醫(yī)院檔案交接工作現(xiàn)狀及對策措施

摘 要：信息時代對醫(yī)院檔案工作者提出了新的要求。本文以作者所在醫(yī)院綜合檔案室的檔案交接工作實踐為例，從醫(yī)院檔案崗位的檔案交接、醫(yī)院檔案向上級部門的檔案移交兩種情況出發(fā)，分析探索在信息化數(shù)字化時代如何做好醫(yī)院檔案交接工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案資料;交接

醫(yī)院檔案管理工作開展過程中會產(chǎn)生檔案的交接問題。檔案交接責(zé)任重大，檔案交接工作的良好開展是維護檔案安全性、完整性的重要保證。醫(yī)院檔案交接工作包括兩情況，一是綜合檔案室檔案工作人員調(diào)離檔案工作崗位前的紙質(zhì)檔案交接，即檔案崗位的檔案交接;二是醫(yī)院檔案向上級檔案部門的檔案移交，這種情況包含了紙質(zhì)檔案移交和電子檔案移交。

1 醫(yī)院檔案交接工作現(xiàn)狀

1.1 思想不夠重視

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)往往只重視檔案歸檔工作，檔案歸檔工作能夠直觀地看出成果，而不重視檔案交接工作，認(rèn)為其只是日常的行政事務(wù)工作，只要檔案人員處理好就行了，很少關(guān)心過問。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案交接或檔案移交只是簡單的目錄清單交接，忽視對交接檔案完整性規(guī)范性的核查督查。

1.2 制度不夠完善

醫(yī)院檔案工作制度中現(xiàn)有的交接制度，距離上一次修訂已經(jīng)有五年時間。隨著交接移交檔案的逐年增加、種類的增多，部分規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)于當(dāng)前工作實踐，不適應(yīng)信息化數(shù)字化時代的要求，應(yīng)及時加以完善。

1.3 手續(xù)不夠嚴(yán)密

檔案交接工作責(zé)任重大，需要認(rèn)真細(xì)致對待。但是由于手續(xù)不夠嚴(yán)密，或部分檔案工作人員責(zé)任意識不強，未嚴(yán)格按照相應(yīng)手續(xù)加以執(zhí)行，容易產(chǎn)生檔案交接清理檢查不仔細(xì)、內(nèi)容不完整、簽字不完整等手續(xù)不嚴(yán)密問題。

1.4 交接不夠及時

一是檔案崗位的檔案交接不及時。老檔案員離崗、轉(zhuǎn)崗前，未辦理離崗交接手續(xù)，并且醫(yī)院在很長一段時間后，才分配新檔案員進崗。新老檔案員未及時進行崗位交接，日后發(fā)現(xiàn)問題就會互相推諉，無法找人問責(zé)，檔案工作無法順暢銜接。二是醫(yī)院檔案向上級部門移交紙質(zhì)檔案不及時。由于醫(yī)院經(jīng)常有大型巡查、檢查等事務(wù)，臨時應(yīng)急的借閱利用多、檔案人員配備不足等原因，導(dǎo)致檔案人員對檔案的歸檔管理工作相對延遲，醫(yī)院檔案移交上級部門的時間也有所延遲。

1.5 監(jiān)交不夠嚴(yán)格

在檔案崗位的檔案交接工作中，交接雙方由于工作時間忙等原因，交接大多形式化。檔案資料監(jiān)交人員對自身的監(jiān)督義務(wù)理解不夠，因此對于檔案交接的督查核實也是應(yīng)付了事，甚至只看了交接目錄清單，沒有具體加以核實就簽字。

1.6 素能不夠過硬

醫(yī)院檔案室有資歷的檔案管理人員對技術(shù)更新、現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)學(xué)習(xí)接受較為困難，而新培養(yǎng)的檔案人員對單位了解及檔案工作經(jīng)驗不足，兩種情況都很難開展信息化現(xiàn)代化的檔案交接工作。

2 醫(yī)院檔案交接工作措施

2.1 提高單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案交接的重視

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識到檔案工作的重要性，在檔案崗位的檔案交接問題上，檔案管理崗位不能出現(xiàn)“空崗”現(xiàn)象，檔案崗位人員應(yīng)該相對固定，如有調(diào)換檔案人員的需要，應(yīng)有準(zhǔn)備和計劃，留出充足時間進行檔案交接。另外，對于檔案室檔案向上級檔案部門所進行的檔案移交工作，檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)給予負(fù)責(zé)該項移交工作的檔案人員充分的準(zhǔn)備時間，做好移交前的準(zhǔn)備工作。分管檔案的主管領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組在指導(dǎo)檔案工作時，不僅要關(guān)注檔案管理歸檔的成果及其他業(yè)績，還要對檔案交接工作進行深入了解督查，給予必要的指導(dǎo)和管理。

2.2 修訂完善檔案交接工作制度

醫(yī)院檔案部門應(yīng)根據(jù)《機關(guān)檔案管理規(guī)定》《電子檔案移交與接收辦法》，修訂紙質(zhì)檔案交接流程，增加電子檔案移交內(nèi)容，進一步明確檔案崗位職責(zé)。針對檔案人員要求做到交接工作及時、準(zhǔn)確、規(guī)范，考核其工作績效;針對檔案監(jiān)交人的監(jiān)督責(zé)任，要求做到責(zé)權(quán)分明。將檔案交接工作作為檔案管理工作的重點之一，確保檔案交接工作的規(guī)范性、有序性。

2.3 嚴(yán)格檔案交接手續(xù)

檔案交接雙方應(yīng)端正工作態(tài)度、加強責(zé)任感，以保證交接工作順利進行。檔案室新老檔案員進行檔案崗位的檔案交接時，老檔案員應(yīng)全面清理崗位管理的檔案，編制檔案交接目錄;按照交接目錄核對，檢查交接檔案的保管狀態(tài);檢查檔案字跡是否模糊，裝訂有無生銹，檔案紙張有無破損、蟲蝕等情況;檢查檔案庫房的設(shè)施設(shè)備運行是否良好;檢查檔案借閱記錄本中有外借的檔案是否已全部歸還，未歸還的檔案應(yīng)在交接說明中注明未還原因、應(yīng)還日期;撰寫檔案移交說明。向上級檔案部門的紙質(zhì)檔案移交，應(yīng)按照檔案部門要求統(tǒng)計核實卷（件）數(shù)量，編制檔案移交文據(jù)及清單目錄等。按照《電子檔案移交與接收辦法》做好電子檔案移交。

2.4 明確檔案交接時限

（1）檔案崗位的檔案交接時限。新老檔案員在崗位有變動、調(diào)整時，必須及時做好交接工作。首先，老檔案員的檔案移交必須在離崗前全部完成，醫(yī)院在檔案人員離崗離職先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)。對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知[1 ]。其次，醫(yī)院檔案人員臨時借調(diào)外單位或連續(xù)休假超過三個月的，都應(yīng)當(dāng)在離開本崗位之前與接管人員辦清交接手續(xù)[2 ]。待回到原工作崗位后，再與接管人員交接回原工作內(nèi)容，保證每個檔案崗位上的人有替代，以保證檔案工作的連續(xù)性。建立AB崗，負(fù)責(zé)各門類檔案歸檔的檔案人員分工合作，如文書檔案崗位與科技檔案崗位檔案人員互為替補、遞補，文書檔案崗位有檔案人員休假時，遞補科技崗位人員。時間較長的外出學(xué)習(xí)或休假（三個月），應(yīng)進行正式交接工作。再次，新檔案員接替崗位時應(yīng)在一個月內(nèi)完成原崗位移交的檔案交接。（2）檔案室各門類移交上級檔案部門時限。紙質(zhì)文書檔案的移交時限以上級檔案部門通知移交的時間為準(zhǔn)，并參照《機關(guān)檔案管理規(guī)定》第四章第四節(jié)第二十一條規(guī)定“機關(guān)應(yīng)按照國家規(guī)定定期向同級國家綜合檔案室移交檔案”執(zhí)行?；n案移交時限，應(yīng)在醫(yī)院檔案室完成每個基建項目的全部項目資料整理歸檔，驗收合格后，在項目正式通過竣工三個月內(nèi)，向市城建檔案館辦理檔案移交。電子檔案移交的時限，根據(jù)《電子檔案移交與接收辦法》規(guī)定：“檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案，可以適當(dāng)延長移交時間。涉密電子檔案移交時間另行規(guī)定[3 ]?！?/p>

2.5 嚴(yán)格檔案監(jiān)交工作態(tài)度

檔案崗位的檔案交接應(yīng)嚴(yán)格檔案監(jiān)交工作態(tài)度。在進行檔案崗位交接時，醫(yī)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)加強對檔案交接工作的監(jiān)督指導(dǎo)，安排監(jiān)交人對交接雙方認(rèn)真嚴(yán)格監(jiān)督。一般檔案人員的檔案交接工作，可由檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交;檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人交接工作，可由檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組機構(gòu)派員或分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負(fù)責(zé)。工作移交清單一式三份，交接雙方各存一份，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組機構(gòu)備存一份[4 ]。醫(yī)院檔案向上級檔案部門移交檔案的監(jiān)交工作，應(yīng)由檔案部門檔案指派監(jiān)交人，按照檔案部門的具體要求，在監(jiān)交人的指導(dǎo)下進行交接。

2.6 加強檔案人員隊伍建設(shè)

信息化條件下的檔案管理工作，需要同時運用檔案知識和信息技術(shù)兩個領(lǐng)域的知識與技能[5 ]，這就要求檔案工作人員適應(yīng)信息化電子化時代的要求，提高自身的信息化知識和專業(yè)技能，適應(yīng)檔案崗位要求。醫(yī)院應(yīng)按工作需要配備足夠數(shù)量的檔案工作人員，注重提高檔案人員信息化水平與檔案專業(yè)技術(shù)水平，加強檔案人員的檔案意識，強化檔案交接意識，增強他們對檔案交接工作的責(zé)任感。支持鼓勵檔案人員參加檔案繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，組織檔案人員到市檔案局、市城建檔案館等單位參觀學(xué)習(xí)交流，提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)。

結(jié)語

科學(xué)創(chuàng)新地做好檔案管理工作，做好檔案交接工作，保證檔案工作能夠有序進行，檔案工作質(zhì)量能夠穩(wěn)步提升，能夠為醫(yī)院其他職能部門工作利用提供更好的服務(wù)，為醫(yī)院發(fā)展做貢獻。

參考文獻：

[1]李丹.檔案交接工作中的幾點思考[J].云南檔案，2010（12）：40.

[2]孫佳莉.做好檔案交接工作的幾點措施[J].黑龍江檔案，2011（1）：99.

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[4]冼茂娟.淺議醫(yī)院檔案資料的交接工作[J].蘭臺世界，2015（S4）：74—75.

[5]魏松巖.對做好信息化條件下檔案接收工作的思考[J].檔案，2020（4）：17—20.

作者簡介：黎秀雯，大學(xué)學(xué)歷，?？谑腥嗣襻t(yī)院工作，研究方向：醫(yī)院檔案管理。