試論縣級綜合檔案館檔案信息化建設(shè)

摘要：加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是縣級綜合檔案館的一項重要工作，是推動檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的一項系統(tǒng)工程，本文就此進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案館;建設(shè)

一、信息化建設(shè)是社會發(fā)展對檔案館工作提出的必然要求。

隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，各行各業(yè)的信息化建設(shè)都在加速推進(jìn)，檔案行業(yè)亦是如此，社會對獲取檔案信息的便捷度要求越來越高，快捷高效的獲取檔案信息已經(jīng)成為人們的一種基本需求。這就迫切要求檔案管理部門適應(yīng)新的檔案載體和傳播方式的變化，提高檔案治理水平，提升檔案供給能力。因此開展檔案信息化建設(shè)既是檔案管理本身的需求，同時也是社會發(fā)展的必然要求。

2011年，國家檔案局中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中就已要求強(qiáng)化檔案信息化工作，2016年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出：“檔案管理信息化。全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化;創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升?！?021年6月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出：“人民生活水平顯著提高，對檔案信息、檔案文化的需求日益增長，迫切要求加快檔案開放、擴(kuò)大檔案利用、提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。推進(jìn)檔案館構(gòu)建系統(tǒng)完備、高效實用、安全可靠的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，提升檔案信息化能力。加強(qiáng)專用局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及設(shè)施設(shè)備配備，滿足提升館藏檔案數(shù)字資源安全管理及備份工作水平需求。實施檔案信息化強(qiáng)基工程，在全國檔案信息化基礎(chǔ)性關(guān)鍵性領(lǐng)域開展專項建設(shè)，推動檔案信息化固本強(qiáng)基邁上新臺階?！?/p>

由此可見，國家檔案行政主管部門早已明確要求各級檔案管理機(jī)構(gòu)要加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，以適應(yīng)時代發(fā)展，促進(jìn)檔案事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

二、縣級綜合檔案館信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題分析

（一）軟硬件難以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)要求。近年來，隨著政府的投入加大，縣級綜合檔案館建設(shè)得到了長足進(jìn)步，檔案庫房、技術(shù)用房和辦公用房功能基本齊全，但在檔案信息建設(shè)上投入還不足，標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)房、大容量存儲設(shè)備、功能齊備的檔案管理軟件等軟硬件建設(shè)還不能滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

（二）電子檔案接收工作滯后。隨著電子政務(wù)的不斷推廣，電子檔案的接收成為各級綜合檔案館資源建設(shè)的重要內(nèi)容，目前，縣級綜合檔案館電子文件接收功能缺失，面臨電子檔案沒有及時歸檔而遺失的風(fēng)險。一方面很多單位雖然建立了辦公自動化業(yè)務(wù)系統(tǒng)，但系統(tǒng)大多缺少電子文件歸檔管理功能，電子文件、業(yè)務(wù)流程等元數(shù)據(jù)都無法收集，另一方面檔案館檔案管理系統(tǒng)不具備電子文件接收功能，更無法對電子檔案進(jìn)行四性檢測。

（二）數(shù)字資源質(zhì)量不符合新要求。目前，縣級綜合檔案館館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工成果質(zhì)量不高，不符合檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范和規(guī)則的要求，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)質(zhì)檢和數(shù)據(jù)修改。各立檔單位移交的數(shù)字化加工成果更是質(zhì)量不一，存在題名錯誤、責(zé)任者不完整、圖像內(nèi)容不全、圖像不清晰等問題，都需要求重新進(jìn)行修改或完善。

（三）檔案保管保護(hù)信息化手段落后。目前，縣級綜合檔案館使用的檔案管理軟件，大都僅能滿足檔案數(shù)字化成果的簡單利用，功能單一，檔案的收管存用工作仍停留在人工管理、手動操作狀態(tài)，信息化介入程度低，管理方式和措施比較低效。

（四）檔案存儲過程存在安全隱患。目前，縣級綜合檔案館對檔案庫房的管理有效監(jiān)管措施比較粗放，庫房的溫濕度控制，多采用人工巡查，手動調(diào)控，難以達(dá)到24小時恒溫恒濕的要求，各種載體檔案的保存狀態(tài)存在隱患，缺乏利用信息化手段對庫房環(huán)境實時監(jiān)管，精準(zhǔn)把控。

（五）檔案開發(fā)利用不能適應(yīng)社會需要。目前，縣級綜合檔案館在檔案開發(fā)利用方面工作表現(xiàn)滯后一是未能利用移動互聯(lián)網(wǎng)等新興方式向民眾提供服務(wù)，不能適應(yīng)群眾對查檔便捷性的需求;二是各檔案形成單位，檔案管理各自為政，數(shù)據(jù)無法共享，形成信息孤島，阻礙了“一網(wǎng)通辦”等工程的實施;三是檔案開發(fā)程度低，檔案的開放、鑒定、編研等工作仍需人工低效進(jìn)行。

三、加快縣級綜合檔案館信息化建設(shè)的幾點思考

（1）強(qiáng)化檔案信息資源體系建設(shè)

加強(qiáng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)。利用現(xiàn)有的電子文件建立檔案數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開展對重要檔案的數(shù)字化建設(shè)，建設(shè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫。通過館藏數(shù)據(jù)的整合，給利用者一個清晰的認(rèn)識和整體的了解。建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫，根據(jù)各項工作的發(fā)展方向，利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)庫，在各個環(huán)節(jié)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，便于信息的存儲、檢索、瀏覽和處理，有利于信息交流和提高服務(wù)質(zhì)量，將檔案信息資源共享系統(tǒng)納入到整個信息系統(tǒng)之中，優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，提高開發(fā)程度。與各個單位合作，打造一個完整的服務(wù)體系，利用相關(guān)的信息資料彌補(bǔ)相互之間信息資源的不足，實現(xiàn)資源的整合、共享和增值服務(wù)。

（2）強(qiáng)化檔案信息管理體系建設(shè)

一是建立統(tǒng)一的管理平臺，加大檔案信息建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，配備通用的網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)，還要購置防火墻等安全設(shè)備;二是引進(jìn)或自行開發(fā)檔案信息管理軟件，由紙質(zhì)公文和電子公文雙重歸檔到逐步實現(xiàn)文檔一體化，電子檔案、紙質(zhì)檔案同步管理網(wǎng)絡(luò)化;通過檔案信息管理軟件系統(tǒng)對各部門所有檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、檢索、利用等各個方面實行計算機(jī)的有效控制。對不同來源、不同格式的數(shù)字檔案進(jìn)行規(guī)范化加工，數(shù)據(jù)著錄、提供各種數(shù)據(jù)索引、編制目錄等;三是檔案信息管理系統(tǒng)以檔案館為中心，覆蓋歸檔單位的應(yīng)用系統(tǒng)，使辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)連接，將文件材料的公文處理與檔案管理結(jié)合起來，為信息共享提供平臺。四是認(rèn)真做好系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，確保電子公文的真實性、完整性、有效性，實現(xiàn)檔案工作信息化。

（3）強(qiáng)化檔案信息社會化服務(wù)體系建設(shè)

創(chuàng)新服務(wù)方式，變“看攤守業(yè)，等客上門”等被動式服務(wù)為“招客上門”主動式的服務(wù)，同時改變傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式，逐步建立起上門服務(wù)、電話咨詢、計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等檔案利用服務(wù)體系，實現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位主動地服務(wù)。依托現(xiàn)代化設(shè)備和手段，充分挖掘檔案信息資源，提高服務(wù)的及時性。真正把檔案館建設(shè)成為一個面向社會，面向大眾，為廣大人民群眾服務(wù)的信息中心。以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為新的工作平臺，以現(xiàn)代信息處理技術(shù)為管理手段，全面強(qiáng)化檔案館館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)檔案資料方便快速檢索，切實提高工作效率。建設(shè)互聯(lián)互通的現(xiàn)行文件、檔案信息發(fā)布平臺和查詢利用系統(tǒng)，方便、快捷地向公眾提供檔案利用服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案館的社會服務(wù)功能。

（4）強(qiáng)化檔案信息安全體系建設(shè)

縣級綜合檔案館作為全縣檔案信息的核心，包含網(wǎng)絡(luò)硬件基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、應(yīng)用支撐、業(yè)務(wù)應(yīng)用、數(shù)據(jù)利用、管理與標(biāo)準(zhǔn)體系和安全與保密體系。系統(tǒng)總體架構(gòu)應(yīng)由多層結(jié)構(gòu)組成，在安全體系建設(shè)方案設(shè)計上，應(yīng)滿足當(dāng)前安全保障需求，也為日后靈活擴(kuò)展打下良好基礎(chǔ)。結(jié)合現(xiàn)今技術(shù)發(fā)展趨勢和項目建設(shè)要求，在系統(tǒng)總體設(shè)計時采用較先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)，優(yōu)先滿足檔案收、管、存、用等業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)信息安全要求，結(jié)合云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)安全分析技術(shù)等做好信息安全保護(hù)。采用標(biāo)準(zhǔn)的、開放的、技術(shù)成熟的、先進(jìn)的安全應(yīng)用集成技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)安全高效，功能完善，結(jié)構(gòu)合理，易于擴(kuò)展，高度自動化。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：張文清，1974.8，女，漢，本科，方向檔案專業(yè)，館員，安徽省合肥市肥西縣人。