ERP系統(tǒng)在物資供應(yīng)環(huán)節(jié)中的應(yīng)用研究

趙偉

鄭州鄭飛鍛鑄有限責(zé)任公司 河南 鄭州 450000

公司經(jīng)過前期準(zhǔn)備，于2017年1月開始實(shí)施ERP項(xiàng)目，4月首先在物資供應(yīng)環(huán)節(jié)應(yīng)用。經(jīng)過一年多的運(yùn)行，效果顯著，隨著2018年6月ERP在財務(wù)管理系統(tǒng)模塊中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了物資供應(yīng)與財務(wù)管理的有序?qū)?，基本?shí)現(xiàn)“物資流、信息流、資金流”三流合一，資金利用率得到極大提高，物資供應(yīng)與生產(chǎn)經(jīng)營基本實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)，有效滿足了準(zhǔn)時生產(chǎn)。

1 ERP系統(tǒng)在物資供應(yīng)環(huán)節(jié)運(yùn)用以來的情況

（1）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理。ERP系統(tǒng)在物資供應(yīng)環(huán)節(jié)運(yùn)行前期，公司組織生產(chǎn)管理部門對供應(yīng)商、物資品種等，按數(shù)量、項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計、匯總并對各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行了編碼處理。未上ERP之前，供應(yīng)商管理主要是臺賬記錄為主，對公司約250余家供應(yīng)商進(jìn)行管理，存在供應(yīng)商更新調(diào)整不及時。在運(yùn)行ERP以來，由于業(yè)務(wù)流程得到了優(yōu)化，管理效率顯著提高。

（2）業(yè)務(wù)流程梳理。2017年4月，物資供應(yīng)環(huán)節(jié)在上ERP以來，通過流程優(yōu)化，基本實(shí)現(xiàn) “物資流、信息流、資金流”三流合一，效率得到極大提高，向準(zhǔn)時生產(chǎn)邁進(jìn)了一大步，由過去煩瑣的走動審批到現(xiàn)在的“一鍵流”審批，存貨周轉(zhuǎn)速度有較大提高，庫存成本、物資損毀、短缺、損耗等得到了較好控制，資金使用效率得到較大提升。

（3）崗位及人員調(diào)整。公司在人工處理物資供應(yīng)業(yè)務(wù)時期，人員需求量大且存在相互推諉現(xiàn)象，工作效率不高。在實(shí)施ERP后，業(yè)務(wù)人員從原來的20余人精簡到現(xiàn)在的12人，業(yè)務(wù)流程得到了規(guī)范和優(yōu)化，崗位職責(zé)明確，人員分工清晰，使計劃員、統(tǒng)計員、采購員擺脫了煩瑣的、重復(fù)性登賬、統(tǒng)計、制表等工作，提升了管理效率和水平。

（4）會計核算與財務(wù)管理。手工業(yè)務(wù)操作時期，業(yè)務(wù)處理基本按事先設(shè)置的會計科目進(jìn)行登記入賬處理，每個程序業(yè)務(wù)員基本都需要到財務(wù)去辦理相關(guān)事項(xiàng)，存在業(yè)務(wù)變動處理不及時等現(xiàn)象。在上ERP后，對會計處理流程進(jìn)行了優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了采購進(jìn)貨-應(yīng)付憑單-付款單三子系統(tǒng)流水核算處理，數(shù)據(jù)高度共享；通過對數(shù)據(jù)的實(shí)時維護(hù)，保證了庫存數(shù)據(jù)動態(tài)最新，最大限度降低了庫存占用，加速資金周轉(zhuǎn)[1]。

（5）內(nèi)部控制能力。在手工業(yè)務(wù)處理階段，物資供應(yīng)程序基本是按業(yè)務(wù)流程逐點(diǎn)作業(yè)，協(xié)同作業(yè)能力不強(qiáng)，工作效率不高。在ERP業(yè)務(wù)處理環(huán)境下，通過流程優(yōu)化，各環(huán)節(jié)、各人員、各項(xiàng)目之間的協(xié)作能力得到極大提升，信息更加透明，會計核算操作更加規(guī)范，財務(wù)經(jīng)營風(fēng)險管理水平有較大改善。

（6）滿足經(jīng)營生產(chǎn)需要。信息傳遞的及時性及共享程度得以改善，滿足生產(chǎn)經(jīng)營的效果明顯提高。ERP物資供應(yīng)系統(tǒng)依據(jù)庫存物資品種結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)和庫存狀況，實(shí)施的具體采購計劃對主生產(chǎn)計劃的完成起了很好的支撐作用，從而使生產(chǎn)組織的準(zhǔn)時性、均衡性明顯提高。

2 實(shí)施過程中存在的一些問題

①數(shù)據(jù)錄入把關(guān)審核不嚴(yán)。由于物資品種多、數(shù)量大、型號規(guī)格復(fù)雜等，在ERP運(yùn)行初期，部分物資項(xiàng)目的錄入出現(xiàn)差錯，需進(jìn)一步核實(shí)并及時對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善；在供應(yīng)商的管理上也存在錄入信息不準(zhǔn)確現(xiàn)象。同時在進(jìn)行物資供應(yīng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時操作時，數(shù)據(jù)審核還存在一些問題，導(dǎo)致相關(guān)報表數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。②未與預(yù)算管理緊密結(jié)合。預(yù)算管理作為公司管理的重要方法之一，在公司的生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮巨大作用，預(yù)算能極大地提高生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的計劃性和目的性。在物資供應(yīng)ERP系統(tǒng)中，未錄入年度生產(chǎn)經(jīng)營預(yù)算年度采購計劃和月度采購計劃，就不能合理地保證采購的計劃性和及時反映預(yù)算采購資金使用的詳細(xì)情況。③物資價格質(zhì)量信息模塊不健全?，F(xiàn)用ERP物資供應(yīng)系統(tǒng)比較好地對物資供應(yīng)各環(huán)節(jié)進(jìn)行了管理，但在物資采購時需要重點(diǎn)關(guān)注的價格、質(zhì)量問題沒有得到很好的信息化系統(tǒng)管理，公司現(xiàn)有ERP系統(tǒng)模塊中沒有專門的物資價格質(zhì)量信息管理模塊，這樣在對物資進(jìn)行采購時，對供應(yīng)商提供物資的比質(zhì)比價上存在一定困難[2]。

3 抓好基礎(chǔ)管理，完善企業(yè)管理系統(tǒng)

（1）注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。在ERP運(yùn)行過程中，應(yīng)保證數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性，從源頭上解決數(shù)據(jù)失真的問題，對數(shù)據(jù)的錄入應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確，統(tǒng)計員每天對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，分析復(fù)核原始憑證，各級審核人員嚴(yán)把審核關(guān)，做到有效審核，系統(tǒng)維護(hù)人員應(yīng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行及時維護(hù)、更新。

（2）推廣擴(kuò)展ERP系統(tǒng)。在ERP系統(tǒng)的運(yùn)行中，注重子系統(tǒng)模板建設(shè)，開發(fā)適合公司需要的子系統(tǒng)模板，提高管理效率；加快實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)在生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)中的運(yùn)用，做好物資供應(yīng)子系統(tǒng)與生產(chǎn)子系統(tǒng)、財務(wù)子系統(tǒng)的無縫對接，最大限度地滿足準(zhǔn)時生產(chǎn)的需要。

（3）強(qiáng)化動態(tài)分析。公司現(xiàn)行ERP系統(tǒng)主要立足于業(yè)務(wù)處理，對數(shù)據(jù)分析重視程度不夠，在供應(yīng)商管理上力爭做動隨時監(jiān)控，對物資質(zhì)量、供貨周期、交易條件等各方面進(jìn)行動態(tài)管理；分析不同類別物料庫存狀態(tài)，合理控制儲備，減少庫存資金占用；建立庫存材料物資預(yù)警機(jī)制，及時對庫存狀況進(jìn)行動態(tài)預(yù)警和分析，實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理[3]。

（4）加強(qiáng)財務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用。以物資供應(yīng)業(yè)務(wù)流環(huán)節(jié)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)為依據(jù)，及時進(jìn)行動態(tài)分析，有效與ERP財務(wù)管理子系統(tǒng)協(xié)同作業(yè)，實(shí)現(xiàn)高度數(shù)據(jù)共享，及時將物資流納入公司的財務(wù)管理活動之中，充分利用物資流各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行財務(wù)管理活動分析和決策。從ERP在公司運(yùn)行的實(shí)際結(jié)果可以看出，物資管理實(shí)施ERP，為準(zhǔn)時供應(yīng)創(chuàng)造了條件，準(zhǔn)時供應(yīng)為準(zhǔn)時生產(chǎn)奠定了基礎(chǔ)。目前，公司ERP項(xiàng)目仍在不斷完善。能否應(yīng)用好ERP，上線以后更為關(guān)鍵，只有不斷完善各類數(shù)據(jù)，做好維護(hù)，持續(xù)優(yōu)化，才能確保發(fā)揮更大效用。