基于ERP系統(tǒng)的業(yè)務數據在庫存優(yōu)化中的標準化應用

王侃

摘要：在“市場低油價”的大環(huán)境下，庫存優(yōu)化工作已成為中國海油降本增效的一項重要舉措。如何基于現有正確合理的業(yè)務數據開展庫存優(yōu)化分析工作便成為亟待解決的問題。為解決這個分析“瓶頸”，本文基于SAP系統(tǒng)，探究SAP系統(tǒng)的業(yè)務數據標準化過程，梳理出具有庫存優(yōu)化功能的組織架構以及采購、消耗業(yè)務，在集團公司KPI考核指標建立、物資管理專項報表開發(fā)、MRP效果評估等相關庫存優(yōu)化專項工作得以運用;并提出物料超市平臺在集團公司庫存優(yōu)化中的作用。同時根據得出的新的物資區(qū)分維度給出相應未來可管控的策略方向，為管理人員提供數據支持及決策依據。

關鍵詞：標準化;庫存優(yōu)化;SAP系統(tǒng);組織架構;移動類型

1.引言

1.1開展業(yè)務數據標準化工作背景

2015年4月，物資裝備部啟動“物資清理及庫存優(yōu)化專項提升工作”，2016年至今持續(xù)開展庫存優(yōu)化專項提升工作，通過倉儲物資優(yōu)化、賬外物資處置、管理制度完善三方面工作的具體落實，有效實現降本增效，并將提升后的物資管理效能與機制納入企業(yè)經營的常態(tài)化工作中。

隨著海上鉆井勘探、開發(fā)產能規(guī)模的不斷擴大，物資保障和庫存成本二者之間的矛盾日益突出。一方面，隨著鉆井、生產的規(guī)模擴大對物資在數量、質量上提出了更高要求;另一方面庫存的增加加大了流動資金占用，嚴重影響經營管理成本，進而影響到勘探開發(fā)工作的順利開展，因此改進石油企業(yè)庫存管理已成為當前亟待解決的問題。

正是以數據標準化為前提、以專項工作為導向、以庫存優(yōu)化為抓手的大背景下，各家單位持續(xù)開展庫存分析工作，助力優(yōu)化提升。但是，作為支撐手段的庫存數據信息，往往讓分析人員“望而卻步”：SAP系統(tǒng)數據資源豐富，但是很難獲得分析人員想要的數據，SAP標準功能與實際業(yè)務標準還有一些差異。

1.2開展業(yè)務數據標準化在庫存優(yōu)化中的意義

通過SAP標準功能總結出有用的業(yè)務數據，再與實際業(yè)務相結合，發(fā)揮兩者優(yōu)勢，對所有物資進行庫存分析，對于提高各二級單位的庫存管理水平以及降低庫存成本具有著重要的理論與現實意義，具體表現在以下幾個方面：

（1）全面了解海油庫存物資，降低庫存成本

通過正確的業(yè)務數據分析有利于讓各二級單位了解本單位的物資儲存情況，協助各二級單位把本單位的庫存物資“管起來”;找出各二級單位對于物資存儲的共通性，對一些不合理的存儲量進行相關處理，對一些不合理的物資需求進行一定的改善，加快資金流動，達到“降本增效”的目的[1]。

（2）提高物流庫存管理水平和服務水平。

通過正確的業(yè)務數據分析，有利于清楚物資使用頻率，有利于庫管人員了解該項物資，提高庫存管理水平。

（3）為其他生產制造類企業(yè)庫存優(yōu)化研究提供借鑒。

本文選取的分析點是通過SAP系統(tǒng)中業(yè)務數據的標準化從而得出相關庫存優(yōu)化關鍵性指標。其他分析人員也可以通過該思路找出相關優(yōu)化點，找出更多適合海油庫存優(yōu)化分析的指標，對以后的研究提供借鑒。

2.庫存分析需明確的基本標準

2.1組織架構

2.1.1組織架構形成背景

自2015年4月份物資清理及庫存優(yōu)化專項工作開展起，項目組會對各二級單位賬內庫存進行跟蹤。在跟蹤的時候發(fā)現以下實際情況：

在SAP系統(tǒng)中只有公司代碼與工廠、工廠與庫存地的對應關系，沒有二級單位與公司代碼的對應關系。項目組在分析各單位庫存時，往往看到一家工廠卻很難查出其所屬單位是哪一家，對庫存優(yōu)化分析造成一定的影響。

油氣、三劑等物資庫存金額占比非常大，這些原料、產成品都是在庫存優(yōu)化過程中需要剔除的數據。

某些廢棄工廠下因為歷史原因還有庫存數據信息。

如不能及時對這些物資及工廠進行區(qū)分，會影響到對中國海油庫存分析的思路及數據的準確性。

2.1.2庫存物資分析范圍

2.1.1節(jié)中說明了有些物資是不需要計入庫存分析的。在更多的庫存優(yōu)化分析過程中，只需考慮本單位采購回來用于生產的物資。經梳理，庫存物資的分析范圍如下：

倉儲物資。倉儲物資指企業(yè)為滿足生產、經營、建設需要，經采購入庫做倉儲管理的物資，包括賬內物資、賬外物資。

排除本單位代買代賣物資。這部分物資不屬于庫存優(yōu)化分析的范疇。如海發(fā)物料超市平臺，買回來的物資直接賣出去。

排除本單位自產物資。

排除本單位用于直接生產自產物資所需的原材料、中間產品。如油、氣等。

2.1.3組織架構形成意義

組織架構，直接決定著各單位庫存及各項指標統(tǒng)計的準確性，是中國海油庫存分析中最基本的標準。所以組織架構的形成有其重要意義：

該組織架構把有限天津等單位設置為二級單位，便于統(tǒng)計分析;

該組織架構可以把“廢棄工廠”進行標識，保證分析數據正確性;

該組織架構可以把海油內絕大部分的產成品及原材料剔除掉，保證分析數據合理性;

該表可以根據未來庫存優(yōu)化的方向進行增強。

目前，該組織架構維護了中國海油12家二級單位共7913條庫存地信息，并且可以在SAP系統(tǒng)中用ZMM955這個T-code進行相關查詢。

2.2采購和消耗業(yè)務類型區(qū)分

采購入庫和消耗是供應鏈中最重要的兩個環(huán)節(jié)，關系著采辦的合理性及庫存的合理性問題。如果采購多了消耗少了，必定產生積壓;相反，如果消耗多了，采購少了，必定造成物資資源緊缺，可能影響正常生產。

2.2.1SAP累計入庫和出庫的邏輯

在SAP系統(tǒng)中，用移動類型和借貸標識“S”和“H”表示物資的入和出，這只是機器的邏輯，會誤導我們真正分析物資的出入庫情況。例如，正常采購80000001這個物資100EA，最后退貨50EA，在SAP的報表中會顯示出累計入庫100EA，累計出庫50EA;正確邏輯應該是累計入庫50EA，累計出庫0EA。再如系統(tǒng)中有很多轉儲訂單，而這種轉儲訂單并沒有對物資發(fā)生質的變化，所以如果算入出入庫也是不合理的。因此一個合理、標準的用來判斷采購入庫和消耗的邏輯變得尤為重要。

2.2.2SAP系統(tǒng)中業(yè)務類型梳理

2.2.2.1 入庫業(yè)務

（1）采購入庫

主要包括常見的采購訂單收貨及退貨移動類型。主要包含兩個部分：

a. 由采購產生的入庫，包含普通庫存、項目庫存Q、寄售庫存K等，物料憑證中“移動標識MSEG-KZBEW=B”，且有對應會計憑證的貨物移動;

b. 從寄售庫存轉儲到自有庫存也屬于采購入庫，移動類型為411，移動標識MSEG-KZBEW為空，特殊庫存為K。

（2）其它入庫業(yè)務

除采購入庫以外的其它入庫，如轉儲入庫、調撥入庫、無采購訂單收貨、免費收貨、庫存初始化入庫、盤點入庫等。

2.2.2.2 發(fā)出業(yè)務

（1）消耗

庫存物料（非限制和項目庫存MSEG-SOBKZ=Q）投入生產和消耗中，如有關成本中心的發(fā)貨、有關項目的發(fā)貨、有關訂單的發(fā)貨、有關網絡的發(fā)貨、維修工單發(fā)貨等。

（2）其它出庫業(yè)務

除消耗外的其它入庫，如轉儲出庫、調撥出庫、無采購訂單收貨沖銷、免費收貨沖銷、庫存初始化出庫、盤點出庫等。

（3）報廢

將庫存物料（非限制和項目庫存）報廢的業(yè)務。

2.2.2.3 直達料

采購訂單收貨時，存貨不進入庫存科目，直接計入消耗科目的。寄售庫存轉自有庫存時，存貨不計入庫存科目，直接計入消耗科目的。

2.2.3采購入庫和消耗在SAP系統(tǒng)里的區(qū)分

根據SAP系統(tǒng)中的業(yè)務梳理結果，發(fā)現相關業(yè)務類型與SAP系統(tǒng)中的移動類型、借貸標識、特殊庫存、移動標識、消耗標識、收貨標識這六個字段有關系。

根據以上SAP系統(tǒng)邏輯，形成了《業(yè)務類型區(qū)分表》，如表2所示：

《移動類型區(qū)分表》是基于SAP系統(tǒng)中相關字段分析的產物，我們可根據這張表對系統(tǒng)中的數據尤其是庫存分析中重點關注的采購入庫及消耗的業(yè)務類型進行區(qū)分，有助于庫存數據準確性分析。

2.3小結

通過以上分析，我們得出了《組織架構表》以及《業(yè)務類型區(qū)分表》，《組織架構表》可以幫助我們區(qū)別二級單位以及其庫存地的狀態(tài)，《業(yè)務類型區(qū)分表》可以幫助我們區(qū)分出“真正”的采購和消耗。兩者皆為后期庫存優(yōu)化分析提供基礎。

3.業(yè)務數據標準化在庫存優(yōu)化中的應用

在庫存分析中，通過組織架構及業(yè)務類型區(qū)分表可進行重要指標的分析，也在集團公司物資裝備部及二級單位多個專項工作中得以應用。

3.1物資管理專項報表（BW報表）

隨著集團信息化、標準化的提升，要逐步實現物資數據和各類業(yè)務數據的“高質量”和“標準化”，物資管理專項報表的價值愈發(fā)體現。集團公司已基于BW平臺，基于《組織架構表》以及《業(yè)務類型區(qū)分表》開發(fā)實現了若干張關于庫存、采購、主數據的報表，可用于開展物資管理及庫存優(yōu)化工作。各二級單位可依托這些報表進行分析應用，對關鍵指標（庫存周轉率、采購入庫比等）、物資（大宗物資、積壓物資等）進行跟蹤、對標，分析異常原因，落實整改，提高管理能力。

3.2物料需求計劃效果評估

物料需求計劃（Material Requirement Planning，MRP）的主要功能是確保物資的可用性，即根據企業(yè)內部生產和銷售的計劃來采購物資。MRP可以幫助管理人員監(jiān)控庫存、自動為采購和生產生成采購的建議[2]。用通俗的語言說就是：能供應正確的物資，按時并保證所需數量，同時避免產生過量的庫存。

某二級單位的MRP物資已運行了快一年，需要對MRP物資運行的效果進行評估。該二級單位基于《組織架構表》與《業(yè)務類型區(qū)分表》在SAP系統(tǒng)中開發(fā)《共享物資成果分析報表》，通過采購消耗比率的測算指標，找出偏離正常業(yè)務范圍的數據，進行分析，協助本單位進行改正：如果每月有消耗，但采購消耗比率均在1以上，說明采購長期大于消耗，就需要對安全庫存和需求進行分析，調整未來的采購量。

3.3新物資分類

3.3.1新物資分類方法

根據三年無動態(tài)、庫存情況、采購情況以及周轉率等特征值，總結出海油的物資大概可以分為三類：

采購金額高、庫存金額高、三年無動態(tài)庫存金額高、周轉率低的物資，如管材、事故備件等。該類物資往往由于其采購的計劃及事故備件等原因造成積壓，占用庫存金額，是庫存優(yōu)化的重點。

該類物資又可分為兩類，第一類是非事故備件類物資，如管材、鋼管、日常生產用的配件等，稱為“第一類物資”;第二類是事故備件類物資，稱為“第二類物資”。區(qū)分方式由各所屬單位進行確認，在這里不做過多研究。

周轉率高、庫存金額低的物資，如通風管道、防火涂料、開關柜等。該類物資有“即用即銷”的特點，稱為“第三類物資”。

3.3.2新物資分類應用場景

（1）為物資管理資源優(yōu)化研究提供決策依據

在保證生產的前提下，打破瓶頸，發(fā)揮主觀能動性，積極推動“大物流”的實現。如果從組織管理、運營服務等角度，重構集團整體物資管理業(yè)務模式，通過建立“物資公司”、“物管中心”等模式，強化集團整體物資管控能力，那針對第一類物資（非事故備件類物資），適合存放在建立一級集中儲備庫存放;針對第二類物資，由于事故備件較多，適合建立三級周轉庫進行存放;針對第三類物資，優(yōu)化采購，可以采用物料超市平臺對其進行管理。

（2）為儲備定額研究提供決策依據

物資儲備定額全面制定后將使庫存物資結構更加科學合理，有效降低設備突發(fā)故障帶來的風險與損失，加快庫存物資周轉，將庫存占用資金壓縮到合理水平，有效降低庫存持有成本，為降本增效工作提供新的利益增長點。建議各二級單位可以針對第一類物資和第二類物資進行儲備定額的研究，制定該類物資儲備定額可以按照以下步驟來進行：

如果有單位沒有建立過對物資的儲備定額研究，所以可以先采取經驗公式等進行儲備定額，待到發(fā)現其消耗規(guī)律后，結合采購、勘探開發(fā)、生產等不確定因素，總體建立備件消耗規(guī)律模型或消耗定額，并逐步完善模型。

（3）改變儲備方式防止積壓

在海油系統(tǒng)中的第一類物資尤其是管材類的物資，通過在SAP系統(tǒng)中查詢供應商信息可以得知，與中國海油管材有業(yè)務聯系并且占到中國海油總采購額90%的供應商總共不超過20家，可以對于業(yè)務量大的供應商改變現有的集采方式，由低價中標的方式改為協議采購，發(fā)展中國海油與采購額高的供應商的戰(zhàn)略合作關系，實施供應商管理庫存和寄售業(yè)務。在實施過程中，加強與供應商的溝通對接，同時可與廠家商定回購條款，以便保證資金鏈充足，防止資金占用。

4.結論

本文充分利用SAP中的標準功能，找出與企業(yè)相關的標準指標，再按照該標準對目前遇到的一些問題進行量化，為企業(yè)管理者提供決策依據。SAP系統(tǒng)不僅是海油的業(yè)務系統(tǒng)，而且要成為我們日常的分析決策系統(tǒng)。展望今后的研究，隨著報表功能完善，SAP知識不斷增加，相信對于物資的分析會多維度、信息會更完善，也會更好的結合實際業(yè)務去分析。

參考文獻：

[1]張養(yǎng)濱，淺談提高中石油ERP系統(tǒng)中物資數據質量的方法和措施[J].石油石化物資采購2015，（11）：58～62

[2]蘇博，陳溯，唐成功.ERP數據質量評估與數據治理方法研究[J].信息系統(tǒng)工程2012，（8）：141～144