建筑工程檔案資料管理精細化分析

易曉昌 郭佳甲 郭海南

江西吉安國泰特種化工有限責任公司 江西 吉安 343136

引言

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，為建筑業(yè)發(fā)展提供了重要契機，而檔案資料管理工作是建筑工程質(zhì)量水平的重要保障，其涵蓋內(nèi)容主要包括建筑程序和情況的總結(jié)，因此，完善工程檔案資料管理顯得尤為重要，必須要深化管理內(nèi)容，推進建筑工程的可持續(xù)健康發(fā)展。

1 建筑工程檔案資料精細化管理的重要性

對于建筑工程來說，具有整體規(guī)模大、涉及內(nèi)容多以及施工環(huán)節(jié)復雜等特點，因此在設(shè)計及施工期間會產(chǎn)生大量的檔案資料，而檔案資料管理工作就是對工程各項信息進行收集、匯總、分類以及管理儲存等內(nèi)容，是施工質(zhì)量和水平的重要保障，因此，必須要實現(xiàn)對建筑工程檔案資料進行精細化管理，不僅能夠保證檔案信息的安全性，同時還能提高檔案管理質(zhì)量和水平，進一步提升檔案利用率，為企業(yè)后期工程建設(shè)提供真實、可靠的重要依據(jù)，從根本上提高工程質(zhì)量，有利于為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益及社會效益[1]。

2 建筑工程檔案資料精細化管理的優(yōu)化舉措

2.1 引入精細化管理模式

想要實現(xiàn)建筑工程檔案資料精細化管理，首先必須要建立健全相應的管理制度，對人員的具體行為進行有效規(guī)范，同時還要積極引入精細化管理模式，并將其滲透到檔案資料管理的各個方面，不僅能夠大幅度減少管理所占資源，同時還能對管理各項職責加以明確并進行詳細劃分，在此基礎(chǔ)上，對工作細節(jié)和全過程也具有極高要求，具體可表現(xiàn)在以下兩方面：一方面是人員精細化。將檔案資料管理工作內(nèi)容進行詳細劃分，并將每一細節(jié)部分責任落實到具體人員身上，不斷提高管理人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，將優(yōu)質(zhì)人員匯聚成管理小組，在明確責任分工的基礎(chǔ)上切實做好工程數(shù)據(jù)記錄、施工記錄等各項工作；另一方面是工作精細化，指的是對工作的各個流程環(huán)節(jié)進行精細化處理，切實做好資料的收集、處理、歸檔以及儲存等工作，才能為實際工程發(fā)展提供切實可靠的數(shù)據(jù)支持，加強精細化管理落實，保證檔案資料管理工作的順利開展。例如：2020年江西吉安國泰特種化工有限責任公司食堂及倒班樓項目工程檔案管理工作積極開展，以“抓好檔案管理，打造精品工程”為主題，積極在檔案資料管理工作中引入精細化新觀念，為了增強檔案管理的組織活力，挑選具有高素質(zhì)的8名管理員工積極建立了建設(shè)工程檔案組，建立了“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級負責”的檔案工作管理體系，落實了主體責任，形成了良好運行機制，進一步實現(xiàn)“1+2模式”，指的是一個共同精細化管理體系，由工作精細化和人員精細化相互配合，推進建筑工程檔案管理的可持續(xù)建設(shè)和發(fā)展。

2.2 不斷加強信息化建設(shè)

在建筑工程檔案資料管理過程中，計算機的應用不僅能夠提高管理質(zhì)量和效率，還能進一步實現(xiàn)檔案資料的快速歸檔，同時還能為建筑企業(yè)提供全面的信息資源，為其做出重大決策提供重要依據(jù)，在此基礎(chǔ)上，建筑企業(yè)還能利用計算機網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建檔案管理電子系統(tǒng)，進一步實現(xiàn)檔案資源的實時共享，便于檔案資料的有效利用和快速查詢，除此之外，與傳統(tǒng)檔案管理相比，還能進一步提高管理的全面性和清晰程度，滿足現(xiàn)代化檔案管理的實際要求，符合精細化管理的本質(zhì)條件，再加上構(gòu)建配套專業(yè)信息化檔案管理系統(tǒng)，有利于從根本上提高檔案管理工作水平，推進建筑工程發(fā)展進程。例如：2019年江西省吉安市某建筑工程已經(jīng)實現(xiàn)了檔案信息化平臺建設(shè)，以及數(shù)字化加工項目工作，專家對吉安市2018年至2019年檔案信息化平臺和檔案數(shù)字化加工項目進行考評驗收，根據(jù)建筑工程項目檔案管理來說，通過相關(guān)統(tǒng)計，年查閱檔案2000多人次，提高檔案1500多卷冊，涉及內(nèi)容從材料、設(shè)備參數(shù)等多項內(nèi)容，進一步對檔案管理系統(tǒng)進行測試運行，同時還要充分發(fā)揮檔案部門管理職能，不斷加強消防設(shè)施設(shè)備，科學保存數(shù)據(jù)備份，注重保密工作和單獨管理工作，確保檔案具有較強的完整性和真實性，除此之外，還要強化資源管理和應用水平，積極開發(fā)利用并收集有關(guān)資料信息，要匯聚人才，開拓創(chuàng)新，加快檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)步伐，為檔案工作更好地服務(wù)和促進吉安市域經(jīng)濟社會發(fā)展做出新的更大的貢獻。

2.3 提高人員職業(yè)素養(yǎng)

提高管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，實現(xiàn)對建筑工程檔案資料管理的全過程控制，是現(xiàn)代化建筑工程檔案精細化管理的重要內(nèi)容。建筑企業(yè)要根據(jù)實際檔案管理業(yè)務(wù)情況，對所需人員數(shù)量和專業(yè)領(lǐng)域加以明確，以此為依據(jù)合理引進和匹配人才，并開展針對性的培訓工作，除了要提高管理人員對管理知識的了解和掌握能力，同時還要提升人員的檔案信息化管理技術(shù)水平，對工程檔案的合法性、規(guī)范性起到一定保證作用，除此之外，為了達到精細化管理水平，還需要通過構(gòu)建激勵機制，促使檔案管理人員充分發(fā)揮自身主觀能動性，積極主動的學習相關(guān)知識，不斷完善自身知識結(jié)構(gòu)，從根本上提高建筑工程檔案管理水平。

例如：2020年11月，江西省市住建局舉辦了建筑工程城建檔案驗收及電子文件管理培訓會，參加人員有在建項目建設(shè)、施工、監(jiān)理單位技術(shù)負責人、資料員和檔案管理人員等從業(yè)人員約500人，培訓會上指出，在接下來為了進一步提升檔案管理人員專業(yè)水平，計劃舉辦6期檔案管理培訓班，目前已經(jīng)報名人數(shù)約800人，能夠切實達到提高了檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)目的，夯實了做好檔案管理的工作基礎(chǔ)，有利于著眼建設(shè)一支高素質(zhì)的管理團隊，始終倡導和鼓勵大家在培訓的基礎(chǔ)上，積極從工作實踐中積累經(jīng)驗、增長見識，提高素質(zhì)。除此之外還將建筑項目拓展到約400個，共形成和歸檔項目依據(jù)性文件、管理性文件、項目建設(shè)和實施文件、竣工驗收文件等8大類工程檔案，并專門建立了圖片檔案庫，有利于實現(xiàn)精細化檔案管理服務(wù)。

3 結(jié)束語

綜上所述，在建筑工程建設(shè)過程中，實現(xiàn)對檔案資料的精細化管理，是滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展的必然趨勢，同時也是提高檔案管理質(zhì)量和水平的重要舉措，因此，必須要以實際情況為基準，不斷完善相應的管理制度，構(gòu)建高質(zhì)量管理體系，有利于保障建筑業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。