人力資源檔案管理存在的問題及解決措施

王晶宏

摘要：要保證和促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，便要做好其內(nèi)部人力資源檔案管理工作，發(fā)揮內(nèi)部員工的潛力和價(jià)值。企業(yè)在實(shí)際的經(jīng)營(yíng)管理中，要意識(shí)到人力資源檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的意義，并且能夠從不同角度對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，為檔案管理工作的開展提供重要保障。本文主要對(duì)人力資源檔案管理的作用進(jìn)行了闡述，同時(shí)分析了其存在的問題，重點(diǎn)對(duì)人力資源檔案管理的優(yōu)化措施展開深入研究。

關(guān)鍵詞：人力資源;檔案管理;問題;解決措施

引言

做好人事檔案管理是機(jī)關(guān)企業(yè)提升內(nèi)部管理效率的重要途徑，通過人事檔案可以清晰地做好人員分析，為人員的調(diào)配、任用提供科學(xué)依據(jù)。同時(shí)，檔案資料作為重要個(gè)人數(shù)據(jù)資料，為職工的升職、調(diào)崗、退休提供了數(shù)據(jù)參考。在全面深化改革背景下，機(jī)關(guān)企業(yè)在人事檔案管理方面的復(fù)雜程度進(jìn)一步加劇，只有不斷加強(qiáng)人事檔案的管理，才能促進(jìn)人事檔案合理且科學(xué)的發(fā)展。

1企業(yè)人力資源檔案管理的作用

①促進(jìn)企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。企業(yè)內(nèi)部管理工作分為多個(gè)不同的類別，檔案管理便是其中一種，而在檔案管理中，人力資源檔案管理是作為關(guān)鍵部分存在的，直接關(guān)乎企業(yè)的發(fā)展水平和速度。人力資源是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。通過企業(yè)人力資源檔案管理工作，能夠讓單位領(lǐng)導(dǎo)者和管理者知曉內(nèi)部每一位員工的個(gè)人情況，在掌握充分信息，對(duì)員工產(chǎn)生必要的了解以后，才能讓單位內(nèi)部工作的開展更具有人性化的特征，讓單位中的工作人員都能有著明確的發(fā)展方向，使其在工作中獲得成長(zhǎng)，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多貢獻(xiàn)和內(nèi)在動(dòng)力。②激發(fā)單位內(nèi)部員工潛力。企業(yè)中人力資源檔案的內(nèi)容，主要是對(duì)員工實(shí)際情況的記錄，具有全面性和具體性的特征，單位內(nèi)的管理人員，可以就員工檔案，對(duì)其有一個(gè)整體性的了解。另外，員工的監(jiān)督和管理工作，也需要通過人力資源檔案管理工作來實(shí)現(xiàn)。因此，促進(jìn)企業(yè)人力資源檔案管理工作的有效性，能夠讓員工內(nèi)在潛力得以挖掘和發(fā)揮，也能在較大程度上約束員工的行為，保證其工作態(tài)度的認(rèn)真，使其工作更加規(guī)范。

2人力資源檔案管理存在的問題

2.1檔案管理的規(guī)范化程度低，工作質(zhì)量有待提高

人事檔案管理是一項(xiàng)高度規(guī)范化的工作，在每一個(gè)管理流程都有具體的操作規(guī)范，也只有這樣才能確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性。在實(shí)踐工作中，機(jī)關(guān)企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化程度還不高，在業(yè)務(wù)層面凸顯出了信息收集制度不健全、分類體系不科學(xué)、審核程序執(zhí)行不力、鑒定環(huán)節(jié)尚未開展、轉(zhuǎn)遞程序存在漏洞等問題，嚴(yán)重影響了人事檔案信息的質(zhì)量。在部分機(jī)關(guān)企業(yè)的干部檔案專審中，甚至還存在了信息內(nèi)容造假的情況，工作質(zhì)量亟待提升。究其原因，一方面是檔案管理人員對(duì)于檔案工作的重視程度不足，在實(shí)施檔案管理工作的過程中，不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)，主觀上麻痹大意，對(duì)于存在的問題也沒有主動(dòng)進(jìn)行改正。另一方面受限于人事檔案管理人員專業(yè)，標(biāo)準(zhǔn)化工作思路不清晰，標(biāo)準(zhǔn)不明確，導(dǎo)致工作很難開展。

2.2管理人員能力和素質(zhì)欠缺

檔案管理人員的能力和素質(zhì)與管理工作最終的有效性有著直接的關(guān)系，因此，要想促進(jìn)人力資源檔案管理的有效性，促進(jìn)其管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，需要更高水平專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)的專業(yè)人員。但是當(dāng)前企業(yè)沒有將發(fā)展的重點(diǎn)放在人力資源檔案管理方面，相關(guān)的管理觀念比較傳統(tǒng)落后，所以單位內(nèi)部負(fù)責(zé)人力資源檔案管理的工作人員具有很強(qiáng)的不專業(yè)性，致使一些比較專業(yè)檔案管理工作的推進(jìn)并不順利，加上對(duì)工作態(tài)度不端正，造成人力資源檔案管理的研究不能深入。另外，新時(shí)期下社會(huì)的發(fā)展，讓企業(yè)的人力資源檔案管理有了更高的要求，但是單位卻沒有組織內(nèi)部人員參加有效的培訓(xùn)活動(dòng)，所以使得檔案管理水平始終得不到提升。

3人力資源檔案管理中問題的解決措施

3.1規(guī)范檔案管理方法，提高檔案管理質(zhì)量

一是建立健全信息收集制度。從收集對(duì)象、產(chǎn)生活動(dòng)、收集要求三個(gè)方面研究開展制度建設(shè)，具體包括收集歸檔制度、催要制度、聯(lián)系溝通制度、檢查核對(duì)制度等細(xì)分內(nèi)容，確保信息收集有明確的制度依據(jù)。二是進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)。通過開展人事檔案專項(xiàng)培訓(xùn)，提高操作人員的專業(yè)技能，確保在操作層面落實(shí)規(guī)范化要求。三是嚴(yán)格履行審核程序。確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠、信息準(zhǔn)確無(wú)誤、材料完整齊全。

3.2提高相關(guān)人員能力和素質(zhì)

第一，負(fù)責(zé)人力資源檔案管理的相關(guān)人員，其對(duì)待工作的態(tài)度應(yīng)該放端正，正確認(rèn)識(shí)人力資源檔案管理工作的作用以及對(duì)單位發(fā)展的影響，對(duì)待管理工作要從根本上進(jìn)行認(rèn)同，在展開相關(guān)管理工作的時(shí)候，要將自身的主觀能動(dòng)性充分發(fā)揮出來。另外，單位內(nèi)部要定期組織檔案管理人員參加職業(yè)專業(yè)能力的培訓(xùn)活動(dòng)，從深層次培養(yǎng)人才，提升其專業(yè)性，促進(jìn)其將來工作開展能夠更加順利;第二，思想意識(shí)對(duì)檔案管理人員的影響比較大，因此，單位在組織管理人員接受專業(yè)培訓(xùn)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對(duì)其思想水平和政治素養(yǎng)進(jìn)行相關(guān)的培養(yǎng)，使其能夠秉持著正確的思想和政治觀念，在日常的工作中，堅(jiān)持正確積極的作風(fēng)和職業(yè)素養(yǎng)，讓人力資源檔案管理工作的落實(shí)更加有效。

3.3人力資源檔案管理方式的更新

為了不斷提升人力資源檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、信息化水平，需要企業(yè)對(duì)人力資源檔案進(jìn)行集中化管理。在此過程中，應(yīng)當(dāng)搭建起人力資源檔案管理中心，保證滿足未來三十年人力資源檔案存放、管理工作。需要在檔案室配備智能密集架以及防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體等十防設(shè)施。嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)配備檔案查借閱系統(tǒng)，實(shí)行進(jìn)出庫(kù)痕跡管理和一人一碼管理，實(shí)行檔案查借閱預(yù)約等制度，建立人力資源檔案信息管理微信群，提高檔案管理水平和能力。要切實(shí)落實(shí)檔案分類管理模式，定崗定責(zé)，提高檔案日常管理效率。

結(jié)語(yǔ)

對(duì)于正處在轉(zhuǎn)型改革發(fā)展中的企業(yè)，人才是發(fā)展的第一動(dòng)力，管理和利用好人事檔案對(duì)企業(yè)在選人用人上奠定了管理基礎(chǔ)。健全規(guī)范檔案管理各項(xiàng)制度，注重檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化，建立健全企業(yè)的硬件檔案管理設(shè)施，順應(yīng)時(shí)代要求，做好人事檔案的信息化管理是現(xiàn)代人力資源管理的必要手段，也是企業(yè)健康高效發(fā)展的重要舉措。

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