新形勢下如何做好農(nóng)業(yè)科研檔案的收集和歸檔

陳江燕，劉美彤，艾婷婷，孟泰舟

(1.遼寧省農(nóng)業(yè)科學院，遼寧 沈陽 110161； 2.遼寧省沙地治理與利用研究所，遼寧 阜新 123000；3.盤錦市綠色發(fā)展服務中心，遼寧 盤錦 124010)

檔案工作是一個單位整體工作的一部分，是各項管理工作的基礎，檔案作為單位重要活動的原始憑證，其作用不容忽視?？蒲袡n案是科技檔案中的重要門類，是科學研究各階段進展情況的重要載體和存在的一種體現(xiàn)形式?？茖W技術是第一生產(chǎn)力，社會發(fā)展必須依靠科技的力量[1]。農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科學技術的歷史積累和基礎資源，對農(nóng)業(yè)研究、科技成果轉(zhuǎn)化、鄉(xiāng)村振興和促進農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展，都具有重要的現(xiàn)實意義，做好農(nóng)業(yè)科研檔案工作是科研工作的重點任務。國家檔案局于2020年發(fā)布的《科學技術研究檔案管理辦法》，不僅強調(diào)了科研檔案的重要性，同時對科研檔案的歸檔范圍做了進一步明確。

目前，有的省份農(nóng)業(yè)科研單位的科研檔案總體做得還不夠細致和規(guī)范。根據(jù)實地調(diào)研并結合實體檔案庫存情況，發(fā)現(xiàn)主要存在有檔不歸、歸檔不及時、檔案缺失等主要問題。筆者根據(jù)多年的科研管理和檔案管理經(jīng)驗對存在的問題進行了歸納、分析和總結，并提出一些具體建議，以期能規(guī)范科研檔案的歸檔工作。

1 存在的問題

1.1 檔案意識不強，對檔案工作重視程度不夠

檔案工作是單位整體工作的重要組成部分，但一些單位對檔案工作重視程度不夠，沒有完全將檔案工作做到“三納入”工作計劃中，在具體操作中沒有執(zhí)行“四同步”工作原則，主觀上忽視國家對檔案管理的總體要求。一是認為檔案工作可以緩慢推進，與其他工作相提并論時，把檔案工作排在最后。二是不關注檔案工作總體進展情況，更不了解信息時代檔案管理員的工作內(nèi)容和工作量，從而出現(xiàn)檔案管理人員配備不齊全的現(xiàn)象。三是檔案工作雖然涉及到單位每個部門，是單位整體工作內(nèi)容，但科研單位檔案室絕大多數(shù)都是掛靠在某個部門之內(nèi)，檔案員除了做好常規(guī)檔案管理外，沒有能力協(xié)調(diào)與其他部門的關系。

1.2 重視科研成果產(chǎn)出，忽視科研檔案管理

科研管理注重目標管理，有些單位只重視成果的產(chǎn)出，忽視科研的過程管理和科研檔案的形成、收集工作[2]。比如，多數(shù)科技人員關心課題驗收、獎勵獲得、論文發(fā)表、專利申報等科研成果，對在研究過程中科技材料的歸檔范圍和歸檔方法都不知情，雖然內(nèi)部有科研檔案管理辦法，但是科技人員卻很少主動學習相關知識?？蒲泄芾碚邔虻钠H，也是導致科技人員科研檔案不歸或是漏歸的原因之一。

1.3 歸檔隨意性強，缺少獎罰機制

一般情況，科研管理部門人員負責本單位的科研管理檔案的收集和歸檔工作，而課題主持人負責科研檔案的立卷和歸檔工作[3]?？蒲袡n案歸檔范圍包括申報立項、實驗研究、中期評估和驗收過程中形成的文字、圖表、音像等材料，待課題完成后將課題所有材料移交到檔案室進行立卷歸檔。國家雖然有文件要求，但在單位的檔案管理工作中，有些條款卻沒有認真執(zhí)行，沒有真正落實。檔案管理沒有約束機制或機制不健全，檔案管理部門沒任何權力去約束他人，最后也只能不了了之，造成檔案工作的各種問題。例如，有的科研管理人員把連續(xù)幾年的科研材料私自丟棄；科研課題材料在歸檔范圍內(nèi)卻沒有主動提交，檔案管理人催要也不歸檔；有的即使歸檔也是不齊全的材料。這些人為因素導致科研檔案材料的缺失和不完整，沒有人去追究其責任，也沒有影響個人的職稱晉級和考核結果。

1.4 科研檔案管理環(huán)節(jié)缺失

國家檔案局2020年11月發(fā)布的國家檔案局十五號令《科學技術研究檔案管理規(guī)定》中提到，科研課題在立項、實驗、評價、驗收階段都應由檔案管理人員對科研檔案進行監(jiān)督和指導。但工作中，很多檔案管理人員并沒有參與單位科研項目驗收這一重要環(huán)節(jié)。檔案管理人員對年度在研項目數(shù)量、驗收項目數(shù)量和驗收時間等科研課題總體運行情況都不掌握。檔案管理部門和科研管理部門各自為政，配合度不高，脫節(jié)現(xiàn)象比較嚴重。特別是在2001年以后，一些省份的科技主管部門取消了課題鑒定評價，而課題驗收對科研檔案沒有強制要求，課題組驗收前不主動到檔案室報備，驗收會現(xiàn)場沒有檔案專家，缺少科研檔案查驗這一環(huán)節(jié)，驗收現(xiàn)場匯報的材料里提到檔案材料齊全也成了空話和套話。項目驗收前脫離了檔案管理人員的監(jiān)管，歸檔的科研檔案也就很難齊全、完整和準確。

1.5 停留在紙質(zhì)檔案收集層面，檔案完整性較差

紙質(zhì)檔案是最能體現(xiàn)原始記錄的記載方式，大多數(shù)單位還停留在紙質(zhì)檔案的收集和整理上。在信息時代，科研管理網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)和平臺很多，比如課題的申報和結題、成果入庫、科技查新等工作都是利用網(wǎng)絡，在電腦上操作完成的。但科技管理系統(tǒng)與單位檔案管理系統(tǒng)沒有轉(zhuǎn)接口，檔案管理部門無法獲取上報的電子文件材料。如果科研人員對科技管理平臺提交的科技文件材料不進行下載、移交，那么科研檔案就只能停留在傳統(tǒng)檔案收集，無法保證科研檔案完整、齊全、系統(tǒng)。

2 對策與建議

2.1 科研檔案工作真正列入科研管理工作

科研檔案是科研工作的真實資料，是科研管理工作的一部分，科研單位不能只重視科研工作而忽視科研材料的管理工作[4]。科研單位應以國家對檔案管理人員“三納入”、檔案工作“四同步”的要求為指導思想，課題立項與科研檔案歸檔要求同步，以保障實驗階段、績效評價、成果報獎、推廣等過程中形成的材料全部歸檔。課題階段檢查時要檢查科研材料形成情況，課題驗收時應有單位檔案管理員參加，如果檔案材料不齊全將不能通過驗收和報獎。

2.2 加強多方位宣傳，筑牢檔案人人有責的意識

加強檔案法和國家檔案局十五號令《科學技術研究檔案管理規(guī)定》的宣傳，筑牢檔案人人有責的意識。一是通過檔案法掛圖或是網(wǎng)站發(fā)布滾動字幕及動態(tài)圖片形式，對檔案的重要性進行宣傳。二是通過舉辦檔案培訓班或是微信、QQ工作群向科研人員普及科研檔案的工作屬性和業(yè)務范圍。三是轉(zhuǎn)載國家檔案局或是省檔案局檔案工作規(guī)范性標準分享給科研人員，讓大家掌握科研檔案整理和立卷時應注意的事項和要點。通過多角度全方位的宣傳，科研人員歸檔意識會得到明顯提高。

2.3 履清職責，保障科研檔案工作有序開展

國家檔案局十五號令《科學技術研究檔案管理規(guī)定》細化了科研檔案歸檔的幾個關鍵時間節(jié)點，并在國家層面明確了歸檔范圍，為各單位科研檔案歸檔提供了執(zhí)行依據(jù)?？蒲袉挝粦獙⒖蒲袡n案工作納入單位年度重點工作來抓，科研管理部門負責科研管理檔案的歸檔工作，科研管理人員要改變觀念，從只重視科研成果數(shù)字管理同步重視科研檔案。各課題的兼職檔案員負責科研課題檔案的收集、立卷和歸檔工作?？蒲泄芾聿块T年初把年度課題計劃表和計劃驗收的項目表報送給檔案管理部門，檔案部門及時了解科研課題整體工作并給予檔案工作方面的指導。一是在項目立項成功后要及時給予檔案指導，提出科研檔案歸檔的要求，保證歸檔規(guī)范。二是課題研究進展中要檢查科研檔案形成的情況，保證檔案材料真實有效。三是課題驗收前要對課題檔案進行完整性和真實性、準確性檢查，科研管理部門和檔案管理部門相互配合，保證科研檔案的規(guī)范化、完整化、系統(tǒng)化。

2.4 建立科研檔案監(jiān)管機制

建立科研檔案監(jiān)管機制，使科研檔案的被動歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃託w檔[5]。監(jiān)管機制由科研單位的綜合檔案管理、科研管理和人事教育等相關部門共同監(jiān)管科研檔案歸檔情況。一是課題結題或驗收時，如果科研檔案不齊全，科研管理部門將不能讓其進入結題或是驗收環(huán)節(jié)。二是課題報獎或申請立項時，如果課題主持人有未歸檔的科研檔案材料，將不能再次申報項目或報獎。三是將科研檔案工作納入單位考核機制，課題主持人職稱晉級和考核評價時，如果存在科研檔案缺失、未歸檔、不齊全等現(xiàn)象，將不能正常晉級和評優(yōu)。

2.5 紙質(zhì)檔案與電子檔案同時并存

當前已是信息社會、大數(shù)據(jù)時代，國家正在大力進行檔案數(shù)字化建設，但是紙質(zhì)檔案與電子檔案在很長一段時間都將同時并存、互補。比如調(diào)查薄，是科研人員試驗數(shù)據(jù)的第一手材料，也是重要的原始記錄，必須要進行紙質(zhì)保存。而科研管理類的檔案材料，比如合同和驗收材料等，在檔案管理軟件里先建立科研檔案分級目錄，庫存實體檔案要進行數(shù)字化掃描、格式轉(zhuǎn)換，在軟件中進行有效掛接后提供利用，這樣可以方便科研人員隨時查詢。通過科研管理平臺或是系統(tǒng)申報的課題材料，如果與檔案管理軟件端口不能兼容，科研管理部門就主動將上傳文檔導出，做好目錄清單后，將有效讀取格式的電子文件移交檔案管理部門進行歸檔。

檔案工作是一個單位的重要工作內(nèi)容，科研檔案更是科研單位檔案工作中的重要部分之一。它不僅是單位科研活動歷程的原始記錄，同時也是單位科研發(fā)展水平和綜合管理能力的體現(xiàn)。我們應重視農(nóng)業(yè)科研檔案的收集與管理，規(guī)范科研檔案立卷程序，保障科研檔案完整，為單位科技創(chuàng)新事業(yè)提供服務，更好地促進農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展。