醫(yī)院疫情防控檔案管理工作研究

郝飛

自新冠肺炎疫情發(fā)生以來，各行各業(yè)、各機(jī)構(gòu)在新冠肺炎疫情防控（以下簡(jiǎn)稱疫情防控）工作中留下了大量的檔案資料，對(duì)這些檔案資料進(jìn)行認(rèn)真地整理、保存乃至再利用，具有十分重要的意義。其中，醫(yī)院疫情防控檔案資料的數(shù)量尤為可觀，其重要性不言而喻。醫(yī)院疫情防控檔案是指醫(yī)院在疫情防控工作過程中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和各種載體的檔案資料，包括重大決策部署、政策文件、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、防控方案、應(yīng)急預(yù)案、工作總結(jié)、醫(yī)療救治記錄、疫情數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、媒體宣傳報(bào)道等，這些檔案資料是醫(yī)院抗擊新冠肺炎疫情的重要?dú)v史記錄和真實(shí)寫照，是醫(yī)院檔案的重要組成部分。

一、醫(yī)院疫情防控檔案管理工作的重要意義

醫(yī)院因其在疫情防控工作中承擔(dān)的重要角色，決定了其疫情檔案的豐富性和重要性，也決定了疫情防控檔案管理工作的重要意義。也正因此，國(guó)家檔案局早在2020年全國(guó)新冠肺炎疫情爆發(fā)之初就發(fā)出通知，要求“各級(jí)檔案部門在疫情防控工作中，要自覺扛起責(zé)任、腳踏實(shí)地、主動(dòng)作為，統(tǒng)籌做好疫情防控期間檔案工作”，并應(yīng)做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。

（一）疫情防控檔案為醫(yī)院疫情防控工作保存重要?dú)v史記錄

疫情防控檔案是醫(yī)院救治傳染病患者以及醫(yī)院自身疫情防控的珍貴歷史記錄，是一種全過程資料。它記錄了一個(gè)患者或眾多患者發(fā)病的時(shí)間和地點(diǎn)，以及住院治療的詳細(xì)過程。這些過程性資料，屬于疫情發(fā)展史的范疇，也是醫(yī)院發(fā)展史的一部分，這樣的歷史記錄有利于醫(yī)學(xué)專家全面準(zhǔn)確地分析傳染病的規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)于醫(yī)院做好傳染病防治工作具有重要的參考價(jià)值和意義。因此，疫情防控檔案在其中起著為醫(yī)院存史的基礎(chǔ)功能，這些檔案資料對(duì)醫(yī)院將來面對(duì)傳染病疫情時(shí)進(jìn)行有效處置具有參考價(jià)值，其本身已歸屬為“史料”，可以為將來醫(yī)院編寫“史志”提供史料支撐。

（二）疫情防控檔案為醫(yī)院統(tǒng)籌部署疫情防控工作提供決策參考

新冠肺炎疫情在全國(guó)各地的發(fā)生，經(jīng)歷了多點(diǎn)爆發(fā)、零散發(fā)病、外國(guó)病例零星輸入等多輪情況。有的傳染病醫(yī)院經(jīng)歷了多輪次的收治病人，每一輪次收治留下的檔案資料都會(huì)為下一輪次的收治提供重要的決策參考。病人的發(fā)病特點(diǎn)、醫(yī)院治療方案、醫(yī)院疫情防控綜合方案等檔案資料具有長(zhǎng)效的參考作用，有的檔案資料稍作整理就可以及時(shí)為防控工作決策提供利用服務(wù)。實(shí)踐證明，醫(yī)院在疫情防控中發(fā)生的一些應(yīng)急特殊情況，之所以能夠快速、高效的予以應(yīng)對(duì)，以往的檔案資料發(fā)揮了重要的作用。

（三）疫情防控檔案為醫(yī)院應(yīng)對(duì)疫情開展救治提供科學(xué)依據(jù)

診療方案不是無源之水、無本之木，疫情防控檔案就是新的診療方案的重要論據(jù)。一套診療方案在醫(yī)療實(shí)踐中所取得的成功經(jīng)驗(yàn)或失敗教訓(xùn)，都會(huì)記錄在冊(cè)。醫(yī)院在應(yīng)對(duì)疫情開展救治中需要汲取以往救治工作積累的經(jīng)驗(yàn)，疫情防控檔案就是“以往的經(jīng)驗(yàn)”，對(duì)這些經(jīng)驗(yàn)不能無視，有的檔案能夠提供救治的科學(xué)依據(jù)，有必要對(duì)其進(jìn)行重新分析并再次應(yīng)用。從這種意義來看，眾多的疫情防控檔案資料尤其是可以為醫(yī)療救治提供參考借鑒的用藥品種、救治方案等，甚至應(yīng)該成為醫(yī)務(wù)工作者的案頭必備。

（四）疫情防控檔案為科研人員進(jìn)行科學(xué)研究提供重要資料

第一，疫情防控檔案能夠?yàn)榭蒲腥藛T進(jìn)行醫(yī)學(xué)科學(xué)研究提供重要資料。疫情防控檔案是研究傳染病發(fā)生及防控機(jī)制的重要資料，大量的醫(yī)學(xué)科研數(shù)據(jù)可以為衛(wèi)生行業(yè)專家更全面準(zhǔn)確地分析傳染病的規(guī)律及特點(diǎn)、更有效地做好傳染病預(yù)防工作提供參考，也是政府制定相關(guān)衛(wèi)生政策的規(guī)律性、科學(xué)性依據(jù)。此外，疫情防控檔案有其特殊性，通過對(duì)應(yīng)急響應(yīng)、醫(yī)療救治、藥品研發(fā)、公共衛(wèi)生管理等檔案進(jìn)行開發(fā)利用，可以為醫(yī)護(hù)人員的科研攻關(guān)提供技術(shù)支撐?？蒲腥藛T通過利用相關(guān)檔案資料，能夠?qū)σ咔榉揽剡M(jìn)行全流程回顧總結(jié)，分析研判病毒的傳播途徑和周期，并有針對(duì)性地精準(zhǔn)研發(fā)疫苗與特效藥品，為當(dāng)前以及今后疫情防控工作的開展、公共衛(wèi)生突發(fā)事件應(yīng)急處置能力的提升提供基礎(chǔ)性保障。2020年蘭州大學(xué)研發(fā)了新冠疫情預(yù)測(cè)系統(tǒng)，對(duì)北京新發(fā)地疫情進(jìn)行了預(yù)測(cè)，與其后來的疫情發(fā)展基本一致，這其中需要對(duì)以往各地疫情發(fā)生及防控的檔案資料及數(shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)分析，從而對(duì)地區(qū)疫情做出預(yù)測(cè)。

第二，疫情防控檔案能夠?yàn)樯鐣?huì)科學(xué)研究人員進(jìn)行研究提供重要資料。歷史學(xué)研究的觀點(diǎn)主要靠檔案資料來支撐，醫(yī)療衛(wèi)生史研究是近年來歷史學(xué)乃至人文社科的研究熱點(diǎn)，內(nèi)容豐富的醫(yī)院疫情防控檔案是進(jìn)行醫(yī)療衛(wèi)生史研究的重要資料。疫情防控檔案對(duì)其他學(xué)科諸如醫(yī)學(xué)社會(huì)學(xué)、醫(yī)學(xué)哲學(xué)的發(fā)展也都有輔助及促進(jìn)作用。

（五）疫情防控檔案為健康宣教和弘揚(yáng)抗疫精神發(fā)揮促進(jìn)作用

醫(yī)院疫情防控檔案的健康宣教作用也很突出。通過對(duì)疫情防控檔案進(jìn)行深入挖掘，編輯成疫情防控知識(shí)宣傳冊(cè)并向廣大患者和群眾發(fā)放，在宣傳欄張貼防控知識(shí)海報(bào)進(jìn)行展示，舉辦防疫知識(shí)講座等，能夠提高社會(huì)民眾對(duì)傳染病防控和公共衛(wèi)生問題的重視程度，對(duì)普及民眾的防疫科學(xué)知識(shí)、在全社會(huì)倡導(dǎo)健康的生活方式、提升全民的健康素養(yǎng)水平起到積極的促進(jìn)作用。

醫(yī)院疫情防控檔案是醫(yī)院抗擊新冠肺炎疫情的生動(dòng)、鮮活記錄，對(duì)這些記錄資料進(jìn)行收集、整理、編輯，以及擇其精華再展覽，能夠?qū)V大醫(yī)務(wù)工作者產(chǎn)生巨大的激勵(lì)作用，不僅有利于醫(yī)院文化建設(shè)，而且對(duì)醫(yī)院職工、患者和社會(huì)各界人士也將帶來積極的影響，能夠?yàn)榇罅霌P(yáng)抗疫精神、倡導(dǎo)良好社會(huì)風(fēng)尚作出積極貢獻(xiàn)，這也充分體現(xiàn)出檔案資政育人的重要功能。

二、醫(yī)院疫情防控檔案管理工作的方法與策略

（一）完善疫情防控檔案管理制度

要想做好醫(yī)院疫情防控檔案管理工作，制度必須先行。級(jí)別較高、管理較規(guī)范的醫(yī)院可能已經(jīng)具備較為成熟的檔案管理制度，但還需要根據(jù)上級(jí)相關(guān)部門要求以及疫情防控新形勢(shì)對(duì)檔案制度進(jìn)行進(jìn)一步修訂和完善。

第一，明確疫情防控檔案管理制度的目的性。制定疫情防控檔案管理制度的目的是對(duì)醫(yī)院在疫情防控工作過程中形成的有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行全過程規(guī)范管理，為醫(yī)院疫情防控及相關(guān)工作提供有效的參考借鑒和開發(fā)利用服務(wù)。

第二，突出疫情防控檔案管理制度的時(shí)效性。這里的時(shí)效性指檔案收集的起止時(shí)間是從疫情爆發(fā)起收集，還是從收治第一個(gè)確診病例起收集，都要有明確的規(guī)定，不能含糊其辭。時(shí)效性還體現(xiàn)在收集檔案的效率上，要快速、及時(shí)、高效收集。

第三，完善疫情防控檔案管理制度的實(shí)操性。收集檔案看似簡(jiǎn)單，實(shí)際則千頭萬緒，這就決定了疫情防控檔案管理制度要明確收集的具體操作方法，讓檔案人員在實(shí)際工作中能夠應(yīng)收盡收并高效完成工作。

（二）明確疫情防控檔案的歸檔原則和范圍

第一，明確歸檔原則。根據(jù)國(guó)家檔案部門的要求，以及考慮到新冠肺炎疫情的反復(fù)性和長(zhǎng)期性、防控工作的嚴(yán)峻性和復(fù)雜性，醫(yī)院疫情防控檔案歸檔的基本原則是“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。

第二，明確歸檔范圍。從檔案資料的形式來看，涉及疫情防控的所有文字、圖片、數(shù)據(jù)均可歸檔，醫(yī)院疫情防控檔案的歸檔范圍大概可分為以下幾類：1.病歷類資料，醫(yī)院接收、診治病人或疑似病人形成的文字材料（包括典型病案分析，專家會(huì)診、論證、治療方案等）;2.醫(yī)學(xué)專題研究、專家會(huì)診資料，主要包括對(duì)新冠肺炎進(jìn)行研究形成的文件材料及相關(guān)數(shù)據(jù)，上級(jí)派來的醫(yī)療專家和學(xué)者進(jìn)行巡診、會(huì)診所形成的各種資料;3.各種方案、預(yù)案及規(guī)程性資料;4.醫(yī)院疫情防控物資采購(gòu)或接受捐贈(zèng)、發(fā)放等資料;5.新聞宣傳報(bào)道資料，在傳統(tǒng)媒體和新媒體上登載或播發(fā)的涉及醫(yī)院疫情防控的新聞報(bào)道、宣傳材料，對(duì)先進(jìn)事跡、先進(jìn)人物的報(bào)道材料尤要注重保存;6.黨建資料，廣大黨員在疫情防控工作中沖在第一線，各級(jí)黨組織發(fā)揮了戰(zhàn)斗堡壘作用，要特別注意收集醫(yī)院疫情防控工作相關(guān)黨建資料，這對(duì)教育黨員以及當(dāng)前的黨史學(xué)習(xí)教育具有重要的導(dǎo)向作用;7.其他資料，包括醫(yī)院疫情防控的登記表、測(cè)溫儀、出入證、標(biāo)語橫幅、職工個(gè)人的抗疫日記、住院患者的感謝信及錦旗等實(shí)物資料。

（三）高度重視疫情防控檔案的收集工作

醫(yī)院要高度重視疫情防控檔案的收集工作，這項(xiàng)工作需要醫(yī)院上下的全力配合，因此，醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)、各科室負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人必須從思想上高度重視檔案收集工作。

第一，提高政治站位，強(qiáng)化素質(zhì)要求。1.要求檔案收集人員具備較高的政治素養(yǎng)和思想覺悟，政治站位要高，要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨中央和國(guó)務(wù)院的決策部署，深入領(lǐng)會(huì)相關(guān)政策和文件精神，增強(qiáng)“四個(gè)意識(shí)”、堅(jiān)定“四個(gè)自信”、做到“兩個(gè)維護(hù)”，要具有為黨管檔，為國(guó)守史的政治責(zé)任感，隨時(shí)關(guān)注疫情防控形勢(shì)發(fā)展，快速準(zhǔn)確收集相關(guān)檔案，確保檔案資料不遺失、不丟棄。2.要求檔案收集人員與時(shí)俱進(jìn)、勇于創(chuàng)新，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，檔案管理方式也發(fā)生了巨大的變化，小視頻、小動(dòng)畫以及新媒體的廣泛出現(xiàn)，要求檔案收集人員必須建立“互聯(lián)網(wǎng)+”的思維模式，主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)、掌握新技能，讓各種電子檔案得到及時(shí)收集和長(zhǎng)期保存。

第二，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，注重全員參與。醫(yī)院要成立疫情防控檔案收集工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確責(zé)任到人，加強(qiáng)部門協(xié)調(diào)。從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)到一線醫(yī)護(hù)人員都要有檔案意識(shí)，要號(hào)召全院職工在日常工作中注意收集相關(guān)檔案資料，在全院上下形成“收集檔案、人人有責(zé)”的工作氛圍。醫(yī)院應(yīng)拓寬疫情防控檔案收集工作思路，可以由醫(yī)院檔案室作為牽頭部門，醫(yī)院所有科室負(fù)責(zé)人為科室檔案收集工作的第一責(zé)任人，所有科室的兼職檔案員以及負(fù)責(zé)疫情防控的工作人員為骨干力量，醫(yī)院所有投身于疫情防控的工作人員共同參與防控檔案的收集，在醫(yī)院建立起“上下聯(lián)動(dòng)、形成合力”的疫情防控檔案收集工作機(jī)制。

（四）強(qiáng)化疫情防控檔案的開發(fā)編研和利用工作

疫情防控檔案不是死檔案，只有加強(qiáng)對(duì)其開發(fā)編研和再利用，才能使其發(fā)揮更大作用。

第一，編寫檔案專題匯編。醫(yī)院檔案部門在認(rèn)真梳理、查閱館藏疫情防控檔案后，要制定匯編方案，編纂相關(guān)專題匯編，如確診病例救治匯編、醫(yī)院疫情防控制度匯編等，通過這些專題匯編積極為醫(yī)院疫情防控工作服務(wù)。

第二，編寫疫情防控資政參考信息。收集相關(guān)具有重大參考價(jià)值的檔案資料，將其編寫為資政參考信息，分類提供給上級(jí)部門、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)或醫(yī)護(hù)人員參考學(xué)習(xí)。

第三，將檔案資料進(jìn)行展覽。精心選擇醫(yī)院疫情防控中的重要文字材料、圖片、實(shí)物等檔案資料，利用護(hù)士節(jié)、醫(yī)師節(jié)、院慶等重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)，在醫(yī)院醒目的重要位置上進(jìn)行專題展覽，通過展覽途徑發(fā)揮疫情防控檔案對(duì)醫(yī)院干部職工的宣傳教育作用。

（五）加強(qiáng)對(duì)檔案及檔案保存場(chǎng)所的消毒通風(fēng)管理工作

醫(yī)院對(duì)檔案及檔案保存場(chǎng)所除了要做好日常的防火、防潮、防盜工作外，在常態(tài)化疫情防控的背景下還有一項(xiàng)特殊且非常重要的要求，即消毒通風(fēng)管理工作。

第一，要確保檔案管理人員的生命健康，與疫情相關(guān)的患者的紙質(zhì)病歷在進(jìn)入檔案保存場(chǎng)所之前，要對(duì)其進(jìn)行徹底消毒。

第二，檔案保存場(chǎng)所的消毒通風(fēng)管理是基礎(chǔ)性工作。檔案保存場(chǎng)所通常環(huán)境比較密閉，必須定期對(duì)其進(jìn)行消毒和通風(fēng);對(duì)檔案保存場(chǎng)所的空調(diào)系統(tǒng)也要定期檢查、清洗和維護(hù)，防止病毒通過空調(diào)系統(tǒng)進(jìn)行傳播。

第三，對(duì)利用之后歸還的疫情防控檔案也要進(jìn)行再消毒處理。

（六）建立疫情防控電子檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，醫(yī)院疫情防控電子檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立也是醫(yī)院檔案資源建設(shè)的必然要求。疫情防控電子檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)是重大疫情科研工作的數(shù)據(jù)和資料來源之一，建立這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)并加以共享，可以使臨床數(shù)據(jù)跨醫(yī)院、跨區(qū)域乃至跨國(guó)共享成為可能。

新冠肺炎疫情發(fā)生以來，有多位檔案學(xué)者倡議建立國(guó)家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)或疫情防控工作專題檔案與文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，雖然內(nèi)容稍有區(qū)別，但均指向建立電子檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)。建立這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)，需要全國(guó)各省市乃至各醫(yī)療機(jī)構(gòu)的大力支持和配合，各醫(yī)療機(jī)構(gòu)要建立起本機(jī)構(gòu)的電子檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)。有學(xué)者提出了“理清建設(shè)思路——明確建設(shè)原則——構(gòu)建基本框架——明晰建設(shè)流程——充實(shí)資源基礎(chǔ)”的建設(shè)路徑，這個(gè)建設(shè)路徑是可行的，關(guān)鍵是需要檔案一線人員付出辛勞，從而努力實(shí)現(xiàn)醫(yī)院疫情防控檔案的電子化。

醫(yī)院要樹立大數(shù)據(jù)思維，在對(duì)醫(yī)院整體信息化進(jìn)行系統(tǒng)分析和研究的基礎(chǔ)上，充分了解醫(yī)院疫情防控檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和具體要求。醫(yī)院可以與數(shù)據(jù)庫(kù)研發(fā)公司合作，借助研發(fā)公司的信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，建立起醫(yī)院的數(shù)字檔案平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)疫情防控檔案的電子化，建立疫情防控電子檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，并根據(jù)所處地區(qū)的實(shí)際情況，促進(jìn)本地區(qū)疫情防控大數(shù)據(jù)分析平臺(tái)的建設(shè)。

為國(guó)存檔守史，責(zé)任重于泰山。醫(yī)院疫情防控檔案既是醫(yī)院發(fā)展過程中的關(guān)鍵歷史資料，也是整個(gè)國(guó)家抗疫歷史資料的重要組成部分。收集、保存、編研、利用好這些珍貴的檔案資料，做好醫(yī)院疫情防控檔案管理工作，是檔案工作者的光榮使命和神圣職責(zé)。2003年“非典”讓我們認(rèn)識(shí)了兇險(xiǎn)的冠狀病毒，2020年面對(duì)新冠肺炎疫情的突然來襲，我們由原來的慌亂變?yōu)殒?zhèn)定，直至建立戰(zhàn)勝它的信心，這種信心就來自于對(duì)以往抗擊疫情歷史的認(rèn)識(shí)，而檔案在此過程中功不可沒。2020年武漢火神山醫(yī)院和雷神山醫(yī)院的快速建設(shè)，就參照借鑒了2003年北京小湯山醫(yī)院建設(shè)的檔案資料，檔案在助力國(guó)家抗擊疫情方面的價(jià)值和作用得以凸顯。

當(dāng)前，疫情尚未結(jié)束，廣大醫(yī)院檔案工作者要在常態(tài)化疫情防控形勢(shì)下，把握好“事前、事中、事后”等檔案管理的重要節(jié)點(diǎn)，持續(xù)推進(jìn)疫情防控檔案管理工作，準(zhǔn)確高效地為醫(yī)院的疫情防控工作和其他相關(guān)工作提供檔案保障?？箵粢咔椴凰尚?，檔案服務(wù)不斷檔，檔案工作永遠(yuǎn)在路上。

基金項(xiàng)目：本文為2021年度唐山市社會(huì)科學(xué)發(fā)展研究課題的研究成果（課題編號(hào)：TSSKL2021-234）

作者單位：唐山市人民醫(yī)院