無紙化辦公致工作量翻倍？

向定杰　熊家林　張格

無紙化辦公看上去很美，但在實際推行中卻常陷入不好用、不管用的尷尬。近段時間紙張價格上漲，無紙化辦公再次引發(fā)關(guān)注。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)版、電子版“兩條腿走路”，線上線下雙辦公的現(xiàn)象，不僅有違節(jié)約成本、提高效率的初衷，有時還導(dǎo)致基層工作量翻倍。

紙質(zhì)版要送，系統(tǒng)也得報

早在2013年，中央就印發(fā)《黨政機關(guān)厲行節(jié)約反對浪費條例》，要求積極利用信息化手段，推行無紙化辦公，減少一次性辦公用品消耗。

中部某鄉(xiāng)鎮(zhèn)一名黨政辦工作人員介紹，當(dāng)?shù)責(zé)o紙化辦公主要通過三個渠道：一是傳統(tǒng)的微信、QQ、商用郵箱;二是依靠電子政務(wù)外網(wǎng)，可用來開線上會議、為村民提供服務(wù);三是專門的電子公文傳輸系統(tǒng)。

“與其說節(jié)約了紙張，不如說原本縣里或上級打印的那一部分開銷現(xiàn)在轉(zhuǎn)移到了鄉(xiāng)鎮(zhèn)頭上?！痹摴ぷ魅藛T表示，一是因為文件線上傳來后，他們還得自行下載打印，供領(lǐng)導(dǎo)班子簽閱;二是許多業(yè)務(wù)需簽字蓋章審批，但鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本還沒有可驗證的、可信的電子簽名和電子印章，電子檔沒辦法簽字蓋章。

西部某鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦的一名負責(zé)人對此深有感觸。“紙質(zhì)版要送，郵箱要發(fā)，辦公系統(tǒng)也得報，稍微有變動，又得全部重來，有時一箱紙一天就沒了?！彼f，許多時候明明電子檔已經(jīng)蓋章掃描上傳系統(tǒng)，但相關(guān)部門還得要紙質(zhì)版。報送材料一次次反復(fù)打印修改，提倡的無紙化辦公沒法真正實現(xiàn)，事實就是增添更多的麻煩，該怎么報的文件還是怎么報，該送的紙質(zhì)版還是得送。

為何形成“兩張皮”

打印機吞吐紙張的聲音依然在耳畔，垃圾桶里的廢紙仍舊在眼前，無紙化辦公的效果并未立竿見影，諸多因素影響著理想狀態(tài)的實現(xiàn)。

——傳統(tǒng)習(xí)慣難改，學(xué)習(xí)接受需要過程。“電子辦公系統(tǒng)必須專門培訓(xùn)，而且得具備基本的操作技能?！辈糠粥l(xiāng)鎮(zhèn)干部指出，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件目前來看效果更好。一是許多村干部不會操作，比如要設(shè)置專門的網(wǎng)絡(luò)，有的要更新殺毒軟件、打開防火墻;二是有些材料要給老百姓，他們拿到紙質(zhì)的才放心。

——業(yè)務(wù)流程使然，存檔備案最好紙質(zhì)。中部某省一名干部說，需要領(lǐng)導(dǎo)簽字、各科室單位蓋章的文件，仍然需要打印出來落實處理，紙質(zhì)簽批有時還能從筆跡等留痕看出領(lǐng)導(dǎo)字面意見之外的其他想法。不少基層干部有類似的看法：“電子文件在保密、安全性上更具挑戰(zhàn)，在真實性和權(quán)威性上不如紙質(zhì)實體文件?！?/p>

——考核迎檢必備，臺賬少了會挨批評。中部某省直機關(guān)的一名工作人員說，各級督查、檢查很少會查電子資料，為落實責(zé)任和隨時迎檢，單位準(zhǔn)備的也通常是紙質(zhì)材料。而且讓人一眼就能看出紙質(zhì)材料頁數(shù)的厚薄，如果準(zhǔn)備少了，還可能會被說是工作不力。

不少基層干部也說，考核組來檢查時，總不能端著手機或電腦給領(lǐng)導(dǎo)看，顯得不嚴肅，所以這些臺賬資料仍會根據(jù)檢查所需打印多份。而且最怕考核督查時，不同時間領(lǐng)導(dǎo)來考察類似項目，為加上最新數(shù)據(jù)，他們可能就要把相關(guān)材料重做一遍。

——軟件層出不窮，部分功能“雞肋”。除了內(nèi)部辦公自動化，各級各部門往往還委托外面公司開發(fā)了眾多的電子辦公軟件，但在后期運維更新、安全防護上難以為繼。

一些在黨政機關(guān)辦公室工作的干部反映，電子公文只能在特定的設(shè)備上、利用特定的系統(tǒng)進行處理，不同單位的系統(tǒng)、文件類型、文書格式可能不兼容、不互通。一些辦公軟件整體設(shè)計比較粗糙，問題頻出，對使用者十分不友好，有些平臺只具備單一功能，用起來十分不便。

完善配套機制

一個單位、機構(gòu)要高水平運轉(zhuǎn)，離不開信息化。受訪人士認為，無紙化辦公提出了多年，有成效也有問題，但這是一個大趨勢，不能因為困難停下腳步，而是要讓整個辦公流程更加便捷高效、低碳環(huán)保。

——制度要跟上?！皻w根結(jié)底是觀念問題而非技術(shù)問題。”一名省直機關(guān)干部認為，電子簽名、印章，留痕追溯、責(zé)任劃分，完全可以通過區(qū)塊鏈技術(shù)來解決。有的地方雖然倡導(dǎo)無紙化，但碰上報銷等情況，電子發(fā)票無法作為憑證。對此，基層干部群眾建議，應(yīng)鼓勵各省級層面先行先試、大膽創(chuàng)新，重塑無紙化辦公的業(yè)務(wù)流程，進一步完善配套的體制機制。

——數(shù)據(jù)要打通。近期，貴州省上線了一款公務(wù)人員移動辦公平臺。該平臺打破了數(shù)據(jù)壁壘，將公文簽批、文件傳閱、業(yè)務(wù)處理、工作督辦從桌面向指尖延伸，節(jié)約了紙張，降低了交通等成本消耗。相關(guān)干部建議，無紙化辦公的深入推進離不開消除“數(shù)據(jù)孤島”，唯此才能真正搭建互聯(lián)共享、協(xié)同辦公的大平臺，實現(xiàn)規(guī)范化運轉(zhuǎn)和全流程可管可控。

——模式要科學(xué)。西部某市一名領(lǐng)導(dǎo)認為，可持續(xù)運維、可迭代升級是打造無紙化辦公系統(tǒng)的一個關(guān)鍵，千萬不能弄成“交鑰匙工程”，建了以后幾年沒辦法運維，沒辦法迭代，就會成為爛尾工程。

“黨政機關(guān)政務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一組織實施，防止重復(fù)建設(shè)?！币恍氖码娮诱?wù)工作的干部說，各地推行無紙化辦公，需要重點考慮成本投入以及實用性、安全性，建議在系統(tǒng)開發(fā)時留下接口，如果部門、地方還有自己的個性化需求，完全可以搭建在這個統(tǒng)一的平臺上。

（摘自七一網(wǎng) 七一客戶端/《半月談》）