應(yīng)用電子商務(wù)平臺提升采購管理效益

[摘 要]在網(wǎng)絡(luò)采購的基本流程和要點分析基礎(chǔ)上，通過分析電子商務(wù)平臺在采購業(yè)務(wù)中存在的問題給出了有針對性的對策建議，助推企業(yè)提升采購管理效益。網(wǎng)絡(luò)采購存在的問題有法律方面的缺失、網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險、網(wǎng)絡(luò)支付的障礙以及專業(yè)人員的匱乏等。應(yīng)用電子商務(wù)平臺提升采購管理效率的優(yōu)勢有采購環(huán)境更廣闊安全、更符合新時代的需求、更符合環(huán)保節(jié)儉理念以及提升了采購管理效益等。

[關(guān)鍵詞]電子商務(wù)平臺;網(wǎng)絡(luò)采購;采購管理效益

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.36.166

1 網(wǎng)絡(luò)采購的基本流程和要點

1.1 采購前的準(zhǔn)備工作

采購前的準(zhǔn)備需要買方先把自己所需產(chǎn)品的信息進(jìn)行梳理匯總，明確采購技術(shù)指標(biāo)，向供應(yīng)商進(jìn)行咨詢，獲取有關(guān)產(chǎn)品和交易信息。有時賣方也會將自己產(chǎn)品的信息資源（如產(chǎn)品價格、質(zhì)量、公司狀況、技術(shù)支持等）在網(wǎng)上發(fā)布，買方可以隨時上網(wǎng)查詢并收集自己所需要的商品信息資源。在大數(shù)據(jù)時代，信息的交互更多地可以借助網(wǎng)絡(luò)完成，其速度和效率是傳統(tǒng)方式所無法比擬的，因為各種音視頻形式的展示可以更加直觀的宣傳產(chǎn)品的特性，這種直觀性在某種程度上決定著采購決策。

1.2 采購中買賣雙方的洽談

賣方的選擇是采購成敗的關(guān)鍵因素，能否提供合格的、充足的、廉價的、準(zhǔn)時的物資供應(yīng)服務(wù)是保障采購工作效率的前提。首先通過洽談要評估賣方的資質(zhì)、實力和信譽。其次判斷賣方產(chǎn)品是否能保證最佳產(chǎn)品質(zhì)量、最合理價格、最優(yōu)質(zhì)服務(wù)。通過網(wǎng)絡(luò)洽談所形成的各種商貿(mào)單據(jù)、文件（如價目表、報價表、詢盤、發(fā)盤、訂單、訂購單應(yīng)答、訂購單變更要求、運輸說明、發(fā)貨通知、付款通知、發(fā)票等）在網(wǎng)絡(luò)交易中都是以標(biāo)準(zhǔn)的格式文檔形式存在，這樣就減少了人為的漏洞和失誤，規(guī)范了整個采購過程。

1.3 合同的履行

洽談過程完成之后，需要以法律文書的形式將磋商的結(jié)果確定下來，以監(jiān)督合同的履行，因此雙方必須以書面形式簽訂采購合同。這樣一方面可以杜絕采購過程中的不規(guī)范行為，另一方面也可以避免因無法履行合同引起的經(jīng)濟(jì)損失。

1.4 驗收支付

驗收貨物的基本目的是確保收到的產(chǎn)品與訂單采購產(chǎn)品相一致，檢查到達(dá)的貨物是否完好無損，確保數(shù)量與訂購數(shù)量一致，再將貨物運送到指定地倉庫存儲或派送至轉(zhuǎn)運中心進(jìn)行下一步處理。在貨物驗收時出現(xiàn)的諸如貨物短缺、破損、逾期等現(xiàn)象負(fù)責(zé)驗收的部門要寫出詳細(xì)的報告交給采購管理部門，由采購管理部門負(fù)責(zé)向賣方進(jìn)行協(xié)商。貨物驗收完畢，賣方提供合法有效的發(fā)票，買方按照采購協(xié)議支付貨款。

1.5 采購事項“一項一卷”資料管理

每個采購事項完成后，應(yīng)把與本項采購有關(guān)的單據(jù)、文件、合同進(jìn)行匯集和歸檔，并把其中關(guān)鍵采購環(huán)節(jié)信息轉(zhuǎn)化為相關(guān)的記錄，記錄可以保存為電子文檔，按照事項進(jìn)行編號整理。在此處需要注意的是采購訂單目錄、采購訂單卷宗、采購商品文件、供應(yīng)商資質(zhì)文件、投標(biāo)文件、采購協(xié)議（合同）等需要存檔，妥善保管以備日后核查。

2 網(wǎng)絡(luò)采購存在的問題

采購工作是企業(yè)營運管理體系中的重要環(huán)節(jié)，關(guān)系到企業(yè)的管理與生產(chǎn)等各個方面。隨著電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)和網(wǎng)絡(luò)科技的迅猛發(fā)展，采購工作也由線下的傳統(tǒng)采購模式逐漸向更富有科技含量的線上交易轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)變需要技術(shù)支持，更需要買賣雙方轉(zhuǎn)換各自的工作方法與管理思路來適應(yīng)。作為一種新興事物電子商務(wù)平臺采購需要一個從不完善、不成熟逐步發(fā)展到完善、成熟的過程，這一過程不是一蹴而就的，其中存在的問題也是不能被忽略的。

（1）法律方面的缺失。采購業(yè)務(wù)是一項企業(yè)常規(guī)性工作，但借助電子商務(wù)平臺開展的采購活動，由于其要約邀請和要約承諾都在網(wǎng)上進(jìn)行，以電子文檔形式借助網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)纳唐方榻B、電子招投標(biāo)書和電子合同是否符合現(xiàn)行法律規(guī)定，信息的真實性如何得到確認(rèn)，怎樣排除騷擾信息干擾，買賣雙方的合法利益能否得到現(xiàn)行法律保護(hù)，這些都需要有相關(guān)的法律法規(guī)來加以規(guī)范。否則，一旦糾紛發(fā)生或出現(xiàn)重大誤解，雙方權(quán)益就可能難以得到法律保護(hù)。而我國現(xiàn)階段實行的例如《招投標(biāo)法》等法律法規(guī)對電子網(wǎng)絡(luò)采購方面并沒有相應(yīng)的規(guī)定，還處于無章可循、無法可依的境地，這在一定程度上制約了電子商務(wù)平臺采購的發(fā)展。

（2）網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。對于網(wǎng)絡(luò)的安全而言就是要求一個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠做到不受任何威脅與侵害，能正常地實現(xiàn)資源共享功能。具體而言就是要網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)備、程序能夠保持正常運行狀態(tài)，上傳和下載的數(shù)據(jù)信息始終處于高度保密之中。但是隨著時代的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，各種惡意攻擊的手段也越來越先進(jìn)，但目前應(yīng)用電子商務(wù)平臺進(jìn)行采購業(yè)務(wù)的企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、管理水平、安全意識等方面情況良莠不齊，在網(wǎng)絡(luò)采購過程中埋下了巨大的安全隱患。另外還有來自諸如水災(zāi)、火災(zāi)、地震、電磁輻射等方面的外界威脅使得網(wǎng)絡(luò)實體極易遭到損毀，使電子商務(wù)平臺無法操作。

（3）網(wǎng)絡(luò)支付的障礙。網(wǎng)絡(luò)支付是指電子交易的當(dāng)事人，包括消費者、廠商和金融機(jī)構(gòu)，使用安全電子支付手段通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的貨幣支付或資金流轉(zhuǎn)。網(wǎng)絡(luò)支付是采用先進(jìn)的技術(shù)通過數(shù)字流轉(zhuǎn)來完成信息的傳輸。網(wǎng)絡(luò)支付采用數(shù)字化的方式進(jìn)行款項的支付;而傳統(tǒng)的支付方式則是通過現(xiàn)金的流轉(zhuǎn)、票據(jù)的轉(zhuǎn)讓及銀行的匯兌等物理實體流轉(zhuǎn)來完成款項的支付。目前國內(nèi)電子商務(wù)采購還處在發(fā)展階段，在相關(guān)的法律制度、信用體系、技術(shù)保障等方面還存在著很多不足，因此很多企業(yè)在電子商務(wù)平臺上更多的是實施宣傳、咨詢、洽談等業(yè)務(wù)，而支付環(huán)節(jié)采取較為傳統(tǒng)的方式居多。

（4）專業(yè)人員的匱乏。在企業(yè)的采購隊伍中擁有專業(yè)性知識和技能的人員還不夠充足，特別是一些規(guī)模較小的企業(yè)和一些基層采購單位，他們的采購工作人員有的是從其他崗位轉(zhuǎn)崗而來，缺乏相應(yīng)的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和實踐基礎(chǔ)。還有一些年紀(jì)較大的員工缺乏對新知識、新技能的學(xué)習(xí)欲望，更愿意從事傳統(tǒng)的采購模式。這就造成了企業(yè)對電子商務(wù)平臺采購的不積極甚至是抵制，嚴(yán)重影響了企業(yè)采購管理的效益。

3 應(yīng)用電子商務(wù)平臺提升采購管理效益的優(yōu)勢

3.1 采購環(huán)境更廣闊安全

電子商務(wù)平臺的應(yīng)用從根本上改變了企業(yè)長期運用的采購模式，開啟了一個全新的時代，使企業(yè)采購管理的效率有了飛躍式的提升。傳統(tǒng)線下采購所需要的各種信息和文件都是非電子化的，從收集采購產(chǎn)品信息到準(zhǔn)備各種洽談文件，再到最后簽約、驗貨、支付、庫存各個環(huán)節(jié)上都需要人工操作，花費大量時間，更重要的是信息獲取的范圍十分小，不能及時獲得需要的信息。

大數(shù)據(jù)時代的電子商務(wù)平臺采購模式，克服了傳統(tǒng)線下的供應(yīng)商收集能力有限的弊端，依靠線上采購平臺供應(yīng)商的大數(shù)據(jù)，對于買方來說可以打破時空障礙，可以擁有更多的選擇性，更好地降低成本。

3.2 更符合新時代的需求

部分著名電商平臺所推出的“××禮遇”“××慧采”等，就是基于電商企業(yè)多年服務(wù)政企采購的經(jīng)驗，通過專屬解決方案為客戶提供集平臺、供應(yīng)鏈及運營服務(wù)于一體的企業(yè)專屬解決方案。因為物聯(lián)網(wǎng)服務(wù)體系的出現(xiàn)，加快了供應(yīng)鏈管理體系的集成化，可以用更加豐富的采購品類來滿足消費升級所帶來的購買需求。

通過電子商務(wù)平臺，可以得到更多更優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品資源，線上的采購可以有效地建立起有關(guān)采購所需的大數(shù)據(jù)庫，并通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布的形式供買方隨時隨地獲取相關(guān)信息，在節(jié)省了買賣雙方的時間成本同時，還可以為市場提供豐富的產(chǎn)品選擇，并在每次咨詢、洽談和交易過程中分析出最新的市場需求走向，為下一步提供更多優(yōu)質(zhì)豐富的產(chǎn)品打下基礎(chǔ)。

3.3 更符合環(huán)保節(jié)儉理念

通過線上平臺操作不僅可以及時了解采購信息的動態(tài)，并且可以借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行溝通和交易，使采購的時效性更強(qiáng)，更能滿足市場變化的需求。傳統(tǒng)的線下采購，需要經(jīng)過咨詢、溝通、洽談、比價、議價、合同的簽訂、物流的跟催等流程，耗時太長，線上的交易可以實現(xiàn)信息的實時發(fā)布、回復(fù)和更新，有效地解決線下采購時效性不強(qiáng)的問題。另外各種采購流程的線上操作可以減少各種人力物力的投入，起到了環(huán)保節(jié)儉的效果。

3.4 提升了采購管理效益

通過電子商務(wù)平臺進(jìn)行采購可以有效節(jié)省人工成本。傳統(tǒng)線下的采購需要專門的采購人員負(fù)責(zé)采購事宜，線上的采購則節(jié)省了人工成本，可以通過委托或者招標(biāo)的模式進(jìn)行采購等，這種線上流程更便捷，解決企業(yè)自身專業(yè)化人才不足的問題。

通過電子商務(wù)平臺進(jìn)行采購物流更便捷，可以節(jié)省庫存成本。網(wǎng)絡(luò)平臺的采購周期短、運轉(zhuǎn)快，及時溝通密切了買賣雙方的關(guān)系，使采購需要更加明了，降低了臨時性的調(diào)整或取消，實現(xiàn)了全供應(yīng)鏈管理，有效降低庫存水平，從而降低了采購業(yè)務(wù)的總成本，提高了供應(yīng)鏈的獲利能力。

通過電子商務(wù)平臺進(jìn)行采購可以節(jié)省采購成本。通過互聯(lián)網(wǎng)在線采購，有效減少了傳統(tǒng)文件處理和信息收集分析等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作量，在提高整體采購效率的前提下有效地降低了采購成本。

通過電子商務(wù)平臺進(jìn)行采購還可以使線上交易更加公平公開，減少暗箱操作的可能性，降低了采購人員拿回扣等不法現(xiàn)象的發(fā)生概率，對企業(yè)樹立良好商業(yè)信譽也是有利的，降低了企業(yè)公關(guān)成本。

人工成本、庫存成本、采購成本、公關(guān)成本的有效降低最終將會降低采購整體成本，提升了采購管理效益。

4 結(jié)論

依托于5G、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子商務(wù)平臺，在全球一體化的背景下使國內(nèi)外的供求雙方在電子商務(wù)平臺上進(jìn)行交易變得越發(fā)便捷高效，通過高科技手段的運用使采購工作實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化，電子商務(wù)平臺因此也擺脫了傳統(tǒng)采購方式中需要通過采購部門人員進(jìn)行實地考察、檢驗、分析的環(huán)節(jié)，節(jié)約了大量的交易成本。借助電子商務(wù)平臺，買方可以由網(wǎng)絡(luò)途徑來了解賣方的情況，并且可以進(jìn)行實時溝通，就合同中的任何問題可以隨時隨地開展洽談，突破了時空阻礙。雖然有時出于謹(jǐn)慎，某些涉及金額巨大的采購項目還是傾向于傳統(tǒng)采購方式，但并不意味著采購的全過程都是遵循傳統(tǒng)的做法，例如一些常態(tài)化的采購工作程序還是借助網(wǎng)絡(luò)平臺來完成的?？梢哉f電子商務(wù)平臺以其突破時空局限、提供豐富信息和低成本高效率的優(yōu)勢，將勢必成為企業(yè)提升采購管理效益的首選途徑。

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[作者簡介]張濱翔（1971—），男，漢族，河北撫寧人，研究生，研究方向：電商平臺集采管理。