淺談檔案數(shù)字化建設(shè)的重要作用和意義

關(guān)松

摘要：隨著我國(guó)進(jìn)入中國(guó)特色社會(huì)主義新時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)得到了快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化的發(fā)展也成為了一種必然趨勢(shì)，其所展現(xiàn)出的愈發(fā)明顯的市場(chǎng)性和影響力也不容人們所忽視。我們要充分認(rèn)識(shí)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要意義，還要在此基礎(chǔ)上將其付諸實(shí)踐，更好地發(fā)揮其作用使它能夠?qū)崿F(xiàn)功能利用的最大化。

關(guān)鍵詞：檔案管理、數(shù)字化建設(shè)

中圖分類號(hào)：A 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：（2021）-47-413

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，檔案數(shù)量的逐年遞增，在數(shù)以萬(wàn)計(jì)的傳統(tǒng)檔案庫(kù)中想要準(zhǔn)確而迅速地找出自己所需要的檔案簡(jiǎn)直像大海撈針。而在科學(xué)與新技術(shù)更替日新月異的今天，檔案數(shù)字化的建設(shè)也亟待需要得到推廣。傳統(tǒng)檔案包含有紙質(zhì)、聲像、實(shí)物等各種介質(zhì)的檔案，而數(shù)字化檔案則通過(guò)利用新技術(shù)：例如計(jì)算機(jī)、掃描技術(shù)和多媒體等技術(shù)手段，把最初的那些檔案資源轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中可以存儲(chǔ)的、數(shù)字化、電子化的檔案信息。再通過(guò)為其詳細(xì)地編排目錄、摘要、索引等方法管理電子檔案，從而為檔案查詢、檢索和利用提供數(shù)字化服務(wù)。它的整個(gè)操作流程主要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，最終可儲(chǔ)備形成一個(gè)系統(tǒng)的檔案信息庫(kù)，以便能為人們及時(shí)提供信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。

一、為何需要進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案是在人們社會(huì)生活中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，它在人們的日常工作生活中也有著極為重要的作用，檔案管理的重要性毋庸置疑。傳統(tǒng)的檔案信息一般還是以紙質(zhì)文檔為主，放置在檔案室里面，查找調(diào)用起來(lái)非常費(fèi)時(shí)還易于損壞。而數(shù)字檔案在對(duì)原檔案文件進(jìn)行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，用網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)檔案信息，檢索快捷方便，實(shí)時(shí)同步備份，存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便安全，還能借助計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)從而更為便利地為全單位、區(qū)域、全國(guó)甚至全世界所利用。處在網(wǎng)絡(luò)信息化社會(huì)的檔案事業(yè)，也將朝著多元化、先進(jìn)化、開放化、數(shù)字化的方向發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)乃是大勢(shì)所趨。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的作用

（一）更好的保存歷史資料。歷史越悠久的檔案價(jià)值越高，但鑒于以前的保存手段和保管技術(shù)有限，一些歷史檔案可能會(huì)出現(xiàn)了不同程度的破壞，這是極為可惜的。現(xiàn)在有了數(shù)字化存儲(chǔ)手段就避免了類似情況的發(fā)生，我們可以通過(guò)掃描、攝影等技術(shù)對(duì)其提供更好的保護(hù)。傳統(tǒng)紙質(zhì)材料在管理和使用過(guò)程中存在諸多不利因素，而磁盤、光盤、彩照、錄像帶等歸檔材料易受潮、受損，借助信息數(shù)字化在社會(huì)各領(lǐng)域的拓展，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發(fā)展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，要想方設(shè)法延長(zhǎng)其保存期限。過(guò)去的材質(zhì)和現(xiàn)行的紙質(zhì)材料，都難以達(dá)到這一目的，但數(shù)字化管理，如利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)對(duì)這些文獻(xiàn)作數(shù)字化處理，制作數(shù)字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來(lái)，便可以有效地延長(zhǎng)。

（二）提高工作效率，方便了檔案的管理。檔案作為一種豐富的信息資源，它記載著社會(huì)發(fā)展各歷史時(shí)期進(jìn)展的全過(guò)程，也信息，匯集著豐富的、大量的各方面的知識(shí)，使檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。數(shù)字化管理如利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。檔案管理工作的最終目的就是為了更好的利用檔案，數(shù)字化檔案后我們可以足不出戶，在電腦前就可以完成檔案的查找和借閱，省時(shí)省力，并且再也不會(huì)受到時(shí)間的限制，隨時(shí)都可以上網(wǎng)查詢需要的檔案資料。網(wǎng)上利用檔案的開展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。

（三）為檔案的編研工作提供了數(shù)據(jù)支持。檔案人員可利用已數(shù)字化的檔案信息，從繁重的立卷中解脫出來(lái)，集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作，進(jìn)一步開發(fā)檔案資源，快捷地進(jìn)行文獻(xiàn)匯編、數(shù)據(jù)匯編、專題匯編等各項(xiàng)工作。采用計(jì)算機(jī)編目檢索技術(shù)、計(jì)算機(jī)尖端技術(shù)等現(xiàn)代化手段來(lái)提高檔案利用效率及減輕檔案管理人員的勞動(dòng)。也只有檔案工作現(xiàn)代化，才能從根本上解決檔案利用方式、方法與社會(huì)利用之間矛盾，更好地使其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力以服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。檔案信息資源開發(fā)、利用必須借助于計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)來(lái)全面提高檔案編研的現(xiàn)代化水平。如何更好的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中充分發(fā)揮它應(yīng)有的作用和價(jià)值是以后檔案數(shù)字化中的重要課題。

三、檔案數(shù)字化的重要意義

（一）提高了經(jīng)濟(jì)效益。數(shù)字化管理檔案通過(guò)新形式，將傳統(tǒng)的主要以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案，極大地減少了保管存儲(chǔ)費(fèi)用，還在一定程度上節(jié)省了占地空間，查閱起來(lái)也節(jié)約了大量時(shí)間，從而也避免了因反復(fù)印刷復(fù)印資料而造成的紙張消耗和人員利用。

（二）提高辦公效率。檔案數(shù)字化能夠提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，使查詢資料變得非常方便快捷，也大大減少了辦公人員的工作量，減輕其負(fù)擔(dān)。檔案庫(kù)也從原本的文件實(shí)體保管擴(kuò)展成了提供信息的信息保存調(diào)用中心。

（三）提供全面的服務(wù)工作。檔案數(shù)字化通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)進(jìn)行高效檢索、儲(chǔ)存閱讀電子檔案、提高管理水平、提高檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案面向社會(huì)服務(wù)大眾及其自身內(nèi)部管理提供了更為全面的服務(wù)工作。

（四）實(shí)現(xiàn)更高的社會(huì)價(jià)值。檔案自身的重要性決定了其所具有的社會(huì)價(jià)值，它也絕對(duì)是社會(huì)歷史發(fā)展進(jìn)程中一個(gè)不可或缺的方面，它承載著過(guò)去，為現(xiàn)在所利用，更能夠使我們更好地規(guī)劃未來(lái)。數(shù)字檔案的建設(shè)，涉及不同的領(lǐng)域和行業(yè)，傳承著人類文明，為社會(huì)主義政治經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，有力地推動(dòng)了我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)發(fā)展。

總的來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化既是檔案的革新也是檔案工作將來(lái)面臨的巨大挑戰(zhàn)，除了檔案內(nèi)容外，檔案載體等媒介也是人類社會(huì)記憶的重要部分，這些信息可以判斷檔案信息的真實(shí)性及其他方面的價(jià)值。紙質(zhì)檔案已經(jīng)經(jīng)歷了上千年的考驗(yàn)，而數(shù)字化檔案還沒有經(jīng)歷百年以上的考驗(yàn)。因此，只有更好的將實(shí)體檔案和數(shù)字化檔案相結(jié)合才能更好的為檔案工作服務(wù)。