新形勢下油田辦公室管理的科學(xué)措施

劉永明 李志強(qiáng) 白甲家 陳艷榮 王楠

摘要：油田企業(yè)辦公室主要負(fù)責(zé)政策研究、宣傳思想、機(jī)要管理、綜合協(xié)調(diào)等。它是該單位的中樞神經(jīng)中心。辦公室工作的方式對其總體活動產(chǎn)生了重大影響。本文件側(cè)重于各項(xiàng)目標(biāo)和挑戰(zhàn)，首先是辦公室面臨的新形勢、新要求，提出有針對性的改進(jìn)措施和建議。

關(guān)鍵詞：油田企業(yè);辦公室管理;科學(xué)措施;

引言

辦公室管理工作是單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容之一，其包括政策研究、綜合協(xié)調(diào)、檔案管理、印章管理、宣傳管理等，為了進(jìn)一步創(chuàng)新單位內(nèi)部管理方式，優(yōu)化管理體系，單位就要緊緊跟隨社會發(fā)展步伐，將信息技術(shù)融入各個管理環(huán)節(jié)中，貫穿于單位辦公室管理工作始終，以此創(chuàng)新管理手段，解決傳統(tǒng)辦公室管理工作中存在的問題，提高辦公室管理工作的有效性。

1新形勢下油田企業(yè)辦公室改進(jìn)管理提升效率的必要性

1.1油田改革發(fā)展對辦公室提出了更高要求

今年，我們按照上級部門要求在年初就制定了本單位的全年黨建、安全、生產(chǎn)等各方面的工作計劃和安排，目標(biāo)是令人鼓舞的，計劃是全面細(xì)致的。?然而，要實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，就必須表現(xiàn)出靈活性，并努力實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，但仍有許多工作要做。這就要求辦公室不斷提高能力，并在督辦、協(xié)調(diào)和執(zhí)行方面發(fā)揮更大作用。

1.2辦公室工作的準(zhǔn)確性

辦公室管理工作貫穿著全單位所有工作的始終，具有極強(qiáng)的綜合性，對單位各部門工作的有效開展具有重要的影響力。因此，辦公室管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)及本級其他科室以及下級機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系，建立和諧的干群關(guān)系，從而保證信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性，提高單位全體的工作質(zhì)量。

2辦公室管理工作的現(xiàn)狀分析

在傳統(tǒng)的辦公室管理工作中，工作人員需要緊緊圍繞各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展工作，是聯(lián)系工作基層人員與領(lǐng)導(dǎo)層人員的重要紐帶，是傳達(dá)與執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)的主體，是督促、檢查與落實(shí)各項(xiàng)工作的重要人員。在傳統(tǒng)的辦公室管理工作中，工作人員需要以手動的形式錄入各種文件信息與文本資料，信息資料主要是通過語言傳達(dá)的方式進(jìn)行交接，銜接上下級，這種工作模式雖然能夠在一定程度上保證單位內(nèi)部組織的運(yùn)行，但是仍然存在一定的弊端，容易發(fā)生信息遺漏、表述不清等問題，且文件信息的可檢索性較低。隨著現(xiàn)代社會環(huán)境的發(fā)展與變化，傳統(tǒng)辦公室管理工作已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的節(jié)奏與要求。在我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)水平不斷提升的今天，人們的生活水平日益提升，社會分工越發(fā)明確與精細(xì)，辦公室管理工作已經(jīng)成為單位正常運(yùn)行與發(fā)展的基礎(chǔ)工作內(nèi)容之一。在現(xiàn)代社會中，辦公室管理工作發(fā)生了根本性變化，其工作職責(zé)、工作范圍、工作模式與服務(wù)對象均發(fā)生了較大的變化，加之信息技術(shù)快速發(fā)展，現(xiàn)代意義中的辦公室管理工作就是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的，能夠及時、全面、準(zhǔn)確的處理單位各方面的信息與事務(wù)，從而維護(hù)單位內(nèi)部的正常運(yùn)營與管理。

3油田辦公室管理的科學(xué)措施

3.1提高辦公室管理工作人員的綜合素養(yǎng)

首先，辦公室管理部門是單位的形象代言人，要注意自身的作風(fēng)建設(shè)。辦公室管理工作人員應(yīng)在上級主管部門與單位領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，堅持以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指引，貫徹落實(shí)黨的十九大以及十九屆二中、三中、四中、五中全會精神，樹立社會主義核心價值觀，堅定共產(chǎn)主義信念，堅定“四個自信”，自覺踐行中國特色社會主義理論體系;增強(qiáng)“四個意識”、做到“兩個維護(hù)”，確保在思想、政治、行動上與黨中央保持高度一致。在組織參與工作過程中堅持原則、不徇私情、廉潔自律、以身作則，用實(shí)際行動來展示本單位遵紀(jì)守法、公正廉潔、為人民服務(wù)的工作原則。其次，除了完成日常工作外，辦公室工作人員還應(yīng)提升自身的專業(yè)能力，加強(qiáng)對信息技術(shù)方面的學(xué)習(xí)，有助于推進(jìn)單位的辦公信息化建設(shè)，提升自身的綜合素養(yǎng)。如規(guī)范操作辦公OA系統(tǒng)，及時收發(fā)文件、登記在冊及上傳下達(dá)，極大地保證了文件的辦理效率。

3.2創(chuàng)新管理體制機(jī)制

須采取系統(tǒng)和革命性的措施，以應(yīng)對人員較少、加班頻繁等工作環(huán)境。第一，需要優(yōu)化管理模式，探索大科室的管理，打破科室之間的界限，提高工作效率和人力資源效率，并保持能力。例如，優(yōu)化崗位分工，統(tǒng)籌利用工作人員，形成崗位互補(bǔ)，一人可多崗的綜合型人才。第二，必須優(yōu)化工作制度，精簡文件，盡量減少不必要的加班時間，改善工作環(huán)境，關(guān)注員工心理素質(zhì)，勞逸結(jié)合。第三，有必要建立更好的學(xué)習(xí)交流機(jī)制，并定期從核心單位和部門挑選高技能青年，以便在辦公室接受定期學(xué)習(xí)。

3.3信息化管理

信息化管理模式建成之后，單位辦公室管理工作逐漸邁向規(guī)范化發(fā)展方向。在信息技術(shù)融入辦公室管理工作之后，單位內(nèi)部工作人員為了進(jìn)一步適應(yīng)工作環(huán)境，滿足工作需要，積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)與計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，已經(jīng)逐漸掌握各項(xiàng)單位內(nèi)部管理系統(tǒng)及軟件的操作方法，能夠按照規(guī)定流程完成工作任務(wù)。加之單位信息系統(tǒng)是緊緊圍繞規(guī)章制度建設(shè)形成的，員工按照系統(tǒng)規(guī)定的流程工作，就是遵循單位規(guī)章制度的體現(xiàn)。因此，可以說信息技術(shù)的融入推動了單位辦公室管理規(guī)范化發(fā)展。

3.4提高辦公室管理工作的效率與質(zhì)量

第一，在日常工作中，辦公室管理工作人員應(yīng)根據(jù)工作地主次、輕重、緩急合理安排各項(xiàng)工作的時間，從而提高辦公室工作的效率與質(zhì)量。辦公室管理工作人員要充分發(fā)揮“承上啟下、橫向聯(lián)系、溝通內(nèi)外”的作用，將有效信息及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)的工作決策提前做好安排，并將領(lǐng)導(dǎo)的精神與工作部署及時向本級其他科室及下級機(jī)構(gòu)傳達(dá)，做到事無巨細(xì)、認(rèn)真負(fù)責(zé)、不遺漏、不延誤。第二，在綜合保障工作中，要對辦公用品進(jìn)行及時核對，并對庫存不足用品及時提醒辦公室負(fù)責(zé)人做好補(bǔ)充與發(fā)放，避免耽誤相關(guān)部門的使用。對于單位內(nèi)的辦公設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢修與維護(hù)，確保不會影響工作人員的正常使用，從而保證單位工作能夠有序、有效的正常開展。第三，在進(jìn)行會議工作時，辦公室管理部門應(yīng)提前做好后勤工作，如會議材料的印發(fā)、座位牌的制作等。同時，機(jī)要崗位人員應(yīng)充分樹立保密意識，慎重保管文書資料，要確保資料的完整性與安全性。

結(jié)束語

為了滿足新形勢的新要求，辦公室必須側(cè)重于兩年、五年、十年的部署和年度重點(diǎn)事項(xiàng)，努力打造一流辦公室，從被動接受轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，從疲勞過度到一流競爭，不斷改進(jìn)管理和提高效率，努力滿足黨的核心要求，跟上時代步伐，跟上石油工業(yè)的發(fā)展需要。

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