(xié)調(diào)管理

根據(jù)重大科研項(xiàng)目研究的特點(diǎn)，通常需要跨專業(yè)技術(shù)人員協(xié)同攻關(guān)，團(tuán)隊(duì)成員可能來(lái)自于不同單位，也可能來(lái)自于同一單位的不同部門(mén)。作為項(xiàng)目的主要承擔(dān)單位，應(yīng)充分考慮不同專業(yè)技術(shù)人員的匹配與協(xié)作。根據(jù)項(xiàng)目的研究?jī)?nèi)容可設(shè)置多個(gè)方向的子項(xiàng)目，一般同一子項(xiàng)目應(yīng)由同一單位同一部門(mén)的技術(shù)人員組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，便于資源集中利于管理。不同子項(xiàng)目之間應(yīng)明確界面和交付物，避免因界面不清造成研究?jī)?nèi)容重復(fù)或有遺漏。子項(xiàng)目之間應(yīng)加強(qiáng)交流溝通，避免各自為政、研究進(jìn)度不匹配的現(xiàn)象。

設(shè)立重大項(xiàng)目管理辦公室，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的統(tǒng)一協(xié)調(diào)調(diào)度，如劃分項(xiàng)目階段、制定研究計(jì)劃、設(shè)立子課題、協(xié)調(diào)資源、交流信息、檢查監(jiān)督等。管理辦公室應(yīng)由項(xiàng)目管理人員、財(cái)務(wù)人員、條件保障人員等構(gòu)成，可聘請(qǐng)專家作為技術(shù)指導(dǎo)，全程參與并指導(dǎo)項(xiàng)目研究。

針對(duì)重大項(xiàng)目參研單位較多的情況，重大項(xiàng)目管理辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)參研單位的協(xié)調(diào)與監(jiān)督。梳理項(xiàng)目的管理流程，結(jié)合主管部門(mén)的管理要求，制定專項(xiàng)管理辦法。針對(duì)各參研單位進(jìn)行宣貫培訓(xùn)，規(guī)范管理模式，降低管理難度。管理辦公室不定期對(duì)參研單位技術(shù)和經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，提出指導(dǎo)和整改意見(jiàn)，同時(shí)建立檔案管理，每次監(jiān)督管理過(guò)程應(yīng)以書(shū)面形式記錄，以雙方確認(rèn)的會(huì)議紀(jì)要或來(lái)往信函作為管理印記[7]。

2.5 強(qiáng)化內(nèi)部驗(yàn)收，加強(qiáng)成果管理

科研項(xiàng)目在提請(qǐng)用戶單位驗(yàn)收前，應(yīng)進(jìn)行單位內(nèi)部驗(yàn)收，驗(yàn)收應(yīng)同時(shí)進(jìn)行技術(shù)驗(yàn)收與財(cái)務(wù)驗(yàn)收。技術(shù)驗(yàn)收可聘請(qǐng)行業(yè)內(nèi)技術(shù)和管理專家，重點(diǎn)關(guān)注研究目標(biāo)是否達(dá)成，研究?jī)?nèi)容是否完成，項(xiàng)目指標(biāo)是否達(dá)到，項(xiàng)目成果是否具備等方面。需第三方鑒定的應(yīng)委托有資質(zhì)單位進(jìn)行鑒定，并提供鑒定證書(shū)等。財(cái)務(wù)驗(yàn)收可由單位內(nèi)部的審計(jì)部門(mén)或聘請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)關(guān)注經(jīng)費(fèi)支出的合理合規(guī)性，支出內(nèi)容與項(xiàng)目研究?jī)?nèi)容的一致性，支出進(jìn)度和項(xiàng)目研究進(jìn)度的匹配性等方面。內(nèi)部驗(yàn)收應(yīng)參照外部驗(yàn)收的流程和要求，嚴(yán)格按照外部驗(yàn)收的規(guī)定進(jìn)行逐項(xiàng)檢查和評(píng)審，不可流于形式走過(guò)場(chǎng)。

科研項(xiàng)目驗(yàn)收順利于否往往影響之后項(xiàng)目的申請(qǐng)與立項(xiàng)，技術(shù)人員有重過(guò)程不重總結(jié)的思想，管理部門(mén)應(yīng)切實(shí)組織好項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，按驗(yàn)收要求準(zhǔn)備驗(yàn)收資料并提請(qǐng)驗(yàn)收。驗(yàn)收資料應(yīng)按用戶規(guī)定的格式和內(nèi)容準(zhǔn)備，通常包括工作總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、第三方測(cè)試報(bào)告、鑒定報(bào)告、論文、專利、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。

重大項(xiàng)目往往意味著重大成果，單位應(yīng)及時(shí)對(duì)科研成果進(jìn)行登記、備案和鑒定。整合單位的成果資源，在可能的應(yīng)用領(lǐng)域進(jìn)行推廣應(yīng)用和轉(zhuǎn)化。

3 結(jié)語(yǔ)

本文針對(duì)重大科研項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合前期管理重大科研項(xiàng)目的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，從組織管理方面提出保障重大科研項(xiàng)目高效運(yùn)行和成果應(yīng)用的措施及建議：① 結(jié)合發(fā)展實(shí)際，加強(qiáng)立項(xiàng)管理；②落實(shí)項(xiàng)目方案，加強(qiáng)策劃管理；③劃分研究階段，加強(qiáng)過(guò)程管理；④設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)協(xié)調(diào)管理；⑤強(qiáng)化內(nèi)部驗(yàn)收，加強(qiáng)成果管理。

重大科研項(xiàng)目是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，科研項(xiàng)目的順利實(shí)施，需要技術(shù)研發(fā)人員開(kāi)拓進(jìn)取，也需要科技管理人員完善管理制度、創(chuàng)新管理模式、提升管理水平，同時(shí)引進(jìn)新思路、新方法、新理念，形成項(xiàng)目全生命周期的管理模式，對(duì)重大科研項(xiàng)目各階段理思路、疏流程、重實(shí)效、嚴(yán)把關(guān)，保障重大科研項(xiàng)目的順利實(shí)施。