ExcelVBA在企業(yè)人力資源信息管理中的作為

王建斌

現(xiàn)代企業(yè)人力資源信息管理，不同于傳統(tǒng)的企業(yè)人力資源信息管理，只統(tǒng)計、分析職工個人基本情況、月度考勤、薪酬、績效、勞保發(fā)放期限等數(shù)據(jù)，還涉及到統(tǒng)計不同時間段的考勤、薪酬、個稅抵扣、社保、新冠病毒疫情防控等多方面信息，數(shù)據(jù)量大幅攀升，因此提高人力資源信息管理的效率問題便提上了人力資源專業(yè)技術(shù)人員的日程。目前提高效率的方法主要有用辦公軟件協(xié)同辦公、人力資源通用軟件、軟件外包公司量身定制開發(fā)軟件、公司自主開發(fā)軟件等方式，這些方式各有利弊，而Excel VBA，作為自動化辦公利器，以其開發(fā)周期短、開發(fā)效率高、緊跟企業(yè)發(fā)展和需求變化方便修改、培訓(xùn)周期短使用人員上手快等優(yōu)點(diǎn)，在提高信息處理效率方面占有重要的一席之地，在現(xiàn)代企業(yè)人力資源信息管理中大有作為。

一、當(dāng)前人力資源信息管理方式的現(xiàn)狀和優(yōu)缺點(diǎn)

1.Excel表格辦公方式。當(dāng)前，相當(dāng)數(shù)量小微企業(yè)，由于產(chǎn)品產(chǎn)量、營業(yè)收入較低，工種設(shè)置簡單，職工人數(shù)較少（100人之內(nèi)），沒有配備專職的人力資源專業(yè)技術(shù)人員，更不會投資使用專業(yè)的人力資源信息管理軟件。對人力資源信息的處理，主要依靠Excel（或國產(chǎn)WPS）表格軟件自有功能進(jìn)行處理。如果數(shù)據(jù)記錄少，管理靈活多變，用Excel進(jìn)行人力資源信息管理雖然易出錯，效率一般，但也未嘗不可。

2.市場通用信息管理軟件。因企業(yè)規(guī)模、需求不同，真正做到通用人力資源信息管理軟件鳳毛磷角，少之又少。即使有，也大部分是付費(fèi)軟件，需要一筆不菲的費(fèi)用，但易用性有待驗(yàn)證。

3.企業(yè)定制信息管理軟件。大中型企業(yè)由于實(shí)力相對雄厚，部門設(shè)置復(fù)雜，員工人數(shù)眾多，企業(yè)定制信息管理軟件，便成為首選。由于外包軟件開發(fā)公司與企業(yè)人力資源管理部門進(jìn)行了對接，需求滿足度好，功能比較全面。但缺點(diǎn)一是費(fèi)用較高;二是不靈活，企業(yè)需求發(fā)生變化，仍然需要找原來的軟件公司進(jìn)行對接，進(jìn)行開發(fā)升級;三是對網(wǎng)絡(luò)性能、服務(wù)器維護(hù)要求較高;四是集團(tuán)與各業(yè)務(wù)分子公司對人力資源信息管理的需求存在共性與個性之分，該類軟件并不能完全滿足各分子公司對人力資源信息管理的需求。

4.企業(yè)自主開發(fā)信息管理軟件。企業(yè)有專門的IT部門，或有優(yōu)秀的IT開發(fā)人才，自主開發(fā)人力資源信息管理軟件也是一個不錯的辦法。如此，企業(yè)需求可以隨時對接，需求發(fā)展變化、發(fā)生問題可即時進(jìn)行更新維護(hù)。但自主開發(fā)的軟件由于部門溝通、開發(fā)人員水平等因素，也會存在良莠不齊的現(xiàn)象。Excel VBA也可以看做企業(yè)自主開發(fā)的一種方式。

二、Excel VBA提高人力資源信息管理水平的優(yōu)點(diǎn)和不足

VBA全稱Visual Basic for Applications，是基于Visual Basic for Windows 發(fā)展而來的，目前最新版本是7.0。VBA 提供了面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計方法，提供了相當(dāng)完整的程序設(shè)計語言。它易于學(xué)習(xí)掌握，可以使用宏記錄器記錄用戶的各種操作并將其轉(zhuǎn)換為VBA程序代碼。這樣用戶可以非常容易地將日常工作轉(zhuǎn)換為VBA程序代碼，使工作自動化。微軟辦公軟件取得巨大成功的一個重要原因就是集成了VBA，基于Excel的VBA小程序數(shù)不勝數(shù)。掌握VBA語言的使用，可以讓復(fù)雜的工作簡易化，減少不必要的重復(fù)性工作，大大提高辦公工作效率。VBA程序員很多是業(yè)余程序員，正因?yàn)闃I(yè)余，解決的卻是實(shí)際工作中需要解決的問題。

1.Excel VBA在人力資源信息管理中的優(yōu)點(diǎn)。①開發(fā)門檻低、開發(fā)周期短、開發(fā)效率高、開發(fā)費(fèi)用少。Excel VBA相比于其它編程語言，一是不必安裝專門的編程軟件，它集成于Excel電子表格軟件中，而Excel軟件在各企業(yè)中基本是必備軟件，都有安裝。二是VBA與Office辦公軟件高度融合，處理Excel中的數(shù)據(jù)效率非常高。三是與過去風(fēng)靡全球的Visual Basic語言的語法一致，比較簡單，適合新手學(xué)習(xí)，上手快，適合企業(yè)兼職編程人員（人力資源管理專業(yè)人員也可兼職）使用。四是相比于專業(yè)定制人力資源軟件，開發(fā)費(fèi)用少之又少，不及前者的零頭。②培訓(xùn)周期短，培訓(xùn)成本低。由于企業(yè)辦公人員一般都會使用Excel表格軟件，則VBA在Excel中二次開發(fā)的功能更是便于培訓(xùn)，培訓(xùn)周期非常短，培訓(xùn)成本低。③信息處理速度快、準(zhǔn)確性高、使用效果好。VBA比起僅用Excel辦公，對常態(tài)類、重復(fù)性、數(shù)據(jù)量較多的工作處理效率非常高，個人一個班的工作量，有時不到分鐘即可完成，可以達(dá)到秒殺水平。④分享性好、移植性強(qiáng)。VBA文件保存為Excel宏文件，可以在企業(yè)各用戶中相互傳送使用，不需要專門的部署或安裝，不會出現(xiàn)兼容類問題。移植性特別強(qiáng)，分享性好。⑤方便功能升級，靈活快捷。實(shí)踐中，人力資源管理需求會隨著企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整相應(yīng)發(fā)生變化，VBA因其自主開發(fā)，細(xì)微調(diào)整方便靈活，開發(fā)的程序反而生命周期長。

2.Excel VBA在人力資源信息管理中的不足。①網(wǎng)絡(luò)性能不足。VBA程序一般是單機(jī)軟件，互聯(lián)網(wǎng)性能相對不足。互聯(lián)網(wǎng)性能達(dá)到充分發(fā)揮的，一般是專業(yè)定制的人力資源管理系統(tǒng)。②處理性能適中。VBA處理數(shù)據(jù)，一般幾千條記錄處理起來得心應(yīng)手，幾萬條也綽綽有余，但超過10萬條或更高的千百萬條數(shù)據(jù)量，一般需要使用專業(yè)的數(shù)據(jù)庫軟件（MS Access、SQL Server、My SQL、Oracle）進(jìn)行開發(fā)。③對開發(fā)人員有一定素質(zhì)要求。雖然VBA對開發(fā)人員的要求比較低，一般都是業(yè)余的開發(fā)人員，但也不是所有的Excel辦公軟件人員都可以學(xué)習(xí)掌握，企業(yè)內(nèi)部開發(fā)，也是需要依賴單位里具有一定的軟件開發(fā)素質(zhì)人員進(jìn)行開發(fā)、維護(hù)。

三、Excel VBA在人力資源信息管理中大有作為

1.Excel VBA在職工月度考勤匯總中大有作為。職工考勤現(xiàn)在一般采用人臉信息、指紋信息考勤設(shè)置考勤，或者使用企業(yè)微信、釘釘打卡，這些軟件可以記錄職工的打卡時間，但如果企業(yè)的班次設(shè)置復(fù)雜、類型較多，則匯總統(tǒng)計功能不足。這類軟件一般都提供數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，導(dǎo)出的格式一般為電子表格格式文件，這時Excel VBA二次開發(fā)就能像共享單車一樣，解決最后一公里問題，解決效率的痛點(diǎn)問題。將導(dǎo)出的文件作為標(biāo)準(zhǔn)模板，VBA針對模板中的數(shù)據(jù)進(jìn)行時間判斷、出勤判斷、出勤匯總，可以形成考勤的日報、月報。

2.Excel VBA在職工年度考勤臺帳中大有作為。現(xiàn)代企業(yè)人資信息管理，很多要求對職工考勤建立年度臺帳，年終獎金、有關(guān)季度津貼、績效獎金會與職工季度、年度出勤掛鉤。一般通過Vlookup函數(shù)的匹配功能，將職工的職工號、身份證號逐月進(jìn)行匹配，可以完成此項(xiàng)工作，但如果十幾個部門的考勤月報，都匯總到公司一個考勤臺帳中，則Vlookup函數(shù)的效率就有問題，此時通過Excel VBA二次開發(fā)的導(dǎo)入程序，通過月份判定匹配、職工號判定匹配，通過記錄內(nèi)外雙循環(huán)的流程，幾秒鐘即可導(dǎo)入一個二三百人的部門月度考勤，幾千人的企業(yè)，十幾個部門的導(dǎo)入?yún)R總，也能幾分鐘搞定。

3.Excel VBA在職工生產(chǎn)勞保統(tǒng)計中大有作為。企業(yè)為職工配備生產(chǎn)勞保，一般都有一定的周期，但職工入職時間不一，則領(lǐng)取生產(chǎn)勞保的周期也就不一樣，加上生產(chǎn)勞保品類眾多，對人力資源專業(yè)管理人員來說，這也是一項(xiàng)大費(fèi)周章的工作。而Excel VBA的二次開發(fā)，可為生產(chǎn)勞保統(tǒng)計造表者帶來福音。通過職工領(lǐng)取勞保時間加上勞保領(lǐng)取的標(biāo)準(zhǔn)間隔月份，形成新的日期，新的日期與當(dāng)前造表日期進(jìn)行判斷，則可逐一判斷出每名職工每一勞保品種是否該領(lǐng)，判斷完成后，可在新的工作表中形成發(fā)放表。

4.Excel VBA在職工月度薪酬造表中大有作為。Excel VBA在職工工資造表中，更能大展拳腳。工資表，需要輸入職工的日資標(biāo)準(zhǔn)、出勤、社保、績效、工資帳號等信息，通過建立統(tǒng)一的工資表格式，將出勤等其它項(xiàng)目的信息表作為模板，在工資表中用VBA進(jìn)行二次開發(fā)，將出勤等信息都可以精準(zhǔn)導(dǎo)入，不但比傳統(tǒng)辦公操作方式速度快，而且非常準(zhǔn)確。幾百幾千人的工資造表，通過這種方式，可極大地提高效率。

5.Excel VBA在職工人事信息管理中大有作為。公司職工人數(shù)幾千之內(nèi)，用Excel VBA也可以開發(fā)出優(yōu)秀的人事信息管理系統(tǒng)，不但人員的增刪改查等基本功能可以滿足，對人員的入職、離職分析、各類導(dǎo)入導(dǎo)出功能也都可以實(shí)現(xiàn)。

6.Excel VBA在職工人資信息審核中大有作為。對于公司內(nèi)部部門報送的有關(guān)出勤、薪酬等人資報表，VBA可依托公司數(shù)據(jù)庫，對部門報表進(jìn)行精確審核，發(fā)現(xiàn)人工審核不易發(fā)現(xiàn)的職工號、身份證號、工資卡號、入職日期、薪酬檔級等錯誤，通過此舉，大大減少了報表的出錯率。

四、結(jié)語

現(xiàn)代企業(yè)人力資源信息管理，管理的廣度在拓寬，深度在加深，僅憑Excel通用軟件進(jìn)行管理，效率上存在瓶頸，使用定制專業(yè)軟件等方式也是各有利弊，Excel經(jīng)過多年的版本升級和培訓(xùn)普及，奠定了其在電子表格軟件領(lǐng)域的霸主地位，成為名副其實(shí)的“表哥”（表格），而VBA憑借著簡單易用、與Excel高度融合的特點(diǎn)，在現(xiàn)代企業(yè)人力資源信息管理中占有重要的一席之地，在職工基本信息、考勤、薪酬、勞保等多項(xiàng)工作中都大有作為。而且，Excel VBA不但在企業(yè)人力資源信息管理中大有作為，其憑借著強(qiáng)大的自動化辦公技術(shù)，在企業(yè)產(chǎn)銷存統(tǒng)計信息管理、財務(wù)信息管理中也大有用武之地，VBA甚至與辦公軟件Office系列其它軟件、工程設(shè)計軟件AutoCAD、平面設(shè)計與排版軟件CoreDraw、項(xiàng)目管理軟件Project等軟件融合，在項(xiàng)目管理、工程設(shè)計等多個行業(yè)都綻放異彩。

（作者單位：四川省廣元市林豐鋁電有限公司）