淺談高校圖書館編目業(yè)務外包的實施

摘要：市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展改變了圖書館業(yè)務管理的格局，越來越多的圖書館通過外包編目業(yè)務提高圖書館的經(jīng)濟效益。在本文中，筆者深入分析了編目業(yè)務外包的成因與影響，并對外包注意事項、外包實施策略提出了幾點看法，以供參考。

關鍵詞：高校圖書館;編目業(yè)務;外包;實施策略

引言

編制圖書目錄是圖書館的主要工作業(yè)務之一，是圖書檢索、圖書借閱管理、圖書排架管理的保障。專業(yè)編目人員數(shù)量不夠、編目工作工作量過大，編目時間要求過于嚴格，迫使高校圖書館選擇以外包的模式開展編目工作。外包后的圖書編制目錄工作質(zhì)量受外包商資質(zhì)、外包工作人員專業(yè)素質(zhì)等多方面因素影響。高校圖書館必須要從多角度考慮外包問題，并積極采取針對性的手段對外包業(yè)務問題進行預防處理，保證編目業(yè)務外包能夠正常推進。

1高校圖書館編目業(yè)務外包概述

1.1定義

理論上講，外包是指企業(yè)調(diào)動外部的力量與資源幫助企業(yè)完成自身業(yè)務的一種經(jīng)濟舉措，通過外包能夠進一步提高企業(yè)的經(jīng)營效率，減少企業(yè)的運營成本。編目業(yè)務外包主要指的是外包商與圖書館之間的一種協(xié)作經(jīng)營模式，一般由外包商負責館內(nèi)的圖書編制目錄工作、圖書分類加工工作。編目外包具備異地傳輸數(shù)據(jù)的功能，能夠大大提升編目工作效率。

1.2內(nèi)在與外在成因

一方面，我國高等教育院校的年進書量數(shù)目巨大，館內(nèi)工作人員無法在短時間內(nèi)完成書目的編制目錄工作，高校圖書館迫于內(nèi)因必須選擇外包模式。近年來，我國高等院校擴招數(shù)量不斷增加，對圖書的需求量也在不斷上升。然而，在圖書需求量不斷增加的過程中，高校并沒有追加關于圖書管理費用方面的資金投入，圖書管理人員的工作量不斷增大卻不能收獲相當?shù)膱蟪辏瑢е聢D書編目工作的矛盾日益突出[1]。另一方面，信息時代下互聯(lián)網(wǎng)技術、計算機技術、人工智能技術迅速發(fā)展，以相關技術為基礎的合作編目、聯(lián)機編目技術逐漸成熟。在市場不斷的發(fā)展過程中，外包商的技術已經(jīng)發(fā)展到了一定的高度，也熟悉了有關編目工作的具體流程。大多數(shù)的外包企業(yè)具備承接各種圖書編制目錄工作的資質(zhì)，也符合高校的合作要求。基于這一背景，高校更傾向于將項目外包給私人企業(yè)，既減少了校內(nèi)圖書工作人員的工作量，節(jié)省了圖書管理成本，又提高了工作效率，為實現(xiàn)高校內(nèi)圖書資源共享、文獻信息在線服務奠定了基礎。

1.3正面與負面影響

現(xiàn)階段，大多數(shù)圖書企業(yè)的經(jīng)營模式以規(guī)模化經(jīng)營為主，通過應用信息化管理手段減少企業(yè)的經(jīng)營管理成本。同時，一些企業(yè)通過套用國家編目中心的信息數(shù)據(jù)減少了編目步驟，實現(xiàn)了圖書編制目錄的標準化、自動化、智能化管理。在這樣的模式下，圖書企可以以十分低廉的成本完成圖書的編制目錄。同時，圖書企業(yè)通過應用掃碼技術提高了圖書的上架管理效率，對于防止藏書積壓有著積極的作用。高校選擇圖書編目外包，能夠以低廉的成本享受以上服務，減輕了校園圖書館內(nèi)工作人員的工作壓力[2]。然而，編目業(yè)務外包也會為高校的圖書館帶來一些負面影響，比如影響校內(nèi)聯(lián)合編目工作效率、影響?zhàn)^內(nèi)圖書數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量、影響?zhàn)^內(nèi)編目工作人員的工作熱情。

2實施高校圖書館編目業(yè)務外包的注意事項

2.1注意甄別優(yōu)質(zhì)外包商

資質(zhì)良好的外包商能夠為編目工作提供可靠的技術支持，滿足發(fā)包方各種合理的要求，在服務質(zhì)量、服務態(tài)度、售后服務方面存在著優(yōu)勢。在選擇外包商時，高校有關工作人員要做好調(diào)查研究工作，在合作前多方面考察合作企業(yè)，并提前制定好周密的合作計劃，在合作前提出具體要求，防止合作后出現(xiàn)扯皮問題。在簽訂合作協(xié)議（或合同）前，需要對合作企業(yè)提供的書面材料進行查證，確保材料內(nèi)容真實才可與其簽訂合作協(xié)議。

2.2注意提升外包人員素質(zhì)

外包工作人員的綜合素質(zhì)決定了編目工作的質(zhì)量。合作期間，高校應對外包企業(yè)工作人員進行培訓教育，使其了解高校圖書館編目工作的具體要求，使其掌握分類標引、主題標引、著者號選取工作的具體工作流程[3]。

2.3注意制定合格編目標準

館內(nèi)有關工作人員要根據(jù)圖書館的經(jīng)營需求制定精細化的圖書編制目錄工作標準。編目標準需以相關條例為主，綜合國家編目中心的明確條例、高校校內(nèi)圖書管理的具體要求設置編目準則，進一步規(guī)范有關于版本分類、種次號分類等方面工作的操作流程。同時，設置精細化的編目標準能夠為外包工作人員提供資料支持，使其能夠在短時間內(nèi)掌握承包業(yè)務的具體工作流程，為高校圖書館提供更加優(yōu)質(zhì)的圖書編目服務。

2.4注意監(jiān)督業(yè)務外包情況

業(yè)務外包的的主要問題在于高校圖書館無法完全控制外包項目的工作質(zhì)量。針對這一問題，館內(nèi)領導人員應重視對外包企業(yè)工作情況的監(jiān)督管理。以合同內(nèi)容為基礎，在業(yè)務開始后與外包企業(yè)負責人員維持長期聯(lián)系的狀態(tài)，每隔三天或一周詢問外包業(yè)務的進度，并通過視頻等多種方式對現(xiàn)場進行檢查。通過定時檢查、不定時抽查的方式檢查外包企業(yè)工作現(xiàn)場的實際工作情況，確保能夠在第一時間發(fā)現(xiàn)編目問題，并予以指導，提升外包企業(yè)編目工作質(zhì)量。

2.5注意提升館內(nèi)人員能力

外包企業(yè)完成具體工作內(nèi)容后，需由館內(nèi)工作人員對編目后的圖書進行審校操作。如果館內(nèi)工作人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)，會直接影響到外包業(yè)務質(zhì)量把控工作效率，增加圖書借閱管理、檢索管理、排架管理的難度[4]。對此，館內(nèi)工作人員要重視自我提升管理，積極學習有關于圖書編制目錄方面的理論內(nèi)容，積極了解國家圖書中心新發(fā)布的相關內(nèi)容，積極學習計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術、智能技術，通過不斷學習提升自身的理論水平與實踐技能，為控制校內(nèi)圖書館圖書編制目錄工作質(zhì)量奠定基礎。

3實施高校圖書館編目業(yè)務外包的具體策略

3.1組建外包組啟動外包項目

項目外包之前高校管理層需要召開相關會議，會議期間由不同組織結構進行對話交流，在交流過程中完成對項目規(guī)劃、項目組織等工作。高校圖書館的相關領導要根據(jù)業(yè)務外包工作的具體需求設置專業(yè)的項目小組。從頂層設計的角度出發(fā)，項目小組成員需要具備設計規(guī)劃能力、組織協(xié)調(diào)能力、成本控制能力、溝通能力、風險預防能力。通常情況下，項目小組的人員數(shù)量、組織結構由外包項目的工作量多少、對編目技術的依賴程度決定。對于工作量較小、對技術要求高的外包項目來說，外包小組的設置應以職能型組織結構為主;對于工作量較大、編目工作中可能會遇到意外的外包項目來說，外包小組的設置應以項目型組織結構為主;對于工作量較大、對技術水平要求較高的項目來說，外包小組的設置應以矩陣結構為主。在確定外包項目小組的組織結構后，校方應合理安排高校圖書館館長、財務處工作人員、審計處工作人員、圖書管理處工作人員的具體職位，確保各部門工作人員能夠在小組內(nèi)充分發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢，為順利啟動外包項目奠定基礎[5]。

3.2通過調(diào)查研究確定外包模式

編目業(yè)務外包需要考慮到外包行為的具體訴求、外包范圍、模式、校方能夠為業(yè)務外包支付資金數(shù)額等多項問題。選擇與本校情況不相符的外包形式不僅會影響編目業(yè)務外包的工作質(zhì)量，還會影響高校與外包企業(yè)二者的口碑，不利于外包業(yè)務的長期發(fā)展。在正式招標前，高校應客觀考慮本校的實際情況，通過走訪調(diào)查、接通熱線等多種方式調(diào)查本校圖書館的運營情況，掌握其編目業(yè)務外包的具體訴求。同時，校方要與其他高校加強聯(lián)系，學習已有編目業(yè)務外包企業(yè)的工作經(jīng)驗。通過調(diào)查可知，許多建立年限長、業(yè)務工作量大的圖書館更青睞館內(nèi)部分外包模式;而一些建立年限較短、編目業(yè)務工作量較小的圖書館則選擇異地完全外包模式。項目外包部門應結合調(diào)查走訪報告、校內(nèi)圖書館辦館真實情況確定項目的外包模式。如果館內(nèi)辦公場所大，且具備配套的編目設備，則可選擇館內(nèi)編目業(yè)務外包模式，由外包企業(yè)派工作人員入駐到館內(nèi)進行圖書編制目錄。如果館內(nèi)缺少專業(yè)工作人員、缺少配套設備、缺少辦公場所，則選擇異地完全外包模式。

3.3開啟項目的公開招標流程

確定外包模式后，高校項目外包小組要著手準備業(yè)務外包的招投標工作。首先，要根據(jù)項目基本情況編制公開招標（邀請招標）文件。招標文件中要寫明本項目的實際名稱、項目的具體編號、對投標方資質(zhì)的具體要求以及招投標的起止時間、聯(lián)系人具體信息。招標期間，由專業(yè)負責人組織開標、評標等多項業(yè)務流程。其次，招標工作負責人要負責評標委員會的組建工作。加強與高校圖書館相關負責人的溝通與交流，確保各部門工作人員能夠配合招標工作，站在客觀、公正的立場上選擇合作企業(yè)[6]。通常情況下，校方的評標委員會由館內(nèi)負責人員、校內(nèi)教務處負責人員、財務處負責人員、圖書編目專家、審計處負責人員構成。最后，要嚴格控制評標流程。開標期間，要認真傾聽投標企業(yè)的陳述內(nèi)容，注意甄別企業(yè)介紹的不實內(nèi)容。答辯期間，以提問的形式考察投標企業(yè)的技術水平、緊急事件處理能力等多項業(yè)務能力，加深對企業(yè)的了解。評分期間，招標負責人負責協(xié)調(diào)委員會內(nèi)成員的想法，對其評分結果進行匯總，根據(jù)評分權重選擇出最適合的中標單位。需要注意的是，項目招標的評價指標不止價格一項，委員會內(nèi)成員需根據(jù)企業(yè)口碑、企業(yè)資質(zhì)、企業(yè)價格、企業(yè)服務態(tài)度等多項指標選擇合適的合作企業(yè)。

3.4敲定與外包方的合作細節(jié)

確定中標企業(yè)后，招標工作負責人應在個工作日以內(nèi)通知中標單位，邀請其根據(jù)招標公告的具體內(nèi)容簽訂合同。在正式簽訂合同之前，校方負責人與外包企業(yè)負責人應結合具體合作內(nèi)容展開對話。對話期間，確定該外包項目的實際價格，發(fā)包方與承包方雙方的權責義務，并提前做好不可抗力因素下業(yè)務終止的預防措施。校方提前提出對合作企業(yè)的具體要求，比如合作企業(yè)提供服務的具體標準、業(yè)務涉及到的編目技術、業(yè)務合適期限、業(yè)務外包期間企業(yè)承擔的具體風險等等。合作企業(yè)需在簽訂合同簽明確雙方終止合同的權利是否能夠得到保障，明確高校關于編目工作質(zhì)量的具體考察標準，防止深入合作后雙方因權責不明、標準不一導致扯皮問題發(fā)生。

3.5監(jiān)控外包項目的工作過程

外包企業(yè)編目工作標準與高校圖書館的編目標準存在差異。高校館內(nèi)工作人員需加強對外包企業(yè)人員的指導與監(jiān)督，通過加強對話、展開專業(yè)培訓等多種方式縮短工作磨合期，提高外包企業(yè)工作人員的工作效率與工作質(zhì)量。同時，高校館內(nèi)工作人員應重視對編目業(yè)務外包工作情況的監(jiān)督與管理，并加強對已完成編目圖書的審校管理。提升審校人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠良好應用各項先進的審校技術，并能夠借助相關設備加快編目數(shù)據(jù)的審校速度。在編目業(yè)務外包初期階段，審校人員應對所有編目數(shù)據(jù)進行校對，在發(fā)現(xiàn)校對問題及時將相關問題反饋給外包企業(yè)負責人，及時解決相關問題。如果是校內(nèi)外包模式，館內(nèi)工作人員應做好外包人員的現(xiàn)場管理工作，確保其蓋館藏章、加磁條、粘貼書標等多項業(yè)務流程操作正確，防止現(xiàn)場人員偷工減料。如果是異地外包模式，館內(nèi)工作人員應采取不定期視頻抽查的管理方式，對外包企業(yè)工作人員進行異地管理。通過阿記起那個監(jiān)督管理控制項目的出錯率，將問題控制在部門內(nèi)部。同時，在管理期間，校審人員將整理外包期間外包人員的工作錯誤，以表格的形式將其反饋給外包企業(yè)，按照實際情況扣除其保證金。

3.6檢查項目外包的實施效果

根據(jù)招投標的具體要求，外包企業(yè)的圖書編目工作需滿足以下要求：第一，符合高校圖書館圖書編制目錄、國家圖書中心圖書編制目錄的具體標準。第二，以上的編目圖書可以在CALIS內(nèi)查到數(shù)據(jù)。高校圖書館的相關負責人要根據(jù)以上內(nèi)容對圖書編目業(yè)務外包情況進行審查管理，通過對編目數(shù)據(jù)進行原始編目、將編目結果上傳到聯(lián)合編目中心等多項操作完成對圖書館編目業(yè)務外包情況的審查管理，保證外包效果符合高校預期。

4結束語

綜上所述，編目業(yè)務外包時要注意的內(nèi)容很多，高校圖書館要結合本館的實際發(fā)展情況選擇合適的外包模式，并做好招標管理與外包監(jiān)工，確保項目外包的實施效果符合預期。

參考文獻

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作者簡介

楊高嶺，男，漢族，1986-10，館員，研究方向：主要從事圖書分編、館藏建設。